PROTOKÓŁ. z kontroli problemowej przeprowadzonej w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Chociwlu w dniu 28 lutego 2011 r.

Transkrypt

1 PS /11-1 [Mś] PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Chociwlu w dniu 28 lutego 2011 r. Jednostka kontrolowana: Adres: Podmiot prowadzący: Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Chociwlu ul. Armii Krajowej 50, Chociwel Burmistrz Chociwla Kontrolę przeprowadzili : Stanisław Dalgiewicz - Kierownik Oddziału Pomocy Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, - Małgorzata śmurkiewicz inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie na podstawie upowaŝnienia Wojewody Zachodniopomorskiego nr 22/2011 z dnia 23 lutego 2011r. [akta kontroli str. 2 ] Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące sposobu realizacji zadań zleconych gminie z zakresu świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego w okresie od 1 stycznia 2010 r. do dnia kontroli. Wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli: - ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.), - ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.), - rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 105, poz. 881 z późn. zm.), - ustawa z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 z późn. zm.), - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 lipca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania, sposobu ustalania dochodu oraz wzorów wniosku, zaświadczeń i oświadczeń o ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego (Dz. U. Nr 136, poz. 855), - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 lipca 2010 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania, sposobu ustalania dochodu oraz wzorów wniosku, zaświadczeń i oświadczeń o ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego (Dz. U. Nr 123, poz. 836). 1

2 W ramach czynności kontrolnych zbadano: - strukturę organizacyjną, - stan zatrudnienia, - prawidłowość kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposób przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - wydane decyzje administracyjne i tryb postępowania w sprawach, - terminowość wydawania decyzji administracyjnych i wypłaty świadczeń, - wykorzystanie dotacji celowej przekazanej gminie. Ustalenia ogólne P.o. Kierownikiem Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Chociwlu od 4 stycznia 2007 roku jest Pani Sylwia Tutak. Kontrolę przeprowadzono w obecności Pani Sylwii Tutak - p.o. Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej oraz pani Haliny Jońca - głównego księgowego Ośrodka. Świadczenia rodzinne i świadczenia z funduszu alimentacyjnego realizowane są w budynku Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej przy ul. Armii Krajowej 50, administrowanego przez Urząd Miasta w Chociwlu. Budynek jest przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. W strukturze organizacyjnej ośrodka utworzono dział świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych. Stanowisko ds. świadczeń rodzinnych oraz funduszu alimentacyjnego znajduje się w 2 pokojach na 1 piętrze o łącznej powierzchni 25 m 2. Gromadzeniem i przygotowywaniem dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego zajmuje się 2 pracowników. Do ich dyspozycji pozostają 2 komputery z oprogramowaniem firmy Sygnity. Obsługę finansowo-księgową ośrodka prowadzi główny księgowy. Wypłata świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszy alimentacyjnego odbywa się do 15-go dnia kaŝdego miesiąca, a świadczeń opiekuńczych do 20 kaŝdego miesiąca w kasie Banku oraz przelewem na konto osobiste realizowane przez Bank Spółdzielczy Goleniów Oddział Chociwel. [akta kontroli str. 5] Burmistrz upowaŝnił p.o. kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej do: 1) prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych, a takŝe do wydawania w tych sprawach stosownych decyzji, zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych (upowaŝnieniem z dnia 4 stycznia 2007 r.), 2) prowadzenia postępowania oraz wydawania decyzji administracyjnych w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego (Zarządzeniem Nr 50a/08 Burmistrza Chociwla z dnia 10 października 2008 r.), 3) podejmowania działań wobec dłuŝników alimentacyjnych, prowadzenia postępowania i wydawania w tych sprawach decyzji oraz przekazywania do biura informacji gospodarczej informacji gospodarczej o zobowiązaniu lub zobowiązaniach dłuŝnika alimentacyjnego (upowaŝnieniem z dnia 14 czerwca 2010 r.). 2

3 Burmistrz upowaŝnił pracowników Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej do: 1) prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych (upowaŝnieniem z dnia 4 stycznia 2007 r.), 2) prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz do przeprowadzania wywiadów alimentacyjnych, odbierania oświadczeń majątkowych od dłuŝników alimentacyjnych (Zarządzeniem Nr 50a/08 Burmistrza Chociwla z dnia 10 października 2008 r.). Statut Ośrodka wprowadzono Uchwałą Nr XXVII/270/02 Rady Miejskiej w Chociwlu z dnia 25 września 2002 r. w sprawie nadania statutu Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Chociwlu, zmieniony Uchwałą Nr XIII/136/04 Rady Miejskiej w Chociwlu z dnia 30 czerwca 2004 r., zmieniony Uchwałą Nr XXXI/279/10 Rady Miejskiej w Chociwlu z dnia 24 lutego 2010 r. Regulamin organizacyjny wprowadzono Zarządzeniem Nr 42/2004 r. Burmistrza Chociwla z dnia 18 listopada 2004 r., w sprawie zatwierdzenia regulaminu organizacyjnego Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Chociwlu, zmieniony Zarządzeniem Nr 4/09 z dnia 28 stycznia 2009 r., p.o. Kierownika M-GOPS w Chociwlu w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, zmieniony Uchwałą NR XXXVII/338/10 Rady Miejskiej w Chociwlu z dnia 10 listopada 2010 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Chociwlu. [akta kontroli str. 6-14] Sprawozdanie rzeczowo-finansowe o zadaniach zrealizowanych ze środków budŝetu państwa w zakresie świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego za 2010 rok W 2010 r. w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Chociwlu ze świadczeń rodzinnych korzystało 530 rodzin, a świadczenia z funduszu alimentacyjnego pobierało 109 osób uprawnionych. Ogółem wydano 661 decyzji w sprawach dotyczących świadczeń rodzinnych oraz 87 decyzji w sprawach dotyczących świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Wydatki na świadczenia z funduszu alimentacyjnego poniesione ze środków budŝetu państwa 2010 r. Liczba Wyszczególnienie Kwota (w zł) świadczeń Wypłacone świadczenia z funduszu alimentacyjnego Kwoty zwrócone przez dłuŝników alimentacyjnych z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego, z tego: ,26 - przekazane na dochody budŝetu państwa ,44 - przekazane na dochody własne gminy wierzyciela ,41 - przekazane na dochody własne gminy dłuŝnika 4.295,41 Umorzone naleŝności od dłuŝników alimentacyjnych 0,00 NaleŜności od dłuŝników alimentacyjnych, które wygasły, zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy 0,00 3

4 Wydatki na świadczenia rodzinne finansowane z dotacji celowej z budŝetu państwa Wyszczególnienie 2010 r. Kwota (w zł) Liczba świadczeń Zasiłki rodzinne Dodatki do zasiłków rodzinnych, w tym z tytułu: - urodzenia dziecka opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego samotnego wychowywania dziecka kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego do 5 roku Ŝycia kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego powyŝej 5 roku Ŝycia rozpoczęcia roku szkolnego na pokrycie wydatków związanych z zamieszkaniem w miejscowości, w której znajduje się szkoła na pokrycie wydatków związanych z dojazdem do miejscowości, w której znajduje się szkoła wychowywania dziecka w rodzinie wielodzietnej Zasiłki pielęgnacyjne Świadczenia pielęgnacyjne Jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się dziecka Razem X Wydatki na składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne 2010 r. Wyszczególnienie Liczba Kwota (w zł) świadczeń Składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe Składki na ubezpieczenie zdrowotne RAZEM X Ustalenia szczegółowe Szczegółowo sprawdzono dokumentację losowo wybranych osób korzystających z róŝnych form świadczeń rodzinnych oraz świadczenia z funduszu alimentacyjnego pod względem: - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - form wydawanych decyzji administracyjnych, - terminowości wypłat świadczeń. Sprawdzono dokumentację rodzin otrzymujących świadczenia rodzinne oraz świadczenie z funduszu alimentacyjnego przyznane następującymi decyzjami: /ZR/11/ /ZR/10/ /ZR/10/ /ZR/12/ /ZR/11/ /ZP/09/2010 4

5 000377/ZP/10/ /ZP/01/ /ZP/10/ /ZP/01/ /SP/10/ /ZP/01/ /ZP/10/ /FA/09/ /FA/10/ /FA/10/ /FA/10/ /FA/10/ /FA/09/ /FA/11/ /FA/10/ /FA/01/ /FA/12/ /FA/10/ /FA/11/ /FA/10/ /FA/09/ /517/11/ /517/12/ /517/11/ /517/11/ /517/12/ /517/10/ /517/07/ /SP/10/ /SP/10/ /SP/09/ /SP/11/2010 Skontrolowane sprawy prowadzone były zgodnie z przepisami ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych oraz ustawy z dnia 7 września 2007 r, o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz.U. z 2009 Nr 1, poz. 7 z późn. zm.). W zbadanych sprawach stwierdzono nieprawidłowości przy wyliczaniu dochodu rodzin. Dochód ten wyliczano na podstawie zaświadczenia o dochodzie członków rodziny podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych, uzyskanym w roku kalendarzowym poprzedzającym okres świadczeniowy nie obliczając wysokości składki na ubezpieczenia zdrowotne zgodnie z 15. ust. 2 rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. ( Dz. U. Nr 105, poz. 881 z póŝn. zm.). W niektórych sprawach obejmujących okres świadczeniowy od 1 października 2010 r., w zakresie świadczeń z funduszu alimentacyjnego przywołano nieaktualne Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 lutego 2008 roku w sprawie sposobu i trybu postępowania, sposobu ustalania dochodu oraz wzorów 5

6 wniosku, zaświadczeń i oświadczeń o ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego (Dz.U. Nr 136, poz. 855.). Powstałe uchybienia nie miały wpływu na prawo osób uprawnionych do przyznania prawa do zasiłku rodzinnego i dodatków do tego zasiłku oraz do świadczeń z funduszu alimentacyjnego ani na wysokość świadczenia. Jednocześnie pouczono Kierownika Ośrodka o konieczności stosowania w podstawach prawnych decyzji aktualnych przepisów prawa wraz z ich pełną nazwą oraz adresem publikacyjnym dziennika oraz pracownika realizującego zadania z zakresu świadczeń rodzinnych stosowaniu zapisów 15. ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania sprawach rodzinne (Dz. U. Nr 105, poz. 881 z póŝn. zm.), 9. ust. 1 Rozporządzenia rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 lipca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania, sposobu ustalania dochodu oraz wzorów wniosku, zaświadczeń i oświadczeń o ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego (Dz. U. Nr 136, poz. 855) oraz 9. ust. 1 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 lipca 2010 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania, sposobu ustalania dochodu oraz wzorów wniosku, zaświadczeń i oświadczeń o ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego (Dz. U. Nr 123, poz. 836). W trakcie kontroli stwierdzono, iŝ wnioski o przyznanie świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu wypełnione było prawidłowo, opatrzone podpisem wnioskodawcy i datą wpływu do organu właściwego. Dokumentacje rodzin były kompletne, złoŝone ze stosownymi zaświadczeniami i oświadczeniami wymaganymi do przyznania określonych świadczeń. Decyzje dostarczane były za pośrednictwem poczty za zwrotnym potwierdzeniem lub osobiście w siedzibie Ośrodka. W aktach sprawy znajdowały się zwrotne potwierdzenia odbioru decyzji. Ustalenia końcowe Na podstawie losowo zbadanej w czasie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych nie stwierdzono nieprawidłowości co do merytorycznej zasadności przyznawania poszczególnych rodzajów świadczeń, sposobu przygotowywania dokumentacji oraz terminowości wydawania decyzji administracyjnych i wypłaty świadczeń. Natomiast zgłoszono szereg uwag (opisanych wyŝej ww. protokole) dotyczących postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Kierownik podmiotu kontrolowanego: - podpisuje protokół kontroli w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, - moŝe odmówić podpisania protokołu kontroli, składając, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, wyjaśnienie przyczyn tej odmowy, - ma prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeŝeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika podmiotu kontrolowanego nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i sporządzenia wystąpienia pokontrolnego. 6

7 Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla: - Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Chociwlu - Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, Wydziału Polityki Społecznej. Kontrolę odnotowano w ksiąŝce kontroli Urzędu Miejskiego w Chociwlu pod nr 1 /2011 Data sporządzenia: Szczecin, dnia marca 2011 r. Data podpisania: Chociwel, dnia Kierownik jednostki kontrolowanej... Kontrolujący 7