Prezydent Miasta Gliwice Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 230-6951 Fax +48 (32) 231-2725 pm@um.gliwice.pl Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 231-3041 Fax +48 (32) 231-2725 Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) 239-1165 +48 (32) 239-1254 +48 (32) 239-1199 www.um.gliwice.pl KG.0914-0-5/05 Gliwice, 30 czerwca 2005 r. 2005-292825 Pani mgr Elżbieta Steinhoff Dyrektor Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych im. Unii Europejskiej. w Gliwicach ul. Jasna 31 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 8 do 25 marca 2005 r. w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych im. Unii Europejskiej w Gliwicach przez pracowników Wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KG.0914-0 - 5/05. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na: - ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 16 maja 2005 r. oraz aneksie nr 1 do protokołu z dnia 10 czerwca 2005 r., które w jednym egzemplarzu są w posiadaniu jednostki kontrolowanej, - wyjaśnieniach złożonych przez jednostkę kontrolowaną do protokołu kontroli z dnia 24 maja 2005 r. (pismo znak ZSP/378/05/05). Kontrola prowadzona była jako kontrola wyrywkowa i dokumentalna. Obejmowała 31% wydatkowanych środków budżetowych w 2004 r. oraz 21% planowanych środków budżetowych na wydatki w roku 2005 r. Działania kontrolne obejmowały: - podstawy prawne działania, - sprawność organizacyjną jednostki w tym przestrzeganie procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r. 2003 nr 15 poz. 148 z późn. zm.) oraz prowadzenie rachunkowości, - gospodarkę mieniem, - gospodarkę finansową, - zamówienia publiczne, - gospodarowanie środkami specjalnymi, - gospodarowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Ocena kontrolowanej jednostki. W związku z ustaleniami dokonanymi w toku przeprowadzonej kontroli ocenia się działalność jednostki w zakresie objętym kontrolą jako zadowalającą za wyjątkiem działalności jednostki w zakresie wystawiania faktur VAT oraz wydatkowanie środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2004 r., którą ocenia się jako nieprawidłową. Wnioski i zalecenia: Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia.
1. Uchybienia w regulacjach wewnętrznych jednostki. a) Dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości nie zawiera: - określenia wchodzących w skład roku obrotowego okresów sprawozdawczych, - metod ustalania wyniku finansowego, - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, - systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, co narusza art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.), - uregulowań dopuszczających stosowanie uproszczeń w stosunku do zasady memoriału wyrażonej w art. 6 ustawy o rachunkowości poprzez cykliczne ujmowanie porównywalnych kosztów dotyczących roku poprzedniego do kosztów roku bieżącego. b) Procedury jednostki odbiegają od standardów kontroli finansowej, o których mowa w art. 35o ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 28 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2003 nr 15 poz. 148 z późn. zm.), z uwagi na: - brak określenia zasad rejestrowania i zatwierdzania odstępstw od ustalonych procedur z uwagi na szczególne okoliczności, - brak określenia zasad zastępowania pracowników kluczowych dla gospodarki finansowej na wypadek ich nieobecności w zakresie poszczególnych ich zadań. c) Nieprawidłowe określenie w regulacjach wewnętrznych zasad archiwizowania ksiąg rachunkowych jednostki, tj. na nośnikach magnetycznych, które nie stanowią trwałego nośnika w rozumieniu art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości i tym samym nie spełniają wymogów art. 23 ust. 5 ww. ustawy oraz brak zapisu określającego obowiązek archiwizacji ksiąg rachunkowych na nośniku optycznym (tj. płytach CD), d) Brak instrukcji obiegu dokumentów. e) Regulamin zfśs z dnia 1 września 2002r w podstawie prawnej powołuje się na uchylony akt prawny. f) Brak regulacji wewnętrznych dotyczących ochrony danych osobowych. g) Regulacje wewnętrzne związane z ewidencją księgową oraz kontrolą wewnętrzną jednostki nie zostały zaparafowane na poszczególnych stronach. Zalecenie nr 1 Usunąć ww. uchybienia w obowiązujących regulacjach wewnętrznych. Opracować i wdrożyć regulacje dotyczące ochrony danych osobowych oraz obiegu dokumentów. 2
2. Niezgodne z oznaczeniami wynikającymi z rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z r. 2002 nr 167 poz. 1375) oznaczenie okresu archiwizowania dokumentacji płacowej. Zalecenie nr 2 W związku ze złożonymi wyjaśnieniami Dyrektora dotyczącymi korekty oznaczania archiwizowanej dokumentacji odstępuję od formułowania zalecenia pokontrolnego. 3. Brak objęcia ewidencją stosowną dla druków ścisłego zarachowania wydanych arkuszy spisu z natury. Zalecenie nr 3 Ewidencją stosowną dla druków ścisłego zarachowania objąć wydawane arkusze spisu z natury. 4. Uchybienia w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowników w sprawach związanych ze stosunkiem pracy polegające na: a) przyporządkowaniu dokumentów do niewłaściwych części akt osobowych, b) braku oryginalnych dokumentów potwierdzających nawiązane z pracownikami stosunki pracy, c) nawiązaniu nowego stosunku pracy z pracownikami którzy skorzystali z przejścia do pracy w Zespole Szkół Zawodowych na podstawie art. 23 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (jt. Dz. U. z 1998 nr 21 poz. 94 z późn.zm.). Zalecenie nr 4 Przy zawieraniu umów o pracę przestrzegać 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z r. 1996 nr 62 poz. 286 z późn. zm.). Dokonując przejęcia pracowników na podstawie art. 23 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (jt. Dz. U. z 1998 nr 21 poz. 94 z późn. zm.) zatrudnienie kontynuować w ramach istniejących umów o pracę. W związku ze złożonymi wyjaśnieniami Dyrektora dotyczącymi uporządkowania dokumentacji w teczkach osobowych pracowników odstępuję od formułowania zalecenia pokontrolnego dotyczącego punktu 4a. 5.Brak tytułu prawnego do użytkowanych przez kontrolowaną jednostkę nieruchomości. Zalecenie nr 5 W związku ze złożonymi wyjaśnieniami Dyrektora dotyczącymi wystąpienia z wnioskiem o przekazanie użytkowanych nieruchomości w trwały zarząd, odstępuję od formułowania zalecenia pokontrolnego. 6. Uchybienia w zakresie prowadzonej ewidencji majątku polegające na: a) niezgodnym z uregulowaniami wynikającymi z zarządzenia organizacyjnego nr 21/03 Prezydenta Miasta z dnia 3 kwietnia 2003 r. ujęcie w ewidencji księgowej nieruchomości, których nie przekazano jednostce w zarząd, b) ujęciu w ewidencji podstawowych środków trwałych sprzętu komputerowego o wartości początkowej poniżej 3.500,00 zł oraz umarzanie stopniowe zestawu komputerowego stanowiącego pomoc dydaktyczną, 3
c) ujęciu w ewidencji pozostałych środków trwałych elementów majątku o wartości początkowej powyżej 3.500,00 zł, które nie podlegają jednorazowemu umorzeniu d) ujęciu w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych aktualizacji oprogramowania o wartości nie przekraczającej 3.500,00 zł, e) przypadkach braku adnotacji w księgach inwentarzowych w pozycjach: data przychodu, symbol, nr dowodu, nr fabryczny, przeciwstawny nr kolejny rozchodu, miejsce znajdowania się przedmiotu, f) przypadkach braku oznaczeń elementów majątku numerem inwentarzowym. Zalecenie nr 6 Usunąć uchybienia występujące w ewidencji majątku trwałego. Ewidencję prowadzić zgodnie z uregulowaniami wynikającymi z przepisów ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych ( jt. Dz. U. z 2000 r. nr 54 poz 654 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. z r. 2001 nr 153 poz. 1752) oraz zarządzenia organizacyjnego nr 21/03 Prezydenta Miasta z dnia 3 kwietnia 2003 r. 7. Uchybienia w zakresie rachunkowości: a) brak wykonania pełnych wydruków ksiąg rachunkowych jednostki za rok obrotowy 2004, co było wymogiem wewnętrznej instrukcji stanowiącej załącznik nr 4 do Zarządzenia Dyrektora nr 1/2002 z dnia 1 września 2002 r., b) brak ksiąg pomocniczych prowadzonych dla rozrachunków z pracownikami, spełniających wymogi art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z uwagi na brak powołania się na numery dowodów księgowych, c) brak zaewidencjonowania otrzymanych darowizn na koncie 760 pozostałe przychody i koszty operacyjne oraz pojedyncze przypadki nie rejestrowania operacji gospodarczych na koncie rozrachunków z kontrahentami 201 co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z r. 2001 nr 153 poz. 1752), d) jeden przypadek niewłaściwej numeracji dowodu księgowego. e) przypadki braku umieszczenia w opisie dowodów księgowych danych identyfikacyjnych umów, na podstawie których fakturowane były zobowiązania (polecenie służbowe Prezydenta Miasta Gliwice nr 17/03 z dnia 30 września, 2003 r. w sprawie zwiększenia nadzoru nad pracą służb finansowo-księgowych w jednostkach organizacyjnych Miasta działających na podstawie ustawy o finansach publicznych). Zalecenie nr 7 Wzmóc nadzór nad prowadzeniem rachunkowości w jednostce. Nie dopuszczać do występowania ww. uchybień. 8. Wystawianie kontrahentom faktur VAT z tytułu najmu pomieszczeń pomimo tego, że jednostka nie jest podatnikiem podatku VAT. Zalecenie nr 8 W związku ze złożonymi wyjaśnieniami Dyrektora o zaprzestaniu wystawiania faktur VAT odstępuję od formułowania zalecenia pokontrolnego. 4
9. Realizowanie w ramach konta środków specjalnych operacji gotówkowych poza ewidencją kasową oraz bez przeprowadzenia formalnej procedury udzielenia i rozliczenia zaliczki. Powyższe dotyczyło niewielkiej grupy operacji. Zalecenie nr 9 Operacje gotówkowe prowadzone w jednostce objąć ewidencją kasową lub procedurą udzielania zaliczek. 10. Wykazane w sprawozdaniu dochody budżetowe kontrolowanej jednostki nie były odprowadzane na konto Urzędu Miasta w terminach wynikających z zarządzenia Prezydenta Miasta nr PM-1635/04 z dnia 8 marca 2004. Zalecenie nr 10 Dochody budżetowe przekazywać na konto Miasta Gliwice w terminach wynikających z zarządzeń Prezydenta Miasta Gliwice. 11.Uchybienia w zakresie gospodarki finansowej. a) nieprawidłowe naliczenie i dokonanie wypłat kosztów podróży służbowych pracownikom jednostki, z uwagi na nie dokonanie naliczenia i wypłaty pracownikom należnych diet - rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z r. 2002 nr 236 poz. 1990 z późn. zm), b) niezgodne z uregulowaniami wynikającymi z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i i macierzyństwa (jt. Dz. U. z r. 2005 nr 31 poz. 267) oraz 8 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego wliczenie do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby dodatku za wieloletnią pracę; c) niezgodne z uregulowaniami 11 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnianych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z r. 2000 nr 61 poz. 708 z późn. zm.), naliczeniu pracownikowi wynagrodzenia za godziny przepracowane w porze nocnej, d) nie wszystkie objęte kontrolą wydatki były dokonywane w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań co narusza art. 28 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, e) jeden przypadek braku kontrasygnaty głównej księgowej na umowie powodującej zobowiązanie jednostki, co jest niezgodne z art. 35 ust. 1 pkt 3 oraz art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Opisane w pkt. 11a-c uchybienia skutkowały zawyżeniem wypłat o kwotę 110,80 zł. oraz zaniżeniem wypłat o kwotę 47,31 zł. Zalecenie nr 11 Wzmóc nadzór nad naliczaniem wynagrodzeń. Środki wydatkować zgodnie z ustalonymi terminami płatności (art. 28 ust. 3 ustawy o finansach publicznych). Podjąć działania zmierzające do ograniczenia zjawiska wydatkowania środków w terminach znacznie wyprzedzających ustalony termin płatności. 5
Na umowach powodujących zobowiązania jednostki umieszczać kontrasygnatę głównej księgowej. 12. Uchybienia w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z r. 2004, nr 19, poz. 177 z późn. zm.) i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, - informacja o wyniku skierowana do uczestników postępowania nie zawiera wskazania ceny oferty, która została wybrana jako najkorzystniejsza, co stanowi naruszenie art. 92 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z r. 2004 nr 19 poz. 177 z późn. zm.), - zaniechanie odrzucenia oferty, w której brak jest ustanowienia pełnomocnictwa wykonawców (wspólników spółki cywilnej) do reprezentowania ich w postępowaniu, co pozostaje w sprzeczności z art. 23 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Oferta ta winna podlegać odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Nie odrzucenie tej oferty stanowi naruszenie przepisu nie miało jednak w tym przypadku wpływu na wynik postępowania, - kierownik jednostki powołując komisję przetargową nie określił trybu jej pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej zgodnie z treścią art. 21 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, co stanowi naruszenie art. jw. Zalecenie nr 12 Postępowania o udzielenie zamówień publicznych prowadzić zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z r. 2004 nr 19 poz. 177 z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, ze szczególnym uwzględnieniem wyżej wskazanych zagadnień. 13. Brak przestrzegania zasad, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt. 3 ustawy o finansach publicznych, z uwagi na fakt nienaliczania i nieewidencjonowania odsetek od nieterminowych płatności na koniec każdego kwartału. Zalecenie nr 13 Wzmóc nadzór nad egzekwowaniem należności przez jednostkę. Przestrzegać zasad, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt. 3 ustawy o finansach publicznych 14. Uchybienia w zakresie zawieranych umów cywilnoprawnych i realizacji ich postanowień, z uwagi na przypadki: - braku określenia osoby reprezentującej najemcę, - braku określenia rodzaju pomieszczenia stanowiącego przedmiot najmu, - sporządzania umowy w jednym egzemplarzu, którego dysponentem pozostaje najemca (jednostka dysponuje jedynie kserokopiami umów), - braku wskazania osoby odpowiedzialnej za grupę korzystającą z pomieszczeń i prowadzone zajęcia, co jest niezgodne z uregulowaniami wynikającymi z wytycznych zawartych w piśmie ED/7144/1/3/03/DT z dnia 21 stycznia 2003 r., - niezgodnego z zapisami umowy sposobu regulowania należności przez najemcę. Zalecenie nr 14 Nie dopuszczać do ww. wymienionych uchybień. 15. Nieprawidłowości w zakresie gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych polegające na: 6
a) nieprawidłowym naliczeniu wysokości odpisu podstawowego na rok 2004, skutkujące przekazaniem zawyżonych o kwotę 26.442,00 zł. środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, b) uzależnieniu wysokości przyznanych świadczeń od wymiaru etatu na jaki pracownik jest zatrudniony, c) niezgodnym z zasadami wynikającymi z załącznika nr 6 regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z dnia 1 września 2002r. ustalenie wysokości udzielonego dofinansowania, d) przypadek udzielenia dofinansowania w wysokości niezgodnej z ustaleniami wynikającymi z protokołu z dnia 22 czerwca 2004 r. Zalecenie nr 15 W związku ze złożonymi wyjaśnieniami Dyrektora dotyczącymi uzgodnień z Wydziałem Edukacji w kwestii korekty odpisu za 2004r. odstępuję od wydania zalecenia pokontrolnego dotyczącego punktu 15a. Świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przyznawać zgodnie z uregulowaniami wynikającymi z ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 96 nr 70 poz 335 z późn. zm.), regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z dnia 1 września 2002r. oraz protokołów komisji socjalnej. Przyczyną powstałych uchybień oraz nieprawidłowości była niedostateczna kontrola wewnętrzna realizowana na poziomie jednostki. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. (-) Prezydent Miasta Zygmunt Frankiewicz 7