Prezydent Miasta Gliwice

Prezydent Miasta Gliwice KG.0914-0-10/05 Gliwice, 13 maja 2005 r. 2005-214987 Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 230-6951 Fax +48 (32) 231-2725 pm@um.gliwice.pl WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Pani mgr Iwona Drozd Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 3 ul. Daszyńskiego 424 44-100 Gliwice Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 231-3041 Fax +48 (32) 231-2725 Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) 239-1165 +48 (32) 239-1254 +48 (32) 239-1199 www.um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 15 do 24 marca 2005 r. oraz 7 i 11 kwietnia 2005 r. w Szkole Podstawowej nr 3 w Gliwicach przez pracowników Wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KG.0914-0 - 10/05. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na: - ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 25 kwietnia 2005 r., którego jeden egzemplarz jest w posiadaniu jednostki kontrolowanej, - pisemnych wyjaśnień złożonych w dniu 6 maja 2005 r. Kontrola prowadzona była jako kontrola wyrywkowa i dokumentalna. Obejmowała 16,39% wydatkowanych środków w 2004 r. oraz 7,77 % planowanych środków budżetowych na wydatki w roku 2005 r. Działania kontrolne obejmowały: - podstawy prawne działania, - sprawność organizacyjną jednostki w tym przestrzeganie procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r. 2003 nr 15 poz. 148 z późn. zm.) oraz prowadzenie rachunkowości, - gospodarkę mieniem, - gospodarkę finansową, - gospodarowanie środkami specjalnymi, - gospodarowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, - procedury zamówień publicznych. Ocena kontrolowanej jednostki. W związku z ustaleniami dokonanymi w toku przeprowadzonej kontroli ocenia się działalność jednostki w zakresie objętym kontrolą jako zadowalającą. Wnioski i zalecenia: Biorąc pod uwagę wyjaśnienia Dyrektora SP nr 3 złożone w dniu 6 maja 2005 r. poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia.

1. Nieprawidłowości i uchybienia w procedurach wewnętrznych polegające na: a) braku zawarcia w polityce rachunkowości zasad ochrony danych i systemu służącego ochronie danych i zbiorów, b) oparciu o nieprawidłowe podstawy prawne następujących regulacji: - w statucie z dnia 21 lutego 2000 r. powołano się na ustawę z dnia 5 stycznia 1991 r. Prawo budżetowe (Dz. U. z r. 1991 nr 4 poz. 18 z późn. zm.), która utraciła moc prawną z dniem 1 stycznia 1999 r., - w regulaminie wynagradzania z dnia 1 września 2001 r. powołano się na rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 3 lipca 1996 r. w sprawie zasad wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnianych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez organy administracji rządowej oraz w Biurze Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej (Dz. U. z r. 1996 nr 80 poz. 375 z późn. zm.), które nie jest stosowane przez jednostki samorządowe, - w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powołano się na rozporządzenie MPiPS z dnia 22 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania pomocy finansowej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na zmniejszenie wydatków mieszkaniowych od podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. z r. 1998 nr 134 poz. 876), które utraciło moc prawną z dniem 1 stycznia 2004 r., - w instrukcji zakresu działania i organizacji archiwum szkolnego z dnia 1 września 1998 r. powołano się na rozporządzenie Ministra Nauki Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z r. 1984 nr 41 poz. 216), które utraciło moc prawną z dniem 29 czerwca 2000 r., c) występowaniu w zakładowym planie kont z dnia 18 grudnia 2001 r., instrukcji obiegu dokumentów z dnia 1 czerwca 2004 r. oraz w instrukcji magazynowej z dnia 3 stycznia 2003 r. zapisów wzajemnie wykluczających się, d) występowaniu w regulacjach zapisów nie stosowanych w praktyce w jednostce: - w instrukcji obiegu dokumentów z dnia 1 czerwca 2004 r. zawarto zapis, iż opisu faktur, rachunków i wpisu do księgi inwentarzowej dotyczących pozostałych środków trwałych dokonuje kierownik administracyjny (stanowisko nie występuje w jednostce), - organizacja magazynu opisana w instrukcji magazynowej z dnia 2 stycznia 2003 r. nie jest realizowana, - brak stosowania w jednostce dokumentu zwanego Zestawienie Szczegółowe Magazynu (Raport Obrotu Magazynowego), o którym mowa w instrukcji obiegu dokumentów, - w instrukcji obiegu dokumentów z 1 września 2004 r. wskazano jako dowody kasowe: listy płac, polecenia przelewu, czeki, kwitariusze, które w praktyce nie stanowią dowodów kasowych, - Statut - 20 zawiera zapis źródłem przychodów szkoły są odpłatność za prowadzoną działalność gospodarczą, działalności takiej szkoła nie prowadzi, e) braku określenia w regulacjach wewnętrznych zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania (za wyjątkiem arkuszy spisu z natury), f) dokonywaniu zmian zapisów nie w formie aneksu tylko poprzez wymianę stron np. w Statucie, Instrukcji Obiegu dokumentów, Regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z 1 września 1996 r., g) braku określenia w regulaminie pracy czasu pracy głównej księgowej, sekretarza i intendenta, 2

h) braku w instrukcji kasowej z dnia 1 września 2004 r. opisu sposobu przechowywania i transportowania gotówki. Zalecenie nr 1 W terminie do 15 czerwca 2005 r. usunąć wyżej wymienione uchybienia w regulacjach wewnętrznych. Opracować regulacje dotyczące gospodarowania drukami ścisłego zarachowania. W regulacjach wewnętrznych opisać sposób przechowywania i transportowania gotówki. Z uwagi na wyjaśnienie dyrektora dotyczące wprowadzenia aneksem do regulaminu pracy określenia czasu pracy pracowników administracji, odstępuję od formułowania zalecenia dotyczącego pkt 1g. 2. Nieprawidłowości w zakresie rachunkowości polegające na: a) braku ksiąg pomocniczych dla rozrachunków z dostawcami co narusza art. 17 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.), b) przypadkach braku opisu operacji w zapisach księgowych co narusza art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości, c) zaniżenie w bilansie otwarcia roku 2004 stanów kont 014 i 072 o kwotę 10,00 zł, d) braku ewidencjonowania w ramach konta 140 operacji dotyczących przepływu środków pieniężnych z rachunku bankowego do kasy. Zalecenie nr 2 Założyć księgi pomocnicze dla rozrachunków z dostawcami. W księgach rachunkowych opisywać operacje księgowe. W bilansie otwarcia wykazywać dane zgodne z bilansem zamknięcia roku poprzedniego. Przepływ środków pieniężnych ewidencjonować na koncie 140 zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U z r. 2001 nr 153 poz. 1752). 3. Archiwizowanie dokumentacji niezgodnie z regulacjami wewnętrznymi w związku z przechowywaniem dokumentacji od 2000 r. poza lokalem archiwum. Zalecenie nr 3 W terminie do 15 czerwca 2005 r. archiwum zakładowe doprowadzić do stanu zgodnego z obowiązującymi przepisami oraz regulacjami wewnętrznymi. 4. Akta osobowe pracowników objętych kontrolą prowadzone są niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U z r. 1996 nr 62 poz 286 z późn. zm.) w zakresie: a) występowania w aktach kserokopii dokumentów niepotwierdzonych za zgodność z oryginałem, b) przypadków braku oświadczeń pracowników o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy, c) przyporządkowania dokumentów do niewłaściwych części akt, d) braku podpisania zakresu obowiązków przez pracownika, braku pisma przyznającego pracownikowi dodatek za wysługę lat. 3

Zalecenie nr 4 W związku z wyjaśnieniami Dyrektora złożonymi w dniu 6 maja 2005 r. w zakresie usunięcia ww. uchybień odstępują od formułowania zaleceń dotyczących pkt 4. 5. W aktach głównego księgowego brak aktualnego zaświadczenia o niekaralności, o której mowa w art. 35 ust 2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Zalecenie nr 5 Zobowiązać głównego księgowego do niezwłocznego dostarczenia zaświadczenia, o którym mowa powyżej. 6. Ewidencja czasu pracy nie spełnia wymagań zawartych w regulacjach wewnętrznych, z uwagi na: a) brak określenia w umowach o pracę pracowników niepełnozatrudnionych godzin pracy, b) brak harmonogramu pracy palacza, c) brak okresowej kontroli list obecności, d) występowanie niezgodności pomiędzy faktycznymi godzinami pracy palacza konserwatora, a określonymi w regulaminie pracy. Zalecenie nr 6 Z uwagi na złożone przez Dyrektora wyjaśnienia wskazujące na usunięcie uchybień w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy wymienionych w pkt 6 ppkt. a i d odstępuję od formułowania zaleceń. Opracować harmonogram pracy palacza. Przeprowadzać okresową kontrolę ewidencji czasu pracy. 7. W zakresie dokumentacji inwentaryzacyjnej: a) brak wskazania osób materialnie odpowiedzialnych za dane pole spisowe, b) brak wypełnienia rubryki symbol/indeks/kod, co sprzeczne jest z 5 pkt 6 instrukcji inwentaryzacyjnej z dnia 1 września 1996 r., c) spisanie składników majątkowych zniszczonych, co sprzeczne jest z 3 pkt 5 ww. instrukcji inwentaryzacyjnej, d) dokonanie spisu podstawowych środków trwałych, pozostałych środków trwałych i materiałów na jednym arkuszu spisowym, co sprzeczne jest z 5 pkt 9 ww. instrukcji inwentaryzacyjnej, e) zinwentaryzowanie wartości niematerialnych i prawnych poprzez spis z natury, co niezgodne jest z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Zalecenie nr 7 Nie dopuszczać do powstawania ww. uchybień w dokumentacji inwentaryzacyjnej. 8. Uchybienia w ewidencji majątku trwałego polegające na: a) zwiększeniu wartości podstawowego środka trwałego (w 2002 r.) o remonty środka trwałego, co sprzeczne jest z art. 16g ust. 13 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z r. 2000 nr 54 poz. 654 z późn. zm.), b) braku w ewidencji analitycznej podstawowych środków trwałych określenia krótkiej charakterystyki środków trwałych oraz braku ustalenia oznaczeń inwentarzowych, c) braku w ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych: 4

- podpisania księgi inwentarzowej przez dyrektora i głównego księgowego, - powoływania się na dowód będący podstawą przychodu, - braku wpisywania numerów fabrycznych, d) braku oznaczenia numerem inwentarzowym zestawu komputerowego. Zalecenie nr 8 W terminie do 15 czerwca 2005 r. usunąć ww. uchybienia w prowadzeniu ewidencji majątku trwałego. 9. Nieprawidłowości w zakresie prowadzenia gospodarki magazynowej: a) brak ewidencji magazynowej dla artykułów żywnościowych nie wydanych do bezpośredniego użytku, b) w dowodach magazyn wyda stanowiących podstawę rozchodu środków czystości oraz materiałów biurowych brak wpisywania symbolu kartoteki, ceny i wartości oraz podpisów osoby zdającej i zatwierdzającej wydanie materiału. Zalecenie nr 9 Dla artykułów żywnościowych nie wydawanych do bezpośredniego użytku prowadzić ewidencję magazynową. Nie dopuszczać do uchybień w wypełnianiu dowodów magazyn wyda opisanych powyżej. 10. Nieprawidłowości w zakresie gospodarki kasowej polegające na: a) dokumentowaniu obrotu gotówkowego niezgodnie z obowiązującą instrukcją kasową, b) brak ewidencji kasowej dotyczącej odpłatności za obiady. Zalecenie nr 10 Obrót gotówkowy dokumentować zgodnie z obowiązującą instrukcją kasową. Wpłaty za obiady objąć ewidencją kasową. 11. W zakresie pobierania i rozliczania zaliczek: a) udzielanie zaliczek przed rozliczeniem poprzednio pobranej co narusza 18 ust. 3 rozporządzenia z dnia 29 grudnia 2000 r., Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz.U z r. 2000 nr 122 poz. 1333), b) brak sprawdzenia oraz zatwierdzenia przez osoby upoważnione dokumentu rozliczenia zaliczki. Zalecenie nr 11 Zaliczki udzielać i rozliczać zgodnie z 19 i 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz.U z r. 2005 nr 23 poz. 190). Dokumenty będące podstawą rozliczenia zaliczki poddawać sprawdzeniu i zatwierdzeniu przez osoby upoważnione. 12. Nieodprowadzanie uzyskanych dochodów na konto Urzędu Miasta w terminach wynikających z zarządzenia nr PM 1635/04 Prezydenta Miasta z dnia 8 marca 2004 r. 5

Zalecenie nr 12 Uzyskane dochody przekazywać na konto Urzędu Miasta w terminach wynikających z zarządzeń Prezydenta Miasta. 13. Ponoszenie wydatków na cele i w wysokościach innych od ujętych w planie finansowym w związku z wadliwym klasyfikowaniem do poszczególnych podziałek budżetowych, co narusza art. 28 ust. 1 ustawy o finansach publicznych powyższe dotyczyło 8% skontrolowanych wydatków. Zalecenie nr 13 Wydatki klasyfikować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U z r. 2004 nr 209 poz. 2132 z późn. zm.). 14. Brak objęcia rejestrem umów zleceń na dowóz dzieci. Zalecenie nr 14 Z uwagi na złożone przez Dyrektora wyjaśnienia wskazujące na objęcie rejestrem ww. umów odstępuję od formułowania zalecenia wymienionego w pkt 14. 15. Wydatkowanie środków z naruszeniem art. 28 ust 2 ustawy o finansach publicznych, z uwagi na: a) refundacje kosztów zakupu okularów korygujących wzrok dla pracowników w wysokości 400,00 zł bez zalecenia lekarza okulisty w ramach przeprowadzonych badań profilaktycznych, co wymagane jest przez 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U z r. 1998 nr 148 poz. 973), b) przeprowadzenie badań profilaktycznych pracowników bez zawarcia umowy wymaganej art. 12 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (jt. Dz.U z r. 2004 nr 125 poz. 1317) ze sprzedawcami wymienionych usług. Zalecenie nr 15 Środki wydatkować zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. 16. Uchybienia w zakresie stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z r. 2004 nr 19 poz. 177 z późn. zm.) i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie: a) przyjęcie zbyt niskich kar umownych w projekcie umowy nie gwarantujących zamawiającemu właściwego zabezpieczenia ochrony jego interesów, b) uwzględnienie w projekcie umowy i umowie możliwości wypowiedzenia umowy przez wykonawcę, co oznacza, że ilość objętych umową dostaw mogła się zmieniać w zależności od woli wykonawcy, co pozostaje w sprzeczności z art. 29 ustawy w związku z art. 36 ust. 1, pkt. 3 ustawy, c) brak pouczenia o przysługujących wykonawcom środkach ochrony prawnej, co stanowi naruszenie art. 36 ust. 1 pkt. 22 ustawy, d) niezgodne z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z r. 2004 nr 71 poz. 645) określenie okresu uznawania aktualności dokumentów, 6

e) prowadzenie dokumentacji podstawowych czynności zamiast protokołu postępowania, co stanowi naruszenie art. 96 ust. 1 ustawy oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z r. 2004 nr 71, poz. 646). Zalecenie nr 16 Postępowania o udzielenie zamówień publicznych prowadzić zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, ze szczególnym uwzględnieniem wyżej wskazanych zagadnień. 17. Dokonywanie wydatków przed ustalonym terminem płatności. Zalecenie nr 17 Środki wydatkować nie wcześniej niż 3 dni przed ustalonym terminem płatności. 18. Dokonywanie przez kontrahentów jednostki nieterminowych wpłat należności z tytułu zawartych umów najmu przy jednoczesnym braku naliczenia kontrahentom odsetek od nieterminowych wpłat należności. Zalecenie nr 18 Odsetki od nieterminowych płatności naliczać i ewidencjonować zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. 19. Zawarcie umowy najmu z Telekomunikacją Polską SA bez posiadania tytułu prawnego do władania wynajmowanym obiektem. Zalecenie nr 19 Wyjaśnić sprawę użytkowania nieruchomości będącej przedmiotem umowy najmu z Telekomunikacją Polską SA. 20. W zakresie gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych: a) zaniżenie odpisu podstawowego o kwotę 5.119,00 zł z uwagi na odbruttowienie kwoty bazowej stanowiącej zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 28 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t Dz.U z r. 2003 nr 118 poz. 1112 z późn. zm.) podstawę naliczenia odpisu, b) brak preliminarza wydatkowania środków co narusza pkt 8 rozdział II regulaminu przyznawania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z dnia 1 września 1996 r., c) przypadki braku umów w sprawie pożyczki mieszkaniowej, d) niewypełnianie wszystkich pozycji wniosków i umów w sprawie pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zalecenie nr 20 Odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dokonywać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dokonać korekty odpisu za 2004 r. Preliminarz wydatków sporządzać zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami. W przypadku udzielenia pożyczki mieszkaniowej zawierać umowę z pożyczkobiorcą, a wnioski i umowy sporządzać w sposób prawidłowy. 7

Przyczyną powstałych uchybień i nieprawidłowości była niedostateczna kontrola wewnętrzna prowadzona w jednostce. W związku z tym należy wzmóc nadzór, w obszarze stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości, poprzez dopracowanie procedur kontroli wewnętrznej i ich egzekwowanie. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. (-) Z-ca Prezydenta Miasta Andrzej Karasiński 8