PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW.1711.5.12.2012 Gliwice, 04 lipiec 2013 r. nr kor. UM-303670/2013 DOM POMOCY SPOŁECZNEJ NASZ DOM ul. DERKACZA 10 44-122 GLIWICE ul.zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 231 30 41 Fax +48 32 231 27 25 boi@um.gliwice.pl www.gliwice.eu W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW.1711.5.12.2012 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 230 69 51 Fax +48 32 231 27 25 pm@um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 11 października do 6 listopada 2012 r. w Domu Pomocy Społecznej Nasz Dom w Gliwicach, przy ul. Derkacza 10 przez pracowników Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW.1711.5.12.2012. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych: w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 14 listopada 2012 r., pisemnych informacjach kierownika jednostki złożonych do dnia 11 czerwca 2013 r. Temat kontroli. Wydatkowanie środków na wynagrodzenia. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Poza przypadkami opisanymi we wnioskach, w jednostce przestrzegane są przepisy i procedury oraz zapisy umów w zakresie wydatkowania środków na wynagrodzenia.
Wnioski. 1. W zakresie obowiązujących regulacji wewnętrznych: brak ustalenia w regulaminie wynagradzania wymagań kwalifikacyjnych dla niektórych istniejących stanowisk w jednostce, co jest niezgodne z art. 39 ust 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z r. 2008, nr 2231, poz. 1458 z poźn. zm.), ustalenie terminu wypłaty wynagrodzenia w sposób powodujący konieczność wypłaty wynagrodzenia przed końcem okresu za który się należy, co jest niezgodne z art. 85 2 ustawy Kodeks pracy (jt. Dz. U. z r. 1998 nr 21 poz. 94 z poźn. zm.), brak ustalenia warunków i sposobu wypłacania premii w sytuacji niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby związanej z pobieraniem wynagrodzenia za czas choroby oraz zasiłków innych niż zasiłek chorobowy. Zalecenie nr 1 Dostosować obowiązujące regulacje do zgodności z obowiązującym prawem. 2. Zatrudnienie na stanowisku kucharza pracownika nie posiadającego kwalifikacji wymaganych rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z r. 2009 nr 50 poz. 398 z poźn. zm.). Zalecenie nr 2 Zatrudnienie w jednostce doprowadzić do stanu zgodnego z obowiązującymi przepisami. 3. W dokumentacji osobowej pracownika brak informacji o okresowym zwiększeniu obowiązków służbowych lub powierzeniu dodatkowych zadań, w związku z wypłatą dodatku specjalnego. Zalecenie nr 3 Dokumentację dotyczącą zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań uzasadniającą przyznanie dodatku specjalnego przechowywać w aktach osobowych pracowników. 4. W zakresie dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy: sporządzanie miesięcznego rozliczenia czasu pracy na podstawie danych wynikających z harmonogramów czasu pracy zamiast dokumentacji potwierdzającej faktyczną obecność pracowników, na listach obecności brak potwierdzenia okresowej kontroli przeprowadzonej przez kierownika komórki organizacyjnej, zgodnie z przyjętym w jednostce wzorem listy obecności, przypadki braku potwierdzenia obecności na dziennych listach obecności przy jednoczesnej wypłacie wynagrodzenia za przepracowane godziny. Zalecenie nr 4 Ewidencję czasu pracy prowadzić w sposób rzetelny, odzwierciedlający faktyczną obecność pracowników. Egzekwować wynikający z działu IV Czas pracy pkt 37 Regulaminu pracy DPS Nasz Dom obowiązek potwierdzania obecności na dziennych listach obecności. Miesięczne rozliczenie czasu pracy dokonywać w oparciu o dokumentację na której potwierdzono wykonanie czynności kontrolnych oraz potwierdzającej faktyczną obecność pracowników. 2
5. W aktach osobowych pracowników, przypadki braku potwierdzenia za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających posiadany staż pracy oraz kwalifikacje. Zalecenie nr 5 Prawo do dodatku za wieloletnią pracę oraz potwierdzenie posiadanych kwalifikacji ustalać w oparciu o uwiarygodnione dokumenty, przechowywane w aktach osobowych pracownika zgodnie z zasadami określonymi w 1 ust. 3 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z r. 1996 nr 62 poz. 286 z poźn. zm.). 6. Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzeń wypłaconych w grudniu 2011 r. jednostka zapłaciła w tym samym miesiącu, co narusza zasadę zawartą w pkt 5 załącznika nr 1 do zarządzenia organizacyjnego Prezydenta Miasta nr 58/11 z dnia 2 września 2011r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. Zalecenie nr 6 Przy realizacji zobowiązań stosować ww. zarządzenie organizacyjne. 7. Niezgodne z art. 38 ust 1 i 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z r. 2008, nr 223 poz. 1458 z poźn. zm.) przyjęcie do okresów uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę, okresów prowadzenia działalności gospodarczej, urlopu bezpłatnego oraz posiadania statusu osoby bezrobotnej bez prawa do zasiłku jak i pominięcie okresu posiadania statusu osoby bezrobotnej z prawem do zasiłku. Skutkiem finansowym nieprawidłowości jest zarówno nadpłata dodatku w wysokości co najmniej 567,30 zł w roku 2011 oraz 231,00 zł w roku 2012 jak i zaniżenie jego wypłaty w wysokości co najmniej 73 zł w roku 2011. 8. Niezgodnie z zasadami wynikającymi z 7 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z r. 2009 nr 50 poz. 398 z późn. zm.) przyznanie i wypłata dodatku za wieloletnią pracę w okresie przebywania pracownika na urlopie macierzyńskim lub dodatkowym urlopie macierzyńskim. Skutkiem finansowym nieprawidłowości jest wydatkowanie środków z budżetu miasta z przekroczeniem upoważnienia w łącznej wysokości co najmniej 2.456,85 zł. 9. W zakresie naliczania i wypłaty nagrody jubileuszowej: a) niezgodne z art. 38 ust 1 i 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z r. 2008, nr 223 poz. 1458 z poźn. zm.) przyjęcie do okresów uprawniających do nagrody jubileuszowej, okresów prowadzenia działalności gospodarczej, urlopu bezpłatnego oraz posiadania statusu osoby bezrobotnej bez prawa do zasiłku jak i pominięcie okresu posiadania statusu osoby bezrobotnej z prawem do zasiłku, b) nieprzestrzeganie terminu wypłaty nagrody wynikającego z 8 ust 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, w związku z nieprawidłowościami w ustalaniu okresów uprawniających do nagrody, c) niezgodne z art. 38 ust 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych w związku z 14 i 16 rozporządzenia MPiPS z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z r. 1997 nr 2 poz. 14 z późn. zm.) wliczenie do 3
podstawy ustalenia wysokości nagrody jubileuszowej wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego w postaci składnika średniej urlopowej. Skutkiem finansowym opisanych nieprawidłowości jest: brak podstaw prawnych do wypłaty nagrody jubileuszowej w wysokości co najmniej 3.850,00 zł, nadpłata nagrody pracownikom w wysokości co najmniej 47,10 zł. 10. Przypadek niezgodnego z zasadami wynikającymi z art. 92 Kodeksu pracy oraz art. 36 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczania społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z r. 2010 nr 77 poz. 512 z póź. zm.) ustalenia wysokości podstawy naliczenia wynagrodzenia za czas choroby. Skutkiem finansowym niezgodności jest zawyżenie wypłaty wynagrodzenia za czas choroby o kwotę co najmniej 10,50 zł. 11. Niezgodne z art. 151 1. 1 ustawy Kodeks pracy naliczenie i wypłata normalnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, w związku z brakiem przyjęcia do ustalenia jego wysokości wszystkich stałych składników wynagrodzenia. Skutkiem finansowym niezgodności jest zaniżenie wypłaty wynagrodzenia pracownikom o kwotę co najmniej 49,50 zł. 12. Przypadek zaliczenia do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego nagrody jubileuszowej, co narusza zasadę określoną w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. z 1997 r. nr 160 poz. 1080 z późn. zm.). W konsekwencji nieprawidłowego ustalenia podstawy dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało wypłacone w kwocie wyższej o co najmniej 165,70 zł. 13. Przypadek zaliczenia do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne składnika wynagrodzenia nie stanowiącego podstawy składek w myśl 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia MPiPS z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161 poz. 1106 z późn. zm.). W wyniku błędnego ustalenia podstawy składki na ubezpieczenie społeczne ustalono w kwocie wyższej o co najmniej 30,39 zł. 14. Zaliczanie do maja 2012 r. do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne niezgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2008 r. nr 164 poz. 1027 z późn. zm.) dodatków za wieloletnią pracę, funkcyjnego i specjalnego, do których pracownicy mieli prawo w myśl postanowień przepisów o wynagradzaniu w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, opiekuńczego i wypłaconych w tych okresach. W trakcie czynności kontrolnych jednostka dokonała częściowych korekt nieprawidłowo dokonanych wypłat. Zalecenie nr 7 Wysokość wypłacanych składników wynagrodzenia oraz podstawę składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne ustalać zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokonać korekty wszystkich nieprawidłowo naliczonych składników wynagrodzenia oraz pochodnych. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć zestawienie wszystkich wyliczonych skutków finansowych. 4
15. W jednostce nie powierzono w formie pisemnej odpowiedzialności za przekazywanie do ZUS wymaganej przepisami dokumentacji. W związku z uzupełnieniem zakresu czynności odpowiedzialnego pracownika odstąpiono od wydania zaleceń. Jednostka do dnia 11 czerwca 2013 r. przedłożyła dokumentację oraz informacje potwierdzające podjęcie odpowiednich działań korygujących. Anulowano wystąpienie pokontrolne z dnia 21 stycznia 2013 r. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5