Instrukcja podstawowa Kalisz, sierpień 2007r.
Rozdział 1 Wstęp... 3 1.1 Informacje ogólne... 3 1.2 Możliwości programu Comotel... 3 1.3 Wymagania techniczne... 3 Rozdział 2 Instalacja i uruchomienie programu... 3 2.1 Instalacja programu... 3 2.2 Rejestracja / Wgranie licencji... 6 2.3 Po instalacji i pierwszym logowaniu... 6 2.4 Instalowanie na kolejnych stanowiskach / odblokowanie zapory... 6 Rozdział 3 Funkcje ogólne... 7 3.1 Wyszukiwanie danych... 7 3.2 Dopisywanie danych... 8 3.3 Kasowanie danych... 8 3.4 Sortowanie... 9 3.5 Drukowanie... 9 3.6 Kopiowanie dokumentów... 9 Rozdział 4 Maksus... 9 4.1 Dokumenty... 10 4.2 Szczegółowe zasady działania dokumentów... 11 4.3 Kartoteki... 15 4.4 Parametry maksusa... 16 4.5 Wydruki zestawień... 18 Rozdział 5 Wykazy... 18 5.1 Kontrahenci... 18 5.2 Kontakty... 20 5.3 Personel kontrahenta... 20 5.4 Towary... 20 5.5 Listy... 21 Rozdział 6 Widok... 21 Rozdział 7 Administrator... 22 7.1 Definicje... 22 7.2 Użytkownicy... 24 7.3 Eksport / Import... 25 7.4 Ustawienia globalne... 26 7.5 Archiwizowanie i odtwarzanie bazy... 26 7.6 Skrypty SQL... 26 2
Rozdział 1 Wstęp 1.1 Informacje ogólne Comotel jest programem pozwalającym na sprawniejsze zarządzanie firmą i jej poszczególnymi działami oraz obszarami: sekretariatem, serwisem, zleceniami realizowanymi dla klienta, działem handlowym. Zasadniczo program składa się z części magazynowej (maksus) oraz części specjalistycznej (np. serwis bądź wynajem urządzeń, projekty) przy czym program tworzy całość co oznacza, że tabele, wykazy maksusa i specjalistyczne są ze sobą zintegrowane. 1.2 Możliwości programu Comotel Podstawową zaletą wyróżniającą program Comotel od innych działających na rynku programów jest możliwość dopasowania struktury oraz wyglądu programu do wymagań danego użytkownika. Dzięki temu użytkownik programu nie jest zmuszany do używania narzuconych z góry przez producenta programu sztywnych struktur oraz sformułowań lecz może w procesie wdrożenia programu zastosować własne i charakterystyczne dla niego. Comotel posiada również funkcje charakterystyczne dla systemów CRM (Customer Relationship Management). Przejawia się to w możliwości gromadzenia wszelkich kontaktów biznesowych z kontrahentami, ich bieżącego edytowania i wglądu do ich historii. 1.3 Wymagania techniczne Wymagania wstępne: - MDAC w wersji co najmniej 2.7 - Microsoft DOT Net Framework > 2.0 - IE > 5.0.1 UWAGA! Instalacja serwera wymaga co najmniej Windows 2000 Rozdział 2 Instalacja i uruchomienie programu 2.1 Instalacja programu Po włożeniu płyty do CD-ROM uruchom plik Setup.exe. Zobaczysz komunikat: Kreator Instalacji przeprowadzi Cię przez proces instalacji programu Comotel na tym komputerze. - w celu kontynuacji naciśnij Dalej - w celu rezygnacji naciśnij Anuluj Jeśli któreś z wymagań wstępnych nie zostało spełnione to zobaczysz okno: 3
Naciśnij podświetlony komunikat Instaluj w celu zainstalowania brakujących składników. Po zainstalowaniu możesz kontynuować właściwą instalację. Zapoznaj się z umową licencyjną - jeśli zgadzasz się na warunki naciśnij Zgadzam się - jeśli chcesz zrezygnować z dalszej instalacji naciśnij Anuluj Wybierz odpowiedni typ instalacji (kliknij na obrazek przy wybranym typie) Kompletna (Klient i serwer) zalecana Instaluje klienta i serwer bazy danych na tym komputerze. Wymagana dla użytkowników instalujących program na pierwszym stanowisku. 4
Klient Instaluje klienta na dodatkowych stanowiskach. Po wybraniu rodzaju instalacji zobaczysz komunikat o gotowości do instalacji. - jeśli chcesz kontynuować naciśnij Instaluj - jeśli chcesz cofnąć się naciśnij Wstecz - jeśli chcesz przerwać instalację naciśnij Anuluj Czekaj aż program zainstaluje się to może potrwać kilka minut Po zakończeniu instalacji zobaczysz komunikat: Zakończono I etap instalacji. Wybierz dalej, aby przejść do II etapu. Po wybraniu przycisku Dalej uruchomi się Instalator bazy danych (dotyczy instalacji Kompletnej). Program zdefiniuje pola w bazie danych, zapisze dane oraz skonfiguruje menu. - jeśli chcesz kontynuować naciśnij Dalej - jeśli chcesz zakończyć pracę naciśnij Anuluj Teraz pojawi się okno parametrów połączenia z bazą. Nazwę bazy można zmienić nie używaj wówczas polskich liter ani innych znaków specjalnych! UWAGA! Jeśli instalujesz program po raz kolejny i nie zmienisz nazwy bazy pojawi się komunikat Jeśli akceptujesz wybierz Tak, jeśli chcesz samodzielnie zmienić nazwę bazy wybierz Nie Jeśli wszystkie parametry są poprawne pojawi się komunikat o potwierdzeniu parametrów 5
- wybierz Dalej aby kontynuować instalację - wybierz Wstecz aby zmienić parametry - wybierz Anuluj w celu rezygnacji Czekaj dane ładują się do bazy, to może potrwać kilka minut. Gdy pojawi się informacja o zakończeniu konfiguracji bazy naciśnij Zakończ. Logując się po raz pierwszy oraz pracując na wersji demo programu należy wpisać: Użytkownik: A (A, B lub C) Hasło: 123 Jeśli pojawi się komunikat: Oznacza to, że prawdopodobnie zmieniałeś nazwę bazy podczas instalacji, bądź instalator samodzielnie ją zmienił. Należy wówczas wybrać w okienku logowania przycisk Ustawienia, wybrać prawidłową nazwę bazy i ponownie zalogować się. 2.2 Rejestracja / Wgranie licencji Po zalogowaniu się należy wgrać klucz licencyjny, który aktywuje program z DEMO do pełnej wersji. UWAGA! Klucze licencyjne dostarcza producent oprogramowania. Zawierają one dane firmy, ilość stanowisk oraz nabyte moduły. W celu wczytania licencji należy wejść w Menu Pomoc O programie i wybrać napis Wczytaj licencję. Po wskazaniu lokalizacji pliku z rozszerzeniem.lic program zostaje zarejestrowany. 2.3 Po instalacji i pierwszym logowaniu - W pierwszej kolejności zaleca się wprowadzenie danych właściciela programu (patrz rozdział 7.2.1). Dane te są drukowane w raportach dlatego wymagane jest chociażby wprowadzenie danych podstawowych. UWAGA!!! pole NIP jest wypełniane automatycznie po wczytaniu licencji programu. - Następnie należy dodać / edytować wprowadzonych użytkowników programu (patrz rozdział 7.2.2) - W dalszej kolejności zaleca się ustawienie wartości domyślnych używanych dokumentów zgodnie z panującymi w firmie procesami biznesowymi (patrz rozdział 7.1.4.5) - Przy korzystaniu z kartoteki magazynowej należy wybrać sposób prowadzenia magazynu (średnie ważone netto / FIFO): Maksus Parametry maksusa. 2.4 Instalowanie na kolejnych stanowiskach / odblokowanie zapory Instalowanie kolejnych stanowisk możliwe jest po zainstalowaniu serwera. Aby program działał poprawnie na kolejnych stanowiskach niezbędne jest odblokowanie zapory dla systemu Windows XP zgodnie z poniższą instrukcją: należy odnaleźć następujący katalog: C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL$CALISIA\LOG 6
a tam z kolei znaleźć plik o nazwie errorlog. Za pomocą edytora tekstu, np. notatnika, otworzyć ten plik i znaleźć podobny wpis: SQL server listening on 192.168.1.6: 1064. SQL server listening on 127.0.0.1: 1064. Ostatnia liczba (po dwukropku w przykładzie jest to 1064), oznacza numer portu TCP, na którym pracuje serwer SQL. Należy zapamiętać tę liczbę, tak aby móc ją wykorzystać przy dalszych czynnościach. Jeśli w systemie zainstalowano Service Pack 1.0 wówczas należy: w Panelu Sterowania otworzyć Połączenia sieciowe Właściwości zakładka Zaawansowane i przy włączonej zaporze wybrać Ustawienia. Następnie należy dodać 6 portów: TCP o numerze 139 TCP o numerze 445 UDP o numerze 137 UDP o numerze 138 UDP o numerze 1434 TCP o wcześniej zapamiętanym numerze portu. Dodane porty muszą być zaznaczone na liście. Operację należy zakończyć, wciskając przycisk OK oraz zamykając poszczególne okna konfiguratora blokady. Jeśli w systemie zainstalowano Service Pack 2.0 wówczas należy: w Panelu Sterowania otworzyć program: Zapora systemu Windows. Następnie należy wybrać zakładkę Wyjątki i tam zaznaczyć opcję udostępnianie plików i drukarek. Dalej, wcisnąć przycisk Dodaj port. W nowym oknie, należy wpisać nazwę usługi dla której będziemy odblokowywać zaporę, np. Serwer programu Comotel oraz wprowadzić wcześniej zapamiętany numer portu TCP. Operację należy powtórzyć i dodać kolejny port UDP o numerze 1434. Na tym należy zakończyć, wciskając przycisk OK oraz zamykając poszczególne okna konfiguratora blokady. UWAGA!!! Sprawdzenie wersji Service Pack: Panel sterowania System zakładka Ogólne Rozdział 3 Funkcje ogólne Wszelkie dostępne dla danego miejsca operacje (dodaj/edytuj/usuń/drukuj itp.) dostępne są pod prawym przyciskiem myszy. 3.1 Wyszukiwanie danych Wyszukiwanie danych odbywa się dla każdego wykazu czy dokumentu jednakowo. Służy do tego panel wyszukiwania. W panelu wyszukiwania pomocne będą: - słowo 7
- kolumna W polu kolumna mamy do wyboru kilka opcji ( znajdują się one w rozwinięciu), które są nagłówkami kolumn, po których można sortować lub wyszukiwać dane. Aby wyszukać pożądany rekord należy w panelu wyszukiwania wybrać kolumnę po której będziemy wyszukiwać a następnie wpisać szukane słowo. Przykład: Chcemy znaleźć kontrahenta, którego NIP to: 618-98-78-265. Najpierw w kolumnie wybieramy opcję nip, w polu słowo wpisujemy numer 618-98-78-265. Program natychmiast zaczyna filtrować dane zbliżając nas do poszukiwanego wyniku. UWAGA! jeśli chcemy szukać ciągu znaków wówczas w polu słowo musimy szukaną frazę poprzedzić znakiem % Przykład: Szukamy firmy, której nazwa zawiera w sobie ciąg znaków food np. Fresh Food company. Najpierw w kolumnie wybieramy opcję nazwa, w polu słowo wpisujemy %food. Jeśli chcemy wyszukiwać wg kilku kryteriów jednocześnie możemy skorzystać z zaawansowanej wyszukiwarki dostępnej pod F3, gdzie warunki mogą być definiowane bardziej szczegółowo. 3.2 Dopisywanie danych Dopisanie nowego rekordu odbywa się poprzez wybranie przycisku Insert bądź pod prawym przyciskiem myszy wybranie opcji Dodaj. Możliwe jest wpisywanie danych we wszystkich polach oznaczonych jako dostępnych (z białym tłem). Pojedyncze pola wypełnia się poprzez ustawienie w odpowiednim miejscu kursora i wpisanie bądź wybranie informacji. Jeśli pole ma szare tło oznacza to, że użytkownik nie ma uprawnień do zmieniania danych w tym polu. UWAGA! Dopisywanie danych do listy rozwijanej w miejscu występowania tej listy CTRL Insert 3.3 Kasowanie danych Kasowanie danych odbywa się poprzez wybranie przycisku Delete bądź pod prawym przyciskiem myszy wybranie opcji Usuń. 8
3.4 Sortowanie Sortowanie można realizować poprzez naciśnięcie nagłówka kolumny. Istnieją również tzw. Szablony sortowania umożliwiające bardziej zaawansowane sortowanie. Pozwalają one na sortowanie danych z użyciem kilku warunków jednocześnie. 3.5 Drukowanie Dostępne dla danego miejsca raporty widoczne są pod prawym przyciskiem myszy i wybraniu opcji Drukuj. Pojawi się okno przedstawiające listę wszystkich raportów dotyczących danego wykazu bądź dokumentu. Po wybraniu raportu należy wybrać Podgląd i wydrukować raport. 3.6 Kopiowanie dokumentów Kopiowanie dokumentów (faktur, zleceń, dokumentów kasowych, innych) polega na skopiowaniu wybranego dokumentu poprzez utworzenie nowego dokumentu z innym prefiksem. Kopiowaniu ulegają wówczas wszystkie dane dokumentu wraz z pozycjami. Istnieje możliwość edytowania danych w skopiowanych dokumencie. Aby skopiować dokument należy kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Kopiuj. W pojawiającym się oknie należy wybrać prefiks tego dokumentu, który ma zostać utworzony i wybrać OK. Rozdział 4 Maksus Maksus jest kompleksowym narzędziem służącym do prowadzenia gospodarki magazynowej, pełnej dokumentacji VAT oraz kontroli stanu rozrachunków z kontrahentami. Możliwości programu maksus: - baza kontrahentów i towarów handlowych, - tworzenie, rejestracja i aktualizacja dokumentów sprzedaży, zakupu, korygujących i innych magazynowych, dowodów wpłaty, przelewów itp., - prowadzenie kartotek magazynowych dla wybranej liczby magazynów wraz z ewidencją zapasów, - prowadzenie ewidencji zakupów i sprzedaży VAT, - ewidencja przesunięć międzymagazynowych, - wyliczanie obrotów i marż za wybrany okres czasu, - kontrola należności i zobowiązań oraz podliczenie obrotów z kontrahentami, 9
- prowadzenie kartoteki zamówień, - elastyczne wydruki danych, - możliwość samodzielnego definiowania okien i struktury bazy - możliwość przesyłania danych do innych programów za pośrednictwem plików dyskowych, i wiele innych 4.1 Dokumenty Główne miejsce rejestracji danych w programie. Wszelkie dane jakie mogą być zarejestrowane należy wpisać wywołując odpowiednią opcję tego menu. Do wyboru mamy : 4.1.1 Przychodowe - zestaw dokumentów przychodowych, pozwalających wprowadzić do magazynu towary oraz pozwalających na prowadzenie rozrachunków. Pz - Przyjęcie zewnętrzne Bo - Bilans otwarcia Pkr Korekta zakupu Pw Przyjęcie wewnętrzne Ksv Koszty VAT Ksr Koszty rachunki Zd Zamówienia do dostawców 4.1.2 Rozchodowe - grupa dokumentów, która decyduje o Twoim sukcesie finansowym. Fv - Faktura Fp Kosztorys / Faktura proforma Zu Zlecenie Wz Wydanie zewnętrzne Fwz Faktura do Wz Fpf Paragon fiskalny Fpar Faktura do paragonu Rw Rozchód wewnętrzny Fkr Korekta sprzedaży Fkf Korekta paragonów Fzal Faktura zaliczkowa 4.1.3 Inne - dokumenty o różnorodnym wpływie na stan zapasów: Mm - Przesunięcie magazynowe Ri - Różnice inwentaryzacyjne Iw Inwentura Cs Przecena cen sprzedaży 4.1.4 Wpłaty- Wypłaty - standardowo zdefiniowano dokumenty, którymi najczęściej posługujemy się, dokonując rozliczeń z dostawcami i odbiorcami. Kasa przyjmie - dokumentuje zapłatę za sprzedany przez nas towar. Kasa wyda- dokumentuje zapłatę gotówką za zakupiony przez nas towar. Pp Przyjęcie przelewu Pr Przelew 10
Ustawienia dla dokumentów jak: liczenie od netto, udział kartotece magazynowej, start numeracji czy wartości domyślne można zmienić zgodnie z potrzebami w Administrator Definicje Struktura danych Dokumenty Maksusa (patrz rozdział 7.1.4.5) 4.2 Szczegółowe zasady działania dokumentów 4.2.1 Wystawianie dokumentu (faktura, inne dokumenty rozchodowe, dokumenty przychodowe) Chcąc wystawić dokument wybieramy przycisk Insert, bądź przycisk Dodaj z dołu ekranu. Wypełniamy kolejno pola z nagłówka dokumentu. Chcąc dodać pozycje wybieramy Insert (będąc na tabeli pozycji). Pojawi się okno dodawania pozycji dokumentu: Będąc na polu kodu bądź nazwy towaru wybieramy ENTER przeniesiemy się wówczas do kartoteki towarów. Można także wpisać początek kodu bądź nazwy, lub poprzedzić wyszukiwanie znakiem % - wówczas lista towarów w kartotece zostanie automatycznie przefiltrowana. UWAGA! Z poziomu wystawiania dokumentu, będąc w kartotece towarowej można dopisać towar na listę (Insert) bądź edytować istniejący wpis (przycisk E). Wypełniamy kolejne pola i zapisujemy. Jeśli chcemy ustalić upust globalny na wystawiony już dokument, należy w polu Upust % wpisać wartość i wybrać przycisk F10 program przeliczy wszystkie pozycje dokumentu wg wybranego procentu. Następnie zapisujemy dokument. Zatwierdzenie dokumentu spowoduje skutek w kartotece magazynowej (pod warunkiem, że dany dokument bierze udział w kartotece). 11
4.2.2 Dokument MM Standardowo dokument przesunięcia między magazynami powoduje wyjście towaru z jednego magazynu i wejście do drugiego bez zmiany cen ewidencyjnych. Czasami użytkownik chce wymusić cenę przesunięcia i wtedy ma możliwość edycji proponowanej ceny ewidencyjnej. Po zatwierdzeniu takiego dokumentu odpowiednio ulegną zmianie ceny ewidencyjne w magazynie. Powyższe zasady nie dotyczą cen sprzedaży, które są zupełnie niezależne. UWAGA! Ceny ewidencyjne są pamiętane w systemie z dokładnością do 6 miejsc po przecinku i są one wynikiem podzielenia wartości magazynu (dokł. 6 miejsc) przez ilość. 4.2.3 Korekty sprzedaży / zakupu Korekty dokumentów tworzymy poprzez kopiowanie dokumentów źródłowych. Chcąc utworzyć korektę zakupu (Pkr) musimy na danych dokumencie zakupu (Pz) wybrać Kopiuj i wskazać do jakiego prefiksu dokument ma być skopiowany. Na wykazie Pkr pojawi się wówczas dokument korekty, który możemy skorygować (na pozycjach korekcie ulega cena lub/i ilość towaru). Analogicznie postępujemy chcąc utworzyć korektę sprzedaży (Fkr) na podstawie Fv. 4.2.4 Zbiorcza faktura do Wz i Paragonów fiskalnych Możliwe jest wystawienie faktury do kilku dokumentów Wz oraz paragonów. Służą do tego serie: Fwz (dla dokumentów Wz) Fpar (dla paragonów Fpf). Należy otworzyć nowy dokument dla danej serii, wypełnić dane z nagłówka dokumentu głównie kontrahenta i będąc na pozycjach dokumentu należy wybrać: klawisz W wówczas pokażą się nierozliczone dokumenty Wz dla tego kontrahenta klawisz F - wówczas pokażą się nierozliczone paragony Fpf wystawione maksymalnie 7 dni wstecz licząc od daty bieżącej (ilość dni wstecz można ustawić w parametrach programu Maksus Parametry maksusa. Patrz rozdział 4.4). Z dostępnej listy dokumentów należy spacją wybrać te, które będą podlegały fakturowaniu. 4.2.5 Automatyczne rozliczanie dokumentu typu Wz lub Pz Po wystawieniu dokumentu sprzedaży (typ Wz) możemy go automatycznie rozliczyć generując odpowiedni dokument kasowy (typ Kp). Musimy na początku zaznaczyć w parametrach wybranego dokumentu serię dokumentu. typu Kp : Administrator/ Struktura danych/ Dokumenty maksusa/edycja/dodatkowe parametry Następnie należy wybrać jakim dokumentem kasowym chcemy rozliczyć dana serię. Zaznaczenie pola Twórz automatycznie spowoduje, że przy zatwierdzaniu dokumentu w tle utworzy się rozliczający go dokument kasowy. Nie zaznaczenie tego pola będzie wymagało wybrania klawisza K przy dokumencie aby utworzyć dok. kasowy oraz zapisania go (użytkownik zgadza się na utworzenie dokumentu kasowego i świadomie to potwierdza). Po ustawieniu parametrów należy się przelogować, aby naniesione zmiany zadziałały. 4.2.6 Faktura zaliczkowa 12
Faktury zaliczkowe Fzal są osobną serią dokumentów typu Wz i służą do rozliczania zaliczek pobranych na poczet przyszłego odbioru zamówionych towarów. Pozycje na takim dokumencie traktujemy jak zamówienie od klienta, które będzie mogło być potem zafakturowane i rozliczone w rozrachunkach (kartoteka magazynowa i rozrachunków). Procedura: - W wypadku zamówienia klienta i wpłaty zaliczki wystawiamy dokument Fzal (możemy uprzednio utworzyć zamówienie Fp i dopiero skopiować je do Fzal) - W pozycje wpisujemy kolejne towary - W pole Zaliczka dokumentu Fzal wpisujemy faktyczną kwotę zaliczki - System podzieli proporcjonalnie kwotę zaliczki na różne stawki Vat - Zatwierdzamy Fzal. Na rozrachunkach pojawia się kwota zaliczki, którą powinniśmy rozliczyć za pomocą Kp możemy też automatycznie utworzyć Kp poprzez wybranie przycisku K (aby dokument Kp powstał automatycznie w parametrach dokumentu Fzal musi być zadany warunek rozliczania go dokumentem Kp: Administrator/ Struktura danych/ Dokumenty maksusa/edycja/dodatkowe parametr) - Po zrealizowaniu zamówienia przystępujemy do wystawienia Faktury Vat. Robimy to poprzez kopiowanie naszej Fzal na właściwą serię faktur Vat, np. Fv. Po zatwierdzeniu Fv system zdejmie ze stanu towary, oraz powiększy należność o różnicę między kwotą całkowita faktury, a wpłaconą zaliczką. UWAGA! Faktury zaliczkowe muszą być osobną serią Fzal, ale możemy je kopiować do dowolnej serii np. standardowej Fv bądź innej osobno utworzonej serii. Takiej faktury utworzonej na podstawie Fzal nie należy edytować (np. dopisywać pozycji).!!! 4.2.7 Inwentura i Różnice inwentarzowe Inwentura Aby wykonać inwenturę wchodzimy w Maksus Kartoteki Zapasy magazynowe (ikona Zap): - wybieramy kolejno zakres kodów, magazyn dla którego chcemy wykonać inwenturę, datę - zakładamy filtr ilościowy - przeliczamy stan - zapisujemy (przycisk: Zapisz jako dokument) do serii Iw Wchodzimy do inwentury - drukujemy Arkusz spisowy - edytujemy dokument Iw poprawiając ilości bądź dopisując nowe pozycje Zatwierdzamy dokument Iw - jeżeli są różnice pokaże nam się okno Różnice inwentaryzacyjne. Zatwierdzamy przez Ok. Różnice inwentarzowe Dokument Ri tworzy się przy zatwierdzeniu inwentury. Zatwierdzamy dokument i drukujemy różnice inwentarzowe. 4.2.8 Funkcja Tabela Cen Funkcja Tabela Cen działa w następujący sposób: każdemu kontrahentowi możemy przypisać wybraną kategorię cen i w trakcie wystawiania dokumentu sprzedaży, np. faktury, system automatycznie proponuje właściwą cenę. Żeby wykorzystać tę funkcję musimy wykonać kilka czynności: - W parametrach maksusa ustawić parametry: Cena sprzedaży wybierz Tabela cen - Wypełnić wykaz Kategorie cen: Wykazy/ Listy/ Listy maksusa/ Kategorie cen 13
- W wykazie Towarów przypisać ceny poszczególnym kategoriom cenowym - Wybranym kontrahentom przypisać ich kategorie cenowe Możemy juz wystawić faktury. Po wybraniu kontrahenta, podczas dopisywania pozycji system automatycznie zaproponuje cenę z tabeli. UWAGA! Jeżeli nie przypiszemy żadnej kategorii, aktualne będą ceny z Wykazu Towarów (cennika) 4.2.9 Otwarcie nowego roku W prawym dolnym rogu ekranu mamy informację o tym, który rok rozliczeniowy jest aktywny w danej chwili. Przejście na nowy rok musi być poprzedzone aktualizacją stanów magazynowych i odbywa się w kilku etapach: Utworzenie dokumentu Inwentury Wchodzimy w Maksus Kartoteki Zapasy magazynowe (ikona Zap): - wybieramy kolejno zakres kodów, magazyn, dla którego chcemy wykonać inwenturę, datę (np. 31.12.2006) - zakładamy filtr ilościowy (np. >0) - przeliczamy stan - zapisujemy (przycisk: Zapisz jako dokument) do serii Iw Wchodzimy do inwentury Maksus Dokumenty Inne Inwentura (ikona Iw): - drukujemy Arkusz spisowy i wypełniamy go - edytujemy dokument Iw poprawiając ilości bądź dopisując nowe pozycje - zatwierdzamy dokument Iw - jeżeli są różnice pokaże nam się okno Różnice inwentaryzacyjne. Zatwierdzamy przez Ok. Aktualizacja stanów magazynowych - Dokument Różnice inwentarzowe Ri tworzy się przy zatwierdzeniu inwentury. Wchodzimy do Maksus Dokumenty Inne Różnice inwentarzowe (ikona Ri). - zatwierdzamy dokument Ri Zatwierdzenie Ri skutkuje zmianami w kartotece magazynowej. Po zatwierdzeniu Ri drukujemy powstałe różnice inwentarzowe. Utworzenie dokumentu Bilans otwarcia Bo na nowy rok Utworzenie Bo można wykonać w dwojaki sposób: 1. Utworzenie Bo z poziomu aktualnych Zapasów magazynowych Wchodzimy w Maksus Kartoteki Zapasy magazynowe (ikona Zap): - wybieramy kolejno zakres kodów, magazyn, datę (np. 31.12.2006) - zakładamy filtr ilościowy (np. >0) - przeliczamy stan - zapisujemy (przycisk: Zapisz jako dokument) do serii Bo i ustawiamy nowy rok - wchodzimy w menu Maksus Parametry Maksusa i zmieniamy rok rozrachunkowy - po przelogowaniu się otwieramy nowo utworzony dokument Bo i zmieniamy datę wystawienia na 1 stycznia nowego roku. Po zapisaniu i zatwierdzeniu dokumentu Bo na magazynie pojawią się stany z końca starego roku. 2. Utworzenie Bo poprzez skopiowanie inwentury - wcześniej utworzony i zatwierdzony dokument Iw możemy skopiować do serii Bo: podświetlamy dokument Iw i po wybraniu prawego przycisku myszy wybieramy Kopiuj do serii Bo Bilans otwarcia - i ustawiamy nowy rok. Zatwierdzamy przez Ok. - wchodzimy w menu Maksus Parametry Maksusa i zmieniamy rok rozrachunkowy 14
- po przelogowaniu się otwieramy nowo utworzony dokument Bo i zmieniamy datę wystawienia na 1 stycznia nowego roku. Po zapisaniu i zatwierdzeniu dokumentu Bo na magazynie pojawią się stany z końca starego roku. UWAGA! Pomiędzy zatwierdzeniem inwentury z aktualnymi stanami magazynowymi, a utworzeniem Bo nie należy dokonywać żadnych zmian na magazynie. 4.3 Kartoteki Opcja ta służy do przeglądania syntetycznych wyników operacji przeprowadzonych w opcji Dokumenty. Kartoteka magazynowa może być prowadzona w cenach średnich ważonych netto bądź wg kolejki FIFO co należy ustawić na początku pracy z programem (Maksus Parametry maksusa). Domyślnie ustawiono ceny średnie ważone. 4.3.1 Kartoteka magazynowa Po wybraniu tej opcji zazwyczaj musimy wybrać magazyn. Ukaże się nam lista towarów. Kolejne kolumny zawierają następujące dane: - Kod - kod towaru zdefiniowany przez klienta zgodnie z wewnętrzną organizacją magazynu - Nazwa towaru - pełna nazwa towaru - J.m. - jednostka miary - Stan -pokazuje aktualny stan magazynu - Cena zakupu- cena ewidencyjna - Wartość ewidencyjna towaru - Wartość w cenach netto towaru - Wartość w cenach brutto towaru Wybór danego towaru daje wgląd w jego historię tj. pokazuje dokumenty przychodowe oraz rozchodowe wystawione na ten towar. UWAGA! Cofnięcie się do poziomu wyższego poprzez naciśnięcie Esc. 4.3.2 Rozrachunki Treść w każdym z dokumentów rozrachunków można dowolnie sortować po kolumnach bądź skorzystać z okienka wyszukiwania. Dostępne WYDRUKI widnieją po wybraniu prawym przyciskiem myszy opcji Drukuj. Mamy następujące typy dokumentów: 4.3.2.1 Należności bieżące. Otrzymamy wykaz kontrahentów, którzy są nam winni kwoty z tytułu zakupu naszych towarów. 4.3.2.2 Zobowiązania bieżące Otrzymamy wykaz naszych dostawców, którym jesteśmy winni kwoty wynikające z dokonanych przez nas zakupów. 4.3.2.3 Do rozliczenia Opcja ta służy do przeglądania nierozliczonych dokumentów. 4.3.2.4 Rozliczenia kontrahentów 15
Jest to wykaz wszystkich kontrahentów oraz sald. Wybranie danego kontrahenta daje wgląd w wystawione na niego dokumenty oraz pokazuje dokumenty nie rozliczone. Z tego poziomu można również oglądać wystawione dokumenty. UWAGA! Cofnięcie się do poziomu wyższego poprzez naciśnięcie Esc. 4.3.3 Zapasy magazynowe Okno to pokazuje zapasy magazynowe po zadaniu warunków związanych z kodem towaru, magazynem bądź ilością na magazynie. - Aby pokazać wszystkie towary bez względu na stan należy jedynie wybrać odpowiedni magazyn. - Aby zawęzić wyświetlanie do danego zakresu towarów należy podać wyświetlany zakres kodów towarów. - Filtr ilości pozwoli na wyświetlenie towarów z zadanym warunkiem dotyczącym ilości. Na przykład wpisanie warunku >0 pokaże nam towary, których stan na magazynie jest większy od zera. UWAGA! Pod prawym przyciskiem myszy opcja Drukuj pozwala wywołać raporty dotyczące zapasów magazynowych 4.4 Parametry maksusa Po wybraniu tej opcji można definiować podstawowe parametry programu mające generalny wpływ na cały program i jego działanie dla wszystkich operatorów jednocześnie. 16
Stany ujemne magazynu Określa sposób, w jaki zachowa się program w przypadku próby sprzedaży towaru, którego zapas wynosi 0 lub < 0. Mamy do wyboru trzy opcje: Kontrola - komputer ostrzega o występowaniu stanu ujemnego ( podczas wprowadzania towaru do dokumentu i podczas zatwierdzania dokumentu ) Brak kontroli - komputer nie reaguje na stan ujemny towaru, Blokada wydania - komputer odmawia sprzedaży towaru, którego brakuje w magazynie. Ceny ewidencyjne magazynu Określa sposób przeliczania wartościowego zapisów wchodzących do kartoteki magazynowej. Użytkownik ma do wyboru: Średnie ważone netto - ustawienie standardowe. Komputer ustala cenę ewidencyjną jako wynik dzielenia wartości ewidencyjnej towaru przez jego ilość. FIFO cena ewidencyjna jest wyliczana w oparciu o rzeczywistą ceną zakupu. Towary są rozchodowane w kolejności: pierwsze przyszło pierwsze wyszło. Połączenie z modułem Finansowo - Księgowym Przewidziane w kolejnych wersjach oprogramowania. Cena sprzedaży Opcja ta dotyczy cen sprzedaży z Wykazu Towarów. Musimy ustalić parametry w dwóch podgrupach: - Edycja - operator ma możliwość zmiany cen sprzedaży przy wystawianiu dokumentu - Tabela cen przypisanie kontrahentom cen z danej kategorii z Tabeli cen Parametry ceny sprzedaży - Wprowadzona- wpisujemy wybraną kwotę ceny sprzedaży w Wykazie Towarów Metoda upustu Dostępne opcje: - Wartość- upust jest liczony od wartości (zalecane) Ilość cyfr po przecinku Parametr ten określa ilość cyfr po przecinku przy pokazywaniu stanów magazynowych (ilości) w menu Kartoteki Magazynowe Rok rozrachunkowy Wybieramy rok rozrachunkowy Urządzenie fiskalne Wybieramy urządzenie fiskalne, z którym program współpracuje bądź urządzenie kompatybilne. Port urządzenia fiskalnego Wybieramy z listy. Blokada dokumentów Blokuje edycję dokumentów wystawionych przed zaznaczona datą. Ilość dni wstecz dla paragonów 17
Wykorzystywane przy wystawianiu faktur do paragonów. Określa, które paragony (wystawione z zaznaczoną ilością dni wstecz) system pokaże na pozycjach faktury do paragonu. 4.5 Wydruki zestawień Z tego miejsca dostępne są wydruki zestawień w podziale na kategorie. Rozdział 5 Wykazy Wykazy to tabele mogące zawierać dowolne informacje oraz dane (np. nazwy, adresy, kody, daty). Za pomocą wykazów dane te są grupowane w jednym miejscu. Ułatwia to ich gromadzenie oraz szybkie znalezienie i edytowanie. 5.1 Kontrahenci Główny wykaz kontrahentów, po wywołaniu widoczny jest w postaci listy. Wykaz zawiera następujące informacje: - kod kontrahenta - nazwa kontrahenta - numer NIP - miejscowość 5.1.1 Wyszukiwanie kontrahenta Możemy skorzystać z panelu wyszukiwania bądź wyszukiwarki zaawansowanej dostępnej pod F3 W panelu wyszukiwania pomocne będą: - słowo - kolumna W polu kolumna mamy do wyboru kilka opcji ( znajdują się one w rozwinięciu), które są nagłówkami kolumn po których można sortować lub wyszukiwać dane. Aby wyszukać kontrahenta należy w panelu wyszukiwania wybrać kolumnę po której będziemy wyszukiwać a następnie wpisać szukane słowo. Przykład: Chcemy znaleźć kontrahenta, którego NIP to: 618-98-78-265. Najpierw w kolumnie wybieramy opcję nip, w polu słowo wpisujemy numer 618-98-78-265. Program natychmiast zaczyna filtrować dane zbliżając nas do poszukiwanego wyniku. UWAGA! jeśli chcemy szukać ciągu znaków wówczas w polu słowo musimy szukaną frazę poprzedzić znakiem % Przykład: Szukamy firmy, której nazwa zawiera w sobie ciąg znaków food np. Fresh Food company. Najpierw w kolumnie wybieramy opcję nazwa, w polu słowo wpisujemy %food. 18
5.1.2 Dodanie nowego kontrahenta Dodanie nowego kontrahenta można wykonać w dwojaki sposób: - poprzez naciśnięcie klawisza insert - poprzez naciśnięcie prawego przycisku myszki i wybranie opcji Dodaj Gdy pojawi się nowe okno wypełniamy następujące pola: Zakładka Inf. podstawowe FIRMA - Nazwa firmy (np. Fresh Food company sp. z.o.o) - Nazwa skrócona. Używana m.in. przy adresowaniu kopert (np. Fresh Food) - kod. Pole obowiązkowe do wypełnienia! Oznacza komputerowy numer kontrahenta. Dla każdego kontrahenta musi mieć unikalną wartość (np. FRESHFOOD) ADRESY Pole uzupełnia się poprzez naciśnięcie klawisza Insert lub poprzez naciśnięcie prawego przycisku myszki i wybranie opcji Dodaj. Uwaga! Można przypisać firmie dowolną ilość adresów. Następnie wypełniamy następujące pola: - Rodz. adresu (należy wybrać pozycję w rozwinięciu) - Ulica (pamiętajmy o podaniu skrótu: ul., pl., Al., os.) - Nr domu - Nr lokalu - Miasto (możemy wyszukać w rozwinięciu). Uwaga! Jeżeli nie znajdziemy interesującej nas nazwy dopisujemy nowy rekord po wybraniu CTRL Insert TELEFONY Pole uzupełnia się poprzez naciśnięcie klawisza Insert lub poprzez naciśnięcie prawego przycisku myszki i wybranie opcji Dodaj. Zakładka - Inf. dodatkowe BANKI - Nazwa banku i Numer konta. Pole służące do wprowadzenia nazwy banku, w którym kontrahent posiada konto. PERSONEL Dane pracowników do kontaktu Dodanie nowego rekordu: naciśnięcie klawisza Insert lub naciśnięcie prawego przycisku myszy i wybranie opcji Dodaj. GRUPA KTH Możemy stworzyć swoje grupy Kontrahentów RODZAJ KTH 19