Instrukcja obsługi do programu i-impxml2nexo wersja 1.0.0

Transkrypt

1 2016 Instrukcja obsługi do programu i-impxml2nexo wersja ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa

2 Spis treści 1. Informacje ogólne O programie Wymagania systemowe i sprzętowe Przygotowanie programu do pracy Przygotowanie programu do pracy Konfiguracja Licencja programu O programie Połącz/Rozłącz Praca z programem Plik Excel Wykaz dokumentów do importu Parametry wyczytywania dokumentów Ustawienia dokumentów Kontrahenci Produkty Wczytywanie dokumentów Profile importu ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 2 z 20

3 1. Informacje ogólne 1.1. O programie Korzyści: 1.2. Wymagania systemowe i sprzętowe Program posiada identyczne wymaganie systemowe i sprzętowe jak program InsERT Subiekt Nexo Pro. Do rozpoczęcia pracy z programem wymagane są: Subiekt Nexo Pro (wersja 10.0 lub nowsza) ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 3 z 20

4 2. Przygotowanie programu do pracy 2.1. Przygotowanie programu do pracy Instalacja programu polega na uruchomieniu pliku Setup.exe. W pierwszym oknie instalatora (Rys. 1) widnieją podstawowe informacje dotyczące instalowanego programu tj. nazwa programu oraz dwa przyciski, którymi możemy potwierdzić instalacje wybranego programu lub ją przerwać. (rys. 1.) Instalowanie aplikacji Po potwierdzeniu instalacji przyciskiem Next rozpocznie się proces instalacji w którym instalator sprawdzi czy w systemie są wymagane komponenty oraz poprawność pakietu instalacyjnego a następnie rozpocznie kopiowanie plików (Rys. 2). Natomiast, aby zakończyć proces instalacji należy zaakceptować warunki licencji. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 4 z 20

5 (rys. 2) Proces instalacji Instalator dodatkowo daje nam możliwość wybrania miejsca docelowego instlacji, domyślnie instaluje się w folderze C:\Programy Files (x86)\... (rys. 3). (rys. 3) Konfiguracja instlacji programu ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 5 z 20

6 Na zakończenie możemy zezwolić na uruchamianie programu. (rys. 3) Zakonczenie instlacji Po zakończonym procesie instalacji na pulpicie użytkownika zostanie utworzony skrót do uruchomienia programu. (rys. 5) ikona programu ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 6 z 20

7 2.2. Konfiguracja Aby rozpocząć pracę na programie i-impxml2nexo należy podczas pierwszego uruchomienia skonfigurować połączenie z serwerem SQL, wybrać podmiot programu Subiekt Nexo Pro, do którego będzie wykonany Import XLS oraz ustalić użytkownika, na którego będziemy się logować. W lewym górnym rogu wybieramy Konfiguracja, następnie z listy wybieramy Połączenie (rys. 6) Połączenie Opcja ta jest dostępna z menu Konfiguracja -> Połączenie i służy do skonfigurowania połączenia programu z Subiekt Nexo Pro (Rys. 6). (rys. 6) Konfiguracja połączenia W nowo otwartym oknie Parametry połączenia do Nexo (Rys. 7) w sekcji o Informacje o serwerze SQL należy wypełnić pole Serwer wpisując nazwę serwera (oraz nazwę instancji, jeżeli występuje), bądź skorzystać z możliwości automatycznego znalezienia serwera wybierając przycisk. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 7 z 20

8 (rys. 7) Parametry połączenia do nexo W zależności od konfiguracji serwera SQL należy do zrealizowania połączenia zaznaczyć opcję Autentykacja Windows użytkownika serwera (Rys. 8) lub podać nazwę użytkownika SQL oraz hasło. Poprawność połącznia dla podanych danych można sprawdzić wybierając Sprawdź połączenie z serwerem SQL. Poprawność połączenia sygnalizowana będzie odpowiednią ikoną. (rys. 8) Autentykacja Windows ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 8 z 20

9 W sekcji Informacje o podmiocie (Rys. 9) z listy rozwijanej wybieramy podmiot, z którym będziemy chcieli pracować. Jeżeli chcemy, aby program uruchamiał się z automatycznie zalogowanym użytkownikiem Subiekt Nexo Pro to musimy zaznaczyć to wybierając Zaloguj automatycznie z uprawnieniami użytkownika oraz dodatkowo wprowadzić użytkownika i hasło. Tutaj także możemy sprawdzić poprawność połączenia klikając na Sprawdź logowanie do podmiotu. UWAGA!!! Przed zapisaniem ustawień należy wybrać Nadpisz binaria. Binaria oznacza przystosowanie programu do działania na danej bazie podmiotu. Bazy w różnych wersjach mają inne pliki. Nadpisz Binaria kopiuje pliki Subiekta do programu, aby można było się połączyć do bazy. Zmiana podmiotu, aktualizacja Subiekta lub dodanie pól własnych wymaga Nadpisania Binariów (rys. 9) Informacje o podmiocie Wpisane ustawienia zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Po zalogowaniu w dolnym pasku programu i-impxml2nexo pojawią się informacja, na jakim podmiocie obecnie pracujemy oraz zalogowanym użytkowniku. (Rys. 10) (rys. 10) Stan połączenia ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 9 z 20

10 Licencja programu Uruchomienie programu nastąpi po wczytaniu dostarczonego wraz z aplikacją pliku licencyjnego lub pobraniu go z Internetu bezpośrednio do programu. Plik licencji jest dokumentem elektronicznym zawierającym klucz produktu. Wczytanie nowego klucza licencyjnego spowoduje usunięcie poprzedniego. Opcja ta jest dostępna z menu Konfiguracja ->Licencja i służy do wczytania pliku licencji do programu (rys. 11). Wczytaj z pliku wczytuje licencje z pliku na dysku twardym komputera Pobierz i wczytaj pobiera i wczytuje licencje z Internetu (rys. 11) Licencja programu Aby uruchomić program w wersji demo lub w pełnej wersji wystraczy wczytać dostraczony wraz z aplikacją plik licencyjny. Plik ten jest dokumentem elektronicznym zawierającym klucz produktu. Licencję możemy wczytać w oknie Konfiguracyjnym, gdzie wybieramy z menu po lewej stronie Licencja -> Wczytaj z pliku i wybrać dostarczony plik licencji. (rys.12) Licencja Mamy też możliwość pobrania automatycznie licencji z Internetu po wybraniu opcji Licencja -> Pobierz i wczytaj, należy tylko podać nazwę firmy oraz NIP, a także jeśli jest to wersja zaznaczyć chebooksa Demo. Wersja demo posiada ograniczenia dotyczące ilości jednoczesnego wczytywania dokumentów do 5 pozycji. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 10 z 20

11 Licencja jest wielostanowiskowa bez limitu stanowisk (ograniczenie na jeden nr. NIP wiązany z jednym podmiotem Subiekt Nexo PRO) 2.3. O programie Opcja ta jest dostępna z Pomoc -> O programie i służy do wyświetlenia informacji dotyczących programu (rys. 15). Wyświetlane są następujące dane: Nazwa programu i wersja Dla kogo wystawiona jest licencja Dane dystrybutora (rys. 15) Informacje o programie ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 11 z 20

12 2.4. Połącz/Rozłącz. Opcja ta służy do nawiązania połączenia z bazą danych Subiekta Nexo Pro jeżeli nie mamy połączenia lub rozłączania połączenia. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 12 z 20

13 3. Praca z programem Program ma formę kreatora importu, w którym w kolejnych krokach wskazujemy elementy importu a na zakończenie procesu zatwierdzamy wszystko przyciskiem Wykonaj Plik Excel W pierwszym kroku kreatora importu określamy Typ pliku XML. Do wyboru ma: ebis XML (Invoice) faktura sprzedażowa / zakupu ebis XML (Order) zamówienia edi XML (Invoice) faktura sprzedażowa / zakupu następnie wskazujemy plik Excel do zaimportowania przyciskiem Wybierz plik (rys. 15). Mamy też możliwość wyczyszczenia wskazania przyciskiem Wyczyść plik. Przycisk Wczytaj profil został opisany w rozdziale 3.5. Profile importu. (rys. 15) Pasek zadań ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 13 z 20

14 3.2. Wykaz dokumentów do importu W drugim kroku kreatora wskazujemy dokumenty z XML, które mają zostać przekazane do Subiekt Nexo Pro (rys. 16). (rys. 16) Mapowanie kolumn 3.3. Parametry wyczytywania dokumentów Po wybraniu określonych dokumentów do importu przechodzimy do Parametrów wyczytania dokumentów. W oknie tym możemy zdefiniować między innymi ustawień dokumentów, danych kontrahenta, formę płatności, sposób wyliczania dokumentów inne informacje. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 14 z 20

15 (rys. 18) Parametry wyczytania dokumentów Ustawienia dokumentów ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 15 z 20

16 W ustawieniach tych definiujemy sposób zachowania Subiekta podczas importu dokumentu m.in. daty oraz numeracji dokumentów, a także jako jaki rodzaj dokumentu ma być wczytany z pliku XML. Program umożliwia nam ustawienia takich parametrów jak: 1. Data oryginalna data przenoszona z dokumentu systemowa aktualna data w Subiekt Nexo PRO 2. Numeracja oryginalna należy w tym przypadku dostosować numeracje w rejestrze numeracyjnym Subiekt Nexo PRO do numeracji dokumentów systemowa według ustawionego rejestru numeracji w parametrach Subiekt 3. Wystawiający oryginalny osoba ta powinna istnieć jako użytkownik w Subiekcie zalogowany osoba wskazana w parametrach konfiguracyjnych i-impxml2nexo 4. Forma płatności dopasuj program automatycznie mapuje formy płatności na podstawie nazw. gotówka ustawienie, że wszystkie importowane dokumenty mają być z formą płatności gotówka zapłacono przelewem - ustawienie, że wszystkie importowane dokumenty mają być z formą płatności zapłacono przelewam 5. Skutek magazynowy Wywołany nadanie go powoduje, że po zaimportowaniu faktury tworzony jest automatyczny dokument wydania magazynowego lub przyjęcia magazynowego (ze statusem wydany towar / przyjęty towar) i następuje zmiana stanu na magazynie. Odłożony - może być wykorzystywany, kiedy faktura sprzedaży musi zostać wystawiona nawet w przypadku braku stanu magazynowego danego asortymentu. Z ustawieniem tego statusu związany jest także automatyczny dokument magazynowy WZ. Przyjmuje on status odłożone wydanie towaru, a tym samym nie wpływa na ruch na stanie magazynowym. Systemowy przyjmuje to status, który został nadany podczas konfiguracji magazynu 6. Rodzaj dokumentu Dokumenty handlowe Dokumenty zakupu 7. Typ dokumentu po określeniu rodzaju dokumentu mamy możliwość wybrania danego typu dokumentu. Typ ten zależy jest od wybrania czy to jest dokument sprzedaży, czy tez zakupu. 8. Magazyn określamy, w którym magazynie ma być wywołany skutek magazynowy. 9. Numer oryginału w podtytule 10. Kontroluj unikalność faktury system automatycznie sprawdza czy wcześniej nie została wczytana dwa razy ta sama faktura Kontrahenci Na tym etapie weryfikujemy kartoteki kontrahentów i użytkownik decyduje o tym, po czym mają być rozpoznawani kontrahenci: czy po symboli, numerze NIP u. Decyduje także w jaki sposób ma się zachować program podczas, gdy w bazie nie znajdzie danego kontrahenta lub czy ma zaktualizować jego dane. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 16 z 20

17 Produkty Tak jak w przypadku kartoteki kontrahentów użytkownik decyduje, o tym w jaki sposób będą sprawdzanie kartoteki towarowe: symbol, kodzie kreskowym. Określa także jak ma się zachować program w przypadku, gdy nie znajdzie w bazie danego towaru, czy ma go dodać jako nową kartotekę towarową, czy też dodać jako usługę jednorazową Wczytywanie dokumentów Po ustawieniu wszystkich parametrów wybieramy Wykonaj. Na pasku postępu mamy możliwość śledzenia ile dokumentów zostało wczytane. Po zakończeniu importu pasek postępu zostanie zamieniony na informację dotyczące wczytanych oraz pominiętych dokumentów. W przypadku gdy mamy informację o pominiętych pozycjach mamy możliwość sprawdzenia szczegółów nie wyczytanych pozycjach. Zobaczymy je klikając przycisk Zobacz log. Podgląd logów umożliwi nam sprawdzenie, gdzie należy w Excelu dokonać poprawek danych. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 17 z 20

18 3.5. Profile importu Ustawienia pliku importu dotyczącego ustawień dokumentów, kontrahentów oraz produktów możemy zapisać jako profil importu co pozwoli nam znacznie skrócić czas importowania kolejnych plików. Profil można zapisać po wykonaniu wszystkich ustawień z okna Parametry wczytywania dokumentów przyciskiem Zapisz profil (rys. 22). (rys. 22) Zapisywanie profilu Pojawi się wtedy okno zapisu profilu z lista już istniejących profili gdzie możemy wybrać profil do nadpisania lub wpisać nazwę nowego profilu (rys. 23). ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 18 z 20

19 (rys. 23) Zapis profilu Wczytanie zapisanego profilu jest możliwe z okna wyboru pliku Excel (pierwszego kroku kreatora), wybierając przycisk Wczytaj profil (rys. 24). (rys. 24) Wczytywanie profilu ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 19 z 20

20 Pojawi się wtedy okienko wyboru profilu, gdzie należy wskazać wybrany profil i wcisnąć Wczytaj lub dwukrotnie kliknąć na wybranym profilu. Z tego miejsca możemy też usuną zbędne profile importu zaznaczając wybrany profil i wciskając przycisk Usuń (rys. 25). (rys. 25) Wczytywanie profilu Pojawi się wtedy okienko wyboru profilu, gdzie należy wskazać wybrany profil i wcisnąć Wczytaj lub dwukrotnie kliknąć na wybranym profilu. Z tego miejsca możemy też usuną c zbędne profile importu zaznaczając wybrany profil i wciskając przycisk Usuń (rys. 25). ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 20 z 20