Instrukcja użytkownika programu QImport (wydanie I r.)

Transkrypt

1 Instrukcja użytkownika programu QImport (wydanie I r.)

2 Wymagania techniczne komputer z procesorem 1,5 GHz lub lepszym 512 MB pamięci RAM lub więcej system operacyjny Microsoft Windows XP z dodatkiem Service Pack 3, Windows Vista, Windows 7.NET Framework 3.5 SP1 około 50 MB wolnego miejsca na dysku twardym karta graficzna pracująca w rozdzielczości 1024x768 pikseli lub wyższej system obsługi baz danych Microsoft SQL Server 2005 lub wyższy system InsERT GT w wersji 1.28 lub wyższej licencja na dodatek Sfera dla Subiekta GT dostęp do internetu (w przypadku importowania zdjęć) Pierwsze uruchomienie Po zainstalowaniu programu QImport należy go uruchomić. W przypadku systemów operacyjnych Windows Vista, Windows 7 lub Windows 2008 Server należy na ikonie programu QImport nacisnąć prawy klawisz myszy i wybrać polecenie Uruchom jako Administrator (Run as Administrator). W pierwszym kroku należy skonfigurować połączenie do bazy danych programu Subiekt GT, do której użytkownik planuje wykorzystywać program. Serwer lokalizacja instancji serwera MS SQL, można znaleźć na pasku tytułowym programu Subiekt GT Użytkownik nazwa użytkownika serwera MS SQL, najczęściej przy instalacji standardowej jest to sa Instrukcja użytkownika programu QImport Strona 2

3 Hasło hasło użytkownika serwera MS SQL, najczęściej przy instalacji standardowej jest ono puste lub #InsERT# Pobierz listę dostępnych baz po wypełnieniu powyższych pól należy nacisnąć przycisk celem pobrania listy baz danych systemu InsERT GT Baza danych nazwa bazy danych, do której będzie podłączony program QImport Po wykonaniu powyższych czynności należy nacisnąć przycisk OK. Zostanie nawiązane połączenie z bazą danych i możliwa będzie praca z programem QImport. Opcje Przy pierwszym uruchomieniu należy ustawić pozostałe opcje programu. W tym celu wybieramy pozycję z menu Ustawienia -> Opcje. Nie otwieraj pliku logów po akcji w przypadku zaznaczenia tej opcji po wykonanej operacji importu danych nie otworzy się okno zawierające informacje o przeprowadzonej akcji; użytkownik nie będzie miał szybkiej możliwości sprawdzenia poprawności importu. W takim przypadku użytkownik będzie musiał samodzielnie zlokalizować folder i plik z zapisanymi informacjami. Są one dostępne dla systemów: Windows XP, Windows 2003 Server w C:\Documents and Settings\All Users\Qaction.pl\QImport\Logi Windows Vista, Windows 7, Windows 2008 Server w C:\ProgramData\Qaction.pl\QImport\Logi Wczytywanie plików tekstowych dla plików tekstowych wymagane jest ustawienie kodowania znaków (domyślnie jest do Windows-1250), separatora pola (domyślnie jest Instrukcja użytkownika programu QImport Strona 3

4 to średnik) i ogranicznika pola (domyślnie brak). Ustawienie to odnosi się do wszystkich plików tekstowych. Jeśli następuje import z kilku plików i każdy ma inne kodowanie, separator lub ogranicznik to przed dokonaniem importu należy zmienić te ustawienia. Szablony importu Przed rozpoczęciem importu należy zdefiniować szablony, według których program będzie rozpoznawał dane wejściowe i zapisywał je w odpowiednie pola w programie Subiekt GT. W tym celu z menu Widok należy wybrać pozycję Szablony importu. Aby dodać nowy szablon należy nacisnąć link Dodaj. Otworzy się poniższe okno, w który należy zdefiniować parametry importu: Nazwa nazwa szablonu, definiowana na podstawie np. producentów, dostawców, itp. Typ rodzaj kartoteki, do której będą importowane dane w programie Subiekt GT Instrukcja użytkownika programu QImport Strona 4

5 Pierwszy wiersz określenie numeru wiersza, od którego nastąpi rozpoczęcie importowania danych; jeśli pierwszy wiersz w pliku jest wierszem nagłówkowym wtedy należy go pominąć i wpisać wartość 2 Kolumna Nazwa pola nazwa pola w Subiekcie GT Kolumna Element stały tekst użytkownika, który zostanie dodany przed lub za wartością z pliku, np. Okno dachowe + symbol z kolumny A da ostatecznie Okno dachowe ABC EDF 01A i taka pozycja zostanie dodana do programu Kolumna Kolumna określenie symbolu kolumny w importowanym pliku Po ustawieniu szablonu należy nacisnąć przycisk OK. Nie ma konieczności ustawiania wszystkich pól, jeśli one nie znajdują się w pliku wejściowym. Warunki stawiane niektórym danym wejściowym Niektóre dane znajdujące się w pliku wejściowym muszą spełniać określone kryteria. Ich lista w zależności od kartoteki znajduje się poniżej. W tabelach pominięto maksymalne długości pól. Kartoteka Towary i usługi Nazwa pola Rodzaj Kod PLU Otwarta cena w kasie fiskalnej Stawka VAT sprzedaży Stawka VAT zakupu J.m. sprzedaży inna niż podst. J.m. zakupu inna niż podst. Przelicznik dodatkowej jedn. miary Objętość towaru w m3 Masa towaru w kg Stan minimalny Symbol podstawowego dostawcy Symbol towaru u dostawcy Średni czas dostawy Cena kartotekowa Możliwe wartości towar lub usługa lub towar lub opakowanie tylko liczba; wartość musi być unikalna 0 wyłączona, 1 - włączona symbol stawki ze słownika programu Subiekt GT symbol stawki ze słownika programu Subiekt GT musi być wybrana z jednej z dodatkowych jednostek miary musi być wybrana z jednej z dodatkowych jednostek miary symbol kontrahenta z programu Subiekt GT symbol towaru z programu Subiekt GT tylko liczba Instrukcja użytkownika programu QImport Strona 5

6 Cena Detaliczna netto Cena Detaliczna brutto Cena Hurtowa netto Cena Hurtowa brutto Cena Specjalna netto Cena Specjalna brutto Zdjęcie Pozycja do sklepu internetowego Pozycja do serwisu aukcyjnego Kartoteka Kontrahenci Nazwa pola Typ Rodzaj Rachunek bankowy - Numer Rachunek bankowy - Nazwa banku Poziom cen przy sprzedaży Rabat przy sprzedaży Zdjęcie tylko w postaci adresu do serwisu www 0 wyłączona, 1 - włączona 0 wyłączona, 1 - włączona Możliwe wartości Firma lub Osoba dostawca lub odbiorca lub dostawca/odbiorca zgodny z formatem NRB dowolna nazwa nazwa zdefiniowana w parametrach Towarów i usług; w przypadku braku poziom cen jest dodawany do słownika nazwa zdefiniowana w słowniku; w przypadku braku poziom cen jest dodawany do słownika tylko w postaci adresu do serwisu www Import kartotek W celu przeprowadzenia importu z menu Widok należy wybrać pozycję Import kartotek. Następnie należy wybrać szablon według którego będą importowane dane. Nazwy szablonów poprzedzone są literami [T] szablon do kartoteki towarów i usług, [K] szablon do kartoteki kontrahentów. Użytkownik musi również wybrać rodzaj operacji: Dodawanie jeśli w kartotece towarów i usług lub kontrahentów nie istnieje pozycja o danym symbolu jest ona dodawana, jeśli istnieje pomijana Aktualizacja jeśli w kartotece towarów i usług lub kontrahentów istnieje pozycja o danym symbolu jest ona aktualizowana, jeśli nie istnieje jest ona pomijana Instrukcja użytkownika programu QImport Strona 6

7 Dodawanie i aktualizacja - jeśli w kartotece towarów i usług lub kontrahentów nie istnieje pozycja o danym symbolu jest ona dodawana, jeśli istnieje jest ona aktualizowana Po wybraniu szablonu i rodzaju operacji należy nacisnąć link Wczytaj pliki i w oknie wyboru wskazać interesujący plik lub pliki. Jeśli użytkownik chce zaimportować dane z wielu plików musi pamiętać o ich jednakowej strukturze. W przypadku plików typu Excel, gdy na kilku zakładkach znajdują się dane wyświetli się okno wyboru danych do importu, w którym użytkownik zaznacza interesujące pozycje. Poza zakończeniu tej operacji na widoku użytkownika wyświetli się tabela zawierająca wczytane dane z plików Excela lub tekstowych. Użytkownik powinien sprawdzić czy w odpowiednich kolumnach znajdują się prawidłowe dane. Jeśli nie, powinien poprawić szablon importu. Z poziomu tego widoku możliwe jest poprawienie danych, które będą zapisane do programu Subiekt GT. Należy przy tym pamiętać, że dane modyfikowane są tylko w tej sesji, dane źródłowe w pliku pozostają bez zmian. Instrukcja użytkownika programu QImport Strona 7

8 Po upewnieniu się, że wszystkie dane są prawidłowe należy nacisnąć link Zapisz do Subiekta. Program zapyta, czy użytkownik jest pewny swojej decyzji. Po naciśnięciu przycisku Tak zostanie nawiązane połączenie z programem Subiekt GT podczas którego należy wybrać użytkownika. Prawidłowe zalogowanie rozpocznie proces zapisywania danych do programu Subiekt GT co będzie prezentowane za pomocą tzw. paska postępu. Instrukcja użytkownika programu QImport Strona 8

9 Po zakończeniu procesu otworzy się okno z wynikami importu o podobnej treści, jeśli opcja ta nie została wyłączona: Log importu do programu Insert GT Program: QImport Wersja programu: Serwer: (local)\insertgt Baza: Test05_Subiekt Start: :04:44 Typ importu: Kartoteka Towary i usługi Wierszy do importu: 4 >> Towar 1 z 4: ab.towar1 > Dodano towar o symbolu 'AB.TOWAR1', rodzaj 'Towar' >> Towar 2 z 4: ab.towar2 > Dodano towar o symbolu 'AB.TOWAR2', rodzaj 'Usługa' >> Towar 3 z 4: ab.towar3 > Dodano towar o symbolu 'AB.TOWAR3', rodzaj 'Opakowanie' >> Towar 4 z 4: ab.towar4 > Dodano towar o symbolu 'AB.TOWAR4', rodzaj 'Komplet' Zaimportowano bez błędów wierszy: 4 z 4 Stop: :04:55 Import faktur z Eurocash W celu przeprowadzenia importu faktur z hurtowni Eurocash z menu Widok należy wybrać pozycję Import faktur z Eurocash. Następnie należy nacisnąć link Dodaj plik i w oknie wyboru wskazać interesujący plik lub pliki. Po upewnieniu się, że wszystkie pliki są wybrane należy nacisnąć link Zapisz do Subiekta. W przypadku plików z hurtowni Eurocash nie ma konieczności wcześniejszego definiowania szablonu importu. Instrukcja użytkownika programu QImport Strona 9

10 Przy imporcie program sprawdza, czy istnieje kartoteka towarowa o symbolu zgodnym z Eurocash, jeśli nie to ją zakłada, jeśli tak to aktualizuje cenę kartotekową (cena netto z dokumentu), ceny sprzedaży oraz dodaje kod kreskowy (jeśli jest inny). Uwagi końcowe Wersja demonstracyjna programu zabezpieczona jest przed modyfikacją daty systemowej. Dotyczy to komputera, na którym pracuje MS SQL, jak również stanowiska klienckiego. W przypadku wykrycia rozbieżności program blokuje się i dalsza praca jest możliwa dopiero po wykupieniu licencji. Instrukcja użytkownika programu QImport Strona 10