CuBe EMAT Ewidencja Materiałowa Wersja

Transkrypt

1 Program Ewidencji Materiałowej Uniwersalny program do prowadzenia ewidencji magazynowej, który dzięki prostej obsłudze może być szybko wdrożony dla różnych zastosowań. Charakterystyka programu Program ewidencjonuje operacje magazynowe oblicza stany produktów w magazynach oraz prowadzi pełną historię ewidencji. Ewidencja zbudowana jest w oparciu rejestr zapisanych operacji magazynowych. W programie obowiązuje rzeczywista wycena ewidencjonowanych materiałów. Oprócz tradycyjnych operacji magazynowych które są dostarczane z programem, użytkownik licencjonowanej wersji programu, może dodać własne definicje operacji magazynowych. Obszar zastosowań programu Program znajduje zastosowanie w wielu dziedzinach, od firm produkcyjnych po muzea. Instalacja programu Program jest typową aplikacją systemu operacyjnego Windows, instalacja polega na uruchomieniu pobranego programu instalacyjnego. W trakcie instalacji należy kolejno wykonywać polecenia programu instalacyjnego. Można określić miejsce w którym program zostanie zainstalowany (dysk i katalog), inne niż sugerowane przez program instalacyjny. Po zakończonej instalacji, na pulpicie Windows pojawi się ikona do uruchamiania programu (po dwukrotnym kliknięciu). CuBe 2018 Ten dokument jest objęty ochroną własności intelektualnej i przeznaczony jest wyłącznie dla użytkowników Programu EWIDENCJA MATERIAŁOWA. Jakiekolwiek inne wykorzystanie tego opracowania lub jego fragmentów wymaga pisemnej zgody autora. 1

2 Przygotowanie programu do pracy Po zainstalowaniu i uruchomieniu programu, należy wykonać następujące czynności przygotowawcze (kolejność tych działań jest opisana z uwzględnieniem kryterium ich ważności) : - Zalogować się do programu wykorzystując wbudowane konto administratora, użytkownik: admin (małe litery), pole hasła: (proszę pozostawić niewypełnione) - Zapisać podstawowe dane firmowe wybierając [Menu główne] [Opcje] [Dane nagłówkowe użytkownika/firmy] - Aktywować zakupioną licencję, przez [Menu główne] [Opcje] [Zarządzanie licencjami] [Dodaj/Aktywuj licencję], do pola na wyświetlonym formularzu proszę wpisać lub wkopiować, otrzymany po zakupie licencji kod aktywacyjny a następnie kliknąć przycisk [Aktywuj]. Po pomyślnej aktywacji należy zamknąć program i uruchomić go ponownie. - Zmienić (utajnić) hasło administratora, jest ważne ze względu na to, że domyślnie hasło administratora nie jest wypełnione. Pozostawienie pustego hasła administratora, umożliwia dostęp do danych i ustawień programu osobom niepowołanym. - Wprowadzić dane użytkowników programu wybierając [Menu główne] [Opcje] [Użytkownicy programu] [Nowy] Z oczywistych względów, nie zaleca się do normalnej (ewidencyjnej) pracy, korzystać z konta administratora programu. Do normalnej, codziennej pracy należy utworzyć zwykłe konta dla upoważnionych użytkowników programu. - Uzupełnić, zmodyfikować listy pomocnicze: magazyny, jednostki miary, grupy produktów - Ustawić ścieżkę do celową do archiwizacji danych W celu ochrony danych przed awarią dysku oraz innymi sytuacjami mogącymi doprowadzić do ich utraty, program proponuje okresowo lub na żądanie użytkownika wykonanie kopii całej bazy danych w wybranym miejscu (dysk/katalog), które trzeba ustawić przed wykonaniem pierwszej archiwizacji. W celu ustawienia parametrów archiwizacji należy skorzystać z przycisku [Archiwizacja] znajdującym się na głównym formularzu programu. Na wyświetlonym formularzu [Dziennik archiwizacji danych], kliknąć przycisk [Parametry archiwizacji], wskazać i zapisać ścieżkę do miejsca (dysk/katalog) gdzie będą umieszczane pliki archiwów. Jako miejsce docelowe na którym wykonywane są kopie bezpieczeństwa bazy danych, zaleca się nośniki fizyczne inne niż dysk komputera na którym umieszczona jest baza danych programu. 2

3 Kartoteki programu Program jest wyposażony w następujące kartoteki główne i pomocnicze: - Kartoteka produktów, zawierająca podstawowe dane ewidencjonowanych produktów. - Kartoteka grup produktów, zawiera listę grup rodzajowych które służą do grupowania i wyboru produktów na zestawieniach i ograniczania ilości (filtrowania) wierszy produktów na listach. - Lista stosowanych jednostek miary, użytkownicy mogą dodawać jednostki miary i usuwać te które nie są wykorzystywane. [Menu główne] [Kartoteki] [Jednostki miary] - Kartoteka/Lista magazynów, program może obsługiwać wiele magazynów. Magazyny można dodawać i usuwać (jeżeli nie zawierają zapisanych operacji magazynowych) do programu przez listę zarządzania magazynami. [Menu główne] [Kartoteki] [Magazyny] - Definicje operacji magazynowych, to lista zdefiniowanych dostępnych do użycia operacji magazynowych 3

4 Operacje magazynowe / dysponowanie Każda zmiana stanu produktu w magazynie, przyjęcie lub wydanie, musi być najpierw przygotowane a następnie wykonane (Zatwierdzone). Proces przygotowania operacji magazynowej określamy w tej instrukcji terminem dysponowanie. Formularz przeznaczony do obsługi operacji magazynowych, otwierany jest po kliknięciu przycisku umieszczonego na głównym formularzu/ekranie aplikacji [Dysponowanie]. Na formularzu dysponowania w nagłówku widoczne są dwie listy rozwijane które służą do filtrowania widoku dysponowanych operacji: - Wybrany rodzaj operacji (status), określa jakiego rodzaju operacje mają pojawić się w tabelach poniżej. Określenia on etap dysponowania operacji z jakim chcemy pracować, użytkownik może wybrać następujące statusy operacji magazynowych: 1. PRZYGOTOWANE, operacje w trakcie przygotowywania, opracowywania, odłożone, oczekujące na zatwierdzenie. W przypadku operacji rozchodowych stany magazynowe są zarezerwowane i do chwili potwierdzenia lub anulowania są one zajęte. Na tym etapie dysponowania można dowolnie zmieniać (dodawać lub usuwać) pozycje produktów na dokumencie. A w przypadku rezygnacji z wykonania dyspozycji można ją anulować co spowoduje zwolnienie wszystkich zajętych ilości w magazynie na dokumentach/operacjach rozchodowych. 2. ZATWIERDZONE, operacje zatwierdzone (wykonane) które zmieniły ostatecznie stany w magazynie. Na tym etapie nie można przeprowadzać jakichkolwiek zmian zapisanej dyspozycji. 3. ANULOWANE, operacje które były przygotowywane ale zostały odwołane przed wprowadzeniem zmian w magazynie. Stanowi zapis archiwalny, bez możliwości dokonywania zmian danych. Dyspozycje we wszystkich opisanych powyżej stadiach można drukować. - Magazyn, pozwala wybrać magazyn w którym widoczne są dysponowane operacje. Utworzenie nowej dyspozycji/dokumentu Dysponowanie operacji rozpoczyna się od kliknięcia przycisku [Nowy dokument]. Wyświetlony formularz służy do określenia rodzaju operacji (przez wybór z listy rozwijanej), wprowadzenia daty operacji. Wprowadzona data, jest traktowana w ewidencji jako data księgowania operacji. W przypadku dysponowania operacji między-magazynowej należy wskazać magazyn docelowy z uaktywnionej listy dostępnych magazynów. W polu Uwagi/Opis operacji, możemy umieścić krótki opis (39 znaków). Dysponowanie listy produktów wchodzących w skład dysponowanej operacji magazynowej. Jedna dyspozycja/dokument magazynowy może zawierać więcej niż jeden dysponowany produkt. Dodanie kolejnego produktu do dysponowanej listy produktów następuje po kliknięciu przycisku [Dodaj]. Formularz służący do dodawania kolejnego produktu do listy operacji/dokumentu jest różny w przypadku operacji przychodowej, od formularza dysponowania rozchodu. 4

5 Rozchody są dysponowane chronologicznie czyli mimo istniejącego stanu w magazynie nie można zadysponować rozchodu magazynowego z datą wcześniejszą niż data przychodu produktu do magazynu. Operacje powiązane utworzenie i potwierdzenie operacji magazynowej w magazynie źródłowym powoduje automatyczne utworzenie operacji w magazynie docelowym. 5

6 Raporty i zestawienia Program umożliwia wykonywanie następujących zestawień: Zestawienie obrotów magazynowych Zestawienie okresowe ilościowo-wartościowe, zawierające stan początkowy listę obrotów oraz stan końcowy według listy produktów w wybranym magazynie. Uwaga: W przypadku istnienia niezatwierdzonych operacji magazynowych za okres objęty raportem, program wyświetli komunikat ostrzegawczy, informujący o możliwości pominięcia na zestawieniu operacji które zostały przygotowane (np. rezerwują stan) a ciągle oczekują na wykonanie. Przez co wynik raportu może nie odzwierciedlać stanu rzeczywistego. Zestawienie stanów magazynowych Zestawienie ilościowe stanów na dowolnie wybrany dzień z możliwością wyboru magazynu. Na zestawieniu program oblicza stan ilościowy produktu na koniec dowolnie wybranego dnia, określonego przez użytkownika jako parametr zestawienia. Arkusz spisu z natury Uporządkowana lista produktów w wybranym magazynie jako formularz do wpisania ilości z natury Lista stanów niewykazujących ruchu ponad określoną ilość dni Zestawienie stanów które nie posiadają zarejestrowanego obrotu w przeciągu [n] ostatnich dni. 6