Prezydent Miasta Gliwice

Prezydent Miasta Gliwice KG.0914-0-18/06 Gliwice, 6 kwiecień 2007 r. 2007-189943 Pani mgr Grażyna Grzesik Dyrektor Zespołu Szkół Mechaniczno- Elektrycznych ul. Barlickiego 3 w Gliwicach Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 230-6951 Fax +48 (32) 231-2725 pm@um.gliwice.pl Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 231-3041 Fax +48 (32) 231-2725 Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) 239-1165 +48 (32) 239-1254 +48 (32) 239-1199 www.um.gliwice.pl WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół Mechaniczno-Elektrycznych w Gliwicach w dniach od 11 grudnia do 20 grudnia 2006 r., 2 stycznia 2007 r. i od 8 stycznia do 16 stycznia 2007 r. przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KG.0914-0-18/06 z dnia 6 listopada 2006 r. i upoważnienia z dnia 16 stycznia 2007 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole z dnia 13 marca 2007 r., podpisanym w dniu 21 marca 2007 r. Przedmiot kontroli Kontrola dotyczyła działalności jednostki w okresie od 1 stycznia 2005 r. do dnia kontroli i obejmowała następujący zakres: - ustalenie podstaw prawnych działania (w zakresie w jakim wiązały się z tematem kontroli), - sposób prowadzenia rachunkowości, - funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, - gospodarkę mieniem, - gromadzenie dochodów budżetowych, - wydatkowanie środków budżetowych, w tym realizacja zamówień publicznych, - gospodarowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, - gospodarowanie dochodami własnymi. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Poprawy wymagają: stosowane w jednostce zasady sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych, z uwagi na nieprawidłowości opisane w pkt.9 i 16, terminy wypłacania wynagrodzeń pedagogom, z uwagi na nieprawidłowości opisane w pkt.11, gospodarowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, z uwagi na nieprawidłowości opisane w pkt.18, sposób kontroli zaliczek gotówkowych, z uwagi na nieprawidłowości opisane w pkt.7, klasyfikowanie wydatków do poszczególnych paragrafów, z uwagi na nieprawidłowości opisane w pkt.12 i 15, ustalanie wysokości opłat za wydawane duplikaty świadectw i legitymacji szkolnych, z uwagi na nieprawidłowości opisane w pkt.8, procedury udzielania zamówień publicznych, z uwagi na nieprawidłowości opisane w pkt.14,

ewidencjonowanie środków trwałych, z uwagi na nieprawidłowości opisane w pkt.4 i 5, ewidencjonowanie czeków gotówkowych, z uwagi na uchybienia opisane w pkt.6, terminowość regulowania zobowiązań, z uwagi na uchybienia opisane w pkt. 13, ewidencjonowanie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych oraz sprawowanie kontroli wewnętrznej wydatkowania środków, z uwagi na uchybienia opisane w pkt. 2, 3 i 10, dokumentacja potwierdzająca spełnianie przez głównego księgowego wymogów z art. 45 ust. 2 pkt. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 249 poz. 2104 z późn. zm.), z uwagi na braki opisane w pkt. 1, w pozostałym zakresie objętym kontrolą nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości i uchybień. Wnioski i zalecenia: Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia. 1. Brak aktualnego na dzień 1 stycznia 2004r. zapytania o karalność dla pracownika zatrudnionego na stanowisku głównego księgowego jednostki. Zalecenie nr 1. Dokonać aktualizacji dokumentu potwierdzającego niekaralność głównego księgowego za przestępstwa przeciwko mieniu, obrotowi gospodarczemu, działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, wiarygodności dokumentów lub za przestępstwa karne skarbowe. 2. Zapisy w księgach rachunkowych nie zawierały danych wymaganych art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.), tj.: - określenia numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu w ewidencji środków trwałych, - w wielu przypadkach pomijały opis operacji gospodarczych na wydrukach z ksiąg rachunkowych. Zalecenie nr 2. Księgi rachunkowe prowadzić z uwzględnieniem wymogów ustawy o rachunkowości. 3. W zakresie kontroli wewnętrznej stwierdzono w latach 2005-2006 pojedyncze przypadki braku potwierdzenia przeprowadzenia kontroli merytorycznej, formalnorachunkowej oraz zatwierdzania dokumentów do wypłaty. Zalecenie nr 3. Przestrzegać procedur zakładowych obowiązujących w zakresie kontroli wewnętrznej. Nie dopuszczać do wydatkowania środków bez przeprowadzenia kontroli finansowej. 4. W zakresie prowadzonej ewidencji środków trwałych stwierdzono: powtarzającą się numerację środków trwałych, brak przywołania dokumentu stanowiącego podstawę zapisu, 2

zakwalifikowanie sprzętu niezgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz. U. z r. 1999 nr 112 poz.1317 z późn. zm.), ustalenie stawki umorzeniowej dla kserokopiarki niezgodnie z ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (jt. Dz. U. z r. 2000 nr 54 poz. 654 z późn. zm.). Zalecenie nr 4. Ewidencję środków trwałych doprowadzić do stanu zgodnego z wymaganiami zakładowych instrukcji oraz przepisów prawa obowiązujących w powyższym zakresie. Dokonać korekty niewłaściwie naliczonego umorzenia. 5. W ewidencji pozostałych środków trwałych: przypadek braku wskazania numeru dowodu księgowego stanowiącego podstawę przychodu, brak wskazania łącznych stanów ilościowych sprzętu tego samego rodzaju, brak wskazania miejsca znajdowania się sprzętu. Zalecenie nr 5. Wyeliminować wskazane niedociągnięcia w ewidencji pozostałych środków trwałych. 6. W prowadzonej ewidencji czeków gotówkowych stwierdzono: poprawianie błędów poprzez zamazywanie wcześniejszych zapisów, brak dat potwierdzenia odbioru czeków. Zalecenie nr 6. Niedopuszczać do powstawania wymienionych uchybień. 7. W zakresie udzielania i rozliczania zaliczek gotówkowych stwierdzono: stosowanie niejednolitych zasad rozliczania zaliczek, tj. w niektórych przypadkach z dokumentem rozliczenia zaliczki i załączonymi dowodami zakupu, w innych z pominięciem tego dokumentu wyłącznie fakturami zakupu, dokonywanie kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej na druku rozliczenia albo na poszczególnych dowodach zakupu, rozliczanie zaliczki dowodami potwierdzającymi wydatkowanie środków przed pobraniem zaliczki. Zalecenie nr 7. Ustalić i przestrzegać jednolitych procedur rozliczania zaliczek gotówkowych. Kontroli poddawać zarówno dokumenty potwierdzające wydatkowanie środków w ramach zaliczki jak i dokument rozliczenia. 8. Pobieranie opłat z tytułu wydania duplikatu legitymacji szkolnej, niezgodnie z 19 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 14 marca 2005 r. w sprawie zasad wydawania oraz wzorów świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych, sposobu dokonywania ich sprostowań i wydawania duplikatów, a także zasad legalizacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą oraz zasad odpłatności za wykonywanie tych czynności (Dz. U. z r. 2005 nr 58 poz. 504 z późn. zm.). Wymagana opłata za wykonanie tychże czynności wynosiła 4,00 zł, jednostka pobierała natomiast 19,00 zł, efektem powyższych działań było pobranie w 2005 r. zawyżonych opłat w wysokości 421,90 zł, a w 2006 r. o 271,00 zł. 3

Zalecenie nr 8. Przestrzegać ww. przepisów określających wysokość opłat za wydawanie duplikatów legitymacji szkolnych. 9. Nie ujawnienie w księgach rachunkowych zobowiązania pieniężnego wobec budżetu Miasta z tytułu umowy nr ED-0719/62/13/II-505/2004 z dnia 3 czerwca 2004 r. skutkujące zaniżeniem stanu zobowiązań w sprawozdaniu finansowym na dzień 31 grudnia 2005 r. o kwotę 99.000, 00 zł. Zalecenie nr 9. W księgach rachunkowych ewidencjonować wszystkie zdarzenia gospodarcze. W sprawozdaniach finansowych prezentować dane odzwierciedlające rzeczywisty stan aktywów i pasywów jednostki. 10. Ujmowanie przychodów z tytułu najmu dotyczącego dochodów własnych na koncie 750. Zalecenie nr 10. Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z r. 2006 nr 142 poz.1020). 11. Pracownikom pedagogicznym wynagrodzenie z tytułu godzin ponadwymiarowych wypłacane jest niezgodnie z art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (jt. Dz. U. z r. 2006 nr 97 poz. 674 z późn. zm.), realizacja następuje z dołu w terminie wypłat wynagrodzenia zasadniczego. Zalecenie nr 11. Wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i zastępstwa doraźne wypłacać w terminach zgodnych z ww. przepisami. Zgodnie z obowiązującymi standardami kontroli finansowej każdorazowo dokumentować fakt wystąpienia szczególnych okoliczności, uprawniających do odstąpienia od dokonania wypłaty w ostatnim dniu danego miesiąca (lub w dniu go poprzedzającym, jeżeli ostatni dzień miesiąca jest dniem ustawowo wolnym od pracy). 12. Pojedyncze przypadki (zarówno w 2005 r. jak i w 2006 r.) kwalifikowania wydatków do niewłaściwych paragrafów, a mianowicie: wydatek dotyczący badań okresowych pracowników na kwotę 24,00 zł zaewidencjonowano w 4300 zamiast w 4280 (przy podejmowaniu decyzji paragrafie), wydatek dotyczący zakupu odzieży ochronnej na kwotę 392,84 zł zaewidencjonowano w 4210 zamiast w 3020 (przy podejmowaniu decyzji paragrafie). Zalecenie nr 12. Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2006 nr 107 poz. 726 z późn. zm.). 4

13. Przypadki regulowania zobowiązań przed ustalonym terminem płatności (powyżej 3 dni). Zalecenie nr 13. Podjąć działania zmierzające do ograniczenia zjawiska wydatkowania środków w terminach wyprzedzających ustalony termin płatności. 14. Uchybienia i nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień publicznych: a) powołanie komisji przetargowej bez uwzględnienia elementów określonych w art.21 ust. 3 ustawy z dnia 29 styczna 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z r. 2006 nr 164, poz. 1163 z późn. zm.), tj. w szczególności trybu prac oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, z uwzględnieniem sprawności działania i indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości prac, b) żądanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dokumentów, w zakresie, który pozostaje w sprzeczności z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z r. 2004 nr 71, poz. 645), c) przedstawienie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymagań odnośnie dokumentów, które wykonawcy powinni złożyć wraz z ofertą, nie formułując żadnych konkretnych warunków, które te dokumenty powinny potwierdzać, co pozostaje w sprzeczności z art. 25 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.dz. U. z r. 2006 nr 164, poz. 1163 z późn. zm.), ponieważ dokumenty te nie były niezbędne dla przeprowadzenia postępowania, d) opracowanie specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. z r. 2004 nr 202, poz. 2072 z późn. zm.), a w szczególności bez sporządzenia dla każdej pozycji przedmiaru odpowiadającej jej numerowi specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, zawierającej wymagania dla danej pozycji, e) informacja o wyniku postępowania skierowana do wykonawcy, którego oferta została wybrana nie zawiera ceny, co stanowiło naruszenie art.92 ustawy Prawo zamówień publicznych przed nowelizacją z 2006 r., f) brak potwierdzenia daty odbioru przez wykonawców informacji o wyniku postępowania, w związku z czym nie można stwierdzić, czy umowę zawarto przy zachowaniu obowiązujących terminów. Zalecenie nr 14. Przy udzielaniu zamówień publicznych należy przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z r. 2006 nr 164, poz. 1163 z późn. zm.) i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, ze szczególnym uwzględnieniem wyżej wskazanych zagadnień. 15. Klasyfikowanie wydatków realizowanych w ramach dochodów własnych niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2004 nr 209 poz. 2132 z późn. zm), a mianowicie: 5

wydatek dotyczący badań okresowych uczniów na kwotę 885,00 zł zaewidencjonowano w 4300 zamiast w 4280 (przy podejmowaniu decyzji paragrafie), wydatek dotyczący zakupu piłek sportowych na kwotę 568,00 zł zaewidencjonowano w 4210 zamiast w 4240 (przy podejmowaniu decyzji paragrafie). Zalecenie nr 15. Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2006 nr 107 poz. 726 z późn. zm.). 16. W sprawozdaniach Rb-N sporządzonych na dzień 31 grudnia 2005 r. i na dzień 30 września 2006 r. jednostka wykazała należności wymagalne dochodów własnych, co było niezgodne z zasadami prezentacji danych w sprawozdaniach Rb-N wynikającymi z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z r. 2001 nr 24 poz. 279 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z r. 2005 nr 170 poz. 1426). Zalecenie nr 16. Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z r. 2006 nr 115 poz. 781 z późn. zm.) w zakresie prezentacji danych. 17. Zaangażowanie dochodów własnych ewidencjonowano kwartalnie poza programem księgowym w formie odręcznych zapisów. Zalecenie nr 17. Operacje dotyczące zaangażowania ujmować na bieżąco w programie księgowym użytkowanym przez jednostkę z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U z r. 2006 nr 142 poz. 1020). 18. W zakresie wydatkowania środków na organizację wyjazdów rekreacyjnych w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stwierdzono : brak list imiennych uczestników wyjazdu, nieokreślenie kwoty dofinansowania do poszczególnych imprez, brak decyzji dyrektora o organizacji wyjazdów rekreacyjnych w dniach 23 czerwca 2005 r. i 13 października 2005 r. oraz ostatecznego rozliczenia kosztów z nimi związanych. Zalecenie nr 18. Gospodarując zakładowym funduszem świadczeń socjalnych wyeliminować wymienione powyżej uchybienia. Przedłożyć wraz z odpowiedzią na wystąpienie pokontrolne rozliczenie kosztów dotyczące ww. wyjazdów rekreacyjnych. 6

Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 7