Radom, dnia 11.04.2014 r. ZAPYTANIE CENOWE Mając na uwadze rozeznanie rynku, Europejska Uczelnia Społeczno-Techniczna w Radomiu w związku z realizacją projektu ORKIESTRA współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Poddziałania 8.1.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013, nr umowy o dofinansowanie zawartej z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych UDA-POKL.08.01.02-14-007/13-01 zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej z uwzględnieniem poniższych wymagań: 1. Przedmiot zamówienia : Organizacja logistyczno-administracyjna warsztatu partycypacyjnego dla max. 70 osób w hotelu lub obiekcie o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, (kategoryzacja obiektów hotelarskich zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169), znajdującym się na obszarze woj. mazowieckiego, łódzkiego, lubelskiego lub świętokrzyskiego w odległości nie większej niż 120 km od m. Radom (odległość mierzona od siedziby EUST, ul. Wodna 13/21, 26-600 Radom, za pomocą portali umożliwiających pomiar odległości, tj. www.mapa.pf.pl, www.targeo.pl, www.zumi.pl, maps.google.pl lub podobnych). Kod CPV 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Kod CPV 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe Kod CPV 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 2. Miejsce i termin realizacji zamówienia: Miejsce realizacji zamówienia: Obszar województwa mazowieckiego, łódzkiego, lubelskiego lub świętokrzyskiego w odległości nie większej niż 120 km od m. Radom. Okres realizacji zamówienia: 15.05.2014 r. 16.05.2014 r. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: WYNAJEM SALI Z WYPOSAŻENIEM Sala warsztatowa, która pomieści grupę 70 osób. Sala warsztatowa musi być wyposażona w: - oświetlenie naturalne i/lub sztuczne; - klimatyzację/ogrzewanie indywidualnie sterowane; - sprawne nagłośnienie sali; - min. 2 mikrofony bezprzewodowe kompatybilne z nagłośnieniem; - ekran do prezentacji multimedialnych, preferowany podwieszany;
- projektor multimedialny, prefereowany podwieszany ; - tablica typu flipchart (min. 30 kartek) oraz mazaki (min. 3 kolory); - min. 8 szt. stołów, najlepiej okrągłych (po 8 osób każdy) i min.65 szt. krzeseł, preferowane z miękkim siedziskiem; - dostęp do Internetu bezprzewodowego; - inne akcesoria niezbędne do prowadzenia warsztatów, np. przedłużacz, pilot, itp. Sala powinna być przestronna, umożliwiająca przeprowadzenie warsztatów oraz prac grupowych w kameralnej atmosferze i sprzyjające integracji uczestników. CATERING Catering ma być serwowany poza salą warsztatową, ale w tym samym budynku. W skład zestawu cateringowego wchodzi: 1 dzień - 15.05.2014 r. Kawa w formie bufetu kawowego podanego na powitanie uczestników warsztatów partycypacyjnych, ok. godz. 11:30: a) soki owocowe co najmniej 500 ml/1 os. (np. jabłkowy, pomarańczowy); b) napoje gazowane, woda mineralna gazowana i niegazowana 50/50 w butelkach min. 500 ml/1 os.; c) kawa świeżo zaparzona, co najmniej po 180 ml z dodatkami: mleko, cukier; d) herbata czarna pakowana pojedynczo z dodatkami: cytryna, cukier; e) drobne, kruche ciasteczka, co najmniej 5 szt./1 os. Obiad. Obiad składający się z dwóch dań gorących (zupa i drugie danie) w formie bufetu (wybór potraw) podawany ok. godz. 14:00. Każdorazowo minimum 2 rodzaje zup (min. 350 ml na osobę), min. 2 rodzaje mięs lub mięsa i ryby (min. 150 g na osobę), min. 2 rodzaje surówek/warzyw (min. po 100 g na osobę), min. 2 rodzaje dodatków, np. ziemniaki, ryż, makaron, frytki, itp. (min. 200 g na osobę) oraz inne dodatki/przekąski, np. naleśniki, pierogi, placki, lasagne. Przerwa kawowa. Przerwa kawowa w formie bufetu kawowego podanego ok. godz. 16.00. f) soki owocowe co najmniej 500 ml/1 os. (np. jabłkowy, pomarańczowy); g) napoje gazowane, woda mineralna gazowana i niegazowana 50/50 w szklanych butelkach min. 500 ml/1 os.; h) kawa świeżo zaparzona, co najmniej po 180 ml z dodatkami: mleko, cukier; i) herbata czarna pakowana pojedynczo z dodatkami: cytryna, cukier; j) ciasto domowe po 2 kawałki na osobę z co najmniej 4 rodzajów ciast; Kolacja networkingowa bufet szwedzki z grillem/ogniskiem: 19:00-22:00 Kolacja powinna składać się z a) dwóch ciepłych dań b) menu grillowego/ogniskowego wraz z dodatkami b) zimnych przekąsek oraz sałatek/surówek, c) deseru-owoców, c) napojów ciepłych i zimnych.
Propozycja menu kolacji wraz z oprawą, w tym możliwością zorganizowania grilla/ogniska powinna zostać zaprezentowana w ofercie. Zalecane aby organizator zapewnił rozwiązania sprzyjające wzajemnej integracji uczestników. W czasie kolacji zaplanowano podsumowanie w grupach poszczególnych części warsztatów w formie biesiadnej. 2 dzień - 16.05.2014 r. Przerwa kawowa. Przerwa kawowa w formie bufetu kawowego podanego ok. godz. 11:30 zapewniona w sposób ciągły, uzupełniana w miarę spożycia, w skład której mają wejść: a) soki owocowe co najmniej 500 ml/1 os. (np. jabłkowy, pomarańczowy); b) napoje gazowane, woda mineralna gazowana i niegazowana 50/50 w szklanych butelkach min. 500 ml/1 os.; c) kawa świeżo zaparzona, co najmniej po 180 ml z dodatkami: mleko, cukier; d) herbata czarna pakowana pojedynczo z dodatkami: cytryna, cukier; e) ciasto domowe po 2 kawałki na osobę z co najmniej 4 rodzajów ciast; f) kanapki na bazie mieszanego pieczywa (np. tostowe, razowe, graham, bułki pszenne i inne), o różnych dodatkach (np. z łososiem, szynką, serem żółtym, pleśniowym, itp.) z dodatkiem warzyw min. 3 szt. na osobę. Obiad. Obiad składający się z dwóch dań gorących (zupa i drugie danie) w formie bufetu (wybór potraw) podawany ok. godz. 13:30-14:00 Każdorazowo minimum 2 rodzaje zup (min. 350 ml na osobę), min. 2 rodzaje mięs lub mięsa i ryby (min. 150 g na osobę), min. 2 rodzaje surówek/warzyw (min. po 100 g na osobę), min. 2 rodzaje dodatków, np. ziemniaki, ryż, makaron, frytki, itp. (min. 200 g na osobę) oraz inne dodatki/przekąski, np. naleśniki, pierogi, placki, lasagne. Usługa cateringowa będzie świadczona w dniach wynajmu Sali warsztatowej NOCLEG ZE ŚNIADANIEM Pokoje hotelowe powinny znajdować się w budynku, w którym realizowane będą warsztaty. Zakwaterowanie w pokojach jedno- i dwuosobowych z pojedynczymi łóżkami z dostępem do zaplecza sanitarnego Śniadanie typu bufet szwedzki, wydawane w godz. 7:00-9:00 Bufet gorący (np. jajecznica, kiełbaski z wody, parówki) i zimny (sery, wędliny, warzywa, owoce, dżemy, masło, pieczywo, kawa, herbata, mleko, cytryna) Doba hotelowa w dniu 16.05.2013 r. nie może kończyć się przed godziną 15.00 OBSŁUGA TECHNICZNA I WYNAJEM SPRZĘTU INFORMATYCZNEGO w
W dniach 15.05.2014 r. 16.05.2014 r. wynajem max. 15 szt. komputerów z dostępem do Internetu wraz z obsługą techniczną zapewniającą podłączenie sprzętu oraz pełen serwis techniczno-informatyczny. Wynajęte komputery, o których mowa powyżej muszą posiadać oprogramowanie umożliwiające dostęp do Internetu poprzez przeglądarkę internetową, która ma zapewnić bezawaryjną obsługę stron internetowych wraz z obsługą wszystkich formatów plików, które znajdują się na stronach www (również tych do pobrania). Ponadto uczestnicy warsztatów mają mieć możliwość dostępu do prezentacji przygotowanych w programie PowerPoint, plików obsługiwanych przez Word i Excel (2010+) oraz PDF, a także możliwość wyświetlania filmów oraz plików filmowych. 4. Wymagania wobec Oferenta: Oferty składać mogą Wykonawcy, którzy: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; posiadają minimum jednoroczne doświadczenie w zakresie organizacji spotkań (szkolenia, konferencje, seminaria, warsztaty, itp.); dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania niniejszego zamówienia; znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom. 5. Sposób przygotowania oferty: 1. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Dokument składa się w formie pisemnej wypełniając formularz OFERTA stanowiący Zał. Nr 1 do zapytania cenowego. 3. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną. 6. Osoba uprawniona do kontaktu: Beata Dziadczyk, tel. 483340055, adres email dziadczykb@eust.pl, fax: 4834400556 7.Miejsce i termin składania oferty: Ofertę należy: 1. Dostarczyć osobiście na adres: Biuro Projektu ORKIESTRA, Wodna 13/21, 26-600 Radom 2. Przesłać pocztą (lub kurierem) w zamkniętej kopercie na adres: Europejska Uczelnia Społeczno-Techniczna w Radomiu, ul. Wodna 13/21, 26-600 Radom z napisem: Oferta na organizację logistyczno-administracyjną warsztatu partycypacyjnego dla max. 70 osób projekt ORKIESTRA 3. Przesłać e-mailem na adres: dziadczykb@eust.pl 4. Przesłać faxem na nr : +48 (48) 363 86 80
Termin składania ofert upływa w dniu 29 kwietnia 2014 r., o godz. 15:00 liczy się data wpływu do Biura Projektu. Otwarcie ofert nastąpi 30 kwietnia 2014 r. o godz. 11:00 w Biurze Projektu. 8. Załączniki: 1) Formualrz Oferta Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Uprzejmie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo kontaktu wyłącznie z wybranym Wykonawcą.
WZÓR Załącznik nr 1 OFERTA NAZWA WYKONAWCY:...... ADRES WYKONAWCY:...... NAZWISKO I IMIĘ OSOBY/OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO PODPISANIA UMOWY:... NUMER TELEFONU:... NUMER FAXU:... ADRES E-MAILOWY:... NIP:... REGON:... W odpowiedzi na zapytanie cenowe dotyczące składania ofert na ŚWIADCZENIE USŁUGI POLEGAJĄCEJ NA ORGANIZACJI LOGISTYCZNO-ADMINISTRACYJNEJ WARSZTATU PARTYCYPACYJNEGO DLA MAX. 70 OSÓB w ramach projektu ORKIESTRA, w imieniu swoim i reprezentowanej przeze mnie firmy oświadczam, że: 1. Zapoznałem/am się z warunkami udzielenia zamówienia zawartymi w zapytaniu cenowym i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. 2. Cena oferowana brutto wynosi:.. zł brutto, słownie:..... zł brutto. 3. Cena podana w Ofercie stanowi pełny koszt usługi brutto oraz nie ulegnie zmianie w trakcie trwania realizacji umowy. 4. Uzyskałem/am konieczne informacje/wyjaśnienia niezbędne do przygotowania oferty. 5. Zobowiązuję się w przypadku przyznania zamówienia mojej osobie/firmie do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego oraz wykonania usługi w terminie i na warunkach wskazanych w zapytaniu cenowym. 6. Jestem podmiotem posiadającym uprawnienia do prowadzenia działalności lub czynności w zakresie przedmiotu zamówienia. 7. Posiadam wiedzę i umiejętności niezbędne do wykonania zamówienia z najwyższą starannością. 8. Jestem podmiotem w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 9. Posiadam minimum jednoroczne doświadczenie w zakresie organizacji spotkań (szkolenia, konferencje, seminaria, warsztaty, itp.).
10. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania niniejszego zamówienia. Na każde żądanie zamawiającego dostarczę niezwłocznie odpowiednie dokumenty potwierdzające prawdziwość każdej z kwestii zawartych w oświadczeniu. Wszystkie podane wyżej informacje są zgodne z prawdą. Ponadto uprzedzony o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania zgodnie z art. 233 1 Kodeksu Karnego oświadczam, że wszystkie dokumenty oraz przedstawione oświadczenia są zgodne z prawdą Integralną częścią niniejszej oferty są: 1...., 2...., Data i czytelny podpis Oferenta lub osoby upoważnionej