WZP/WIS/U /11. dla rozwoju Mazowsza

Transkrypt

1 dla rozwoju Mazowsza Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego Opis przedmiotu zamówienia: 1) Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi restauracyjnej i hotelarskiej dla maksymalnie 300 osób, uczestników II Mazowieckiego Forum Funduszy Unijnych, które odbędzie się w Warszawie w terminie 5 6 października 2011 roku. 2) Zamówienie współfinansowane będzie przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego. 3) Miejsce realizacji usług noclegowych Warszawa, centrum miasta, tj. w odległości nie dalej niż 6 km od Dworca Centralnego. Odległość mierzona od Dworca Centralnego w Warszawie, ul. Aleje Jerozolimskie 54, Warszawa, za pomocą portali umożliwiających pomiar odległości, (tj. mapa.pf.pl; lub podobnych), 4) Miejsce realizacji usług restauracyjnych: a) obiekt hotelarski w centrum miasta Warszawy, tj. w odległości nie dalej niż 6 km od Dworca Centralnego, gdzie odbywać się będzie uroczysta kolacja oraz śniadanie dla zakwaterowanych w wyżej wymienionym obiekcie hotelarskim uczestników Forum; b) teren Warszawskiego Centrum EXPO XXI ul. Prądzyńskiego 12/14 Warszawa, gdzie odbywać się będzie Forum. Wykonawca dostarczy oraz zapewni obsługę cateringu ciągłego jak również lunchu w trakcie dwóch dni trwania Forum. 1

2 5) Standard: Zapewnienie realizacji usługi w obiektach hotelarskich, posiadających przyznaną co najmniej kategorię czterogwiazdkową, posiadających zaplecze konferencyjne oraz noclegowo restauracyjne (kategoryzacja obiektów hotelarskich uzyskana zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169), dostosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych (spełniających co najmniej minimalne wymagania w zakresie dostosowania obiektów do potrzeb osób niepełnosprawnych określone w Załączniku nr 8 do Rozrządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169), posiadających co najmniej 3 pokoje dla osób niepełnosprawnych. I. Zadanie Wykonawcy 1) Zapewnienie usług noclegowych: a) 5-6 października 2011 zapewnienie noclegu (1 doba) dla całej grupy w tym samym budynku, gdzie odbywać się będzie uroczysta kolacja dla uczestników Forum (dla co najmniej 150 osób maksymalnie. 250 osób): w co najmniej 75 maksymalnie 90 pokojach dwu osobowych i co najmniej 50 pokojach maksymalnie 70 pokojach jednoosobowych. Każdy pokój z własnym węzłem sanitarnym. Wykonawca otrzyma ostateczną informację dotyczącą ilości uczestników (max. 250 osób) oraz miejsc noclegowych, najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem konferencji. b) Zapewnienie nieodpłatnych 60 miejsc parkingowych 5 i 6 października 2011 r. na parkingu w bezpośrednim położeniu hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy Forum. 2) Usługi restauracyjne w trakcie i miejscu trwania Forum: Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia posiłków wg poniższego schematu: 2

3 a) 5 października 2011 r. catering ciągły dla ok. 300 osób, podany w miejscu odbywania się Forum, czas trwania od 7:30 14:30, 16:00 19:30; b) 5 października 2011 r. lunch w formie bufetowej dla ok. 300 osób, podany w miejscu odbywania się Forum, czas trwania od 14:30 16:00; c) 5 października 2011 r. uroczysta kolacja zasiadana w formie bufetu przy stolikach okrągłych 8-12 osobowych dla ok osób, podana w miejscu zakwaterowania uczestników Forum, czas trwania od 19:30; d) 6 października 2011 r. śniadanie dla osób, podane w miejscu zakwaterowania (w formie bufetu szwedzkiego) czas trwania od 7:00 8:30; e) 6 października 2011 r. catering ciągły dla ok. 250 osób, podany w miejscu odbywania się Forum, czas trwania od 7:30 14:00; f) 6 października 2011 r. lunch w formie bufetowej dla ok. 200 osób, podany w miejscu odbywania się Forum, czas trwania od 14:00 15:30. 3) Ponadto Wykonawca zapewni: a) dania przeznaczone na catering ciągły, lunch, będą przygotowane do konsumpcji za pomocą jednego sztućca; b) dania serwowane podczas kolacji będą konsumowane w formie zasiadanej, przy stołach okrągłych 8 12 osobowych; c) serwis do posiłków będzie jednolity szklany, ceramiczny, z wyłączeniem plastiku i papieru, plater (sztućce) metalowe z wyłączeniem plastiku, poszczególne rodzaje zastawy jednego rodzaju, nie noszący śladów wyszczerbień, pęknięć itp. oznak zniszczenia, zapewniony w ilości co najmniej 1 komplet na każdego uczestnika forum, uzupełniany na bieżąco; d) transport posiłków, wyposażenie niezbędne do serwowania oraz specjalistyczny sprzęt cateringowy do przewozu cateringu; e) wyposażenie do organizacji i realizacji cateringu: stoły okrągłe, prostokątne, naczynia, sztućce, obrusy, kwiaty na stół cateringowy, serwetki, menaże, szkło do napoi, pogrzewacze, materiałowe nakrycia stołów, zawieszki zw. scartingami, itp; f) obsługę kelnerską wszystkich posiłków oraz cateringu w liczbie takiej, która nie spowoduje opóźnień. 3

4 4) Wykonawcę obowiązują minimalne wymagania dotyczące powyższych posiłków a) catering ciągły (dwa dni): z uzupełnianiem na bieżąco potraw na bufecie do momentu podania śniadania do lunchu wykonawca zapewni dla jednego uczestnika co najmniej: wodę gazowana (1x0.33 l) i niegazowaną (1x0.33 l), 2 filiżanki kawy kawa z ekspresu ciśnieniowego, 2 filiżanki herbaty (do wyboru spośród 6 rodzaju herbat w torebkach), soki owocowe 100% (w ilości co najmniej 0,55 l. na osobę), co najmniej 3 rodzaje soku do wyboru, ciasta (w ilości co najmniej 3 kawałki do wyboru spośród 5 rodzajów), wybór przystawek zimnych po 5 szt. na osobę (w tym wegetariańska), wypieki typu bułeczki rogale z ciasta drożdżowego, francuskiego bądź kruchego ( min. 4 szt. na osobę), owoce (co najmniej 4 rodzaje owoców min. 150 g/os), mleko do kawy podane w dzbankach, cytryna do herbaty, cukier 2 rodzaje (np. biały i brązowy), serwetki, wykałaczki pakowane pojedynczo; b) lunch (dwa dni): Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi co najmniej: sałaty z dodatkami (min. 4 rodzaje min. 150 g/os.), 2 przystawki na zimno (do wyboru min. 4 rodzaje), ciepłe pieczywo mieszane, 2 rodzaje masła (w ilości co najmniej 50 g/os), 2 dania główne na gorąco (min. 4 rodzaje do wyboru, w tym jedno wegetariańskie, 2 mięsne oraz jedno rybne), dodatki skrobiowe i warzywne (min. 4 rodzaje do wyboru, np. ryż, ziemniaki opiekane, Gnocchi, warzywa gotowane lub z grilla itp.), desery podawane w pucharkach (min. 4 rodzaje do wyboru w ilości po 1 pucharku/os min. 150 g/os, np. mus, krem, sałatka owocowa, itp.), ciasta krojone domowe (min. 3 rodzaje do wyboru, w ilości porcja/os), kawa (1 filiżanka/os) kawa z ekspresu ciśnieniowego, herbata (1 filiżanka na osobę do wyboru spośród 5 rodzajów herbat w torebkach), woda gazowana i niegazowana (do wyboru w ilości min. 0,33 l/os), soki 100% (w ilości co najmniej 0,5 l/os. do wyboru spośród 3 rodzajów soków), mleko do kawy, cukier biały i brązowy w kostkach, słodzik, cytryna, serwetki, wykałaczki pakowane pojedynczo; c) kolacja zasiadana w hotelu, podana w formie bufetu szwedzkiego z konsumpcją przy stolikach okrągłych 8 12 osobowych. Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi co najmniej: sałaty z dodatkami (min. 4 rodzaje), 2 przystawki na zimno (do wyboru min. 4 rodzaje), sery, wędliny, ryby (w ilości co najmniej 150 g/os 4

5 po obróbce termicznej), ciepłe pieczywo mieszane, 2 rodzaje masła (w ilości co najmniej 50 g/os), 2 dania główne na gorąco (min. 5 rodzajów do wyboru, w tym jedno wegetariańskie, 3 mięsne oraz jedno rybne), dodatki skrobiowe i warzywne (min. 4 rodzaje do wyboru, np. ryż, ziemniaki opiekane, Gnocchi, warzywa gotowane lub z grilla itp.), desery podawane w pucharkach (min.4 rodzaje do wyboru w ilości po 1 pucharku/os min. 150 g/os, np. mus, krem, sałatka owocowa itp.), ciasta krojone domowe (min. 3 rodzaje do wyboru, w ilości 1 porcja/os do wyboru), napoje zimne i gorące do uzgodnienia z Zamawiającym; np. min. kawa z ekspresu ciśnieniowego (2 filiżanki/os) herbata (2 filiżanki na osobę do wyboru spośród 5 rodzajów herbat w torebkach), woda gazowana i niegazowana (do wyboru w ilości min. 0,5 l/os), soki 100% (w ilości co najmniej l/os. do wyboru spośród 3 rodzajów soków), mleko do kawy, cukier biały i brązowy, słodzik, cytryna, serwetki płócienne, wykałaczki pakowane pojedynczo; d) nakrycie stołów stosowne do charakteru min. w obrusy scartingi materiałowe; e) zapewnienie nagłośnienia wraz z obsługą techniczną i sprzętem niezbędnym do powitania gości oraz otwarcia kolacji; f) śniadanie dla min.150 osób maksymalnie 250 osób w formie bufetu 6 października 2011 r.; g) każdemu uczestnikowi przysługuje min: napoje zimne i gorące: min. woda gazowana (1x0.33 l) i niegazowana (1x0.33 l), 2 filiżanki kawy z ekspresu ciśnieniowego, 2 filiżanki herbaty (do wyboru spośród 6 rodzaju herbat w torebkach), soki owocowe 100% (w ilości co najmniej 0,25 l/ os co najmniej 3 rodzajów soków do wyboru), ciasta (w ilości co najmniej 3 kawałki do wyboru spośród 5 rodzajów), wybór przystawek zimnych po 5 szt. na osobę (plus jarska), wypieki typu bułeczki rogale z ciasta drożdżowego, francuskiego bądź kruchego, musli, masło (2 rodzaje min 50 g/os), pieczywo ciepłe mieszane (min. 3 szt. bułeczek do wyboru spośród 4 rodzajów), półmiski serów, wędlin i mięs pieczonych, ryb (min. 4 szt. na osobę nie mniej niż 150 g/os), sałaty z dodatkami (w ilości nie mniej niż 100 g/os spośród 3 do wyboru), dania śniadaniowe gorące (w ilości 2 do spośród 5 do wyboru), desery np. musy, sałatka owocowa, galaretka itp. min.100 g/os), owoce (co najmniej 4 rodzaje owoców min. 150 g/os), mleko do kawy podawane w dzbankach, cytryna do herbaty, cukier 2 rodzaje (np. biały i brązowy), serwetki, wykałaczki pakowane pojedynczo; 5

6 h) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia propozycji menu do akceptacji Zamawiającego najpóźniej na10 dni przed organizacją Forum, w przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego uwag lub zastrzeżeń do menu, Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii Zamawiającego i ponownego przedłożenia menu w terminie 7 dni od otrzymania informacji dot. sugestii ze strony Zamawiającego. Menu musi być zaakceptowane przez Koordynatora wskazanego przez Zamawiającego; i) rozliczenie za usługi cateringowe nastąpi na podstawie właściwie wystawionej faktury, najpóźniej do 5 dni po wykonaniu usługi; j) Zamawiający zobowiązuje się do udostępnienia i wynajęcia powierzchni na terenie organizacji Forum. Powierzchnia przeznaczona na usługi cateringowe podczas Forum zostanie udostępniona przez Zamawiającego nie później niż 12 godzin przed rozpoczęciem się pierwszego dnia Forum oraz nie dłużej niż 5 godzin po zakończeniu się drugiego dnia Forum. Wydłużenie czasu niezbędnego do przygotowania cateringu na miejscu realizacji Forum wymaga uzgodnienia z Zamawiającym; k) Wykonawca zobowiązuję się do przygotowania sali cateringowej pod catering, ustawienia stołów, nakrycia, obsługi oraz sprzątnięcia sali, po zakończeniu się poszczególnych części dotyczących cateringu. 6