ZAPYTANIE OFERTOWE nr 9/ZO/ZAD4/NIPR/2015 Rzeszów, dnia 03.06.2015 r. Usługa hotelowo-restauracyjno-transportowa dla uczestników V Sympozjum Wyjazdowego W związku z realizacją przez Uniwersytet Rzeszowski projektu UR nowoczesność i przyszłość regionu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zapraszamy Państwa do złożenia oferty cenowej na świadczenie usługi hotelowo-restauracyjno-transportowej dla uczestników V Sympozjum Wyjazdowego pracowników naukowo-dydaktycznych Instytutu Socjologii UR. I. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelowo-restauracyjnotransportowej dla uczestników V Sympozjum Wyjazdowego pracowników naukowodydaktycznych Instytutu Socjologii UR w ramach zadania 4 projektu UR nowoczesność i przyszłość regionu. W ramach świadczonej usługi Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia: a) usługi hotelowej dla uczestników Sympozjum, b) wyżywienia dla uczestników Sympozjum, c) sali konferencyjnej na potrzeby Sympozjum, d) transportu uczestników Sympozjum z siedziby Zamawiającego na miejsce Sympozjum oraz z miejsca Sympozjum do siedziby Zamawiającego oraz ubezpieczenia uczestników Sympozjum w czasie jego trwania. 2. Termin realizacji Sympozjum: a) Od 7 do 9 lipca 2015 r. Pobyt od godz. 12.00 (dnia 07.07.2015 r.) do godz. 12.00 (dnia 09.07.2015 r.). Ramowy plan Sympozjum (Zamawiający zastrzega możliwość dokonania korekt w planie): DZIEŃ I (07.07.2015 r.) 9.30 Wyjazd z parkingu Uniwersytetu Rzeszowskiego 12.00 Przyjazd i zakwaterowanie Uniwersytet Rzeszowski, al. T. Rejtana 16c, 35-959 Rzeszów s. 1/9
12.30 Inauguracja Sympozjum 14.30 Obiad 15.30 Sesja popołudniowa (w trakcie obrad 1 przerwa kawowa) 19.30 Kolacja DZIEŃ II (08.07.2015 r.) 7.30 8.30 Śniadanie 8.30 Sesja poranna (w trakcie 1 przerwa kawowa) 14.30 Obiad 15.30 Sesja popołudniowa (w trakcie 1 przerwa kawowa) 19.30 Kolacja DZIEŃ III (09.07.2015 r.) 7.30 8.30 Śniadanie 9.00-11.30 Sesja poranna (w trakcie 1 przerwa kawowa) 11.30-12.00 Wykwaterowanie 14.30 Powrót do Rzeszowa (parking Uniwersytetu Rzeszowskiego) 3. Liczba uczestników Sympozjum: a) 17 pracowników naukowo-dydaktycznych Instytutu Socjologii UR oraz 1 przedstawiciel Zamawiającego (Organizator Sympozjum) do obsługi uczestników Sympozjum w czasie jego trwania (razem 18 osób). Koszt pobytu przedstawiciela Zamawiającego na miejscu realizacji usługi należy wliczyć w koszt realizacji Sympozjum. b) Potwierdzenie ostatecznej liczby osób uczestniczących w Sympozjum zostanie wysłane do Wykonawcy do dnia 02.07.2015 r. Lista uczestników Sympozjum zostanie przesłana przez przedstawiciela Zamawiającego na wskazany przez Wykonawcę adres e-mail. c) W przypadku zmiany liczby uczestników Sympozjum, wartość świadczonej usługi będzie stanowiła iloczyn faktycznej liczby uczestników i ceny za jednego uczestnika określonej w formularzu cenowym. Dopuszczalna zmiana liczby uczestników (ewentualnego zmniejszenia) wynosi 3 osoby. Uniwersytet Rzeszowski, al. T. Rejtana 16c, 35-959 Rzeszów s. 2/9
d) Wykonawca zobowiązany jest do oddelegowania osoby do kontaktów roboczych odpowiedzialnej za bezpośredni kontakt z przedstawicielem Zamawiającego na miejscu wykonania usługi. a) 8 pracowników naukowo-dydaktycznych Instytutu Socjologii UR oraz 1 przedstawiciel Zamawiającego (Organizator Sympozjum) do obsługi uczestników Sympozjum w czasie jego trwania (razem 9 osób). Koszt pobytu przedstawiciela Zamawiającego na miejscu realizacji usługi należy wliczyć w koszt realizacji Sympozjum. b) Potwierdzenie ostatecznej liczby osób uczestniczących w Sympozjum zostanie wysłane do Wykonawcy do dnia 02.07.2015 r. Lista uczestników Sympozjum zostanie przesłana przez przedstawiciela Zamawiającego na wskazany przez Wykonawcę adres e-mail. c) Wykonawca zobowiązany jest do oddelegowania osoby do kontaktów roboczych odpowiedzialnej za bezpośredni kontakt z przedstawicielem Zamawiającego na miejscu wykonania usługi. 4. Miejsce realizacji Sympozjum: a) W odległości co najmniej 50 km, ale nie większej niż 140 km od siedziby Uniwersytetu Rzeszowskiego przy al. Rejtana 16c, 35-959 Rzeszów. Odległość Mierzona za pomocą programu Google Maps. 5. Wymagania dot. usługi hotelowej: a) Hotel musi spełniać standardy min. hotelu 3-gwiazdkowego lub standardu wyższego; b) 18 pokoi jednoosobowych z łazienkami. Każdy pokój musi posiadać zapewniony komplet świeżej pościeli oraz ręczników, TV, dostęp do Internetu, wodę mineralną (niegazowaną) 3 butelki x 0,25 l na osobę. c) Możliwość pozostawienia bagażu w odrębnym, zamkniętym pomieszczeniu (przechowywanie przynajmniej do rozpoczęcia Sympozjum) dla osób, które w dniu otwarcia Sympozjum przyjadą wcześniej (prywatnym samochodem), d) Możliwość nieodpłatnego skorzystania z parkingu dla nie mniej niż 9 samochodów osobowych. Uniwersytet Rzeszowski, al. T. Rejtana 16c, 35-959 Rzeszów s. 3/9
a) Hotel musi spełniać standardy min. hotelu 3-gwiazdkowego lub standardu wyższego; b) 9 pokoi jednoosobowych z łazienkami. Każdy pokój musi posiadać zapewniony komplet świeżej pościeli oraz ręczników, TV, dostęp do Internetu, wodę mineralną (niegazowaną) 3 butelki x 0,25 l na osobę. c) Możliwość pozostawienia bagażu w odrębnym, zamkniętym pomieszczeniu (przechowywanie przynajmniej do rozpoczęcia Sympozjum) dla osób, które w dniu otwarcia Sympozjum przyjadą wcześniej (prywatnym samochodem), d) Możliwość nieodpłatnego skorzystania z parkingu dla nie mniej niż 5 samochodów osobowych. 6. Wymagania dot. sali konferencyjnej: a) Klimatyzowana sala konferencyjna dla co najmniej 18 osób. Sala umiejscowiona w hotelu lub centrum konferencyjno-hotelowym; b) Sala konferencyjna musi być dostępna dla uczestników zgodnie z planem Sympozjum; c) Minimalne wyposażenie techniczne sali konferencyjnej (dostęp do Internetu, projektor multimedialny z pilotem do prezentacji Power Point wraz z laptopem, ekran do projektora widoczny dla wszystkich uczestników konferencji, odpowiednie oświetlenie z możliwością zaciemnienia na potrzeby prezentacji multimedialnych, okablowanie umożliwiające podłączenie sprzętu, tablica flipchart wraz z kartkami i mazakami, stół i krzesła dla 18 osób). a) Klimatyzowana sala konferencyjna dla co najmniej 9 osób. Sala umiejscowiona w hotelu lub centrum konferencyjno-hotelowym; b) Sala konferencyjna musi być dostępna dla uczestników zgodnie z planem Sympozjum; c) Minimalne wyposażenie techniczne sali konferencyjnej (dostęp do Internetu, projektor multimedialny z pilotem do prezentacji Power Point wraz z laptopem, ekran do projektora widoczny dla wszystkich uczestników konferencji, odpowiednie oświetlenie z możliwością zaciemnienia na potrzeby prezentacji multimedialnych, Uniwersytet Rzeszowski, al. T. Rejtana 16c, 35-959 Rzeszów s. 4/9
okablowanie umożliwiające podłączenie sprzętu, tablica flipchart wraz z kartkami i mazakami, stół i krzesła dla 9 osób). 7. Wymagania dot. wyżywienia: a) Śniadania w dniach 8 oraz 9 lipca w formie bufetu szwedzkiego dla 18 osób, do wyboru: Wędliny (min. 3 rodzaje), ser żółty wędzony, ser biały, pomidor krojony, ogórek krojony, dżem, miód, płatki śniadaniowe, min. rodzaje jogurtów owocowych, mleko, jajecznica lub jajko sadzone, sałatka grecka, sałatka cesarska, pieczywo (bułki grahamki, bułki pszenne, bułki słodkie), masło. Kawa/herbata/sok 100 % (pomarańczowy/jabłkowy) do wyboru, po 0,5 l na osobę mleczko, cukier brązowy, cytryna. Każda osoba musi mieć zapewnione miejsce siedzące przy stole; b) Przerwy kawowe (opis dot. 1 przerwy kawowej, ilości przewidziane na 1 osobę, razem w ciągu pobytu od 7 do 9 lipca należy zapewnić 4 przerwy kawowe, w każdej przerwie weźmie udział 18 osób): - kawa z ekspresu (0,25 l na osobę), mleczko, cukier brązowy, - herbata (0,25 l na osobę) czarna, zielona oraz min. 4 różne warianty smakowe herbat owocowych do wyboru, cytryna, cukier brązowy, - woda mineralna gazowana i niegazowana (do wyboru) w butelkach po 0,25 l na osobę, - soki 100 % (pomarańczowy i jabłkowy po 0,5 l na osobę), - wybór kruchych ciasteczek (po 100 g na osobę). c) Obiady w dniach 7 i 8 lipca składające się z dwóch dań gorących w tym przystawka ok. 150 g, zupa ok. 250 ml, danie główne ok. 440 g łącznie (mięsne lub rybne z dodatkami np. ziemniaki, ryż i zestaw surówek), deser, zimne napoje (soki, woda mineralna gazowana i niegazowana) oraz kawa (różnorodna - z ekspresu, rozpuszczalna, cappuccino) i herbata (różnorodna - czarna, zielona, owocowa). Podczas obiadu powinna być zapewniona obsługa kelnerska (każda osoba musi mieć zapewnione miejsce siedzące przy stole); obiady i desery według jadłospisu i gramatury, którą wykonawca proponuje w codziennym jadłospisie. d) Kolacje w dniach 7 i 8 lipca składające się z dania gorącego w tym przystawka ok. 150 g, danie główne ok. 440 g łącznie (mięsne lub rybne z dodatkami np. ziemniaki, Uniwersytet Rzeszowski, al. T. Rejtana 16c, 35-959 Rzeszów s. 5/9
ryż i zestaw surówek), deser, zimne napoje (soki, woda mineralna gazowana i niegazowana) oraz kawa (różnorodna - z ekspresu, rozpuszczalna, cappuccino) i herbata (różnorodna - czarna, zielona, owocowa). Podczas kolacji powinna być zapewniona obsługa kelnerska (każda osoba musi mieć zapewnione miejsce siedzące przy stole); kolacje według jadłospisu i gramatury, którą Wykonawca proponuje w codziennym jadłospisie. a) Śniadania w dniach 8 oraz 9 lipca w formie bufetu szwedzkiego dla 9 osób, do wyboru: Wędliny (min. 3 rodzaje), ser żółty wędzony, ser biały, pomidor krojony, ogórek krojony, dżem, miód, płatki śniadaniowe, min. rodzaje jogurtów owocowych, mleko, jajecznica lub jajko sadzone, sałatka grecka, sałatka cesarska, pieczywo (bułki grahamki, bułki pszenne, bułki słodkie), masło. Kawa/herbata/sok 100 % (pomarańczowy/jabłkowy) do wyboru, po 0,5 l na osobę mleczko, cukier brązowy, cytryna. Każda osoba musi mieć zapewnione miejsce siedzące przy stole; b) Przerwy kawowe (opis dot. 1 przerwy kawowej, ilości przewidziane na 1 osobę, razem w ciągu pobytu od 7 do 9 lipca należy zapewnić 4 przerwy kawowe, w każdej przerwie weźmie udział 18 osób): - kawa z ekspresu (0,25 l na osobę), mleczko, cukier brązowy, - herbata (0,25 l na osobę) czarna, zielona oraz min. 4 różne warianty smakowe herbat owocowych do wyboru, cytryna, cukier brązowy, - woda mineralna gazowana i niegazowana (do wyboru) w butelkach po 0,25 l na osobę, - soki 100 % (pomarańczowy i jabłkowy po 0,5 l na osobę), - wybór kruchych ciasteczek (po 100 g na osobę). c) Obiady w dniach 7 i 8 lipca składające się z dwóch dań gorących w tym przystawka ok. 150 g, zupa ok. 250 ml, danie główne ok. 440 g łącznie (mięsne lub rybne z dodatkami np. ziemniaki, ryż i zestaw surówek), deser, zimne napoje (soki, woda mineralna gazowana i niegazowana) oraz kawa (różnorodna - z ekspresu, rozpuszczalna, cappuccino) i herbata (różnorodna - czarna, zielona, owocowa). Podczas obiadu powinna być zapewniona obsługa kelnerska (każda osoba musi mieć Uniwersytet Rzeszowski, al. T. Rejtana 16c, 35-959 Rzeszów s. 6/9
zapewnione miejsce siedzące przy stole); obiady i desery według jadłospisu i gramatury, którą wykonawca proponuje w codziennym jadłospisie. d) Kolacje w dniach 7 i 8 lipca składające się z dania gorącego w tym przystawka ok. 150 g, danie główne ok. 440 g łącznie (mięsne lub rybne z dodatkami np. ziemniaki, ryż i zestaw surówek), deser, zimne napoje (soki, woda mineralna gazowana i niegazowana) oraz kawa (różnorodna - z ekspresu, rozpuszczalna, cappuccino) i herbata (różnorodna - czarna, zielona, owocowa). Podczas kolacji powinna być zapewniona obsługa kelnerska (każda osoba musi mieć zapewnione miejsce siedzące przy stole); kolacje według jadłospisu i gramatury, którą Wykonawca proponuje w codziennym jadłospisie. 8. Wymagania dot. transportu: a) Wykonawca zapewni transport uczestników Sympozjum (dla 18 osób) z siedziby Zamawiającego na miejsce Sympozjum oraz z miejsca Sympozjum do siedziby Zamawiającego zgodnie z programem Sympozjum. b) Wykonawca opłaci polisę ubezpieczeniową NW dla wszystkich uczestników Sympozjum (minimalna wartość ubezpieczenia 10 tyś. zł/osoba) i przedstawi ją (skan) Zamawiającemu do dnia 06.07.2015 r. a) Wykonawca zapewni transport uczestników Sympozjum (dla 9 osób) z siedziby Zamawiającego na miejsce Sympozjum oraz z miejsca Sympozjum do siedziby Zamawiającego zgodnie z programem Sympozjum. b) Wykonawca opłaci polisę ubezpieczeniową NW dla wszystkich uczestników Sympozjum (minimalna wartość ubezpieczenia 10 tyś. zł/osoba) i przedstawi ją (skan) Zamawiającemu do dnia 06.07.2015 r. 9. Inne wymagania: a) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia szczegółowego opisu proponowanego przedmiotu zamówienia (opis Hotelu, wyżywienia i transportu); b) Ostateczną liczbę uczestników Sympozjum Zamawiający poda Wykonawcy do dnia 02.07.2015 r. II. Sposób przygotowania oferty: Uniwersytet Rzeszowski, al. T. Rejtana 16c, 35-959 Rzeszów s. 7/9
1. Ofertę należy wypełnić na Formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną. 2. Wypełniony Formularz ofertowy należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego: Uniwersytet Rzeszowski, Al. T. Rejtana 16c, 35-959 Rzeszów, Pok. 002, budynek A1 za pośrednictwem e-maila lub osobiście od dnia 03.06.2015 r. do dnia 17.06.2015 r., do godz. 15.00. Na kopercie lub w tytule e-maila powinien znajdować się opis: Oferta na realizację sympozjum wyjazdowego. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcą: mgr Marta Budnik-Zgłobiś Informacje udzielane będą w dni robocze (pon. pt.) od godz. 9.00 15.00 Tel.: (017) 872 10 62; e-mail: wsparciez4@gmail.com III. Kryteria wyboru ofert: Cena: 85% - oferta z najniższą ceną brutto otrzyma w kryterium CENA 85 punktów Kategoryzacja - posiadanie przez hotel min. 3 gwiazdek Sposób oceniania ofert: Obliczenie liczby punktów przyznanych każdej ofercie zostanie dokonane na podstawie wzorów: Cena brutto za realizację przedmiotu zamówienia: najniższa cena brutto w zbiorze ofert C = x 100 x waga kryterium (0,85) cena brutto oferty badanej Kategoryzacja - posiadane przez hotel gwiazdki: 3 gwiazdki 5 pkt. 4 gwiazdki 10 pkt. 5 gwiazdek 15 pkt. Uniwersytet Rzeszowski, al. T. Rejtana 16c, 35-959 Rzeszów s. 8/9
IV. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty: 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie drogą mailową wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od procedury zapytania ofertowego bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nierozpatrywania ofert otrzymanych po terminie. Zapytanie ofertowe zostało zamieszczone na stronie internetowej projektu: nipr.univ.rzeszow.pl oraz w gablocie informacyjnej w siedzibie Beneficjenta. Uniwersytet Rzeszowski, al. T. Rejtana 16c, 35-959 Rzeszów s. 9/9