Poznań, dnia 10 lipca 2012 r. SO-225-6/2012 ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 SO-225-6/2012 Poznań, dnia 10 lipca 2012 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu z siedzibą w Poznaniu, ul. Św. Marcin 46/50, Poznań zwraca się z prośbą o składanie ofert w postępowaniu dotyczącym udzielenia zamówienia, którego wartość nie przekracza równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zmian.) na: Świadczenie usług hotelarsko-restauracyjnych w związku z organizacją szkolenia przez Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu 1. Nazwa oraz adres zamawiającego Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu ul. Św. Marcin 46/50, Poznań Telefon: 61/ , fax: 61/ Godziny urzędowania: poniedziałek -piątek Termin i sposób złożenia ofert: ofertę należy sporządzić w języku polskim zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym w formie maszynopisu lub wydruku i uzupełnić wymaganymi załącznikami (dopuszczalne jest wypełnienie załączników przy użyciu długopisu lub pióra czytelnym pismem). Oferta ma posiadać datę sporządzenia oraz ma być podpisana przy imiennych pieczątkach przez wykonawcę lub osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy. Jeżeli oferta podpisywana jest na podstawie pełnomocnictwa należy do oferty załączyć to pełnomocnictwo. Ofertę należy złożyć w terminie do roku do godz. 11:00 osobiście lub za pośrednictwem poczty w siedzibie Zamawiającego, kancelaria- pok. 910, IX piętro. Oferta ma znajdować się w kopercie zaklejonej i opisanej: Świadczenie usług hotelarskorestauracyjnych w związku z organizacją szkolenia przez Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu. Nie otwierać przed dniem r., godz. 11:00. Dla ułatwienia ewidencji przyjmowanych ofert przez zamawiającego koperta powinna być oznaczona także pieczątką firmową wykonawcy. Zamawiający może potwierdzić przyjęcie oferty na kopii pisma wykonawcy składającego ofertę. W przypadku, gdy wykonawca chce wysłać ofertę pocztą, należy ofertę umieścić w zaklejonej i opisanej w sposób jak wyżej kopercie, następnie zaklejoną kopertę włożyć do kolejnej koperty i ostemplować zgodnie z wymogami dotyczącymi wysłania listu pocztą oraz dodatkowo umieścić napis: Świadczenie usług hotelarsko-restauracyjnych w związku z organizacją szkolenia przez Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu. W przypadku braku ww. informacji Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z tego braku, np. przypadkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem otwarcia, a w przypadku składania oferty pocztą lub pocztą kurierską za jej nie otwarcie w trakcie sesji otwarcia ofert.

2 3. Opis przedmiotu zamówienia oraz istotne zasady realizacji zamówienia: 3.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelarsko restauracyjnej jak również udostępnienia wyposażonych sal konferencyjno szkoleniowych w związku z organizowanym szkoleniem w terminie od 06 września 2012 ( od godz. 9:00) do 07 września 2012 ( do godz. 16:00), na terenie województwa wielkopolskiego Miejscem realizacji usługi powinien być hotel zlokalizowany w odległości do 70 km od siedziby Zamawiającego. Preferowana lokalizacja powiat jarociński lub okoliczne, ze względu na zapewnienie dogodnego dojazdu dla wszystkich pracowników OIP w Poznaniu oraz podległych oddziałów w Koninie, Lesznie, Ostrowie Wlkp., Pile. W razie wątpliwości odległość będzie mierzona po drogach publicznych od siedziby Zamawiającego Hotel lub hotele powinny zapewniać standard nie niższy niż hotele zaszeregowane w kategorii dwugwiazdkowej, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006r. Nr 22, poz.169), 3.4. Wykonawca winien zapewnić zakwaterowanie dla 160 osób w pokojach 1,2,3 - osobowych. Pokoje powinny być wyposażone co najmniej w: pojedyncze miejsca do spania, szafę ubraniową, łazienkę z wanną lub kabiną natryskową, umywalkę, lustro, WC. Wykonawca powinien również zabezpieczyć na potrzeby szkoleń sale konferencyjno szkoleniowe dla przewidywanej liczby uczestników Sale konferencyjno szkoleniowe powinny znajdować się na terenie obiektu głównego. Sale powinny pomieścić przewidywaną liczbę uczestników szkolenia tj. 170 osób i być dostosowane do potrzeb przeprowadzenia zajęć w formie wykładu, odpowiednio oświetlone oraz wyposażone w: a) - sala dla co najmniej 170 osób - nagłośnienie, rzutnik, tablica, krzesła (wykorzystywana będzie w dniu od godziny oraz w dniu roku od godziny ); b) - sala dla co najmniej 40 osób - nagłośnienie, rzutnik, tablica, krzesła, (wykorzystywana będzie w dniu od godziny oraz w dniu roku od godziny ), 3.6. Wykonawca zapewni śniadania i obiady w tym samym obiekcie, w którym jest świadczona usługa hotelowa, natomiast kolacja musi być zapewniona dla całej grupy w obiekcie głównym. Na usługę restauracyjną składają się: a) Śniadanie (w ilości 1) w formie bufetu: kawa, herbata z dodatkami (mleko, cukier, cytryna), soki, woda mineralna, jasne i ciemne pieczywo, masło, wędliny, deska serów żółtych, twarożek, jogurty, dżem, miód, sałatka warzywna, pomidor, ogórek zielony, jajecznica, parówki lub kiełbaski na ciepło (w godz. od ) b)obiad (w ilości 1) serwowany: zupa, danie główne (potrawa mięsna, ziemniaki, zestaw surówek), napoje zimne (w godz. od ). c)kolacja (w ilości 1) serwowana: przystawka, zupa, danie główne, deser, zimny bufet, musi być zapewniona w sali restauracyjnej w głównym obiekcie dla całej grupy (w godz. od ). d)przerwa w formie bufetu: w dniu 06 września 2012 (kawowa), od godziny 11:00-11:30) - kawa, herbata, woda mineralna, ciasto lub ciastka kruche, w dniu 07 września 2012 (kawowa) w godz. od kawa, herbata, woda mineralna, ciasto lub ciastka kruche, w dniu 07 września 2012 w godz. od zupa Przerwy muszą być zapewnione obok sal konferencyjnych dla całej grupy Realizacja przedmiotu zamówienia świadczona będzie zgodnie ze sztuką, wiedzą hotelarską i kulinarną, z zachowaniem higieny, obowiązujących przepisów i norm oraz zgodnie ze szczegółowymi ustaleniami stron Podana w zapytaniu liczba osób uczestniczących w szkoleniu jest liczbą szacunkową i może ona ulec zmianie o 20%. Ostateczna liczba uczestników szkolenia zostanie przekazana Wykonawcy 7 dni przed realizacją zamówienia.

3 3.9. Wykonawca na 14 dni przed terminem wykonania usługi przedstawi do akceptacji Zamawiającego propozycje menu Wynagrodzenie za poszczególne usługi będzie płatne na podstawie faktury VAT prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę, w formie przelewu na jego rachunek bankowy podany w fakturze w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego Zamawiający wymaga, by ceny wskazane w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego ( w Tabeli nr 1 oraz Tabeli nr 2) nie uległy zmianie, za wyjątkiem sytuacji opisanej w pkt 3.12 zapytania ofertowego Zamawiający przewiduje zmianę ceny w wyniku zmiany liczby uczestników lub/i godzin korzystania z sal konferencyjnych. Rozliczenie kosztów usługi hotelarskiej i restauracyjnej nastąpi na podstawie faktycznej ilości uczestników szkolenia, natomiast rozliczenie kosztów wynajmu sal konferencyjnych nastąpi na podstawie faktycznej ilości godzin korzystania z sal. 4.Termin wykonania zamówienia: od 06 września 2012 roku godz. 9:00 do dnia 07 września 2012 roku do godz. 16: Zasady uzupełniania ofert i poprawiania omyłek w ofertach: 5.1. W przypadku braku dokumentów Zamawiający wystąpi do oferenta o ich uzupełnienie Wykonawca zobowiązany jest przedstawić w ofercie ceny brutto. W przypadku błędnego zsumowania cen - wartości netto, wartości VAT podanej w PLN oraz wartości brutto zamawiający będzie uprawniony do poprawienia omyłki. Powyższe nie spowoduje zmiany ceny jednostkowej netto. 6. Zasady odrzucania ofert: Zamawiający odrzuci oferty niezgodne z opisem przedmiotu zamówienia. 7. Istotne postanowienia umowy: 7.1. Umowa zostanie zawarta na czas określony tj. na okres świadczenia usługi 7.2. Umowa może zostać rozwiązana za pisemnym porozumieniem Stron w każdym czasie. 8. Termin związania ofertą: 30 dni 9. Kryterium wyboru ofert: 9.1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: Cena brutto 100% 9.2. Ocena punktowa ofert zostanie obliczona jako stosunek najniżej ceny oferty do ceny oferty ocenianej, pomnożony przez 100. Wykonanie zamówienia zostanie powierzone wykonawcy, który otrzyma największą liczbę punktów. 10. Wymagane dokumenty: Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert Pełnomocnictwo jeżeli dotyczy 11. Wysokość i rodzaj kar umownych: Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku wypowiedzenia przez Zamawiającego umowy z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca w wysokości 5% wartości umowy, za wyjątkiem sytuacji opisanej pkt 7.2 niniejszego zapytania ofertowego, Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w przypadku wypowiedzenia przez Wykonawcę umowy z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność Zamawiający w wysokości 5% wartości umowy, za wyjątkiem sytuacji opisanej pkt 7.2 niniejszego zapytania ofertowego.

4 11.3. Jeżeli szkoda poniesiona przez Zamawiającego przewyższy kwotę kar umownych będzie on uprawniony do dochodzenia od Wykonawcy na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego - odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywistej szkody W przypadku opóźnienia w zapłacie należności w stosunku do terminu określonego w pkt 3.10 zapytania ofertowego Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe. 12. Dodatkowe informacje: Dodatkowych informacji udziela Monika Pawłowska tel. ( 61 ) /procedura 13. Załączniki: Załącznik nr 1 formularz oferty do zapytania ofertowego Załącznik nr 2 formularz cenowy 14. Zamawiający zastrzega, iż może odwołać postępowanie o udzielenie zamówienia w każdym czasie bez podania przyczyn, a wykonawcy nie przysługują wobec zamawiającego w takim przypadku żadne roszczenia.

5 ... (pieczęć Wykonawcy, nr telefonu i faxu) Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. (miejscowość i data) FORMULARZ OFERTY DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO Na podstawie zapytania ofertowego na Świadczenie usług hotelarsko-restauracyjnych w związku z organizacją szkolenia przez Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia oraz zawarcie umowy z zamawiającym, jeżeli oferta nasza zostanie uznana za najkorzystniejszą. 1. Oświadczamy, że oferujemy wykonanie usługi hotelarsko-restauracyjnej w związku ze szkoleniem- w okresie od 06 września 2012 roku do dnia 07 września 2012 roku - dla Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu. 2. Przedmiot zamówienia będzie realizowany w dniach od 06 września 2012 roku (od godz. 09:00) do dnia 07 września 2012 roku ( do godz. 16:00) 3. Ceny poszczególnych usług związanych z realizacją zamówienia podane są w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego. W przypadku korzystania z innych usług związanych z realizacją przedmiotu zamówienia (nieujętych w załączniku nr 2 zapytania ofertowego- Tabela 1 i Tabela 2), zostaną one wycenione według aktualnie obowiązującego cennika. 4. Oświadczamy, że łączna cena naszej oferty z podatkiem VAT wynosi... zł słownie:..., 5. Oświadczamy, że: a) akceptujemy w całości wszystkie postanowienia określone w zapytaniu ofertowym, b) zapoznaliśmy się ze wszystkimi warunkami realizacji przedmiotu zamówienia i akceptujemy je. 6. Oświadczamy, że akceptujemy wysokość i rodzaj kar umownych, szczegółowo określonych w pkt 11 zapytania ofertowego. 7. Do niniejszego formularza załączamy następujące załączniki, stanowiące integralną część oferty: ( proszę wymienić wszystkie załączniki załączone do oferty -zgodnie ze stanem faktycznym) Inne informacje: (podpis i imienna pieczątka upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy)

6 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Lp. Nazwa usługi Formularz cenowy Cena jednostko wa netto PLN Tabela 1 Ilość Ilość osób Wartość netto PLN Stawka podatku VAT w % Wartość brutto PLN (kolumna 6 + VAT ) nocleg śniadanie Przerwa kawowa Przerwa ( zupa ) obiad kolacja Razem Lp. Nazwa usługi Tabela 2 Cena jednostkowa netto PLN Stawka podatku VAT w % Wartość brutto PLN (kolumna 3 + VAT) Udostępnienie sali konferencyjnej, szerzej opisanej w pkt 3.5.a) zapytania ofertowego 2. Udostępnienie sali konferencyjnej, szerzej opisanej w pkt 3.5.b) zapytania ofertowego Razem RAZEM WARTOŚĆ OFERTY BRUTTO (wpisana w pkt 4 formularza ofertowego) tabela 1 + tabela 2