Prezydent Miasta Gliwice KG.0914-0-12/05 Gliwice, dnia 13 lipca 2006 r. 2006-338101 Pani mgr Brygida Jankowska Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Gliwicach ul. Górnych Wałów 9 Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 230-6951 Fax +48 (32) 231-2725 pm@um.gliwice.pl Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 231-3041 Fax +48 (32) 231-2725 Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) 239-1165 +48 (32) 239-1254 +48 (32) 239-1199 www.um.gliwice.pl WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach: od 4 lipca do 31 sierpnia 2005 r., od 14 do 16 grudnia 2005r, od 18 do 20 stycznia 2006 r., od 14 do 15 marca 2006 r. i od 5 do 7 kwietnia 2006 r. w Ośrodku Pomocy Społecznej w Gliwicach przez pracowników wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KG.0914 0 12/05 z dnia 17 czerwca 2005 r. wraz z upoważnieniem z dnia 14 lipca 2005 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na : - ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 23 maja 2006 r., - pisemnych wyjaśnieniach złożonych przez kontrolowaną jednostkę w dniu 6 czerwca 2006 r. (pismo znak DK0717/71/06). Przedmiot kontroli Kontrola prowadzona była jako kontrola wyrywkowa i dokumentalna i obejmowała: - podstawy prawne działania, - sprawność organizacyjną jednostki w tym przestrzeganie procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r. 2003 nr 15 poz. 148 z późn. zm.) oraz prowadzenie rachunkowości, - gospodarkę mieniem, - gospodarkę finansową, - gospodarowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, - wykonanie zaleceń pokontrolnych z kontroli prowadzonych w jednostce w latach 2002-2003 (sprawy znak: KG.0914-63/02 oraz KG.0914-46/03). Ocena działalności kontrolowanej jednostki. W związku z ustaleniami dokonanymi w toku przeprowadzonej kontroli ocenia się działalność jednostki w zakresie objętym kontrolą jako niezadowalającą. Wnioski i zalecenia: Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia. 1. W zakresie regulacji wewnętrznych: a) brak określenia w regulacjach wewnętrznych rodzajów dokumentów, które stanowią podstawę dokonywania zapisów na kontach pozabilansowych dotyczących zaangażowania, b) brak w regulacjach wewnętrznych pełnego wykazu druków ścisłego zarachowania ewidencjonowanych w jednostce, c) oparcie regulacji dotyczącej przydzielania środków ochrony indywidualnej i higieny osobistej pracownikom jednostki na nieobowiązującej uchwale nr 44
Rady Ministrów z dnia 27 marca 1990 r. w sprawie zasad przydzielania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz dostarczania odzieży roboczej (MP. z 1990 r. nr 14 poz. 109). Zalecenie nr 1 Określić w regulacjach wewnętrznych rodzaje dokumentów, które stanowią podstawę dokonywania zapisów na kontach pozabilansowych dotyczących zaangażowania oraz zasady ich księgowania. Regulacje wewnętrzne uzupełnić o pełny wykaz druków ścisłego zarachowania ewidencjonowanych w jednostce. W związku z oświadczeniem jednostki z 6 czerwca 2006 r. (pismo znak DK0717/71/06) o wprowadzeniu z dniem 22 maja 2006 r. regulacji wewnętrznej dotyczącej przydzielania środków ochrony indywidualnej i higieny osobistej pracownikom jednostki, opartej na właściwych podstawach prawnych, odstępuję od wydawania zalecenia w tym zakresie. 2. Brak kolejnej numeracji list płac. Zalecenie nr 2. Wynagrodzenia pracownicze wypłacać w oparciu o kolejno numerowane listy płac. 3. W zakresie rachunkowości (ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.): a) naruszenie zasady memoriału zawartej w art. 6 ustawy o rachunkowości, poprzez ujęcie kosztów dotyczących roku 2004 w księgach rachunkowych roku 2005, bez zawarcia w polityce rachunkowości jednostki zapisów dopuszczających opisane wyżej odstępstwa od zasady memoriału, b) przypadki księgowania na koncie 800 operacji, które nie powinny wpływać na zmiany funduszu jednostki (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z r. 2001 nr 153 poz. 1752 z późn. zm.), c) różnice pomiędzy danymi zaprezentowanymi w bilansie za 2004 r., a zestawieniem obrotów i sald na dzień 31 grudnia 2004 r., d) przypadki ujęcia w księgach rachunkowych operacji gospodarczych w sposób odmienny niż to wynikało z naniesionej na dokument dekretacji, e) przypadki ujęcia w księgach rachunkowych niekompletnych dowodów księgowych, f) przypadki braku potwierdzenia odbioru składników majątkowych przez osoby otrzymujące materiały do bezpośredniego użytku oraz brak informacji o wykorzystaniu zakupionych materiałów eksploatacyjnych, sprzętu elektrotechnicznego, g) dowody zakupu materiałów biurowych i środków czystości w opisie nie wskazują przeznaczenia poszczególnych artykułów, przedmiotowe zakupy nie wynikają ze składanych zapotrzebowań, h) przypadki braku wskazania w opisie dokumentów miejsca ujęcia składników majątkowych w ewidencjach analitycznych (szczegółowych), i) przypadki braku wskazania podstawy prawnej dokonania wydatku, co narusza Polecenie służbowe Nr 17/03 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 30 września 2003 r. oraz Polecenie służbowe nr 3/05 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 14 marca 2005 r., 2
j) przypadki nie skorygowania błędów formalnych w dokumentach źródłowych dotyczących usług telekomunikacyjnych, polegających na określeniu gotówkowej formy płatności, w sytuacji dokonywania przez jednostkę płatności przelewem, k) dowody źródłowe związane z pozyskiwaniem dochodów budżetowych nie są oznaczane numerem dowodu księgowego wynikającym z zapisów w księgach rachunkowych jednostki. Odpowiedzialnym za powyższe jest główny księgowy jednostki z racji nadzoru. Zalecenie nr 3. Wzmóc nadzór nad prowadzeniem rachunkowości w jednostce (ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Nie dopuszczać do występowania ww. nieprawidłowości i uchybień, a w tym: - przestrzegać zasady memoriału zawartej w art. 6 ustawy o rachunkowości, stosowane w jednostce i dopuszczalne odstępstwa od tej zasady zapisać w polityce rachunkowości jednostki, - operacje wpływające na zmiany funduszu jednostki księgować na koncie 800 zgodnie z obowiązującymi przepisami, - sporządzanie bilansów jednostki objąć szczególnym nadzorem pod kątem prawidłowości wykazywanych w nich danych, - przestrzegać Polecenia służbowego nr 3/05 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 14 marca 2005 r., - korygować błędy formalne w dokumentach źródłowych, - dowody źródłowe związane z pozyskiwaniem dochodów budżetowych oznaczać pełnym numerem dowodu księgowego wynikającym z zapisów w księgach rachunkowych jednostki, - zaopatrzenia w materiały biurowe oraz środki czystości dokonywać w oparciu o wcześniejsze zapotrzebowania składane przez pracowników, na dowodach zakupu poszczególnych artykułów zamieszczać szczegółowy opis przydziału towarów i potwierdzenie odbioru. 4. W zakresie skuteczności kontroli wewnętrznej prowadzonej w jednostce: a) nie przestrzeganie Polecenie służbowego Nr 17/03 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 30 września 2003 r., Polecenia służbowego nr 3/05 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 14 marca 2005 r. oraz wewnętrznych procedur kontroli w zakresie wskazywania, z jakiej podziałki szczegółowej klasyfikacji budżetowej będzie ponoszony wydatek i jakie środki w tej podziałce pozostaną zgodnie z planem finansowym po dokonaniu wydatku, b) następujące nieprawidłowości i uchybienia: - dokonywanie sprawdzenia wniosków o zaliczkę pod względem merytorycznym przez nieupoważnionego do tego rodzaju czynności kasjera, - potwierdzanie przeprowadzenia kontroli merytorycznej i formalnorachunkowej wniosków o zaliczkę z datą wyprzedzającą ich sporządzenie, - brak sprawdzenia dokumentu rozliczenie zaliczki pod względem merytorycznym, - opatrzenie listy płac za miesiąc grudzień 2003 r. oraz miesiąc kwiecień 2005 r. datą wskazującą na jej sporządzenie po faktycznej realizacji wynagrodzeń pracowniczych, - dokonanie wstępnej oceny celowości wydatku obejmującego wypłatę wynagrodzeń pracowniczych za miesiąc grudzień 2004 r. po zatwierdzeniu list płac do wypłaty przez dyrektora i głównego księgowego, - brak kontrasygnowania umów cywilnoprawnych przez główną księgową jednostki, 3
- listy wypłat świadczeń socjalnych w tym dofinansowania do wczasów pracowniczych nie zawierają kolejnej numeracji, daty sporządzenia, nie zawsze podlegają kontroli formalno-rachunkowej. Odpowiedzialnym za powyższe jest kierownik oraz główna księgowa jednostki. Zalecenie nr 4. W terminie do 31 grudnia 2006 r. opracować, zapisać w regulacjach wewnętrznych oraz wdrożyć system kontroli wewnętrznej zapewniający skuteczne eliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień. 5. W prowadzonej ewidencji czasu pracy stwierdzono: - brak wskazania w listach obecności wymiaru etatu pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, - brak podsumowania rocznego przepracowanego czasu pracy, - nieoznaczenie list obecności nazwą jednostki oraz działu, której ewidencje dotyczą, - roczne karty ewidencji obecności w pracy nie zostały oznaczone nazwą komórki organizacyjnej, wypełnione we wszystkich rubrykach określających rodzaj nieobecności, podsumowane w kolejnych kolumnach ogółem. Zalecenie nr 5 Ewidencję czasu pracy uzupełnić eliminując ww. uchybienia. 6. W zakresie dokumentacji inwentaryzacyjnej stwierdzono: - nieopatrzenie datą sporządzenia sprawozdania opisowego z przebiegu i wyników inwentaryzacji, - brak zestawienia zbiorczego zawierającego porównanie stanu rzeczywistego ustalonego spisem z natury ze stanem ewidencyjnym, - na arkuszach spisu z natury brak wykreślenia niezapisanych rubryk, podsumowania niektórych stron, - niewyznaczenie pól spisowych w budynku głównym, co wymagane było Instrukcją inwentaryzacyjną obowiązującą w jednostce, - zinwentaryzowanie elementów wyposażenia trwale powiązanego z pomieszczeniem, - objęcie spisem z natury wartości niematerialnych i prawnych zamiast dokonania inwentaryzacji tego rodzaju składnika majątkowego metodą weryfikacji sald, - nie dokonanie oceny przydatności poszczególnych składników majątkowych do dalszej eksploatacji. Zalecenie nr 6. Przebieg oraz wyniki inwentaryzacji przedstawiać w dokumentacji kompletnej, spełniającej wymagania wewnątrzzakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej. Przestrzegać ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.) odnośnie metod przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych rodzajów składników majątkowych. 7. W zakresie prowadzonej ewidencji ilościowo - wartościowej środków trwałych, stwierdzono: - brak przywołania numerów dowodów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w ewidencji ilościowo - wartościowej, - niesporządzanie dowodów OT Przyjęcie środka trwałego stanowiącego zgodnie z Instrukcją obiegu dokumentów podstawę ujęcia środka trwałego w ewidencji, 4
- karty środków trwałych nie zawierają opisu technicznego środka trwałego, wskazania działu bądź osoby, która użytkuje i jest odpowiedzialna za składnik majątkowy. Zalecenie nr 7 Uzupełnić ewidencję ilościowo wartościową środków trwałych, usuwając wyżej wymienione braki, przestrzegać wymagań zakładowych instrukcji obowiązujących w powyższym zakresie. 8. W księgach inwentarzowych stwierdzono brak: - ciągłej numeracji stron, - kolejnego oznaczenia pozycji rozchodów, - cen jednostkowych likwidowanego sprzętu, - łącznych stanów wartościowych, - cen jednostkowych przyjmowanego na stan wyposażenia, - wskazania dowodu źródłowego rozchodu (protokół likwidacyjny), - ujęcia w ewidencji systemu alarmowego zamontowanego w DDPS, a ponadto: - pozostawianie pustych, niezapisanych rubryk, - nieczytelne poprawki w zapisach, - powtarzająca się numeracja sprzętu, - dokonywanie niektórych zapisów w sposób nietrwały tj. ołówkiem, - niechronologiczne ujęcie wartości niematerialnych i prawnych. Zalecenie nr 8. Ewidencję ilościowo-wartościową pozostałych środków trwałych doprowadzić do stanu zgodnego z wymogami ustawy o rachunkowości, usuwając wyżej wymienione nieprawidłowości. 9. Nałożenie odpowiedzialności materialnej na pracownika prowadzącego gospodarkę magazynową nastąpiło z pominięciem protokołu zdawczo-odbiorczego. Zalecenie nr 9. Każdorazowe powierzenie poszczególnym pracownikom odpowiedzialności materialnej za składniki majątkowe z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się poprzedzać sporządzeniem protokołu zdawczo-odbiorczego. 10. W dokumentacji magazynowej stwierdzono poniższe nieprawidłowości i uchybienia: a) w kartotekach magazynowych: oznaczenie dokumentów pieczęcią niewłaściwą dla lokalizacji magazynu, niewskazywanie w 2005 r. (w 2004 r. w sporadycznych przypadkach) dokumentu stanowiącego podstawę przychodu bądź rozchodu poszczególnych artykułów, brak numeracji kolejnych stron pozycji kartotekowych, oznaczenie tym samym numerem kartotek artykułów różnego rodzaju, niechronologiczność zapisów, objęcie obrotów dotyczących kilku lat obrachunkowych od 2003 r. do 2005 r. jedną kartoteką, b) prowadzenie wyłącznie ewidencji ilościowej, wartość rozchodów, przychodów oraz zapasów magazynowych określana jest w oparciu o rejestr faktur tj. niezgodnie z wymogami zakładowej instrukcji obiegu dokumentów finansowoksięgowych, c) brak wskazania na fakturach zakupu numerów kartotek i pozycji, w których kolejne przychody materiałów zostały zaewidencjonowane, 5
d) niesporządzanie dowodów magazynowych magazyn przyjmie, wymaganych wewnętrzną procedurą magazynową. Zalecenie nr 10. Dokumentację magazynową sporządzać starannie, przestrzegając wymogów ustawy o rachunkowości, zakładowej instrukcji obiegu dokumentów, eliminując wyżej wymienione nieprawidłowości i uchybienia. 11. W dokumentacji stanowiącej podstawę pobrania zaliczki (wniosek) i jej rozliczenie stwierdzono: - brak dat zatwierdzenia wniosków przez główną księgową i dyrektora, - nieprzestrzeganie terminów rozliczenia zaliczek wyznaczonych wnioskiem o zaliczkę, - rozliczanie zaliczek dowodami potwierdzającymi wydatkowanie środków przed pobraniem zaliczki, - brak daty sporządzenia dokumentu rozliczenie zaliczki oraz podpisu zaliczkobiorcy. Zalecenie nr 11. Przestrzegać Komunikatu nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z r. 2003 nr 3 poz. 13) oraz wewnątrzzakładowych procedur regulujących kwestie obowiązujące przy pobieraniu i rozliczaniu zaliczek. 12. W zakresie sprawozdawczości budżetowej: a) liczne niezgodności danych wykazywanych w sprawozdaniach budżetowych z wydatków (Rb-28s, Rb-50), dochodów (Rb 27-s, Rb 27ZZ) oraz rozrachunków jednostki(rb-n, Rb-Z) z ewidencją księgową jednostki (co narusza 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z r. 2001 nr 24 poz. 279 z późn. zm.), b) nie wykazywanie w sprawozdawczości budżetowej wszystkich należności i zobowiązań, w tym należności i zobowiązań wymagalnych. Odpowiedzialnymi za powyższe są kierownik oraz główny księgowy jednostki. Zalecenie nr 12. Wzmóc nadzór nad sprawozdawczością budżetową jednostki, a w tym: - dane w sprawozdaniach wykazywać zgodnie z ewidencją księgową oraz stanem faktycznym, - w dokumentacji jednostki przechowywać kopie ostatecznych wersji sprawozdań budżetowych przekazanych organowi nadzorującemu, - w sprawozdaniach wykazywać wszystkie należności i zobowiązania, w tym należności i zobowiązania wymagalne. 13. W zakresie ewidencji i rozliczania dochodów budżetowych oraz dochodów dotyczących jednostek samorządu terytorialnego związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami: a) dochody odprowadzane były na konto Urzędu Miasta Gliwice niezgodnie z terminami wynikającymi z zarządzenia Prezydenta Miasta nr PM-1635/04 z dnia 8 marca 2004 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr PM -1352/03 Prezydenta Miasta z dnia 30 grudnia 2003 r. w sprawie ustalenia harmonogramu realizacji dochodów budżetu miasta na prawach powiatu Gliwice na rok 2004 oraz z zarządzenia Prezydenta Miasta nr PM-2574/04 z dnia 23 grudnia 2004 r w sprawie ustalenia harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu miasta na prawach powiatu Gliwice na rok 2005, 6
b) zawyżenie dochodów budżetowych wykazywanych przez OPS w sprawozdaniu Rb 27S, o udział miasta Gliwice w dochodach Państwa, co narusza: - paragraf 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. z r. 2000 nr 100 poz. 1077 z późn. zm.), - paragraf 6 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z r. 2001 nr 24 poz. 279 z późn. zm.). Zalecenie nr 13. Wzmóc nadzór w zakresie ewidencji i rozliczania dochodów budżetowych oraz dochodów dotyczących jednostek samorządu terytorialnego związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami, a w szczególności: - dochody odprowadzać na konto Urzędu Miasta Gliwice zgodnie z terminami wynikającymi z zarządzeń Prezydenta Miasta Gliwice, - ewidencję i rozliczenia dochodów dotyczących jednostek samorządu terytorialnego związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami prowadzić zgodnie z art. 189 ust 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 249 poz. 2104 z późn. zm) oraz przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie wskazanej ustawy. 14. Nie wszystkie różnice pomiędzy wydatkami i kosztami ujętymi w poszczególnych paragrafach ewidencji księgowej mają swoje uzasadnienie w zmianie stanu rozrachunków oraz składników majątkowych dotyczących tych paragrafów. Zalecenie nr 14. Na koniec każdego miesiąca uzgadniać różnice pomiędzy kosztami i wydatkami w poszczególnych paragrafach w celu wyeliminowania błędnych księgowań. 15. Przypadki klasyfikowania wydatków budżetowych do niewłaściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów - Dz. U. z r. 2003 nr 68 poz. 634 z późn. zm. oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych - Dz. U. z r. 2004 nr 209 poz. 2132 z późn. zm.). Łączna wartość nieprawidłowo zakwalifikowanych wydatków (stwierdzona w trakcie kontroli) nie jest istotna i stanowi około 0,01 % wydatkowanych środków ogółem w 2004 r. oraz około 0,01 % zrealizowanych wydatków w 2005 r. Odpowiedzialnym za powyższe uchybienia jest główna księgowa jednostki. Zalecenie nr 15. Wydatki budżetowe klasyfikować do rozdziałów i paragrafów zgodnych z obowiązującymi przepisami. 7
16. Uchybienia i nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień publicznych polegające na: - naruszeniu art. 184 ust. 6 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. nr 19 poz. 177 z późn. zm.), ze względu na błędny zapis w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, będący w sprzeczności z tym przepisem,a polegający na odesłaniu wyłącznie do przepisów kodeksu cywilnego, - naruszeniu rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z r. 2004 nr 71 poz. 645) ze względu na nie dopuszczenie w SIWZ możliwości złożenia zaświadczenia o rozłożeniu na raty zaległych płatności zobowiązań na rzecz ZUS i Urzędu Skarbowego, - naruszeniu art. 89 ust. 1 pkt 1 ustawy jw. ze względu na zaniechanie odrzucenia oferty sprzecznej z ustawą, nie mające jednak wpływu na wynik postępowania, - odrzucenie ofert ze względu na ich formę nieodpowiadającą treści SIWZ, co nie stanowi przesłanki do odrzucenia ofert w rozumieniu art. 89 ust. 1 pkt. 2 ustawy jw., - naruszeniu rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. z r. 2004 nr 202 poz. 2072), gdyż dołączone do specyfikacji istotnych warunków zamówienia specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót, w szczególności nie odpowiadają wymaganiom odkreślonym w 14 ust. 1 tego rozporządzenia, - nie sporządzeniu protokołu postępowania, a jedynie dokumentacji podstawowych czynności, co stanowi naruszenie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2004 r. nr 71, poz. 646), - wystąpieniu drobnych uchybień w opracowaniu SIWZ szczegółowo przedstawionych w protokole. Zalecenie nr 16. Postępowania o udzielanie zamówień publicznych prowadzić zgodnie z przepisami powołanej ustawy Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, ze szczególnym uwzględnieniem wyżej wskazanych zagadnień. 17. Regulowanie zobowiązań zarówno po jak i ze znacznym wyprzedzeniem ustalonego terminu płatności, w tym regulowanie składek na ubezpieczenia społeczne po terminach ustawowych, co narusza przepisy art. 47 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z r. 98 nr 137 poz. 887 z późn. zm.). Powyższe nie skutkowało do dnia kontroli uszczupleniem środków publicznych w związku z zapłatą odsetek. Zalecenie nr 17. Zobowiązania jednostki regulować zgodnie z art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 249 poz. 2104 z późn. zm.). 18. W zakresie gospodarowania zakładowym funduszem, świadczeń socjalnych stwierdzono brak preliminarza wydatkowania środków w danym roku obrotowym wymaganego zakładowym regulaminem oraz następujące nieprawidłowości i uchybienia w poszczególnych rodzajach realizowanych świadczeń: a) dofinansowanie do wczasów pracowników i ich dzieci, przyznawanie świadczeń z pominięciem decyzji komisji socjalnej, 8
oświadczenia o dochodach załączone do wniosków określają w sposób nieprecyzyjny jakiego okresu dotyczą wykazywane dochody lub wykazują dochody za inny okres niż wymagany do ustalenia sytuacji materialnej wnioskodawcy, nie zawierają daty ich złożenia oraz nie są podpisane przez świadczeniobiorców, brak listy świadczeniobiorców otrzymujących dofinansowanie wg protokołu z dnia 4 czerwca 2004 r., b) wyjazdy rekreacyjno-kulturalne: brak ustalenia kwoty dofinansowania wycieczek dla każdego uczestnika i osób towarzyszących (w tym niezatrudnionych w jednostce), niedokonywanie całkowitego rozliczenia kosztów imprez rekreacyjnych, c) pomoc rzeczowa: brak wniosków o przyznanie pomocy socjalnej, przyznawanie świadczenia w jednakowych wysokościach, bez uwzględnienia sytuacji życiowej, materialnej świadczeniobiorów, niezgodnie z zapisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (jt. Dz. U. z r. 1996 nr 70 poz. 335 z póżn. zm.) oraz zakładowego regulaminu, brak w dokumentacji potwierdzeń odbioru paczek żywnościowych, d) pożyczki mieszkaniowe: protokoły komisji socjalnej o przyznaniu pożyczek nie zostały podpisane jej członków, brak dat podpisania umów, poręczeń spłaty udzielają członkowie najbliższej rodziny (mąż, żona), oświadczenia poręczycieli nie precyzują, której umowy poręczenie dotyczy oraz nie zawierają daty udzielenia poręczenia spłaty zadłużenia (małżonkowie wyrazili jedynie zgodę na zaciągnięcie zobowiązania, co jest równoznaczne z brakiem właściwego poręczenia dla udzielonych pożyczek mieszkaniowych), w umowach pożyczek zawieranych z emerytami zawarto zapisy niemające zastosowania wobec tej grupy pożyczkobiorców, a mianowicie o upoważnieniu do potrącania należnych rat z tytułu spłaty pożyczki z przysługującego mu miesięcznego wynagrodzenia za pracę oraz wymagalności niespłaconej kwoty pożyczki w przypadku rozwiązania stosunku pracy przez pracownika lub zakład pracy. Zalecenie nr 18. Realizując wydatki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przestrzegać zapisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zfśs (jt. Dz. U. z r. 1996 nr 70 poz. 335 z późn. zm.) oraz zakładowego regulaminu obowiązującego w przedmiotowym zakresie. Dokonać zmian w zapisach regulaminowych odnośnie zasad przyznawania i zabezpieczenia spłat pożyczek mieszkaniowych udzielanych emerytom, wyeliminować nieprawidłowości w procesie gwarantowania spłat pożyczek przez pracowników. 19. W zakresie nadzoru nad realizacją zaleceń pokontrolnych stwierdzono przypadki nie realizowania zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonej na podstawie Zarządzenia Prezydenta Miasta Gliwice nr KG.0914-3-79/04 w zakresie realizacji procedur, o których była mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych (OPS nie realizował 5 zaleceń pokontrolnych, co stanowi 31 % ogółu zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Prezydenta Miasta Gliwice). Zalecenie nr 19. 9
Realizację zaleceń pokontrolnych Prezydenta Miasta Gliwice objąć szczególnym nadzorem na każdym etapie ich realizacji. Niezwłocznie zrealizować wszystkie zalecenia pokontrolne wydane w wyniku poprzednich kontroli prowadzonych w jednostce przez wydział Kontroli Gospodarczej. 20. Brak ewidencji prywatnych rozmów telefonicznych prowadzonych przez pracowników jednostki z linii telefonicznych pracodawcy oraz brak obciążeń pracowników kosztami prywatnych rozmów telefonicznych. Zalecenie nr 20. Niezwłocznie zaprowadzić ewidencję prywatnych rozmów telefonicznych prowadzonych przez pracowników jednostki z linii telefonicznych pracodawcy oraz obciążać pracowników kosztami prywatnych rozmów telefonicznych. W związku z podejrzeniem naruszenia dyscypliny finansów publicznych opisanym w punktach 12 i 17 niniejszego wystąpienia, postępowanie w tym zakresie prowadzone będzie odrębnym trybem. Przyczyną powstałych nieprawidłowości było niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez pracowników merytorycznie odpowiedzialnych oraz brak właściwego nadzoru ze strony kierownictwa nad pracownikami. W związku z tym należy wzmocnić nadzór, szczególnie w obszarze rachunkowości i sprawozdawczości poprzez m. in. zastosowanie odpowiednich procedur kontroli wewnętrznej. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Z-ca Prezydenta Miasta Andrzej Karasiński 10