Prezydent Miasta Gliwice KG.0914-0-14/05 Gliwice, dnia 6 lutego 2006 r. 2006-060371 Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 230-6951 Fax +48 (32) 231-2725 pm@um.gliwice.pl WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Pani mgr Bogusława Nieckarz Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 2 ul.banacha nr 7 w Gliwicach dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 13 września do 29 września 2005 r. w Gliwicach przez pracowników Wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KG. 0914-0- 14/05. Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 231-3041 Fax +48 (32) 231-2725 Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) 239-1165 +48 (32) 239-1254 +48 (32) 239-1199 www.um.gliwice.pl Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 20 grudnia 2005 r., wraz z aneksem z dnia 9 stycznia 2006 r. Przedmiot kontroli Kontrola dotyczyła działalności jednostki w okresie 2004 i 2005 i obejmowała następujący zakres: - ustalenie podstaw prawnych działania, - sprawność organizacyjną jednostki, w tym prowadzenie rachunkowości, - zawieranie umów cywilno - prawnych, - gospodarkę majątkiem obrotowym, w tym zbiorowe żywienie, - gospodarkę majątkiem trwałym, - gospodarkę finansową w zakresie gromadzenia i wydatkowania środków publicznych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. W związku z ustaleniami dokonanymi w toku przeprowadzonej kontroli ocenia się działalność jednostki w zakresie objętym kontrolą jako zadawalającą. Wnioski i zalecenia: Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia. 1. Zakres obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego zatrudnionego do 31 maja 2004 r. oparty został na nieaktualnej podstawie prawnej, tj. rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych (Dz. U. z r. 1991 nr 40 poz. 174 z późn. zm.). Zalecenie nr 1 Powierzając pracownikom obowiązki służbowe i odpowiedzialność opierać się o aktualny stan prawny w przedmiotowym zakresie.
2. Brak ksiąg pomocniczych dla rozrachunków z kontrahentami oraz pracownikami z tytułu pobranych zaliczek. Zalecenie nr 2 Zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.) założyć księgi pomocnicze umożliwiające identyfikację rozliczeń z poszczególnymi wierzycielami i dłużnikami i spełniające wymogi ustawy o rachunkowości. 3. Ujmowanie w 2004 r. w księgach rachunkowych operacji księgowych niezgodnie z zakładowym planem kont. Zalecenie nr 3 W prowadzonych księgach rachunkowych operacje gospodarcze ujmować zgodnie z zakładowym planem kont. 4. W zakresie prowadzonej rachunkowości stwierdzono: - dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych niezgodnie z dyspozycjami art. 20 oraz 23 ustawy o rachunkowości, - brak opisu operacji na wydrukach kart kontowych konta 400, - w czterech dowodach księgowych brak wszystkich wymaganych art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości danych (wartość i opis operacji księgowej), - ujawniane błędy przed ujęciem dowodów w księgach poprawiane są niezgodnie z art. 22 ustawy o rachunkowości. Zalecenie nr 4 Przestrzegać art. 20, 21 ust. 1 i art. 22, 23 ustawy o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.). 5. W prowadzonej ewidencji druków ścisłego zarachowania dla czeków gotówkowych stwierdzono ujmowanie przychodów i rozchodów w jednej rubryce. Zalecenie nr 5 Ewidencję czeków gotówkowych prowadzić w sposób czytelny, eliminując wymienioną nieprawidłowość. 6. Nieprawidłowości w kontroli wewnętrznej. - brak potwierdzenia przeprowadzenia kontroli merytorycznej, formalnorachunkowej oraz zatwierdzania dokumentów do wypłaty, - dokonywanie kontroli merytorycznej, formalno rachunkowej oraz zatwierdzanie wydatków do wypłaty przez osoby nieupoważnione wg procedur zakładowych do takich czynności, - realizowanie wypłat wynagrodzeń administracji i obsługi za m-c październik 2004 r. i pedagogów za m-c listopad 2004 r. przed sporządzeniem listy płac i zatwierdzeniem do wypłaty, - uchybienia przy dokumentowaniu prowadzonej kontroli wewnętrznej: brak daty i podpisu sporządzającego listę płac pracowników administracji za miesiąc wrzesień 2004 r., brak dat przeprowadzenia kontroli merytorycznej, niekompletne opisy na pieczęci stosowanej w jednostce.
Zalecenie nr 6 Wzmóc kontrolę wewnętrzną w zakresie prowadzonej gospodarki finansowej. Wydatki publiczne realizować w oparciu o dowody księgowej sprawdzone oraz zatwierdzone zgodnie z obowiązującymi procedurami w jednostce. 7. W aktach personalnych pracowników brak decyzji o przyznanych nagrodach. Zalecenie nr 7 Akta personalne prowadzić zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenie przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobem prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U z r. 1996 nr 62 poz. 286 z późn. zm.). 8. Główny księgowy nie spełnia wymagań, o których mowa w art. 45 ust. 2 ustawy o finansach publicznych w zakresie posiadanego wykształcenia. Zalecenie nr 8 Zatrudnienie na stanowisku głównego księgowego doprowadzić do stanu zgodnego z wymogami ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r. 2005 nr 249 poz. 2104). 9. Jednostka włada bez tytułu prawnego budynkiem przedszkolnym i gospodarczym. Zalecenie nr 9 Wystąpić do właściciela nieruchomości tj. Politechniki Śląskiej o ustalenie zasad i form prawnego władania nad budynkiem przedszkolnym i gospodarczym. 10. W zakresie dokumentacji magazynowej stwierdzono: - brak na dowodach PZ oznaczeń indeksowych kartotek, na które artykuł przyjęto, - na zestawieniu stanowiącym rejestr dokumentów przyjęcia towarów (PZ) brak numerów poszczególnych dowodów PZ ujętych w zestawieniu, - dowodom magazynowym numeracja nadawana jest od numeru pierwszego z początkiem roku szkolnego a nie obrotowego. Zalecenie nr 10 Dokumentację magazynową prowadzić prawidłowo, eliminując stwierdzone uchybienia. 11. Udzielanie zaliczek niezgodne z przyjętymi w jednostce zasadami w tym: - stosowanie wniosków o zaliczkę niezawierających: określenia rodzaju udzielonej zaliczki (stała bądź okresowa), dat sporządzenia wniosku, wskazania terminu rozliczenia zaliczki, określenia daty pobrania zaliczki i potwierdzenia jej odbioru, dat sprawdzenia wniosku pod względem merytorycznym i zatwierdzenia do wypłaty, - brak numeracji udzielanych zaliczek. - przypadki braku formalnego wniosku o pobranie zaliczki.
Zalecenie nr 11 Przestrzegać regulacji wewnętrznych obowiązujących w jednostce w zakresie udzielania pracownikom zaliczek. Niedopuszczać do powstawania ww. nieprawidłowości. 12. Nieprawidłowości w dokumentacji stanowiącej rozliczenie zaliczek, a mianowicie: - akceptacja dokumentu, w którym brak: wskazania zaliczkobiorcy rozliczającego się z zaliczki, określenia zaliczki, której rozliczenie dotyczy, daty jej pobrania oraz kwoty zaliczki, przeniesienia stanów wartościowych na kolejne strony rozliczenia, wskazania kwoty należnej do zwrotu lub do zapłaty w wyniku rozliczenia, - wydatkowanie środków niezgodnie z przeznaczeniem określonym we wniosku o zaliczkę, - załączanie do rozliczenia dokumentów potwierdzających wydatkowanie środków przed pobraniem zaliczki. Zalecenie nr 12 Zaliczki udzielane pracownikom rozliczać zgodnie z wymogami zakładowych procedur w przedmiotowym zakresie, niedopuszczać do ww. nieprawidłowości. Dokument rozliczenie zaliczki sporządzać w sposób staranny, kompletny i rzetelny. 13. Umowy zawierane z rodzicami bądź opiekunami na świadczenie usług opiekuńczych nie zostały objęte rejestrem umów i kolejną numeracją. Umowy cywilnoprawne na dostawę mediów nie zawsze parafowane są przez głównego księgowego. Zalecenie nr 13 Wszystkie zawierane przez jednostkę umowy cywilnoprawne, w tym na usługi opiekuńcze nad dziećmi objąć stosownym rejestrem i numeracją zgodną z pozycją rejestrową. Zobowiązania umowne przedstawiać każdorazowo do akceptacji głównemu księgowemu. 14. Nieterminowe regulowanie zobowiązań z tyt. podatku dochodowego od osób fizycznych za maj 2004, sierpień 2004 r., marzec 2005 r. oraz z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne za sierpień 2004 oraz marzec 2005 r. co narusza przepisy art. 47 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z r. 98 nr 137 poz. 887 z późn. zm.) oraz art. 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z r. 2000 nr 14 poz. 176 z późn. zm.). Jednostka nie dysponowała środkami finansowymi wystarczającymi na uregulowanie zobowiązań publicznych w wymaganym terminie. Zobowiązania z tytułu dostaw i usług realizowane były z naruszeniem ustalonych z kontrahentami terminów płatności, powyższe nie skutkowało naliczeniem odsetek karnych. Zalecenie nr 14 Przestrzegać ustawowych terminów realizacji zobowiązań publicznoprawnych oraz ustalonych z dostawcami i usługobiorcami warunków płatności za świadczone usługi. 15. Zakwalifikowanie wydatku dotyczącego wypłaty odszkodowania na kwotę 159,90 zł do 4300 zamiast do 4590.Przy podejmowaniu decyzji o uruchomieniu środków jednostka nie dysponowała środkami na właściwym paragrafie. Paragrafu 4590 nie ujęto w planie budżetowym na 2005 r.
Zalecenie nr 15 Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków oraz przychodów, rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2004 nr 209 poz. 2132 z późn. zm.). Prowadząc gospodarkę finansową stosować art. 24 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 249 poz. 2104). 16. Uchybienia w gospodarowaniu środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: - brak preliminarza wydatkowania środków z funduszu w latach 2004-2005, - brak numeracji protokołów komisji socjalnej, - w oświadczeniach świadczeniobiorców o dochodach osiąganych przez członków ich rodzin nieprecyzyjnie oznaczono jakiego okresu dochody w nich wykazano, - brak na wnioskach o przyznanie świadczenia socjalnego daty złożenia wniosku, wskazania o przyznanie jakiego świadczenia wnioskodawca wnosi oraz podpisu wnioskodawcy. Zalecenie nr 16 Świadczenia socjalne przyznawać w oparciu o opracowany na każdy rok obrotowy preliminarz wydatkowania środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wyeliminować uchybienia w dokumentacji stanowiącej podstawę przydzielania świadczeń socjalnych. 17. Uchybienia w dokumentacji dotyczącej prowadzonego w jednostce żywienia: - oszczędność w stawce bądź przekroczenie nie jest naliczana narastająco, jedynie ustalana na dany dzień żywieniowy, bez uwzględnienia dziennych przekroczeń bądź oszczędności w wyliczeniach dnia następnego, - brak wydania niektórych artykułów składających się wg jadłospisu na posiłek, - wydanie artykułów policzalnych w ilości mniejszej niż ilość dzieci objętych w danym dniu żywieniem, - brak podpisu kucharki na raportach dziennych z dnia 14 i 24 czerwca 2004 r. Zalecenie nr 17 Raporty żywieniowe prowadzić w sposób rzetelny, staranny, eliminując stwierdzone nieprawidłowości. Oszczędność bądź przekroczenie w stawce żywieniowej naliczać w sposób narastający, z uwzględnieniem stanów z dnia poprzedniego. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Z-ca Prezydenta Miasta Andrzej Karasiński