Urząd Miejski w Stargardzie Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Protokół z kontroli problemowej w Gimnazjum Nr 4 im. Noblistów Polskich w Stargardzie Stargard Daty skrajne od...do...
Urząd Miejski w Stargardzie Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.1712.14.2016.2,6. Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Gimnazjum Nr 4 w Stargardzie w okresie od 02 sierpnia 2016 roku do 17 sierpnia 2016 roku przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie oraz Inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie, działających na podstawie upoważnienia nr 15/2016 Prezydenta Miasta Stargard z dnia 22 lipca 2016 roku. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe za I półrocze 2015 roku. 2. Gospodarka środkami ZFŚS za 2014 rok. 3. Analiza wewnętrznych uregulowań prawnych pod kątem zgodności z obwiązującymi przepisami. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Pani Jolanta Faryńska, której stanowisko Dyrektora Gimnazjum Nr 4 im. Noblistów Polskich powierzono Zarządzeniem nr 292/2012 Prezydenta Miasta Stargard z dnia 01 sierpnia 2012 roku na okres od 01 września 2012 roku do 31 sierpnia 2017 roku. GłównąKsięgowąwGimnazjumNr4jestPaniBożenaWudarskazatrudniona od01października1993rokunaczasnieokreślonynapodstawieumowyopracęwpełnymwymiarzec zasupracy. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała: Bożena Wudarska Główna księgowa. 2
1.Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe za I półrocze 2015 roku. BUDŻET Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdu służbowego, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawiają poniższe tabele, które zostały opracowane w oparciu o plan dochodów i wydatków na 2015 rok, ewidencję księgową oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za I półrocze 2015 roku. Wyszczególnienie 3020 4010 4040 4110 4120 4210 4260 4270 4280 4290 4300 4360 4410 4430 4440 4510 4210 4300 4700 4010 4110 4120 Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń Wynagrodzenia osobowe pracowników Dodatkowe wynagrodzenie roczne Składki na ubezpieczenia społeczne Składki na Fundusz Pracy Zakup materiałów i wyposażenia Zakup energii Zakup materiałów remontowych Zakup usług zdrowotnych Zakup świadczeń zdrowotnych dla osób nieobjętych obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego Zakup usług pozostałych Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych Podróże służbowe krajowe Różne opłaty i składki Odpisy na ZFŚS Opłaty na rzecz budżetu państwa Plan na 2015 rok (zł) Wydatki za I półrocze 2015 roku(zł) Dział 801 5.694.797,00 3.232.649,17 56,76 Rozdział 80110 5.546.621,00 3.138.045,24 56,57 15.413,00 3.304,26 21,43 3.524.680,00 1.852.612,81 52,56 300.280,00 289.730,41 96,48 649.766,00 355.240,22 54,67 97.787,00 36.841,54 37,67 20.000,00 14.403,10 72,01 650.000,00 400.132,76 61,55 12.098,00 0,00 0,00 3.000,00 440,00 14,66 1.300,00 50.000,00 8.600,00 2.000,00 500,00 211.097,00 100,00 0,00 19.756,38 2.038,86 1.503,48 41,42 162.000,00 0,00 0,00 39,51 23,70 75,17 8,28 76,74 0,00 Rozdział80146 9.500,00 1.500,00 15,78 Zakup materiałów i wyposażenia Zakup usług pozostałych Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej Wynagrodzenia osobowe Składki na ubezpieczenia Składki na Fundusz Pracy 500,00 6.000,00 0,00 1.500,00 % 0,00 25,00 3.000,00 0,00 0,00 Rozdział 80150 89.379,00 43.806,93 49,01 74.648,00 36.575,40 48,99 12.902,00 6.335,43 49,10 1.829,00 896,10 48,99 Rozdział80195 49.297,00 49.297,00 100,00 3040 Nagrody o charakterze szczególnym niezaliczone do 4440 wynagrodzeń Odpisy na ZFŚS 800,00 48.497,00 800,00 48.497,00 100,00 100,00 Dział 854 3.000,00 3.000,00 100,00 Rozdział 85415 3.000,00 3.000,00 100,00 3240 Stypendia dla uczniów 3.000,00 3.000,00 100,00 Ogółem 5.697.797,00 3.235.649,17 56,78 Tabela 1.Plan wydatków budżetowych i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. 3
Wyszczególnienie 0970 2700 Plan na 2015 rok (zł) Wykonanie za I półrocze 2015 roku(zł) Dział 801 1.173,00 589,33 50,24 Wpływy z różnych dochodów Środki na dofinansowanie własnych zadań bieżących gmin (związków gmin), powiatów (związków powiatów), samorządów województw, pozyskane z innych źródeł 1.173,00 10.003,00 589,33 10.003,00 % 50,24 100,00 Tabela 2. Plan dochodów budżetowych i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. Rozliczenie środków na wydatki budżetowe przyznane na finansowanie działalności Gimnazjum Nr 4 w Stargardzie w I półroczu 2015 roku. 1.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2015r. WB nr 1/2015 z dnia 01.01.2015 r. 0,00zł Dochody za I półrocze 2015 roku stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego: WB nr 1/2015 z dnia 02.01.2015 r. WB nr 2/2015 z dnia 05.01.2015 r. WB nr 5/2015 z dnia 19.01.2015 r. WB nr 6/2015z dnia 23.01.2015 r. WB nr 8/2015 z dnia 30.01.2015 r. WB nr 12/2015 z dnia 04.02.2015 r. WB nr 14/2015 z dnia 18.02.2015 r. WB nr 15/2015 z dnia 19.02.2015 r. DWR WB nr 17/2015 z dnia 23.02.2015 r. WB nr 19/2015 z dnia 27.02.2015 r. WB nr 23/2015 z dnia 04.03.2015 r. WB nr 25/2015 z dnia 19.03.2015 r. WB nr 26/2015 z dnia 25.03.2015 r. WB nr 28/2015 z dnia 30.03.2015 r. WB nr 32/2015 z dnia 03.04.2015 r. WB nr 35/2015 z dnia 17.04.2015 r. WB nr 36/2015 z dnia 24.04.2015 r. WB nr 39/2015 z dnia 29.04.2015 r. WB nr 41/2015 z dnia 04.05.2015 r. WB nr 43/2015 z dnia 13.05.2015 r. WB nr 44/2015 z dnia 18.05.2015 r. WB nr 46/2015 z dnia 25.05.2015 r. WB nr 49/2015 z dnia 29.05.2015 r. WB nr 53/2015 z dnia 03.06.2015 r. WB nr 55/2015 z dnia 18.06.2015 r. 175.000,00 zł 120.000,00 zł 120.000,00 zł 75.000,00 zł 155.977,25 zł 120.000,00 zł 130.000,00 zł 202.000,00 zł 75.000,00 zł 160.000,00 zł 240.000,00 zł 160.000,00 zł 80.000,00 zł 160.000,00 zł 125.000,00 zł 131.000,00 zł 80.000,00 zł 155.000,00 zł 125.000,00 zł 25.000,00 zł 100.000,00 zł 75.000,00 zł 160.000,00 zł 125.000,00 zł 85.000,00 zł 4
WB nr 59/2015 z dnia 24.06.2015 r. WB nr 61/2015 z dnia 29.06.2015 r. Razem: 85.000,00 zł 150.000,00 zł 3.393.977,25 zł 2) zwrot nadpłaconego potrącenia z US 105,61 zł 3) dotacja ze Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregionu Pomerania 10.003,00 zł 4) refundacja środków na krajowe podróże służbowe 619,40 zł Ogółem dochody: 3.404.705,26 zł Wydatki za I półrocze 2015 roku stanowiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 3.150,05 zł 2) gotówka pobrana czekiem z rachunku bankowego 124.043,33 zł 3) przekazane składki do ZUS 798.883,75 zł 4) wynagrodzenia pracowników 1.115.826,20 zł 5) dodatkowe wynagrodzenie roczne 183.169,27 zł 6) nagrody jubileuszowe 11.509,77 zł 7) świadczenie z zakładowego funduszu zdrowotnego 1.100,00 zł 8) odprawa emerytalna 9.494,10 zł 9) ekwiwalent za urlop 6.732,34 zł 10) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 210.497,00 zł 11) podatek dochodowy od osób fizycznych 173.041,00 zł 12) odprowadzone dochody budżetowe 10.511,59 zł 13) dopłata do studiów 1.500,00 zł 14) potrącenia z list płac, w tym: składki ZNP 3.347,82 zł składki PZU-Życie 22.880,00 zł składki Commercial Union - Życie 10.661,07 zł pożyczki mieszkaniowe z ZFŚS 59.412,88 zł składki i spłata pożyczek z KZP 63.390,00 zł zajęcia komornicze 2.372,10 zł składki na Ogólnopolski Związek Zawodowy Inicjatywa Pracownicza 441,00 zł składki NSZZ Solidarność 2.872,05 zł 15) zapłacone faktury, w tym: za energię cieplną 307.780,84 zł za energię elektryczną 85.426,14 zł za druki 18,90 zł opłata za usługi telekomunikacyjne 2.038,86 zł opłata za odprowadzenie ścieków 14.010,87 zł za zakup wody 6.925,78 zł opłata za wywóz nieczystości 774,04 zł za badania lekarskie pracowników 440,00 zł za ubezpieczenie osadzonych 41,42 zł za prenumeratę czasopism do czytelni 515,87 zł za zakup odzieży, obuwia i herbaty dla pracowników 754,26 zł za monitoring 221,40 zł za usługi informatyczne 184,50 zł 5
za zakup środków do uzdatniania wody w basenie za badanie wody w basenie za odnowienie certyfikatu kwalifikacyjnego za zakup wyposażenia: piłek, wózka do piłek, siatki za usługi transportowe za krajowe podróże służbowe za zakup środków czystości Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień 30.06.2015 r. (WB nr 62/2015 z dnia 30.06.2015 r.) 550,55 zł 145,77 zł 178,35 zł 10.000,01 zł 123,00 zł 56,00 zł 1.274,56 zł 3.246.296,44 zł 158.408,82 zł GOSPODARKA KASOWA W I PÓŁROCZU 2015 ROKU 1.2.Stan środków w kasie na dzień 01.01.2015 r. RK nr 1/2015 z dnia 01.01.2015 r. 0,00 zł Kontrolą objęto raporty kasowe za I półrocze 2015roku: 1) RK nr 1/2015 za okres 01-31.01.2015 r., 2) RK nr 2/2015 za okres 01-28.02.2015 r., 3) RK nr 3/2015 za okres 01-31.03.2015 r., 4) RK nr 4/2015 za okres 01-30.04.2015 r., 5) RK nr 5/2015 za okres 01-31.05.2015 r., 6) RK nr 6/2015 za okres 01-30.06.2015 r. Na przychody składały się: 1) wpłaty gotówki do kasy pobranej czekiem z rachunku bankowego Na wydatki składały się: Razem: 124.043,33 zł 124.043,33 zł 1) wynagrodzenie pracowników 95.593,66 zł 2) dodatkowe wynagrodzenie roczne 18.015,57 zł 3) podróże służbowe krajowe 847,48 zł 4) zakup biletów MZK 600,00 zł 5) znaczki i opłaty pocztowe 526,20 zł 6) przejazd uczniów na konkursy 919,40 zł 7) wywóz nieczystości 400,00 zł 8) ekwiwalent za odzież i obuwie sportowe 1.150,00 zł 9) dopłata do okularów korekcyjnych dla pracowników 300,00 zł 10) demontaż instalacji gazowej 250,00 zł 11) materiały dla konserwatora 91,13 zł 12) zakup paliwa do kosiarki 110,80 zł 13) zakup wyposażenia: laptop, czajniki, odkurzacze 1.333,48 zł 14) stypendia za dobre wyniki w nauce i sporcie 600,00 zł 15) wypłata uchylonego zajęcia US 105,61 zł 6
16) nagroda Prezydenta dla najlepszego ucznia 800,00 zł 17) nagrody za dobre wyniki w nauce i sporcie 2.400,00 zł Razem: 124.043,33 zł Stan środków w kasie na dzień 30.06.2015 r. (RK nr 6/2015 za okres 01-30.06.2015 r.): 0,00zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj. faktury, rachunki, polecenia wyjazdów służbowych, dowody Kasa Przyjmie i Kasa Wypłaci. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej i sprawdzającej. 6. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacana była do kasy szkoły w tym samym dniu, zgodnie z treścią art. 24 ust.5 pkt 3 cyt. wyżej ustawy o rachunkowości. Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota Nr RK gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 7/2015 0010606539 27.01.2015 r. 18.258,38 1/2015 KP nr 1/2015 z 27.01.2015 r. 18.258,38 12/2015 0010606540 04.02.2015 r. 724,60 2/2015 KP nr 2/2015 z 04.02.2015 r. 724,60 16/2015 0010606541 20.02.2015 r. 18.015,37 2/2015 KP nr 3/2015 z 20.02.2015 r. 18.015,37 18/2015 0010606542 25.02.2015 r. 12.995,02 2/2015 KP nr 4/2015 z 25.02.2015 r. 12.995,02 27/2015 0010606543 27.03.2015 r. 20.347,77 3/2015 KP nr 5/2015 z 27.03.2015 r. 20.347,77 34/2015 0010606544 10.04.2015 r. 272,09 4/2015 KP nr 7/2015 z 10.04.2015 r. 272,09 37/2015 0010606545 27.04.2015 r. 17.385,47 4/2015 KP nr 8/2015 z 27.04.2015 r. 17.385,59 38/2015 0010606546 28.04.2015 r. 595,84 4/2015 KP nr 9/2015 z 28.04.2015 r. 595,84 47/2015 0010606547 27.05.2015 r. 16.212,02 5/2015 KP nr 10/2015 z 27.05.2015 r. 16.212,02 57/2015 0010606548 22.06.2015 r. 564,68 6/2015 KP nr 11/2015 z 22.06.2015 r. 564,68 60/2015 0010606549 26.06.2015 r. 18.672,09 6/2015 KP nr 12/2015 z 26.06.2015 r. 18.672,09 7. Pogotowie kasowe dla Gimnazjum Nr 4 w Stargardzie zostało ustalone Zarządzeniem Nr 2/2013 z dnia 01.03.2013 roku w wysokości 1.200,00 złotych (słownie: jeden tysiąc dwieście złotych). Nie stwierdzono przekroczenia kwoty pogotowia kasowego. 1.3.Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień 30.06.2015 roku wynosiło 0,00 zł Symbol 101 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 30.06.2015 roku - - 124.043,33 124.043,33 - - Saldo jest zgodne z RK Nr 6/2015 z dnia 30 czerwca 2015 roku. 7
2) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Wn 158.408,82 zł Symbol 130 Obroty narastająco od początku Saldo na dzień roku 30.06.2015 roku - - 3.404.705,26 3.246.296,44 158.408,82 - Saldo jest zgodne z WB Nr 62/2015 z dnia 30 czerwca 2015 roku. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Ma 38.358,81 zł Symbol 201 Obroty narastająco od początku Saldo na dzień roku 30.06.2015 roku - 80.087,78 431.405,12 469.763,93-38.358,81 Wykazane saldo stanowią zobowiązania wobec: - PEC Sp. z o.o. 25.164,62 zł - ENEA S.A. 10.618,97 zł - MPGK Sp. z o.o. 2.575,22 zł ---------------------------------- Razem: 38.358,81 zł 4) Saldo 222 Rozliczenie dochodów budżetowych na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Wn 10.511,59 zł Symbol 222 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 30.06.2015 roku - - 10.511,59-10.511,59 - Saldo oznacza stan dochodów budżetowych przekazanych przez jednostkę, lecz nieprzekazanych na rachunek bankowy. 5) Saldo 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Ma 3.393.977,25 zł Symbol 223 Obroty narastająco od początku Saldo na dzień roku 30.06.2015 roku - - - 3.393.977,25-3.393.977,25 Saldo oznacza stan wydatków dokonanych przez jednostkę budżetową z przekazanych środków budżetowych. 6) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Ma 24.879,00 zł Symbol 225 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 30.06.2015 roku - 22.987,00 173.582,00 198.461,00-24.879,00 8
Saldo stanowiły zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych za czerwiec 2015 roku odprowadzony w terminie WB Nr 67/2016 z dnia 17 lipca 2015 roku. 7) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Ma 121.687,73 zł Symbol 229 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 30.06.2015 roku - 156.770,55 847.853,55 969.541,28-121.687,73 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za miesiąc czerwiec 2015 rok odprowadzonych do ZUS dnia 03 lipca 2015 roku WB Nr 65/2015. 8) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Wn 372.210,59 zł Symbol 401 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 30.06.2015 roku - - 372.210,59-372.210,59 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80110 Gimnazja - 4210 zakup materiałów i wyposażenia 13.887,23 zł - 4260 zakup energii 358.323,36 zł 9) Saldo 402 Usługi obce na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Wn 22.531,54 zł Symbol 402 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 30.06.2015 roku - - 22.531,54-22.531,54 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80110 Gimnazja - 4300 zakup usług pozostałych 20.492,68 zł - 4360 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych 2.038,86 zł 10) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Wn 1.902.083,25 zł Symbol 404 Obroty narastająco od początku Saldo na dzień roku 30.06.2015 roku - - 1.902.083,25-1.902.083,25 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: 9
1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80110 Gimnazja - 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 1.865.507,85 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80150 Realizacja zadań wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy dla dzieci i młodzieży w szkołach podstawowych, gimnazjach, liceach ogólnokształcących, liceach profilowanych i szkołach zawodowych - 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 36.575,40 zł 11) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Wn 567.328,69 zł Symbol 405 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 30.06.2015 roku - - 567.328,69-567.328,69 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80110 Gimnazja - 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 3.304,26 zł - 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 312.791,01 zł - 4120 składki na Fundusz Pracy 33.204,89 zł - 4180 zakup usług zdrowotnych 300,00 zł - 4440 odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 162.000,00 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80150 Realizacja zadań wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy dla dzieci i młodzieży w szkołach podstawowych, gimnazjach, liceach ogólnokształcących, liceach profilowanych i szkołach zawodowych - 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 6.335,43 zł - 4120 składki na Fundusz Pracy 896,10 zł 3. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80195 Pozostała działalność - 4440 odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 48.497,00 zł 12) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Wn 3.044,90 zł Symbol 409 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 30.06.2015 roku - - 3.044,90-3.044,90 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80110 Gimnazja - 4410 podróże służbowe krajowe 1.503,48 zł 10
- 4430 różne opłaty i składki 41,42 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli - 4300 zakup usług pozostałych 1.500,00 zł 13) Saldo 410 Inne świadczenia finansowe z budżetu na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Wn 3.800,00 zł Symbol 410 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 30.06.2015 roku - - 3.800,00-3.800,00 - Na saldo 410 Inne świadczenia finansowe z budżetu składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80195 Pozostała działalność - 3040 nagrody o charakterze szczególnym 800,00 zł 2. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział 85415 Pomoc materialna dla uczniów - 3240 stypendia dla uczniów 3.000,00 zł RACHUNEKDOCHODÓWIWYDATKÓWNIMIFINANSOWANYCH Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy o systemie oświaty w Gimnazjum Nr 4 został utworzony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie i paragrafy klasyfikacji budżetowej. Źródłami dochodów Gimnazjum Nr 4 gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) opłaty za duplikaty dokumentów, 2) czynsze za wynajem sal lekcyjnych, pomieszczeń i miejsc garażowych, 3) opłaty za wynajem pływalni, 4) odszkodowanie. Dochody gromadzone przez Gimnazjum Nr 4 na wydzielonym rachunku przeznaczone były na: 1) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku, 2) finansowanie wydatków remontowych, 3) zakup wyposażenia w postaci sprzętu biurowego oraz pomocy dydaktycznych, 4) zakup środków do uzdatniania wody w basenie oraz okresowe przeglądy instalacji uzdatniania wody, 5) zakup prenumerat, licencji programów komputerowych. 11
Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie w dziale 801, rozdziale 80101 z podziałem na paragrafy za I półrocze 2015 roku przedstawia poniższa tabela, opracowana w oparciu o sprawozdanie półroczne Rb-34S. Wyszczególnienie 0690 0750 0920 0970 Plan na 2015 rok Wykonanie za I półrocze 2015 roku Dział 801 275.000,00 135.014,86 49,09 Rozdział 80110 275.000,00 135.014,86 49,09 Wpływy z różnych opłat 800,00 481,00 60,12 Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze 257.000,00 122.287,79 47.58 Pozostałe odsetki 100,00 0,02 0,02 Wpływy z różnych dochodów 17.100,00 12.246,05 71,61 Tabela 3. Plan dochodów na wydzielonym rachunku i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. Wydatki za I półrocze 2015 roku w dziale 801, rozdziale 80110 z podziałem na paragrafy przedstawia poniższa tabela opracowana w oparciu o sprawozdanie półroczne Rb-34S. % Wyszczególnienie 4210 4240 4260 4270 4300 4410 4700 Plan na 2015 rok Wydatki za I półrocze 2015 roku Dział 801 275.000,00 53.735,44 19,54 Rozdział 80110 275.000,00 53.735,44 19,54 Zakup materiałów i wyposażenia 89.000,00 30.531,47 34,30 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 20.000,00 174,18 0,87 Zakup energii 30.000,00 11,22 0,03 Zakup usług remontowych 60.000,00 184,50 0,30 Zakup usług pozostałych 70.000,00 21.819,07 31,17 Podróże służbowe krajowe 2.000,00 0,00 0,00 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 4.000,00 1.015,00 25,37 Tabela 4. Plan wydatków na wydzielonym rachunku i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. % 1.4. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2015 r. (WB nr 1/2015 z dnia 01.01.2015 r.) 0,00 zł Dochody za I półrocze 2015 roku stanowiły: 1) opłaty za wynajem pomieszczeń i pływalni 146.144,79 zł 2) opłaty za wydanie duplikatów legitymacji 342,00 zł 3) opłata za wydanie duplikatu świadectwa 130,00 zł 4) odsetki bankowe 0,02 zł 5) wpływy z tytułu odszkodowania z polisy ubezpieczeniowej 12.246,05 zł 6) opłata za przygotowanie lokalu wyborczego 300,00 zł Razem dochody: 159.162,86 zł Wydatki za I półrocze 2015 roku stanowiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 160,50 zł 2) podatek VAT-7 24.148,00 zł 12
3) przegląd instalacji do uzdatniania wody w basenie 2.952,00 zł 4) aktualizacja programu księgowego 1.986,57 zł 5) zakup materiałów do bieżących napraw i konserwacji 8.800,63 zł 6) zakup środków do uzdatniania wody w basenie 4.669,50 zł 7) refundacja środków na krajową podróż służbową 619,40 zł 8) udrażnianie i czyszczenie rur kanalizacyjnych 875,76 zł 9) zakup tonerów i tuszy 1.964,48 zł 10) zakup pasków do oznaczania poziomu chloru w basenie 319,80 zł 11) naprawa kserokopiarki 184,50 zł 12) zakup artykułów biurowych i papierniczych 702,39 zł 13) zakup środków czystości do bieżącego zużycia 2.951,92 zł 14) opłata za szkolenie pracowników 1.015,00 zł 15) abonament RTV 232,20 zł 16) opłata za wywóz odpadów komunalnych 8.570,79 zł 17) opłata za odnowienie domeny 377,61 zł 18) opłata za monitoring 861,00 zł 19) opłata za licencje programu E-sekretariat 1.450,00 zł 20) opłata za dostarczenie gazu 284,24 zł 21) prenumerata czasopism 1.277,54 zł 22) zakup wyposażenia: suszarka, kserokopiarka, pralka, niszczarka 4.814,20 zł 23) usługa kominiarska 838,38 zł 24) usługa serwisowa kopiarki 360,00 zł 25) zakup płytek PCV 2.296,31 zł 26) zakup pomocy dydaktycznych na potrzeby koła chemicznego 174,18 zł 27) zakup materiałów medycznych do apteczki 122,20 zł 28) koszty transportu 62,90 zł 29) przewóz uczniów na konkursy 2.500,00 zł 29) zakup druków 1.374,07 zł 30) dostęp do programu Prawo oświatowe 937,37 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień 30.06.2015 r. (WB nr 90/2015 z dnia 30.06.2015 r.) 77.883,44 zł 81.279,42 zł 1.5. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 132 Rachunek dochodów jednostek budżetowych na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Wn 81.279,42 zł Symbol 132 Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 30.06.2015 roku - - 159.162,86 77.883,44 81.279,42 - Saldo jest zgodne z WB nr 90/2015 z dnia 30 czerwca 2015 roku. 2) Saldo 201 Rozrachunki i roszczenia na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Ma 3.983,25 zł 13
Symbol 201 Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku 30.06.2015 roku - 116,80 55.655,54 59.638,79-3.983,25 Wykazane saldo stanowią zobowiązania wobec: - Wima S.C. 2.010,50 zł - Druczek 198,50 zł - MPGK Sp.z o.o. 1.497,87 zł - Solid Group Sp. z o.o. 221,40 zł - Linde Gaz Polska Sp. z o.o. 54,98 zł ---------------------------------- Razem: 3.983,25 zł 3) Saldo 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Wn 6.089,69 zł Symbol 221 Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku 30.06.2015 roku 7.261,83-152.525,48 146.435,79 6.089,69 - Saldo stanowią należności z tytułu dochodów budżetowych od: - Grupa Pływacka MASTERS 980,00 zł - Centrum Nauki i Biznesu Żak Sp. z o.o. 2.527,65 zł - GAMA Artur Modlibowski 54,00 zł - ALF Sklepik Renata Rzepska 110,16 zł - GAMMA Adam Rybicki 272,88 zł - PO-EUN Klub Sportowy TaeKwondo 2.145,00 zł ---------------------------------- Razem: 6.089,69 zł 4) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Wn 35.742,87 zł Symbol 401 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 30.06.2015 roku - - 35.742,87-35.742,87 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80110 Gimnazja - 4210 zakup materiałów i wyposażenia 35.557,47 zł - 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 174,18 zł - 4260 zakup energii 11,22 zł 5) Saldo 402 Usługi obce na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Wn 22.893,62 zł 14
Symbol 402 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 30.06.2015 roku - - 22.893,62-22.893,62 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80110 Gimnazja - 4270 zakup usług remontowych 184,50 zł - 4300 zakup usług pozostałych 22.709,12 zł 6) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Wn 1.015,00 zł Symbol 405 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 30.06.2015 roku - - 1.015,00-1.015,00 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80110 Gimnazja - 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 1.015,00 zł 7) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień 30.06.2015 roku wynosiło po stronie Wn 947,40 zł Symbol 409 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 30.06.2015 roku - - 947,40-947,40 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80110 Gimnazja - 4300 zakup usług pozostałych 947,40 zł 2. Gospodarka środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych za 2014 rok. Kontrolą objęto gospodarkę finansową za okres od stycznia do grudnia 2014 roku. Temat ten zbadano w oparciu o Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wprowadzony z dniem 09 marca 2011 roku oraz ostatnie Zarządzenie Nr 3/2014 z 07 marca 2014 roku, zmieniające podstawy prawne w związku ze zmianami przepisów wykonawczych. Zasady wykorzystywania środków funduszu oraz ich podział na poszczególne rodzaje działalności ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy w oparciu o art. 27.1 i 30.5 ustawy o związkach zawodowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 167), preliminarz wydatków na rok 2014, ewidencję księgową, faktury VAT, wnioski o przyznanie pożyczek na cele mieszkaniowe, wnioski o przyznanie świadczeń na wypoczynek pracownika, wnioski o przyznanie zapomogi oraz 15
oświadczenia o dochodach brutto za rok poprzedzający złożenie wniosku. Podstawą działalności socjalnej jest Regulamin oraz roczny plan wydatków (preliminarz) określający podział tych środków na poszczególne cele, rodzaje i formy działalności socjalnej, organizowanej przez zakład pracy na rzecz uprawnionych do korzystania z funduszu. Regulamin i preliminarz oraz wszelkie załączniki i zmiany regulaminu opracowuje i zatwierdza dyrektor po uzgodnieniu ze związkami zawodowymi. Wnioski w sprawie przyznawania określonych rodzajów świadczeń socjalnych przewidzianych w regulaminie kierowane są do zespołu opiniującego oraz wybranych przedstawicieli związków zawodowych. Na podstawie ich selekcji przyznawane są poszczególne świadczenia. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. Środki funduszu przeznacza się na poszczególne cele, które ograniczone są limitem ustalonym w rocznym preliminarzu dochodów i wydatków. Wszystkie świadczenia socjalne udzielane są w miarę posiadanych środków. Świadczenia socjalne maja charakter uznaniowy a nie roszczeniowy. Administratorem funduszu jest Dyrektor Gimnazjum Nr 4. Przyznawanie uprawnionym świadczeń z funduszu, w oparciu o Regulamin odbywa się na pisemny wniosek uprawnionego, przełożonego pracownika szkoły lub organizacji związkowej i jest uzgadniane ze związkami zawodowymi, a następnie zatwierdzane do wypłaty przez pracodawcę. Do korzystania ze świadczeń funduszu uprawnieni są: pracownicy zatrudnieni na pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy niezależnie od formy zatrudnienia i stażu, emeryci i renciści - byli pracownicy szkoły, objęci opieką przez zakład pracy, pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych, macierzyńskich i zdrowotnych, członkowie rodziny pracownika zmarłego, jeśli byli na ich utrzymaniu. Środki funduszu przeznaczone są na: 1. Dofinansowanie różnych form wypoczynku: świadczeń urlopowych nauczycieli, których zasady i wysokość określa art. 53 ustawy Karta Nauczyciela, wypoczynku organizowanego przez pracowników we własnym zakresie (tzw.: wczasy pod gruszą) raz w roku płatne w miesiącu czerwcu i lipcu, świadczeń pieniężnych dla emerytów i rencistów wypłacanych w czerwcu i lipcu, wypoczynku dzieci, zorganizowanego w formie wczasów, kolonii, obozów, zimowisk, rajdów, zielonych szkół, raz na dwa lata na każde dziecko. 2. Pomoc finansowa dla pracowników oraz emerytów i rencistów w postaci świadczeń pieniężnych wypłacanych na przełomie listopada i grudnia. 3. Dofinansowanie działalności kulturalno-oświatowej oraz sportowo-rekreacyjnej: wstępy na imprezy kulturalne oraz sportowe (np.: do kina, teatru, opery, itp.), organizację imprez dostępnych dla wszystkich osób uprawnionych do korzystania ze środków ZFŚS wpływających na intelektualny i psychofizyczny rozwój 16
uczestników tych imprez oraz ich integrację. 4. Zapomogi pieniężne, bezzwrotne przyznane w przypadkach losowych. 5. Pożyczki zwrotne mieszkaniowe udzielane jest na pisemny wniosek pracownika, emeryta lub rencisty byłego pracownika na warunkach zwrotnej oprocentowanej 1% w stosunku rocznym pożyczki w maksymalnej wysokości 5.000,00 zł. Maksymalny okres spłaty pożyczki wynosi do 24 rat. Wniosek o kolejną pożyczkę składany jest pod warunkiem spłaty poprzednich zobowiązań z tego tytułu. W razie śmierci pożyczkobiorcy niespłacona część pożyczki podlega umorzeniu. 6. Zapomogi pieniężne, bezzwrotne przyznawane w szczególnie trudnej sytuacji materialnej. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2014 r. (WB nr 1/2014 za okres od 01-02.01.2014 r.) 32.130,37 zł Przychody zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowiły: 1) odpis socjalny 249.972,00 zł 2) spłata pożyczek mieszkaniowych 207.415,29 zł 3) odsetki bankowe 0,09 zł Razem: Ogółem przychody: 457.287,38 zł 489.417,75 zł Wydatki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowiły: 1) gotówka pobrana czekiem z rachunku bankowego 49.835,00 zł 2) wypłata pożyczek mieszkaniowych 200.000,00 zł 3) zapomogi losowe 3.200,00 zł 4) podatek dochodowy od osób fizycznych 26.414,00 zł 5) świadczenia urlopowe pracowników i emerytów 78.279,76 zł 6) dofinansowanie do wczasów pod gruszą 47.285,00 zł 7) świadczenia pieniężne pracowników i emerytów 44.630,00 zł 8) dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników 720,00 zł 9) opłata za wydanie czeków bankowych 20,00 zł 10) spotkania integracyjne pracowników 15.402,00 zł 11) zwrot nadpłaty pożyczki mieszkaniowej 210,00 zł 12) zwrot nadpłaconego odpisu 5.047,00 zł Razem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.12.2014 r. (WB nr 192/2014 z dnia 31.12.2014 r.) 471.042,76 zł 18.374,99 zł 2.1 Gospodarka kasowa ZFŚS w 2014 roku Temat ten zbadano w oparciu o raporty kasowe od stycznia do grudnia 2014 roku: 1) RK Nr 1/2014 z dnia 10.02.2014 r., 2) RK Nr 2/2014 z dnia 05.06.2014 r., 3) RK Nr 3/2014 z dnia 18.06.2014 r., 4) RK Nr 4/2014 z dnia 10.09.2014 r., 17
5) RK Nr 5/2014 z dnia 13.10.2014 r., 6) RK Nr 6/2014 z dnia 05.12.2014 r. Stan środków w kasie na dzień 01.01.2014 r. 0,00 zł Na przychody składały się: 1) pobranie gotówki czekiem z rachunku bankowego 49.835,00 zł Na wydatki składały się: Razem przychody: 49.835,00 zł 1) wypłata świadczeń pieniężnych dla emerytów i rencistów 19.006,00 zł 2) zapomogi losowe dla emerytów i rencistów 1.402,00 zł 3) wypłata pożyczek mieszkaniowych 18.000,00 zł 4) wypłata świadczeń urlopowych dla emerytów i rencistów 11.427,00 zł Razem wydatki: 49.835,00 zł Stan środków w kasie na dzień 31.12.2014 r. (RK Nr 6/2014 z dnia 05.12.2014 r.) 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 2. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: dowody Kasa Przyjmie i bankowe dowody wpłat. 3. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 4. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, sprawdzającej, zatwierdzającej i odbierającej. 5. Gotówka podjęta czekiem z bankowego była wpłacana do kasy szkoły w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r., poz. 330), co przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota RK Nr gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 23/2014 0010110559 10.02.2014 r. 3.902,00 1/2014 KP 1/2014 10.02.2014 r. 3.902,00 88/2014 0010110560 05.06.2014 r. 10.000,00 2/2014 KP 2/2014 05.06.2014 r. 10.000,00 97/2014 0010110561 18.06.2014 r. 18.677,00 3/2014 KP 3/2014 18.06.2014 r. 18.677,00 139/2014 0010110562 10.09.2014 r. 5.000,00 4/2014 KP 4/2014 10.09.2014 r. 5.000,00 153/2014 0010110563 13.10.2014 r. 500,00 5/2014 KP 5/2014 13.10.2014 r. 500,00 180/2014 0010605714 05.12.2014 r. 11.756,00 6/2014 KP 6/2014 05.12.2014 r. 11.756,00 Tabela 5. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy za rok 2014. Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej przedstawiają poniższe tabele. 1) Saldo 101 Kasa na dzień 31.12.2014 roku wynosiło 0,00 zł 18
Symbol 101 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 31.12.2014 roku - - 49.835,00 49.835,00 - - Saldo jest zgodne z RK Nr 6/2014 z dnia 05 grudnia 2014 roku. 2) Saldo 135 Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Wn 18.374,99 zł Symbol 135 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 31.12.2014 roku 32.130,37-489.417,75 471.024,76 18.374,99 - Saldo jest zgodne z WB nr 192/2014 z dnia 31 grudnia 2014 roku. 3) Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Wn 236.407,48 zł Symbol 234 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 31.12.2014 roku 226.282,08-446.762,77 210.355,29 236.407,48 - Saldo stanowią należności z tytułu pożyczek mieszkaniowych. 4) Saldo 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Ma 254.782,47 zł Symbol 851 Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku 31.12.2014 roku - 258.412,45 506.498,52 761.280,99-254.782,47 Saldo wyraża stan Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W terminie do 31 maja 2014 roku przekazano na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 75% równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na 2014 rok, a do dnia 31 grudnia 2014 roku pozostałe 25% (łącznie 100%) równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na 2014 rok. 3. Analiza wewnętrznych uregulowań prawnych pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami. Mając na uwadze specyfikę analizowanego obszaru wnioski kontrolne zostały ujęte pod opisem każdego sprawdzonego dokumentu. Statut Statut jest aktem, który określa organizację oraz zasady funkcjonowania jednostki. Musi być zgodny z przepisami ustawy o systemie oświaty i aktów prawnych wydanych na jej podstawie. Ustawa o systemie oświaty wymienia niezbędne komponenty, które powinny znaleźć się w treści statutu. Zgodnie z art. 60 ust. 1 u.s.o. statut Gimnazjum Nr 4 zawiera: 19
nazwę i typ szkoły oraz jej cele i zadania; organy szkoły oraz ich kompetencje; organizację szkoły, zasady tworzenia i organizacji oddziałów; zakres zadań zespołów nauczycielskich; zasady rekrutacji uczniów, prawa i obowiązki uczniów, w tym przypadki, w których uczeń może zostać skreślony z listy uczniów szkoły. Zgodnie z art. 42 ust. 1 u.s.o. rada pedagogiczna przygotowuje projekt statutu szkoły albo jego zmian i przedstawia do uchwalenia radzie szkoły. Statut wszedł w życie w październiku 2015 roku uchwałą Rady Pedagogicznej Nr 2/2016. Znowelizowane zmiany w jego zapisach dyrektor dostarczyła Urzędowi Miejskiemu w Stargardzie jako organowi prowadzącemu, który nie ma delegacji ustawowych do zatwierdzenia tego dokumentu, natomiast powinien znać obowiązujące statuty prowadzonych przez siebie szkół i placówek, gdyż znajomość zapisanych w nich postanowień jest podstawą prowadzenia jakiejkolwiek kontroli wewnętrznej. Przeprowadzona analiza zapisów Statutu nie wykazała nieprawidłowości. Regulamin organizacyjny Obowiązujący porządek prawny nie obliguje placówek oświatowych do konieczności posiadania regulaminu organizacyjnego, który określałby organizację i porządek w procesie pracy i odpowiedzialności oraz związane z tym zakresy obowiązków poszczególnych działów podległych Dyrektorowi. W Gimnazjum Nr 4 dokument został sporządzony przez Dyrektora jednostki w dniu 05 kwietnia 2011 roku (Zarządzenie nr 4/2011) i wszedł w życie z dniem podpisania. W Regulaminie organizacyjnym wyróżniono 7 rozdziałów: [1] Ogólne zasady funkcjonowania regulaminu organizacyjnego, [2] Schemat organizacyjny Gimnazjum Nr 4, [3] Zadania realizowane w szkole, [4] Obieg dokumentów i podpisywanie korespondencji, [5] Przyjmowanie skarg i wniosków, [6] Tryb wykonywania kontroli oraz [7] Postanowienia końcowe. Częścią Regulaminu są załączniki zawierające: Załącznik nr 1: schemat organizacyjny, będący obrazowym przedstawieniem struktury organizacyjnej z wyszczególnieniem wszystkich komórek i samodzielnych stanowisk; Załącznik nr 2: wzór protokołu z przyjęcia skargi ustnej; Załącznik nr 3: wzór notatki służbowej informującej o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego. Analiza dokumentu nie wykazała nieprawidłowości. Jedynym zastrzeżeniem jest fakt, iż regulamin nie został przez dyrektora parafowany na poszczególnych stronach dokumentu. Regulamin pracy W myśl art. 104 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.), w podmiotach zatrudniających więcej niż 20 pracowników (o ile nie obowiązują w nim postanowienia układu zbiorowego pracy), pracodawca ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. 20
W Regulaminie wyróżniono 10 rozdziałów: [1] Postanowienia ogólne, [2] Podstawowe obowiązki pracodawcy i pracownika, [3] Postanowienia porządkowe, [4] Czas pracy, [5] Nieobecności w pracy, [6] Urlopy wypoczynkowe, [7] Bezpieczeństwo i higiena pracy, [8] Odpowiedzialność za naruszenie obowiązków pracowniczych, [9] Inne postanowienia regulaminu pracy, oraz [10] Postanowienia końcowe. Analiza dokumentu nie wykazała większych nieprawidłowości. Jedynym zastrzeżeniem jest fakt, iż regulamin nie został przez dyrektora parafowany na poszczególnych stronach dokumentu. Ponadto podstawy prawne regulaminu są nieaktualne. Regulamin wynagradzania Stosownie do art. 77 2 Kodeksu pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Regulamin został wprowadzony Zarządzeniem Nr 7/2010 z dnia 01 września 2010 roku, po uzgodnieniu z działającymi przy placówce organizacjami związkowymi i wszedł w życie 14 dni od dnia podania go do wiadomości pracownikom. W dokumencie wyróżniono 11 rozdziałów: [1] Przepisy ogólne, [2] Wymagania kwalifikacyjne, [3] Szczególne warunki wynagradzania, [4] Wynagrodzenie zasadnicze i dodatek funkcyjny, [5] Dodatek za wysługę lat, [6] Dodatek specjalny, [7] Nagrody, [8] Premia, [9] Dodatkowe świadczenia z tytułu wykonywanej pracy, [10] Sposób i termin wypłaty wynagrodzeń, oraz [11] Postanowienia końcowe. Częścią Regulaminu są załączniki zawierające: tabelę stanowisk, kwalifikacji i zaszeregowania pracowników; tabelę miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego; tabelę miesięcznych stawek dodatku funkcyjnego. Analiza dokumentu nie wykazała nieprawidłowości. Instrukcja kancelaryjna Instrukcja kancelaryjna to zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentami (korespondencją), wpływającymi do jednostki. Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698) organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, bądź nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. W samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyjątkiem organów gminy oraz urzędów obsługujących te organy, organów powiatu i starostw powiatowych oraz organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. 21
Instrukcja kancelaryjna jednostki, została zatwierdzona przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie na mocy upoważnienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 05 stycznia 2011 roku. Po zatwierdzeniu, Zarządzeniem nr 9/2011 z dnia 29 września 2011 roku dyrektor szkoły wprowadził wskazany dokument do stosowania w jednostce. Polityka rachunkowości Na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330), jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych oraz opisu systemu przetwarzania danych; systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Obowiązująca polityka rachunkowości Gimnazjum Nr 4 w Stargardzie została wprowadzona Zarządzeniem Nr 1/2016 z dnia 05 stycznia 2016 roku w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości i weszła w życie z dniem podjęcia. Na całokształt dokumentacji finansowej jednostki w obszarze rachunkowości składa się 8 załączników: Załącznik nr 1: Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, Załącznik nr 2: Metody wyceny aktywów i pasywów, Załącznik nr 3: Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, Załącznik nr 4: System ochrony danych w jednostce, Załącznik nr 5: Instrukcja nadawania numeracji środkom trwałym i przedmiotom nietrwałym, Załącznik nr 6: Instrukcja inwentaryzacyjna, Załącznik nr 7: Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej, Załącznik nr 8: Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów. Analiza przyjętych w jednostce zasad rachunkowości wykazała, że nie zawarto w nich opisu systemu przetwarzania danych, a jedynie wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy w polityce rachunkowości opisać system informatyczny, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. 22
Ponadto, dokument nie został parafowany na poszczególnych stronach dokumentu oraz załączników będących integralną częścią aktu. Jest to sprzeczne z ogólnie przyjętym w naukach prawnych schematem budowy aktu normatywnego. Ponadto, dyrektor Gimnazjum nr 4 wydał Zarządzenie nr 2/2016 z dnia 05 stycznia 2016 roku w sprawie Instrukcji kontroli i ewidencji druków ścisłego zarachowania, stanowiące osobny dokument, ale będące częścią obowiązujących w jednostce zasad rachunkowości. Analiza dokumentu nie wykazała nieprawidłowości. Analiza wyżej wymienionych i opisanych podstawowych dokumentów regulujących działalność oraz organizację wewnętrzną jednostki nie wykazała większych nieprawidłowości. Należy jedynie zwrócić uwagę na konieczność parafowania przez dyrektora jednostki wewnętrznych zarządzeń i uregulowań oraz wszystkich załączników będących integralną częścią aktu, a także pamiętać o właściwym sposobie podawania podstawy prawnej. Rejestr zarządzeń Dyrektora Pomimo, że w żadnym z aktualnie obowiązujących, wewnętrznych aktów prawnych jednostki nie określono zasad wydawania, publikowania i rejestrowania zarządzeń Dyrektora, w wyniku kontroli stwierdzono, że zarządzenia takie, w latach 2013-2016 były wydawane i rejestrowane. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż jednostka posiada rejestr zarządzeń dyrektora Gimnazjum Nr 3, tzw. Księgę zarządzeń. Ma ona postać teczki na dokumenty z blaszką i metalowym wąsem, na którym mocowane i publikowane są wszelkie zarządzenia wydawane przez dyrektora. Numeracja jest stała, właściwa ze względu na rok (np. Zarządzenie nr 3/2016). W segregatorze znajdują się również tabele według wykazu akt, w których umieszczono spisy zarządzeń zawierające cztery kolumny: liczbę porządkową będącą jednocześnie numerem zarządzenia, rubrykę poświęconą sprawie w jakiej zarządzenie zostało wydane, rubrykę ze spisem osób do których wiadomości zarządzenie zostało przekazane oraz uwagi. W toku kontroli szczegółowym badaniem objęto zarządzenia z lat 2013-2016 roku. W analizowanym okresie w rejestrze zaewidencjonowano: w roku 2013 5 zarządzeń; w roku 2014 7 zarządzeń; w roku 2015 7 zarządzeń; w roku 2016 (do dnia kontroli) 4 zarządzenia. Podsumowując, opisany powyżej sposób wydawania przepisów wewnętrznych zapewnia pełną realizację celów kontroli zarządczej w zakresie zgodności działalności jednostki z procedurami wewnętrznymi, w rozumieniu w art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Spełnione są również ustanowione przez Ministra Finansów standardy kontroli zarządczej (standard C10 Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej ). Wspomniane powyżej stwierdzone drobne nieprawidłowości nie rzutują na całościową ocenę prowadzonej w jednostce dokumentacji organizacyjnej. 23
ANALIZA FINANSOWO-EKONOMICZNA JEDNOSTKI I. ANALIZA STRUKTURY ZATRUDNIENIA. Polityka kadrowa w Gimnazjum Nr 4 realizowana o następujące regulacje: Regulamin pracy, Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. jest w oparciu Poniżej w tabeli przedstawione zostało przeciętne zatrudnienie pracowników w latach 2012-2015 w podziale na grupy zawodowe. Stanowisko Ilość etatów Dynamika stanu zatrudnienia 2012 2013 2014 2015 2012/2013 2013/2014 2014/2015 Nauczyciele 62,00 60,84 61,89 63,91 1,87% 1,70% 3,16% Administracja 4,75 4,75 4,75 5,00 0,00% 0,00% 5,00% Obsługa 15,50 15,50 15,50 16,25 0,00% 0,00% 4,62% Tabela 6. Średnie zatrudnienie pracowników w latach 2012-2015 w podziale na grupy zawodowe. W analizowanych latach liczba zatrudnionych pracowników w jednostce charakteryzowała się tendencją zmienną. Średnia wielkość zatrudnienia w 2012 roku wyniosła 82,25 etatów. W roku 2013 spadła do poziomu 81,09 etatów (tj. o 1,41%). W roku 2014 przeciętne zatrudnienie ukształtowało się na wyższym poziomie niż w roku poprzednim o 1,28% i wyniosło 82,14 etatów. Jednak w ostatnim roku ponownie nastąpiło zwiększenie zatrudnienia o 3,02 etatu, co stanowi wzrost o 3,55% w stosunku do roku 2014. Ogólnie w analizowanym okresie liczba zatrudnionych zwiększyła się o 2,91 etatu (tj. 3,42%). 70 62 62 64 66 60 50 Nauczyciele 40 30 20 10 16 5 16 16 17 5 5 5 Obsługa Administracja 0 31.12.2012 r. 31.12.2013 r. 31.12.2014 r. 31.12.2015 r. Wykres 1. Struktura zatrudnienia wg stanu na lata 2012-2015. 24
Stały i systematyczny wzrost zatrudnienia w analizowanych latach widoczny był w grupie Pracowników pedagogicznych. Utrzymanie zatrudnienia odnotowano w roku 2013. W następnym latach następowało zwiększenia stanu zatrudnienia, zatrudnienia każdego roku o 2 pracowników. Liczba Pracowników obsługi w latach 2012-2014 2014 nie zmieniała się. si W 2015 roku odnotowano zwiększenie kszenie stanu zatrudnienia o 1 pracownika. pracownika W przypadku pracowników z grupy Administracji w badanym okresie zatrudnienie w kolejnych latach nie ulegało zmianie. 5,68% 19,32% 75,00% Nauczyciele Administracja Obsługa Wykres 2. Struktura zatrudnienia pracowników w ujęciu procentowym wg stanu na 31.12.2015 r. Jak obrazuje powyższe ższe zestawienie, z ogólnej liczby pracowników w Gimnazjum Nr 4, 66 osób to pracownicy pedagogiczni (75,00% ogółu zatrudnionych), 17 osób to pracownicy obsługi (19,32%), %), natomiast 5 osób to pracownicy administracji (5,68%). Pracownicy administracji i obsługi W placówce zatrudniono pracowników administracji oraz obsługi na 21,25 pełnych etatów i w obu tych grupach zawodowych zatrudnienie na przełomie analizowanego okresu uległo kosmetycznej zmianie (w 2015 roku wzrost o 1 etat). W tabeli poniżej przedstawiona została dokładna struktura pracowników pionu stanowisk urzędniczych, pomocniczych i obsługi zatrudnionych w latach 2012-2015. 2012 25