Urząd Miejski w Stargardzie Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Stargardzie Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Protokół z kontroli problemowej w Szkole Podstawowej nr 5 im. Jana Pawła II w Stargardzie Stargard Daty skrajne od... do..

2 Urząd Miejski w Stargardzie Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Szkole Podstawowej nr 5 im. Jana Pawła II w Stargardzie w okresie od 08 do 21 września 2016 roku przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie oraz Inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie, działających na podstawie upoważnienia nr 20/2016 Prezydenta Miasta Stargard z dnia 06 września 2016 roku. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe za I półrocze 2015 roku. 2. Gospodarka środkami ZFŚS za 2014 rok. 3. Analiza wewnętrznych uregulowań prawnych pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami. Dyrektorem Szkoły Podstawowej nr 5 im. Jana Pawła II jest Pan Włodzimierz Owczarek, któremu Prezydent Miasta Zarządzeniem nr 148/2014 z dnia 25 czerwca 2014 roku powierzył stanowisko Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 5 im. Jana Pawła II w Stargardzie na okres od 01 września 2014 roku do 31 sierpnia 2019 roku. Główną Księgową jest Pani Anna Majerczyk zatrudniona od 01 lipca 2000 roku na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielali: Anna Majerczyk Główna księgowa, Agnieszka Malicka Specjalista ds. płac. 2

3 Podstawy formalno-prawne funkcjonowania jednostki: 1. Ustawa z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 594 ze zm.). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.). 4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 191 ze zm.). 5. Ustawa z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz ze zm.). 6. Statut Szkoły Podstawowej nr 5 im. Jana Pawła II w Stargardzie Szczecińskim. I. Gospodarka finansowa z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe za I półrocze 2015 roku. BUDŻET Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdu służbowego, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawiają poniższe tabele, które zostały opracowane w oparciu o plan dochodów i wydatków na 2015 rok oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za I półrocze 2015 roku. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela. Wyszczególnienie Plan (po zmianach) na 2015 rok Wydatki za I półrocze 2015 rok Dział , ,87 52,96 Rozdział , ,66 52,85 Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń Wynagrodzenia osobowe Dodatkowe wynagrodzenie roczne Składki na ubezpieczenia społeczne Składki na Fundusz Pracy Nagrody konkursowe Zakup materiałów i wyposażenia Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek Zakup energii Zakup usług remontowych Zakup usług zdrowotnych Zakup usług pozostałych Opłaty z tytułu usług telekomunikacyjnych Podróże służbowe krajowe Odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej , , , , , , , , , , , , , , , ,00 924, , , , ,74 959, ,98 0, , , , , ,76 830, , ,00 % 9,24 48,30 96,41 51,59 46,38 63,99 66,14 0,00 53,97 55,71 26,23 53,96 27,41 51,91 75,00 89,68 Rozdział , ,30 18,36 Zakup usług pozostałych Podróże służbowe krajowe Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 1.500, , ,00 0,00 478, ,00 0,00 15,94 24,16 3

4 Wynagrodzenia osobowe Składki na ubezpieczenia społeczne Składki na Fundusz Pracy Rozdział , ,91 49, , , , , ,33 633,58 50,00 49,99 50,00 Rozdział , ,00 75,39 Nagrody o charakterze szczególnym niezaliczone do wynagrodzeń Odpisy na ZFŚS 800, ,00 800, ,00 100,00 75,00 Dział , ,52 53,57 Rozdział , ,67 53,07 Wynagrodzenia osobowe Dodatkowe wynagrodzenie roczne Składki na ubezpieczenia społeczne Składki na Fundusz Pracy Zakup materiałów i wyposażenia Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek Zakup usług zdrowotnych Odpisy na ZFŚS , , , , , ,00 300, , , , , ,65 67,82 0,00 100, ,00 48,95 94,15 91,72 51,73 3,39 0,00 30,00 74,99 Rozdział , ,85 99, Stypendia dla uczniów 3.100, ,85 99,99 Ogółem , ,39 52,99 Tabela 1. Plan wydatków budżetowych i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. Wyszczególnienie Plan na 2015 rok (zł) Wykonanie za I półrocze 2015 roku (zł) Rozdział , ,75 42,99 % Dochody z najmu i dzierżawy Pozostałe odsetki Wpływy z różnych dochodów ,00 2, , ,71 0,04 591,00 41,39 2,00 59,10 Tabela 2. Plan dochodów budżetowych i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. Rozliczenie środków na wydatki budżetowe przyznane na finansowanie działalności Szkoły Podstawowej nr 5 w I półroczu 2015 roku Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 01/2015 z dnia r.) 0,00 zł Wpływy w I półroczu 2015 roku stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego: ,00 zł WB nr 01/2015 z dnia r ,00 zł WB nr 02/2015 z dnia r ,00 zł WB nr 03/2015 z dnia r ,00 zł WB nr 05/2015 z dnia r ,00 zł WB nr 07/2015 z dnia r ,00 zł WB nr 11/2015 z dnia r ,00 zł WB nr 15/2015 z dnia r ,00 zł WB nr 18/2015 z dnia r ,00 zł WB nr 20/2015 z dnia r ,00 zł 4

5 WB nr 21/2015 z dnia r. DWR WB nr 24/2015 z dnia r. WB nr 26/2015 z dnia r. WB nr 30/2015 z dnia r. WB nr 33/2015 z dnia r. WB nr 34/2015 z dnia r. WB nr 36/2015 z dnia r. WB nr 39/2015 z dnia r. WB nr 43/2015 z dnia r. WB nr 50/2015 z dnia r. WB nr 51/2015 z dnia r. WB nr 54/2015 z dnia r. WB nr 57/2015 z dnia r. WB nr 58/2015 z dnia r. WB nr 62/2015 z dnia r. WB nr 63/2015 z dnia r. WB nr 65/2015 z dnia r. WB nr 67/2015 z dnia r. WB nr 68/2015 z dnia r. WB nr 72/2015 z dnia r. WB nr 77/2015 z dnia r. WB nr 80/2015 z dnia r. WB nr 82/2015 z dnia r ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł 2) za wynajem mieszkań 4.130,73 zł 3) mylna wpłata 259,65 zł 4) odsetki bankowe 0,04 zł Razem: ,42 zł Wydatki w I półroczu 2015 roku stanowiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 2.352,00 zł 2) odprowadzenie dochodów budżetowych 3.753,88 zł 3) wypłata gotówki czekiem z banku ,18 zł 4) wynagrodzenie płatnika 433,00 zł 5) wynagrodzenia pracowników ,29 zł 6) godziny ponadwymiarowe ,76 zł 7) dodatkowe wynagrodzenie roczne ,50 zł 8) ekwiwalent za urlop 3.371,12 zł 9) nagrody jubileuszowe ,97 zł 10) zwrot mylnie wpłaconych środków 259,65 zł 11) zasiłek zdrowotny 2.000,00 zł 12) przekazane składki do ZUS ,56 zł 13) przekazany podatek PIT ,00 zł 14) potrącenia z list płac, ,59 zł w tym: składki związkowe ZNP 5.203,28 zł składki NSZZ Solidarność 1.445,12 zł składki PZU-życie ,90 zł składki Commercial Union-życie 9.783,15 zł 5

6 spłata pożyczek mieszkaniowych z ZFŚS ,14 zł spłata pożyczek KZP ,00 zł 15) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych ,00 zł 16) zapłacone faktury na kwotę ,41 zł w tym za: energię cieplną ,27 zł energię elektryczną ,99 zł dostarczenie wody 8.323,68 zł odprowadzenie ścieków ,67 zł wywóz nieczystości 5.761,80 zł usługa serwisowa ksera 3.152,84 zł usługi telekomunikacyjne 1.096,76 zł zakup druków 27,55 zł zakup materiałów dla konserwatora 664,95 zł regeneracja sprzętu p-poż ,30 zł monitoring obiektu 1.476,00 zł abonament konserwacji monitoringu 123,00 zł pobór próby wody z basenu przez PPIS 223,91 zł renowacja tablic szkolnych 1.560,00 zł zakup środków czystości 6.544,52 zł środki chemiczne do uzdatniania wody w basenie 2.123,22 zł materiały biurowe i papiernicze (w tym dzienniki, tusze i tonery) 1.617,05 zł badania profilaktyczne 1.607,00 zł szkolenia pracowników i nauczycieli 4.085,00 zł usługa serwisowa komputerów 300,00 zł usługa kominiarska 1.273,04 zł kontrola sanitarna PPIS 29,64 zł prenumeratę czasopism 1.889,19 zł wyposażenie: dzwonki szkolne, tablice samościeralne, szafy, stoliki, tabliczki, urządzenie wielofunkcyjne, projektor, tablica interaktywna, głośniki, laptop, oprawy oświetleniowe ,72 zł koszty przesyłek 118,88 zł konserwację stałą sieci telefonicznej 615,00 zł regeneracja pompy basenowej 516,60 zł przegląd okresowy placu zabaw 61,50 zł remont obrzeża skoczni 2.100,00 zł konserwacja systemu monitoringu 461,25 zł części komputerowe 200,00 zł kserokopia dokumentów 231,93 zł zakup nagród rzeczowych dla uczniów 632,04 zł zakup książek 2.130,80 zł aktualizacje, licencje i zakup programów komputerowych 3.135,27 zł przedłużenie abonamentu strony internetowej szkoły 428,04 zł Razem: ,91 zł 6

7 Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 83/2015 z dnia r.) ,51 zł GOSPODARKA KASOWA W DRUGIM PÓŁROCZU 2015 ROKU 1.2. Stan środków w kasie na dzień rok 0,00 zł Kontrolą objęto następujące raporty kasowe: 1) RK nr 1/2015 z dnia r., 2) RK nr 2/2015 z dnia r., 3) RK nr 3/2015 z dnia r., 4) RK nr 4/2015 z dnia r., 5) RK nr 5/2015 z dnia r., 6) RK nr 6/2015 z dnia r., 7) RK nr 7/2015 z dnia r., 8) RK nr 8/2015 z dnia r., 9) RK nr 9/2015 z dnia r., 10) RK nr 10/2015 z dnia r., 11) RK nr 11/2015 z dnia r. Na przychody składały się: wpłata gotówki podjętej czekiem z banku Razem przychody: ,63 zł ,63 zł Na rozchody składały się: wynagrodzenia pracowników dodatkowe wynagrodzenie roczne stypendia dla najlepszych uczniów i sportowców badania profilaktyczne podróże służbowe znaczki pocztowe dopłata do okularów obuwie i odzież robocza dla pracowników nagrody rzeczowe dla uczniów konkursy paliwo do kosiarki zakup materiałów dla konserwatora zakup wyposażenia: krzesło składane, czajniki, apteczka, maty do ćwiczeń zakup środków czystościowych zakup artykułów papierniczych i biurowych nagroda Prezydenta dla najlepszego ucznia Stan środków w kasie na dzień roku (RK nr 11/2015 z dnia r.) wynosił Razem rozchody: ,54 zł ,79 zł 3.099,85 zł 360,00 zł 1.308,94 zł 940,05 zł 400,00 zł 524,90 zł 327,81 zł 47,80 zł 640,22 zł 430,46 zł 28,00 zł 56,27 zł 800,00 zł ,63 zł 0,00 zł 7

8 W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury, rachunki, bankowe dowody wpłat, polecenia wyjazdów służbowych, listy płac oraz dowody KP i KW. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury i rachunki zakupu opisane były pod względem celowości, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej. 5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 6. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego wpłacana była do kasy szkoły w tym samym dniu, zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 cyt. wyżej ustawy o rachunkowości. 7. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy szkoły przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota Nr RK gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 8/ r ,82 1/2015 KP 1/ r ,82 16/ r. 603,93 2/2015 KP 2/ r. 603,93 22/ r ,90 3/2015 KP 3/ r ,90 25/ r ,45 4/2015 KP 4/ r ,45 37/ r ,72 5/2015 KP 6/ r ,72 45/ r. 170,00 6/2015 KP 9/ r. 170,00 55/ r ,90 7/2015 KP 10/ r ,90 61/ r. 880,29 8/2015 KP 12/ r. 880,29 66/ r ,02 9/2015 KP 15/ r ,02 76/ r. 553,40 10/2015 KP 17/ r. 553,40 81/ r ,75 11/2015 KP 21/ r ,75 Tabela 3. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy za I półrocze 2015 roku Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej za I półrocze 2015 roku przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień roku wynosiło 0,00 zł Symbol konta 101 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , Saldo konta jest zgodne z Raportem Kasowym Nr 11/2015 z dnia 26 czerwca 2015 roku. 2) Saldo konta 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,51 zł Symbol konta 130 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,51-8

9 Saldo konta jest zgodne z WB nr 83/2015 z dnia 30 czerwca 2015 roku. 3) Saldo konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień roku wynosiło 0,00 zł Symbol konta 201 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , Saldo konta jest zgodne z dokumentami finansowymi jednostki. 4) Saldo konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie Wn 385,87 zł Symbol konta 221 B.O. Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,73 385,87 - Saldo konta oznacza stan należności z tytułu dochodów budżetowych (czynsz za mieszkanie). 5) Saldo konta 222 Rozliczenie dochodów budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie Wn 4.186,88 zł Symbol konta 222 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,88 - Saldo konta oznacza stan dochodów budżetowych przekazanych przez jednostkę, lecz nieprzekazanych na rachunek bankowy. 6) Saldo konta 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,00 zł Symbol konta 223 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,00 Saldo konta oznacza stan środków pieniężnych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych. 7) Saldo konta 225 Rozrachunki z budżetem na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,00 zł Symbol konta 225 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,00 Wykazane saldo konta stanowi zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT-4 za czerwiec 2015 roku. Podatek odprowadzony został 20 lipca 2015 roku WB nr 90/2015 z dnia roku. 9

10 8) Saldo konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,09 zł Symbol konta 229 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,09 Saldo konta stanowią składki ZUS naliczone od wynagrodzeń za czerwiec 2015 roku. Składki zostały przekazane na rachunek ZUS 06 lipca 2015 roku WB nr 87/2015 z dnia roku. 9) Saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,69 zł Symbol konta 401 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,69 - Na saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Szkoły podstawowe zakup materiałów i wyposażenia ,02 zł zakup energii ,85 zł 2. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział Świetlice szkolne zakup materiałów i wyposażenia 67,82 zł 10) Saldo konta 402 Usługi obce na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,75 zł Symbol konta 402 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,75 - Na saldo konta 402 Usługi obce składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Szkoły podstawowe zakup usług remontowych 5.509,92 zł zakup usług pozostałych ,07 zł opłaty z tytułu usług telekomunikacyjnych 1.096,76 zł 11) Saldo konta 404 Wynagrodzenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,96 zł Symbol konta 404 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,96 - Na saldo konta 404 Wynagrodzenia składały się: 10

11 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Szkoły podstawowe wynagrodzenia osobowe pracowników ,70 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Realizacja zadań wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy dla dzieci i młodzieży w szkołach podstawowych, gimnazjach, liceach ogólnokształcących, liceach profilowanych i szkołach zawodowych wynagrodzenia osobowe pracowników ,00 zł 3. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział Świetlice szkolne wynagrodzenia osobowe pracowników ,26 zł 12) Saldo konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,51 zł Symbol konta 405 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,51 - Na saldo konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Szkoły podstawowe wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 924,90 zł składki na ubezpieczenia społeczne ,92 zł składki na Fundusz Pracy ,62 zł zakup usług zdrowotnych 1.867,00 zł odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ,00 zł szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 1.435,00 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 3. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Pozostała działalność 1.450,00 zł odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ,00 zł 4. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział Świetlice szkolne składki na ubezpieczenia społeczne ,37 zł składki na Fundusz Pracy 2.518,70 zł zakup usług zdrowotnych 100,00 zł odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ,00 zł 11

12 13) Saldo konta 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień roku wynosiło po stronie Wn 5.356,64 zł Symbol konta 409 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,64 - Na saldo konta 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Szkoły podstawowe nagrody konkursowe 147,85 zł podróże służbowe krajowe 830,64 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli podróże służbowe krajowe 478,30 zł 3. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Pozostała działalność nagrody o charakterze szczególnym 800,00 zł 4. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział Pomoc materialna dla uczniów stypendia dla uczniów 3.099,85 zł RACHUNEK DOCHODÓW I WYDATKÓW NIMI FINANSOWANYCH Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie cyt. wyżej ustawy o systemie oświaty w Szkole Podstawowej nr 5 im. Jana Pawła II został utworzony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale Szkoły Podstawowe i paragrafy klasyfikacji budżetowej. Źródłami dochodów Szkoły Podstawowej Nr 5 gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) odszkodowania i wpłaty za utracone lub uszkodzone mienie będące w zarządzie albo użytkowaniu jednostki budżetowej, 2) opłaty za korzystanie z sali gimnastycznej, basenu, boiska oraz sprzętu sportowego, 3) czynsze za wynajem sal, pomieszczeń i innych powierzchni, 4) opłaty za duplikaty dokumentów. Dochody gromadzone przez Szkołę Podstawową Nr 5 na wydzielonym rachunku przeznaczone były na: 1) remont lub odtworzenie mienia, w przypadku uzyskiwania dochodów z tytułów wymienionych w 2 pkt 2 cyt. wyżej uchwały, 12

13 2) zakup nagród rzeczowych dla uczniów biorących udział w konkursach, olimpiadach, zawodach sportowych, 3) finansowanie wydatków remontowych i inwestycyjnych, 4) inne wydatki związane z działalnością jednostek budżetowych. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela, sporządzona na podstawie sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 cyt. wyżej ustawy o finansach publicznych oraz planu dochodów i wydatków na rok Wyszczególnienie Plan na 2015 rok Wykonanie za I półrocze 2015 roku Dział 801, Rozdział , ,05 51,25 Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych , ,25 51,65 Pozostałe odsetki 2,00 0,00 0,00 Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej 1.000,00 0,00 0,00 Wpływy z różnych dochodów 0,00 73,80 0,00 Tabela 4. Plan dochodów na wydzielonym rachunku i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. % Wyszczególnienie Plan na 2015 rok Wydatki za I półrocze 2015 roku Dział 801, Rozdział , ,56 25,37 Zakup materiałów i wyposażenia , ,99 50,76 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 1.000,00 0,00 0,00 Zakup energii ,00 0,00 0,00 Zakup usług remontowych ,00 0,00 0,00 Zakup usług pozostałych , ,06 16,80 Zakup usług telekomunikacyjnych 4.000, ,27 38,70 Podróże służbowe krajowe 1.000,00 436,24 43,62 Tabela 5. Plan wydatków na wydzielonym rachunku i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. % 2.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 1/2015 z dnia r.) 0,00 zł Wpływy za I półrocze 2015 roku stanowiły: 1) opłaty za wydanie duplikatów legitymacji szkolnych 80,00 zł 2) za wynajem pomieszczeń i korzystanie z sali gimnastycznej i basenu ,25 zł 3) wypłacone odszkodowanie 73,80 zł 4) wpłata zakładu pracy rodziców za obóz szkolny w Pogorzelicy 830,00 zł Wpływy ogółem: ,05 zł Wydatki za I półrocze 2015 roku stanowiły: 1) opłaty bankowe 153,50 zł 2) zrealizowane czeki 1.266,24 zł 3) umowa o dzieło 308,00 zł 4) druki 511,80 zł 5) opłata telekomunikacyjne 1.548,27 zł 13

14 6) artykuły biurowe i papiernicze (w tym tonery) 3.630,64 zł 7) środki czystości 2.936,52 zł 8) aktualizacja programu Optivum wykorzystywanego do organizacji pracy szkoły 2.205,00 zł 9) przegląd okresowy budynku 123,00 zł 10) serwis pompy w basenie 150,00 zł 11) wymiana szyby w ramach odszkodowania 73,80 zł 12) zakup piasku 93,48 zł 13) montaż rolet (szt. 22) 1.870,00 zł 14) zakup nagród dla uczniów 65,44 zł 15) zakup zestawu do kontroli wody w basenie 173,43 zł 16) materiały dla konserwatora i do drobnych remontów 3.518,11 zł 17) prenumerata czasopism 738,00 zł 18) usługa serwisowa kopiarki 600,00 zł 19) artykuły do gabinetu medycznego 336,50 zł 20) wyposażenie: szafka, deski sedesowe, oprawy świetlne, zegary ścienne, tablica kredowa, laptop, pompa do basenu, urządzenie wielofunkcyjne 8.965,27 zł 21) koszty transportu i dojazdu 42,56 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 82/2015 z dnia r.) Wydatki ogółem: ,56 zł ,49 zł GOSPODARKA KASOWA W I PÓŁROCZU 2015 ROKU 2.2. Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 1/2015) z dnia r. 0,00 zł Kontrolą objęto raporty kasowe za I półrocze 2015 roku: 1) RK nr 1/2015 z dnia 26 maja 2015 r., 2) RK nr 2/2014 z dnia 16 czerwca 2015 r. Na przychody składały się: - wpłaty gotówki pobranej czekiem z banku 1.266,24 zł Razem przychody: 1.266,24 zł Na rozchody składały się: podróże służbowe dofinansowanie do obozu szkolnego (wpłaty rodziców) Razem rozchody: 436,24 zł 830,00 zł 1.266,24 zł Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 2/2015 z dnia r.) wyniósł 0,00 zł 14

15 W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury, rachunki, dowody KP i KW. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 4. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego wpłacona do kasy szkoły w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 cyt. wyżej ustawy o rachunkowości. 5. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień roku wynosiło 0,00 zł Symbol konta 101 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , Saldo konta jest zgodne z RK nr 2/2015 z dnia 16 czerwca 2015 roku. 2) Saldo konta 132 Rachunek dochodów jednostek budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,49 zł Symbol konta 132 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,49 - Saldo konta jest zgodne z WB nr 82/2015 z dnia 30 czerwca 2015 roku. 3) Saldo konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień roku wynosiło po stronie Wn 425,00 zł Symbol konta 201 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 480, , ,51 825,00 400,00 Saldo konta oznacza stan należności z tytułu opłaty za wynajem pomieszczeń za miesiąc czerwiec 2015 roku. 4) Saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,99 zł Symbol konta 401 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,99-15

16 Na saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Szkoły podstawowe zakup materiałów i wyposażenia ,99 zł 5) Saldo konta 402 Usługi obce na dzień roku wynosiło po stronie Wn 7.430,33 zł Symbol konta 402 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,33 - Na saldo konta 402 Usługi obce składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Szkoły podstawowe zakup usług pozostałych 5.882,06 zł opłaty z tytułu usług telekomunikacyjnych 1.548,27 zł 13) Saldo konta 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień roku wynosiło po stronie Wn 436,24 zł Symbol konta 409 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma ,24-436,24 - Na saldo konta 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Szkoły podstawowe podróże służbowe krajowe 436,24 zł 2. Gospodarka środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych za 2014 rok. Kontrolą objęto gospodarkę finansową za okres od stycznia do grudnia 2014 roku. Temat zbadano w oparciu o Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, wprowadzony Zarządzeniem Nr 41/2012 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 5 z dnia 18 czerwca 2012 roku i preliminarz wydatków na rok 2014, ewidencję księgową, wnioski o przyznanie świadczenia na wypoczynek pracownika, oświadczenia o dochodach za 2013 rok złożone przez pracowników zatrudnionych w jednostce oraz emerytów i rencistów. Zasady tworzenia funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady gospodarowania jego środkami określają następujące akty prawne: Ustawa z dnia 04 marca 1994 roku o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 592 z późn. zm.), Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 191 z późn. zm.), Ustawa z dnia 23 maja 1991 roku o Związkach Zawodowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 167 z późn. zm.), Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w roku poprzednim, 16

17 Ustawa z dnia 23 grudnia 1994 roku o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. z 2012 r., poz z późn. zm.), Rozporządznie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 09 marca 2009 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Do korzystania ze świadczeń Funduszu uprawnieni są pracownicy zatrudnieni w pełnymi niepełnym wymiarze czasu pracy na podstawie umowy o pracę na czas określonyi nieokreślony oraz mianowania; pracownicy przebywający na urlopach macierzyńskich, wychowawczych i zdrowotnych; emeryci i renciści byli pracownicy; uprawnieni członkowie rodzin dzieci własnych i przysposobionych pozostające na utrzymaniu pracownika, emeryta albo rencisty; członkowie rodzin zmarłych pracowników, jeśli byli na ich utrzymaniu. Środki z Funduszu przeznacza się na finansowanie lub dofinansowanie: 1) krajowego wypoczynku organizowanego przez pracowników we własnym zakresie (tzw. wczasy pod gruszą); 2) świadczeń urlopowych dla nauczycieli; 3) dofinansowanie do wczasów profilaktyczno zdrowotnych dla pracowników, emerytów i rencistów; 4) dofinansowanie udziału osób uprawnionych w imprezach kulturalno oświatowych; 5) udzielanie pomocy finansowej w postaci bezzwrotnych i zwrotnych zapomóg pieniężnych, (zapomóg losowych) osobom, które znalazły się w trudnej sytuacji życiowej; 6) udzielanie pożyczek na cele mieszkaniowe; 7) świadczenia pieniężne dla pracowników, emerytów i rencistów w okresach przedświątecznych. Podstawą przyznania świadczenia lub usługi z funduszu stanowi wniosek pracownika, byłego pracownika-emeryta lub rencisty zawierający jego oświadczenie o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej oraz o wysokości dochodu brutto wszystkich osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym uprawnionego za rok poprzedzający złożenie wniosku. Podstawę gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu stanowi zatwierdzony przez pracodawcę roczny plan dochodów i wydatków wraz ze szczegółowym preliminarzem wydatków na poszczególne rodzaje działalności socjalnej, ustalonym do końca lutego każdego roku. Środkami funduszu administruje dyrektor szkoły, podejmując decyzje o przyznaniu uprawnionym osobom świadczeń i dopłat. Decyzję swoją uzgadnia w porozumieniu z wyznaczonymi pracownikami i przedstawicielem związków zawodowych. Dyrektor szkoły w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi ustala w terminie do 31 marca każdego roku, roczny plan rzeczowo finansowy. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym, a niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. 17

18 Fundusz jest funduszem spożycia zbiorowego i nie korzystanie z niego nie daje uprawnionemu podstawy do żądania jakiegokolwiek ekwiwalentu. Świadczenia socjalne nie mają charakteru roszczeniowego i są udzielane w miarę posiadanych środków. Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 1/2014 z dnia r.) 9.210,96 zł Przychody zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: 1) odpis socjalny ,00 zł 2) spłata pożyczek mieszkaniowych ,17 zł 3) odsetki bankowe 0,07 zł Razem: Ogółemprzychody: ,24 zł ,20 zł Wydatki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: 1) gotówka pobrana czekiem z banku ,00 zł 2) podatek PIT do Urzędu Skarbowego ,00 zł 3) opłaty bankowe 474,89 zł 4) wyjazdy integracyjne ,00 zł 5) wypłacone pożyczki mieszkaniowe ,00 zł 6) świadczenia socjalne (grusza) ,57 zł 7) świadczenia socjalne urlopowe ,78 zł 8) zwrot nadpłaty potrąconej pożyczki mieszkaniowej 673,62 zł 9) świadczenia socjane świąteczne ,00 zł Razem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr141/2014 z dnia r.) ,86 zł ,34 zł GOSPODARKA KASOWA ZFŚS W 2014 ROKU Temat ten zbadano w oparciu o raporty kasowe od stycznia do grudnia 2014 roku: 1) RK nr 1/2014 z dnia r., 2) RK nr 2/2014 z dnia r., 3) RK nr 3/2014 z dnia r., 4) RK nr 4/2014 za okres r. Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 01/2014 z dnia r.) 0,00 zł Na przychody składały się: 1) pobranie gotówki czekiem z banku ,00 zł Razem przychody: ,00 zł 18

19 Na wydatki składały się: 1) pomoc finansowa dla pracowników z okazji świąt 4.826,00 zł 2) świadczenia socjalne (grusza) 7.195,00 zł 3) wypłacone zapomogi 1.300,00 zł 4) świadczenia socjalne emeryci (pienieżne) ,00 zł 5) pomoc finansowa dla emerytów z okazji świąt ,00 zł Razemwydatki: ,00 zł Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 4/2014 z dnia r.) 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, co następuje: 1. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób systematyczny i chronologiczny. 2. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: listy pracowników którym przysługują świadczenia, dowody KP, bankowe dowody wpłat. 3. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 4. Dowody KP opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, sprawdzającej, zatwierdzającej i odbierającej. 5. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego była wpłacana do kasy szkoły w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.). Nieprawidłowości nie stwierdzono. Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień roku wynosiło 0,00zł Symbol konta 101 Bilans otwarcia Obroty narastająco Saldo na dzień za 2014 rok roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , Saldo konta jest zgodne z RK nr 4/2014 z dnia 12 grudnia 2014 roku. 2) Saldo konta 135 Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,34 zł Symbol konta 135 Bilans otwarcia Obroty narastająco Saldo na dzień za 2014 rok roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 9.210, , , ,34 - Saldo konta jest zgodne z WB nr 141/2014 z dnia 31 grudnia 2014 roku. 19

20 3) Saldo konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,86 zł Symbol konta 234 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień za 2014 rok roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,86 - Saldo konta stanowi należność z tytułu pożyczek mieszkaniowych. 4) Saldo konta 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,20 zł Symbol konta 851 Bilans otwarcia Obroty narastająco Saldo na dzień za 2014 rok roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,20 Saldo konta wyraża stan Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W terminie do 31maja 2014 roku przekazano na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 75,40% równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na 2014 rok przewidzianych w art. 6 ust. 2 Ustawy z dnia 04 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r., poz. 592). 3. Analiza wewnętrznych uregulowań prawnych pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami. Mając na uwadze specyfikę analizowanego obszaru wnioski kontrolne zostały ujęte pod opisem każdego sprawdzonego dokumentu. Statut Statut jest aktem, który określa organizację oraz zasady funkcjonowania jednostki. Musi być zgodny z przepisami ustawy o systemie oświaty i aktów prawnych wydanych na jej podstawie. Ustawa o systemie oświaty wymienia niezbędne komponenty, które powinny znaleźć się w treści statutu. Zgodnie z art. 60 ust. 1 u.s.o. statut Szkoły Podstawowej Nr 5 zawiera: nazwę i typ przedszkola oraz jego cele i zadania; organy jednostki oraz ich kompetencje; organizację przedszkola, zasady tworzenia i organizacji oddziałów; zasady rekrutacji dzieci, ich prawa i obowiązki, w tym przypadki, w których dziecko może zostać skreślone z listy wychowanków szkoły. Zgodnie z art. 42 ust. 1 u.s.o. rada pedagogiczna przygotowuje projekt statutu szkoły albo jego zmian i przedstawia do uchwalenia radzie szkoły. Statut wszedł w życie w dniu 27 października 2015 roku uchwałą Rady Pedagogicznej Nr 4/2015/2016. Znowelizowane zmiany w jego zapisach dyrektor dostarczyła Urzędowi Miejskiemu w Stargardzie jako organowi prowadzącemu, który nie ma delegacji ustawowych do zatwierdzenia tego dokumentu, natomiast powinien znać obowiązujące statuty prowadzonych 20

21 przez siebie szkół i placówek, gdyż znajomość zapisanych w nich postanowień jest podstawą prowadzenia jakiejkolwiek kontroli wewnętrznej. Przeprowadzona analiza zapisów Statutu nie wykazała nieprawidłowości. Regulamin Organizacyjny Obowiązujący porządek prawny nie obliguje placówek oświatowych do konieczności posiadania regulaminu organizacyjnego, który określałby organizację i porządek w procesie pracy i odpowiedzialności oraz związane z tym zakresy obowiązków poszczególnych działów podległych Dyrektorowi. W Szkole Podstawowej Nr 5 dokument został sporządzony przez Dyrektora jednostki w dniu 18 grudnia 2015 roku (Zarządzenie Nr 10/2015) i wszedł w życie z dniem podpisania. W Regulaminie organizacyjnym wyróżniono 4 rozdziały: [1] Ogólne zasady funkcjonowania Regulaminu organizacyjnego, [2] Schemat organizacyjny, [3] Zadania realizowane w szkole, oraz [4] Postanowienia końcowe. Częścią Regulaminu jest załącznik zawierający obrazowe przedstawienie schematu organizacyjnego z wyszczególnieniem wszystkich komórek i samodzielnych stanowisk. Analiza dokumentu nie wykazała większych nieprawidłowości. Podstawowym zastrzeżeniem jest fakt, iż regulamin nie został przez dyrektora parafowany na poszczególnych stronach dokumentu. Ponadto, brak jest w Regulaminie organizacyjnym opisu, w jaki sposób zwyczajowo zapoznaje się podległych pracowników z treścią przepisów. Regulamin pracy W myśl art. 104 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz ze zm.), w podmiotach zatrudniających więcej niż 20 pracowników (o ile nie obowiązują w nim postanowienia układu zbiorowego pracy), pracodawca ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Regulamin pracy został wprowadzony przez dyrektora Zarządzeniem Nr 7/2011 z dnia 04 marca 2011 roku i według treści wszedł w życie z dniem podpisania. Wprowadzenie dokumentu nastąpiło po uzgodnieniu z działającymi przy placówce organizacjami związkowymi. Ostatnie zmiany w Regulaminie pracy w jednostce wprowadzone zostały przez dyrektora aneksem z dnia 15 grudnia 2014 roku (Zarządzenie Nr 17/2014). W Regulaminie wyróżniono 10 rozdziałów: [1] Postanowienia ogólne, [2] Podstawowe obowiązki pracownika i pracodawcy, [3] Postanowienia porządkowe, [4] Czas pracy, [5] Nieobecności w pracy, [6] Urlopy wypoczynkowe, [7] Postanowienia dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, [8] Odpowiedzialność za naruszenie obowiązków pracowniczych, [9] Inne postanowienia regulaminu pracy, oraz [10] Przepisy końcowe. Analiza dokumentu nie wykazała większych nieprawidłowości. Jedynym zastrzeżeniem jest fakt, iż regulamin nie został przez dyrektora parafowany na poszczególnych stronach dokumentu. Regulamin wynagradzania Stosownie do art Kodeksu pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym 21

22 układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Regulamin został wprowadzony w dniu 22 czerwca 2009 roku, po uzgodnieniu z działającymi przy placówce organizacjami związkowymi i wszedł w życie 14 dni od dnia podania go do wiadomości pracownikom. Ostatnie zmiany w Regulaminie w jednostce wprowadzone zostały przez dyrektora aneksem z dnia 15 grudnia 2014 roku (Zarządzenie Nr 16/2014). W dokumencie wyróżniono 4 rozdziały: [1] Postanowienia wstępne, [2] Zasady wynagradzania pracowników, [3] Wypłacanie wynagrodzeń, oraz [4] Przepisy przejściowe. Częścią Regulaminu są załączniki zawierające: tabelę stanowisk, kwalifikacji i zaszeregowania pracowników; tabelę miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego; tabelę miesięcznych stawek dodatku funkcyjnego. Analiza dokumentu nie wykazała nieprawidłowości. Jedynym zastrzeżeniem jest fakt, iż regulamin nie został przez dyrektora parafowany na poszczególnych stronach dokumentu. Polityka rachunkowości Na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330), jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych oraz opisu systemu przetwarzania danych; systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Obowiązująca polityka rachunkowości Szkoły Podstawowej Nr 5 w Stargardzie została wprowadzona Zarządzeniem Nr 3/2014 z dnia 05 stycznia 2016 roku w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości i weszła w życie z dniem podjęcia. Na całokształt dokumentacji finansowej jednostki w obszarze rachunkowości składają się 4 rozdziały: [1] Wprowadzenie, [2] Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, [3] Metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego, oraz [4] Zakładowy plan kont. Analiza przyjętych w jednostce zasad rachunkowości wykazała, że nie zawarto w nich opisu systemu przetwarzania danych, a jedynie wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy w polityce rachunkowości opisać system informatyczny, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu 22

23 do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Ponadto, dokument nie został parafowany na poszczególnych stronach dokumentu oraz załączników będących integralną częścią aktu. Jest to sprzeczne z ogólnie przyjętym w naukach prawnych schematem budowy aktu normatywnego. Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych oraz Instrukcja kasowa Dokumenty zostały wprowadzone przez Dyrektora jednostki, odpowiednio: Zarządzeniem Nr 8/2011 z dnia 07 marca 2011 roku oraz Zarządzeniem Nr 11/2015 z dnia 18 grudnia 2015 roku. Analiza dokumentów nie wykazała nieprawidłowości. Instrukcja kancelaryjna, Jednolity rzeczowy wykaz akt oraz Instrukcja organizacji i zakresu działania składnicy akt Instrukcja kancelaryjna to zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentami (korespondencją), wpływającymi do jednostki. Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698) organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, bądź nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. W samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyjątkiem organów gminy oraz urzędów obsługujących te organy, organów powiatu i starostw powiatowych oraz organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. W czasie trwania kontroli jednostka nie posiadała zatwierdzonej przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie Instrukcji kancelaryjnej. Zostały jednak wszczęte procedury, aby w szkole, jako samorządowej jednostce organizacyjnej instrukcja określająca zasady i tryb postępowania z dokumentacją została zatwierdzona przez Archiwum Państwowe. Rejestr zarządzeń Dyrektora Pomimo, że w żadnym z aktualnie obowiązujących, wewnętrznych aktów prawnych jednostki nie określono zasad wydawania, publikowania i rejestrowania zarządzeń Dyrektora, w wyniku kontroli stwierdzono, że zarządzenia takie są wydawane i rejestrowane. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż jednostka posiada rejestr zarządzeń dyrektora, założony w styczniu 2012 roku. Rejestr ma postać segregatora, w którym publikowane są wszelkie zarządzenia wydawane przez dyrektora. Numeracja jest stała, właściwa ze względu na rok szkolny (np. Zarządzenie nr 3/2016, rok szkolny 2014/2015). W segregatorze znajdują się również tabele według wykazu akt, w których umieszczono spisy zarządzeń zawierające 23

24 dwie kolumny: liczbę porządkową będącą jednocześnie numerem zarządzenia oraz rubrykę poświęconą sprawie w jakiej zarządzenie zostało wydane. W toku kontroli szczegółowym badaniem objęto zarządzenia z lat roku. W analizowanym okresie w rejestrze zaewidencjonowano: w roku szkolnym 2012/ zarządzeń; w roku szkolnym 2013/ zarządzeń; w roku szkolnym 2014/ zarządzeń; w roku szkolnym 2015/2016 (do dnia kontroli) 14 zarządzeń. Podsumowując, opisany powyżej sposób wydawania przepisów wewnętrznych zapewnia pełną realizację celów kontroli zarządczej w zakresie zgodności działalności jednostki z procedurami wewnętrznymi, w rozumieniu w art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Spełnione są również ustanowione przez Ministra Finansów standardy kontroli zarządczej (standard C10 Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej ). Wspomniane powyżej stwierdzone nieprawidłowości nie rzutują na całościową ocenę prowadzonej w jednostce dokumentacji organizacyjnej. 24

25 ANALIZA FINANSOWO-EKONOMICZNA JEDNOSTKI I. ANALIZA STRUKTURY ZATRUDNIENIA. Poniżej w tabeli przedstawione zostało przeciętne zatrudnienie w latach w podziale na grupy zawodowe. pracowników Stanowisko 2012 Nauczyciele 67,47 Administracja 5,75 Obsługa 18,25 Ilość etatów Dynamika stanu zatrudnienia / / / ,94 70,38 72,86 3,53% 0,63% 3,40% 5,75 5,75 5,75 0,00% 0,00% 0,00% 17,25 16,75 16,75 5,48% 2,90% 0,00% Tabela 6. Średnie zatrudnienie pracowników w latach w podziale na grupy zawodowe. W analizowanych latach liczba zatrudnionych pracowników w jednostce charakteryzowała się tendencją zmienną. Średnia wielkość zatrudnienia w roku 2012 wyniosła 91,47 etatów. W roku 2013 wzrosła do poziomu 92,94 etatów (tj. o 1,58%). W roku 2014 przeciętne zatrudnienie ukształtowało się na niższym poziomie niż w roku poprzednim o 0,06% i wyniosło 92,88 etatów. Podobnie w ostatnim roku ponownie nastąpiło zwiększenie zatrudnienia o 2,48 etatu, co stanowi wzrost o 2,60% w stosunku do roku Ogólnie w analizowanym okresie liczba zatrudnionych wzrosła o niemal 4 etaty (tj. 3,40%) r r r r. Nauczyciele Obsługa Administracja Wykres 1. Struktura zatrudnienia wg stanu na lata