Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 2 Mali Artyści w Stargardzie

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Stargardzie Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 2 Mali Artyści w Stargardzie Stargard Daty skrajne od do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 2 Mali Artyści w Stargardzie w okresie od 16 czerwca 2016 roku do 29 czerwca 2016 roku przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie oraz inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie, działających na podstawie upoważnienia nr 14/2016 Prezydenta Miasta Stargard z dnia 13 czerwca 2016 roku. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe za I półrocze 2015 roku. 2. Gospodarka środkami ZFŚS za 2014 rok. 3. Analiza wewnętrznych uregulowań prawnych pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami. Dyrektorem Przedszkola Miejskiego nr 2 Mali Artyści w Stargardzie jest Pani Dorota Strońska, powołana Zarządzeniem nr 294/2012 Prezydenta Miasta Stargard z dnia 01 sierpnia 2012 roku w sprawie powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 2 Mali Artyści w Stargardzie na okres od 01 września 2012 roku do 31 sierpnia 2017 roku. Główną Księgową w Przedszkolu Miejskim nr 2 Mali Artyści jest Pani Arleta Paliwoda, zatrudniona na czas nieokreślony od dnia 18 lipca 2005 roku w niepełnym wymiarze czasu pracy, tj. 3 / 4 etatu. Podczas kontroli wyjaśnień udzielała: Arleta Paliwoda Główna Księgowa. 2

3 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe za I półrocze 2015 roku. BUDŻET Na podstawie Zarządzenia Nr 16/2015 Prezydenta Miasta Stargard z dnia 05lutego 2015 roku w sprawie ustalenia szczegółowego planu dochodów i wydatków budżetu miasta na 2015 rok sporządzono plan dochodów i wydatków Przedszkola Miejskiego nr 2 Mali Artyści w Stargardzie. Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela, która została opracowana w oparciu o plan dochodów i wydatków na 2015 rok, ewidencję księgową oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za I półrocze 2015 roku. Sprawozdania sporządzone zostały zgodnie z zasadami przewidzianymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119 ze zm.). Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawiają poniższe tabele. Wyszczególnienie Plan na 2015 rok Wydatki za I półrocze 2015 roku Dział 801 Oświata i wychowanie , ,02 52,83 Rozdział Przedszkola , ,96 52,59 Wynagrodzenia osobowe pracowników , ,46 51,10 Dodatkowe wynagrodzenie roczne , ,29 99,38 Składki na ubezpieczenia społeczne , ,82 50,67 Składki na Fundusz Pracy , ,16 40,46 Zakup materiałów i wyposażenia , ,78 6,74 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 5.000,00 0,00 0,00 Zakup energii , ,97 58,29 Zakup usług pozostałych , ,48 31,57 Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych , ,00 80,30 Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych ,00 0,00 0,00 Rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli Zakup materiałów i wyposażenia Zakup usług pozostałych Podróże służbowe krajowe Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej Rozdział Realizacja zadań wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy dla dzieci w przedszkolach, oddziałach przedszkolnych w szkołach podstawowych i innych formach wychowania przedszkolnego Wynagrodzenia osobowe pracowników Składki na ubezpieczenia społeczne Składki na Fundusz Pracy % 7.500, ,50 49, , ,00 500, ,00 287, ,00 0,00 0,00 19,16 75,55 0,00 0, , ,56 50, , ,00 859, , ,50 429,54 50,00 50,00 50,00 Rozdział Pozostała działalność , ,00 100, Odpisy na ZFŚS , ,00 100,00 Tabela 1. Plan wydatków budżetowych i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. 3

4 Wyszczególnienie Plan na 2015 rok Wykonanie za I półrocze 2015 roku Rozdział Przedszkola 325,00 193,60 59,56 Pozostałe odsetki Wpływy z różnych dochodów Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej 0,00 325,00 0,00 0,00 193, ,08 Tabela 2. Plan dochodów budżetowych i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. % 0,00 59,56 Rozliczenie środków na wydatki budżetowe przyznane na finansowanie działalności Przedszkola Miejskiego nr 2 w Stargardzie w I półroczu 2015 roku. 0, Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 01/2015 z dnia r.) 0,00 zł Dochody w I półroczu stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego: - WB nr 01/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 02/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 04/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 06/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 08/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 11/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 14/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 18/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 20/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 22/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 25/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 29/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 31/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 34/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 38/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 40/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 42/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 44/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 49/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 50/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 51/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 54/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 58/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 60/2015 z dnia r ,00 zł Razem: ,00 zł 2) odprowadzenie z kasy ,00 zł 3) nadwyżka z rachunku DW 4.456,08 zł 4) korekta odpisu na ZFŚS 2.000,00 zł 4

5 5) mylna wpłata 300,00 zł Ogółem dochody: ,08 zł Wydatki w I półroczu stanowiły: 1) zrealizowane czeki ,31 zł 2) wynagrodzenia pracowników ,06 zł 3) dodatkowe wynagrodzenie roczne ,16 zł 4) zwrot nadwyżki z rachunku DW 4.456,08 zł 5) ekwiwalent za urlop 927,03 zł 6) składki na ubezpieczenia społeczne ,84 zł 7) przekazany podatek dochodowy od osób fizycznych ,00 zł 8) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych ,00 zł 9) odprowadzenie dochodów budżetowych 166,45 zł 10) potrącenia z list płac ,44 zł w tym: - składki członkowskie NSZZ Solidarność ,16 zł - składki na ubezpieczenie Warta 8.428,00 zł - składki ZNP 158,82 zł - spłata pożyczek KZP ,00 zł - spłata pożyczek mieszkaniowych ,00 zł - potrącenia komornicze 774,46 zł 11) usługa informatyczna 1.374,53 zł 12) wywóz nieczystości 370,90 zł 13) energia elektryczna 4.399,80 zł 14) energia cieplna ,57 zł 15) gaz 1.261,60 zł 16) dofinansowanie do studiów podyplomowych 3.400,00 zł 17) aktualizacja programu 412,05 zł 18) środki czystości 631,98 zł 19) zakup blankietów czeku 20,00 zł 20) zakup routera 85,00 zł 21) montaż nagrywarki do monitoringu 1.000,00 zł 22) zakup wykładziny 274,80 zł 23) prenumerata roczna 287,50 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 61/2015 z dnia r.) Ogółem wydatki: ,10 zł ,98 zł GOSPODARKA KASOWA W I PÓŁROCZU 2015 ROKU 1.2. Stan środków w kasie na dzień roku (RK nr 1/15/B za okres r.) 0,00 zł Kontrolą objęto następujące raporty kasowe: 1) RK nr 1/15/B za okres r., 2) RK nr 2/15/B za okres r., 5

6 3) RK nr 3/15/B za okres r., 4) RK nr 4/15/B za okres r., 5) RK nr 5/15/B za okres r., 6) RK nr 6/15/B za okres r., 7) RK nr 7/15/B za okres r. Na dochody składały się: 1) zrealizowane czeki ,31 zł 2) wpłaty na KZP ,00 zł Razem dochody ,31 zł Na wydatki składały się: 1) wypłacone wynagrodzenia ,42 zł 2) nagroda jubileuszowa 9.214,80 zł 3) odprawa emerytalna ,40 zł 4) dodatkowe wynagrodzenie roczne ,69 zł 5) odprowadzenie z kasy ,00 zł Razem wydatki: ,31 zł Stan środków w kasie na dzień (RK nr 7/15/B za okres r.) 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe, tj.: bankowe dowody wpłat, dowody Kasa Przyjmie, rachunki i listy płac. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Dowody Kasa Przyjmie opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, sprawdzającej, zatwierdzającej i odbierającej. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacana była do kasy przedszkola w tym samym dniu, zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 7 cyt. wyżej ustawy o rachunkowości. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy jednostki przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota Nr RK gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 1/ r ,85 1/15/B KP 1/15 z r ,85 7/ r ,60 1/15/B KP 3/15 z r ,60 10/ r ,71 1/15/B KP 5/15 z r ,71 13/ r ,71 2/15/B KP 11/15 z r ,71 19/ r ,69 2/15/B KP 14/15 z r ,69 21/ r ,65 2/15/B KP 15/15 z r ,65 24/ r ,23 3/15/B KP 21/15 z r ,23 30/ r ,04 3/15/B KP 25/15 z r ,04 6

7 33/ r ,49 4/15/B KP 33/15 z r ,49 41/ r ,81 4/15/B KP 36/15 z r ,81 43/ r ,40 4/15/B KP 44/15 z r ,40 44/ r ,71 5/15/B KP 45/15 z r ,71 50/ r ,71 5/15/B KP 48/15 z r ,71 53/ r ,76 6/15/B KP 54/15 z r ,76 59/ r ,95 7/15/B KP 61/15 z r ,95 Tabela 3. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy za I półrocze 2015 roku Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej za I półrocze 2015 roku przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo 101 Kasa na dzień wynosiło 0,00 zł 101 od początku roku , , Saldo jest zgodne z Raportem Kasowym nr 7/15/B za okres czerwca 2015 roku. 2) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień wynosiło po stronie Wn ,98 zł 130 od początku roku , , ,98 - Saldo jest zgodne z Wyciągiem Bankowym nr 61/2015 z dnia 30 czerwca 2015 roku. 3) Saldo 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień wynosiło po stronie Ma ,40 zł 223 od początku roku , , ,40 Saldo oznacza stan środków pieniężnych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych. 4) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień wynosiło po stronie Ma 7.071,00 zł 225 od początku roku , , , ,00 Saldo stanowią zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT-4 za czerwiec 2015 roku. Podatek odprowadzony do Urzędu Skarbowego dnia 09 lipca 2015 roku (WB nr 64/2015 z dnia r.). 7

8 5) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień wynosiło po stronie Ma ,25 zł 229 od początku roku , , , ,25 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu składek za czerwiec 2015 roku kwota odprowadzona do ZUS w dniu 03 lipca 2015 roku (WB nr 63/2015 z dnia r.). 6) Saldo 240 Pozostałe rozrachunki na dzień wynosiło po stronie Ma 713,00 zł 240 od początku roku - 370, , ,44-713,00 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu składek wobec WARTA. 7) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień wynosiło po stronie Wn ,04 zł 401 od początku roku , ,04 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: Dział 801Oświata i wychowanie Przedszkola zakup materiałów i wyposażenia 1.011,78 zł zakup energii ,76 zł Dział 801Oświata i wychowanie Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli zakup materiałów i wyposażenia 287,50 zł 8) Saldo 402 Usługi obce na dzień wynosiło po stronie Wn 6.557,48 zł 402 od początku roku , ,48 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: Dział 801Oświata i wychowanie 80104Przedszkola zakup usług pozostałych 3.157,48 zł Dział 801 Oświata i wychowanie Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli zakup usług pozostałych ,00 zł 8

9 9) Saldo 404 Wynagrodzenia dzień wynosiło po stronie Wn ,61 zł 404 od początku roku , ,61 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: Dział 801Oświata i wychowanie Przedszkola wynagrodzenia osobowe ,09 zł Dział 801 Oświata i wychowanie Realizacja zadań wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy dla dzieci w przedszkolach oddziałach przedszkolnych w szkołach podstawowych i innych formach wychowania przedszkolnego wynagrodzenia osobowe ,52 zł 10) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,04 zł 405 od początku roku , , ,04 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: Dział 801Oświata i wychowanie Przedszkola składki na ubezpieczenia społeczne ,13 zł składki na Fundusz Pracy 9.321,87 zł odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych ,00 zł Dział 801 Oświata i wychowanie Realizacja zadań wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy dla dzieci w przedszkolach oddziałach przedszkolnych w szkołach podstawowych i innych formach wychowania przedszkolnego składki na ubezpieczenia społeczne 3.013,50 zł składki na Fundusz Pracy 429,54 zł Dział 801 Oświata i wychowanie Pozostała działalność odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych ,00 zł RACHUNEK DOCHODÓW I WYDATKÓW NIMI FINANSOWANYCH Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie cytowanej wyżej ustawy o systemie oświaty, w Przedszkolu Miejskim nr 2 Mali Artyści został utworzony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. 9

10 Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale Przedszkola i paragrafy klasyfikacji budżetowej. Źródłami dochodów Przedszkola Miejskiego nr 2 gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) opłaty za wynajem pomieszczeń, w tym na dodatkowe zajęcia dla dzieci, 2) opłaty za pobyt i za wyżywienie dzieci, 3) darowizny. Środki zgromadzone przez Przedszkole Miejskie nr 2 na wydzielonym rachunku przeznaczone zostały na następujące wydatki: 1) finansowanie wydatków remontowych, 2) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku, 3) zakup produktów żywnościowych, 4)inne wydatki związane z działalnością Przedszkola. Szczegółowy plan dochodów i wydatków i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za okres od 01 stycznia do 30czerwca 2015 roku przedstawiają poniższe tabele opracowane w oparciu o sprawozdania Rb-34S (półroczne). Wyszczególnienie Dział Oświata i wychowanie Rozdział Przedszkola 2400 Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej 3020 Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 4140 Wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych 4170 Wynagrodzenia bezosobowe 4210 Zakup materiałów i wyposażenia 4220 Zakup środków żywności 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 4260 Zakup energii 4270 Zakup usług remontowych 4280 Zakup usług zdrowotnych 4300 Zakup usług pozostałych 4360 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych 4410 Podróże służbowe krajowe 4420 Podróże służbowe zagraniczne 4700 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej Plan na 2015 rok Wydatki za I półrocze 2015 roku % , ,24 47, , , , , , , , , , , , ,00 500,00 500, , , , , , , ,81 781, ,55 330,00 347, , ,63 0,00 0,00 30,00 Tabela 4. Plan wydatków na wydzielonym rachunku i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. 100,00 47,35 48,54 76,10 39,46 49,59 7,81 15,62 3,05 17,35 94,21 41,89 0,00 0,00 1,50 10

11 Wyszczególnienie Dział Oświata i wychowanie Rozdział Przedszkola 0750 Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze 0830 Wpływy z usług 0920 Pozostałe odsetki 0960 Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej 0970 Wpływy z różnych dochodów Plan na 2015 rok Wykonanie za I półrocze 2015 roku % , ,53 47, , ,00 500, , , , ,64 74,41 300,00 0,00 Tabela 5. Plan dochodów na wydzielonym rachunku i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. 42,01 48,99 14,88 30,00 0, Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 1/2015 z dnia r.) 4.456,08 zł Dochody za I półrocze 2015 roku stanowiły: 1) opłata za pobyt i wyżywienie dzieci ,17 zł 2) odprowadzenie z kasy przedszkola ,95 zł 3) opłata za wynajem pomieszczeń 1.150,00 zł 4) darowizny 300,00 zł Ogółem dochody: ,12 zł Wydatki za I półrocze 2015 roku stanowiły: 1) wypłata gotówki czekiem ,89 zł 2) opłaty bankowe 1.287,55 zł 3) umowy zlecenia 2.967,71 zł 4) składki ZUS 196,29 zł 5) podatek PIT-4 652,00 zł 6) wpłaty na PFRON 3.204,00 zł 7) zwrot nadwyżki do budżetu 4.456,08 zł 8) dofinansowanie do zakupu okularów 400,00 zł 9) opłacone faktury na kwotę w tym: ,31 zł - zakup produktów żywnościowych ,64 zł - zakup środków czystości 2.845,35 zł - wywóz odpadów kuchennych 667,92 zł - wywóz nieczystości 2.111,29 zł - monitoring obiektu 811,80 zł - woda 1.344,61 zł - ścieki 2.740,95 zł - usługi telekomunikacyjne 1.675,63 zł - szkolenia pracowników 30,00 zł - badania profilaktyczne pracowników 193,00 zł - odzież robocza 546,46 zł - artykuły biurowe, toner 295,78 zł - zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i zabawek 743,83 zł - gaz 217,94 zł 11

12 - wyposażenie: czytnik, drukarka 493,00 zł - artykuły dla konserwatora 54,27 zł - usługa serwisowa czytnika 123,00 zł - bilety wstępu do Muzeum i Bastei 655,08 zł - zakup makiet kamienic 39,95 zł - druki 302,81 zł - zakup blankietów czeku 20,00 zł - usługa fotograficzna do wizualizacji PM Nr ,00 zł - opłata za przewóz dzieci do Schwedt 1.200,00 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 115/2015 z dnia r.) ,83 zł 2.458,37 zł 2.2. GOSPODARKA KASOWA W I PÓŁROCZU 2015 ROKU Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 1/15/RD za okres od r.) 0,00 zł Kontrolą objęto raporty kasowe za I półrocze 2015 roku: 1) RK nr 1/15/RD za okres r., 2) RK nr 2/15/RD za okres r., 3) RK nr 3/15/RD za okres r., 4) RK nr 4/15/RD za okres r., 5) RK nr 5/15/RD za okres r., 6) RK nr 6/15/RD za okres r., 7) RK nr 7/15/RD za okres r., 8) RK nr 8/15/RD za okres r., 9) RK nr 9/15/RD za okres r., 10) RK nr 10/15/RD za okres r., 11) RK nr 11/15/RD za okres r., 12) RK nr 12/15/RD za okres r. Na dochody składały się: 1) gotówka podjęta czekiem z rachunku bankowego ,89 zł 2) wpłaty za pobyt dziecka w przedszkolu ,59 zł 3) odsetki za nieterminowe wpłaty 22,15 zł 3) wpłaty pracowników za podatek za wyżywienie pracownicy kuchni 312,00 zł 4) za wynajem pomieszczeń 6.413,48 zł 5) rozliczenie zaliczki 437,23 zł Ogółem dochody: ,34 zł Na wydatki składały się: 1) odprowadzenie gotówki na rachunek bankowy ,45 zł 2) zakup produktów żywnościowych 4.936,29 zł 3) środki czystości 506,31 zł 4) zaliczka dla intendentki 1.000,00 zł 12

13 5) materiały dla konserwatora 2.073,89 zł 6) materiały biurowe 232,35 zł 7) zwrot nadpłat za przedszkole 89,36 zł 8) naprawa miksera 200,00 zł 9) znaczki pocztowe 399,40 zł 10) laminowanie dokumentów 112,02 zł 11) zakup kwiatów i nawozu 312,98 zł 12) ubranie i obuwie robocze 97,00 zł 13) prenumerata 38,00 zł 14) koszt wysyłki 16,00 zł 15) abonament RTV 248,95 zł 16) druki 31,07 zł 17) badania profilaktyczne 154,00 zł 18) wyposażenie apteczki 66,44 zł 19) wyposażenie kuchni 161,83 zł 20) części do pralki 88,00 zł 21) naprawa pralki 80,00 zł 22) zajęcia z rytmiki 7.000,00 zł 23) wywołanie zdjęć z przedstawienia teatralnego dzieci 50,00 zł 24) kosiarka 449,00 zł 25) naprawa zmywarki 60,00 zł Ogółem wydatki: ,34 zł Stan środków w kasie na dzień r. RK nr 12/15/RD za okres r.) 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury VAT, rachunki, kwitariusze przychodowe, dowody Kasa Przyjmie, i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) i podpisane przez osobę odpowiedzialną za te wskazania. 3. Faktury zakupu były opisane pod względem celowości zakupu. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Dowody KP opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, sprawdzającej zatwierdzającej i odbierającej. 6. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacana była do kasy przedszkola w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 7 cyt. wyżej ustawy o rachunkowości, co przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota Nr RK gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 10/ r ,59 1/15/RD KP 2/15 z r ,59 17/ r. 921,65 2/15/RD KP 10/15 z r. 921,65 29/ r ,44 3/15/RD KP 13/15 z r ,44 37/ r ,88 4/15/RD KP 20/15 z r ,88 47/ r ,12 5/15/RD KP 22/15 z r ,12 54/ r ,30 6/15/RD KP 24/15 z r ,30 13

14 56/ r ,50 6/15/RD KP 32/15 z r ,50 68/ r ,90 7/15/RD KP 34/15 z r ,90 75/ r ,34 8/15/RD KP 43/15 z r ,34 85/ r ,00 9/15/RD KP 46/15 z r ,00 94/ r ,74 10/15/RD KP 53/15 z r ,74 105/ r ,00 11/15/RD KP 55/15 z r ,00 113/ r ,43 12/15/RD KP 63/15 z r ,43 Tabela 6. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy za I półrocze 2015 roku Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień wynosiło: 0,00zł 101 od początku roku , , Saldo jest zgodne z Raportem Kasowym nr 12/15/RD za okres od 16 do 30 czerwca 2015 roku. 2) Saldo 132 Rachunek dochodów jednostek budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie: Wn 2.458,37zł 132 od początku roku 4.456, , , ,37 - Saldo jest zgodne z Wyciągiem Bankowym nr 115/15 z dnia 30 czerwca 2015 roku. 3) Saldo Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (dostawcy) na dzień wynosiło 0,00 zł od początku roku , , , Saldo jest zgodne z dokumentami księgowymi. 4) Saldo Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami (wpłaty za wyżywienie dzieci) na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,96 zł od początku roku , , , , ,55 Wykazane saldo stanowią nadpłaty za wyżywienie i pobyt dzieci. Imienny wykaz sald na dzień rok stanowi załącznik nr 1 do protokołu. 5) Saldo Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (wynajem pomieszczeń) na dzień wynosiło po stronie Wn 500,00 zł 14

15 201-3 od początku roku 225, , ,48 500,00 - Wykazane saldo stanowią należności: - Szkoła Tańca ALFA 200,00 zł - Gmina-Miasto Stargard 300,00 zł 6) Saldo Rozrachunki z budżetami (podatek od wyżywienia) na dzień wynosiło po stronie Ma 54,00 zł od początku roku - 57,00 315,00 369,00-54,00 Saldo stanowią zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT-4 za czerwiec 2015 roku. Podatek odprowadzony do Urzędu Skarbowego w dniu 09 lipca 2015 roku (WB nr 119/2015 z dnia r.). 7) Saldo Rozrachunki z budżetami (podatek od umów zleceń) na dzień wynosiło po stronie Ma 51,00 zł od początku roku 51,00 337,00 388,00-51,00 Saldo stanowią zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT-4 za czerwiec 2015 roku. Podatek odprowadzony do Urzędu Skarbowego dnia 09 lipca 2015 roku (WB nr 119/2015 z dnia r.). 8) Saldo Pozostałe rozrachunki publicznoprawne (PFRON) na dzień wynosiło po stronie Ma 563,00 zł od początku roku - 522, , ,00-563,00 Saldo stanowi zobowiązanie z tytułu składek PFRON, które zostały odprowadzone w dniu 09 lipca 2015 roku (WB nr 119/2015 z dnia r.). 9) Saldo Pozostałe rozrachunki publicznoprawne (umowy zlecenie) na dzień wynosiło po stronie Ma 21,60 zł od początku roku - 21,60 196,29 217,89-21,60 Saldo stanowi zobowiązanie z tytułu składek ZUS naliczonych od umowy zlecenia za miesiąc czerwiec, które zostały odprowadzone w dniu 03 lipca 2015 roku (WB nr 117/2015 z dnia r.). 15

16 10) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień wynosiło po stronie Wn ,29 zł 401 od początku roku , ,29 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie Przedszkola zakup materiałów i wyposażenia 7.893,17 zł zakup środków żywności ,74 zł zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 781,83 zł zakup energii 1.562,55 zł 11) Saldo 402 Usługi obce na dzień wynosiło po stronie Wn ,45 zł 402 od początku roku , ,45 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie Przedszkola zakup usług remontowych 330,00 zł zakup usług pozostałych ,82 zł opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych 1.675,63 zł 12) Saldo 404 Wynagrodzenia dzień wynosiło po stronie Wn 3.501,00 zł 404 od początku roku , ,00 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie Przedszkola wynagrodzenia bezosobowe 3.501,00 zł 13) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn 6.272,43 zł 405 od początku roku , ,43 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 16

17 Dział 801 Oświata i wychowanie Przedszkola wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 2.650,43 zł wpłaty na PFRON 3.245,00 zł zakup usług zdrowotnych 347,00 zł szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 30,00 zł 14) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe dzień wynosiło po stronie Wn 187,92 zł 409 od początku roku ,92-187,92 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: Dział 801Oświata i wychowanie 80104Przedszkola wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 187,92 zł 2. Gospodarka środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych za 2014 rok. Kontrolą objęto gospodarkę finansową za okres od stycznia do grudnia 2014 roku. Temat zbadano w oparciu o Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 2 z dnia 03 stycznia 2011 roku oraz Zarzadzeniem Nr 1/03/2014 z dnia 03 marca 2014 roku i preliminarz wydatków na rok 2014, ewidencję księgową, wnioski o przyznanie świadczenia na wypoczynek pracownika, oświadczenia o dochodach za 2013 rok złożone przez pracowników zatrudnionych w jednostce oraz emerytów i rencistów. Zasady tworzenia funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady gospodarowania jego środkami określają następujące akty prawne: ustawa z dnia 04 marca 1994 roku o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 592 z późn. zm.), ustawa z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 191 z późn. zm.), ustawa z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 167, z późn. zm.), stosownych aktów wykonawczych. Do korzystania ze świadczeń Funduszu uprawnieni są pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, bez względu na wymiar czasu pracy, rodzaj umowy o pracę i staż pracy z wyłączeniem pracowników w okresie przebywania na urlopach bezpłatnych dłuższych niż 30 dni, innych niż urlopy wychowawcze; emeryci i renciści (w okresie pobierania renty z tytułu niezdolności do pracy) byli pracownicy; członkowie rodzin pracowników zmarłych w trakcie trwania stosunku pracy z zakładem; 17

18 członkowie rodzin osób: a) małżonek, b) dzieci własne, dzieci przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, dzieci jednego z małżonków jeżeli na tym małżonku ciąży obowiązek wychowania i utrzymania dziecka do ukończenia 18 roku życia, a jeżeli kontynuują naukę i nie osiągają stałch dochodów ani nie przebywają na urlopach dziekańskich do czasu jej ukończenia, ale nie dłużej niż do ukończenia 24 roku życia chyba, że cykl kształcenia w szkole wyższej przewiduje dłuższy jego tryb, c) dzieci z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności bez względu na wiek, d) małżonek po zmarłym pracowniku uprawniony do renty rodzinnej, której wysokość (brutto) nie przekracza 150% najniższego świadczenia z tego tytułu, e) dzieci po zmarłym pracowniku lub byłym pracowniku do ukończenia 18 roku życia, a uczące się do ukończenia 24 roku życia, oraz bez względu na wiek, dzieci z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności; małżonkowie zatrudnieni w przedszkolu lub małżonkowie emeryci i renciści byli pracownicy, mogą korzystać z ulgowych świadczeń finansowanych z funduszu tylko z jednego tytułu, tj.: albo jako pracownicy lub emeryci i renciści byli pracownicy zakładu, albo jako współmałżonkowie pracownika lub współmałżonkowie emeryta lub rencisty byłego pracownika zakładu. Środki z Funduszu przeznacza się na finansowanie lub dofinansowanie: 1. Obowiązkowe świadczenia urlopowe dla nauczycieli. 2. Świadczenia socjalne: 1) dofinansowanie raz w roku wypoczynku urlopowego organizowanego przez pracownika we własnym zakresie (tzw. wczasy pod gruszą ), pod warunkiem, że pracownik w tym czasie korzysta z nieprzerwalnego minimum 14-dniowego urlopu wypoczynkowego; 2) dofinansowanie wypoczynku w dni wolne od pracy, organizowanego w formie turystyki grupowej przez zakład pracy; 3) dofinansowanie działalności kulturalno-oświatowej, sportowej i turystycznej, poprzez zakup biletów wstępu na taką działalność; 4) udzielanie pomocy rzeczowej i finansowej w formie zapomogi bezzwrotnej, przeznaczonej dla uprawnionych znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej, przy czym za trudną sytuację życiową rozumie się: a) śmierć członka najbliższej rodziny (męża, dziecka, matki, ojca), z którym uprawniony prowadził wspólne gospodarstwo domowe, b) pożar, zalanie mieszkania lub domu, c) kradzież, d) szkody z powodu klęsk żywiołowych, e) katastrofy budowlane, f) nieszczęśliwe wypadki, g) długotrwałą chorobę trwającą nieprzerwalnie minimum 90 dni, h) inne przypadki uznane przez administratora funduszu; 5) w miarę posiadanych środków, pracownikom oraz emerytom i rencistom byłym pracownikom, może być przyznana pomoc w okresie wzmożonych wydatków, tj.: w okresie jesienno-zimowym; 18

19 6) dofinansowanie spotkań integracyjnych organizowanych przez pracodawcę dla osób uprawnionych do korzystania ze środków funduszu. 3. Cele mieszkaniowe. Podstawą przyznania świadczenia lub usługi z funduszu stanowi wniosek pracownika, byłego pracownika-emeryta lub rencisty zawierający jego oświadczenie o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej oraz o wysokości średniego miesięcznego dochodu brutto przypadający na jednego uprawnionego członka rodziny, wspólnie zamieszkującego i prowadzacego wspólne gospodarstwo domowe z pracownikiem, osiągnięty w roku kalendarzowym poprzedzającym rok ubiegania się o świadczenie podzielony przez liczbę członków rodziny. Podstawę gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu stanowi zatwierdzony przez pracodawcę roczny plan dochodów i wydatków wraz ze szczegółowym preliminarzem wydatków na poszczególne rodzaje działalności socjalnej, ustalonym do końca lutego każdego roku. Środkami funduszu administruje dyrektor przedszkola, podejmując decyzje o przyznaniu uprawnionym osobom świadczeń i dopłat. Swoją decyzję uzgadnia w porozumieniu z wyznaczonymi pracownikami i przedstawicielem związków zawodowych. Dyrektor szkoły w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi ustala w terminie do końca lutego każdego roku, roczny plan wydatków (preliminarz). Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym, a niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. Fundusz jest funduszem spożycia zbiorowego i nie korzystanie z niego nie daje uprawnionemu podstawy do żądania jakiegokolwiek ekwiwalentu. Świadczenia socjalne nie mają charakteru roszczeniowego i są udzielane w miarę posiadanych środków. Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 1/2014 z dnia r.) ,88 zł Przychody zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: 1) odpis socjalny ,00 zł 2) spłata pożyczek mieszkaniowych ,00 zł Razem: Ogółem przychody: ,00 zł ,88 zł Wydatki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: 1) gotówka pobrana czekiem z banku ,18 zł 2) podatek PIT do Urzędu Skarbowego ,00 zł 3) wypłacone pożyczki mieszkaniowe ,00 zł 4) świadczenia urlopowe nauczycieli ,49 zł 5) świadczenia wczasy pod gruszą ,00 zł 6) świadczenia socjalne pomoc jesienno-zimowa ,00 zł Razem wydatki: ,67 zł 19

20 Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 47/2014 z dnia r.) ,21 zł GOSPODARKA KASOWA ZFŚS W 2014 ROKU Temat ten zbadano w oparciu o raporty kasowe od stycznia do grudnia 2014 roku: 1) RK nr 1/2014/ZFŚS za okres r., 2) RK nr 2/2014/ZFŚS za okres r., 3) RK nr 3/2014/ZFŚS za okres r., 4) RK nr 4/2014/ZFŚS za okres r., 5) RK nr 5/2014/ZFŚS za okres r. Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 1/2014/ZFŚS z dnia r.) 0,00 zł Na przychody składały się: 1) pobranie gotówki czekiem z banku ,18 zł Na wydatki składały się: Razem przychody: ,18 zł 1) świadczenia socjalne pomoc jesienno-zimowa ,50 zł 2) świadczenia urlopowe nauczycieli 1.875,30 zł 3) wypłacone zapomogi 1.708,00 zł 4) wypłacone pożyczki mieszkaniowe 9.000,00 zł 5) świadczenie wczasy pod gruszą 8.938,00 zł 6) spotkanie integracyjne pracowników i emerytów 2.084,38 zł Razem wydatki: ,18 zł Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 5/2014/ZFŚS z dnia r.) 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, co następuje: 1. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób systematyczny i chronologiczny. 2. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: listy pracowników którym przysługują świadczenia, dowody KP, bankowe dowody wpłat. 3. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 4. Dowody KP opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, sprawdzającej, zatwierdzającej i odbierającej. 5. Gotówka podjęta czekiem z bankowego była wpłacana do kasy przedszkola w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.). Nieprawidłowości nie stwierdzono. 20

21 Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo 101 Kasa na dzień roku wynosiło 0,00zł 101 Bilans otwarcia za 2014 rok roku , , Saldo jest zgodne z RK nr 5/2014/ZFŚS z dnia 31 grudnia 2014 roku. 2) Saldo 135 Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,21 zł 135 Bilans otwarcia za 2014 rok roku , , , ,21 - Saldo jest zgodne z WB nr 47/2014 z dnia 31 grudnia 2014 roku. 3) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień wynosiło po stronie Ma 3.180,00 zł Bilans otwarcia za 2014 rok , , , ,00 Saldo stanowią zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT-4 za grudzień 2014 roku. Podatek odprowadzony do Urzędu Skarbowego w dniu 04 stycznia 2015 roku (WB nr 5/2015 z dnia r.). 4) Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,00 zł 234 za 2014 rok roku , , , ,00 - Saldo stanowi należność z tytułu pożyczek mieszkaniowych. 4) Saldo 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,21 zł 851 Bilans otwarcia za 2014 rok roku , , , ,21 Saldo wyraża stan Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W terminie do 31maja 2014 roku przekazano na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 75,56% równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na 2014 rok przewidzianych w art. 6 ust. 2 Ustawy z dnia 04 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r., poz. 592). 21

22 Nieprawidłowości nie stwierdzono. 3. Analiza wewnętrznych uregulowań prawnych pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami. Mając na uwadze specyfikę analizowanego obszaru wnioski kontrolne zostały ujęte pod opisem każdego sprawdzonego dokumentu. Statut Statut jest aktem, który określa organizację oraz zasady funkcjonowania jednostki. Musi być zgodny z przepisami ustawy o systemie oświaty i aktów prawnych wydanych na jej podstawie. Ustawa o systemie oświaty wymienia niezbędne komponenty, które powinny znaleźć się w treści statutu. Zgodnie z art. 60 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2156) statut Przedszkola Miejskiego Nr 2 zawiera: nazwę i typ przedszkola oraz jego cele i zadania; organy jednostki oraz ich kompetencje; organizację przedszkola, zasady tworzenia i organizacji oddziałów; zasady rekrutacji dzieci, ich prawa i obowiązki, w tym przypadki, w których dziecko może zostać skreślone z listy wychowanków przedszkola. Ujednolicony tekst Statutu został zatwierdzony przez Radę Pedagogiczną w dniu 21 kwietnia 2016 roku i wszedł w życie z dniem uchwalenia. Przeprowadzona analiza zapisów Statutu nie wykazała nieprawidłowości. Regulamin organizacyjny Obowiązujący porządek prawny nie obliguje placówek oświatowych do konieczności posiadania regulaminu organizacyjnego, który określałby organizację i porządek w procesie pracy i odpowiedzialności oraz związane z tym zakresy obowiązków poszczególnych działów podległych Dyrektorowi. W Przedszkolu Miejskim Nr 2 dokument został sporządzony przez Dyrektora jednostki w dniu 31 grudnia 2015 roku (Zarządzenie nr 3/12/2015) i wszedł w życie z dniem podjęcia. W Regulaminie organizacyjnym wyróżniono 9 rozdziałów: [1] Postanowienia ogólne, [2] Zasady kierowania przedszkolem, [3] Organizacja i zasady funkcjonowania przedszkola, [4] Zasady działania i kompetencje, [5] Obieg dokumentów, [6] Organizacja rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, [7] Działalność kontrolna w przedszkolu oraz [9] Postanowienia końcowe. Sformułowania i zwroty zawarte w regulaminie są napisane językiem suchym i prostym, a sam regulamin jest bardzo oszczędny w ilości zapisów. Ponadto, brak jest w dokumencie opisu, w jaki sposób zwyczajowo zapoznaje się podległych pracowników z treścią przepisów. 22

23 Regulamin pracy W myśl art. 104 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz ze zm.), w podmiotach zatrudniających więcej niż 20 pracowników (o ile nie obowiązują w nim postanowienia układu zbiorowego pracy), pracodawca ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Ostatnie zmiany w Regulaminie pracy w jednostce wprowadzone zostały Zarządzeniem Nr 2/12/2015 z dnia 31 grudnia 2015 roku, co nastąpiło po wcześniejszym uzgodnieniu z działającymi w jednostce organizacjami związkowymi NSZZ Solidarność oraz Związkiem Nauczycielstwa Polskiego. W Regulaminie wyróżniono 9 rozdziałów: [1] Postanowienia ogólne, [2] Obowiązki pracownika i pracodawcy, [3] Wymiar i rozkład czasu pracy, [4] Urlopy i zwolnienia od pracy, [5] Porządek i dyscyplina pracy, [6] Wypłata wynagrodzenia, [7] Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz ochrona przeciwpożarowa, [8] Ochrona pracy kobiet i młodocianych oraz [9] Przepisy końcowe. Częścią Regulaminu są załączniki zawierające: tygodniowy harmonogram pracowników administracyjno-obsługowych, wykaz prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet. Przeprowadzona analiza dokumentu nie wykazała większych nieprawidłowości. Wątpliwości wzbudził jednak fakt, iż dokument nie został przez Dyrektora i przedstawicieli związków parafowany na poszczególnych stronach. Ponadto, mając na uwadze, iż zapisy zawarte w funkcjonujących dokumentach wewnętrznych powinny być dostosowane do specyfiki danej jednostki i być zgodne z powszechnie obowiązującymi aktami prawnymi, wskazać należy, iż część zapisów zawartych w Rozdziale IV Urlopy i zwolnienia od pracy zostało nieco bezrefleksyjnie wprowadzonych do stosowania. We wspomnianym rozdziale w 28 opisano szczegółowo kilka przypadków obowiązku pracodawcy do zwolnienia pracownika od pracy. Wśród wymienionych sytuacji określono np. konieczność zwolnienia pracownika będącego członkiem rady nadzorczej czy członkiem ochotniczej straży pożarnej. Jak wynika z wywiadu z dyrektorem jednostki, żaden z pracowników Przedszkola Miejskiego Nr 2 nie spełnia powyższych warunków. Regulamin wynagradzania Stosownie do art Kodeksu pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. W Regulaminie zostały zawarte m.in. struktura wynagrodzenia za pracę i zasady jego przyznawania, zasady dodatkowych składników wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Częścią Regulaminu są załączniki zawierające tabele miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz tabele miesięcznych stawek dodatku funkcyjnego. Regulamin wprowadzono zarządzeniem nr 5/09/2015 z dnia 01 września 2015 roku, po uzgodnieniu z działającymi przy placówce organizacjami związkowymi NSZZ Solidarność POiW oraz Związkiem Nauczycielstwa Polskiego. W dokumencie wyróżniono 23

24 2 działy: NAUCZYCIELE oraz PRACOWNICY NIE BĘDĄCY NAUCZYCIELAMI. W ramach drugiego działu wskazano 4 rozdziały: [1] Postanowienia ogólne, [2] Struktura wynagrodzenia za pracę i zasady jego przyznawania, [3] Inne świadczenia związane z pracą, oraz [4] Postanowienia końcowe. Nie stwierdzono nieprawidłowości, poza faktem, iż dokument nie został przez Dyrektora i przedstawicieli związków parafowany na poszczególnych stronach. Instrukcja kancelaryjna Instrukcja kancelaryjna to zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentami (korespondencją), wpływającymi do jednostki. Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698) organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, bądź nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. W samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyjątkiem organów gminy oraz urzędów obsługujących te organy, organów powiatu i starostw powiatowych oraz organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. W czasie trwania kontroli jednostka nie posiadała Instrukcji kancelaryjnej zatwierdzonej przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie. Zostały jednak wszczęte procedury, aby w przedszkolu, jako samorządowej jednostce organizacyjnej instrukcja określająca zasady i tryb postępowania z dokumentacją została zatwierdzona przez Archiwum Państwowe. W dniu 16 czerwca 2016 roku nadeszła odpowiedź z Archiwum Państwowego w Szczecinie, w którym Przedszkole Miejskie Nr 2 otrzymało uwagi i zalecenia do projektów przedłożonych do zatwierdzenia. Polityka rachunkowości Na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330), jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych oraz opisu systemu przetwarzania danych; systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Obowiązująca polityka rachunkowości Przedszkola Miejskiego Nr 2 w Stargardzie została wprowadzona w drodze Zarządzenia Dyrektora z dnia 3 stycznia 2011 roku. 24

25 Zarządzeniem Nr 2/04/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 roku wprowadzono do dokumentu aneks aktualizujący podstawy prawne. Analiza dokumentu nie wykazała nieprawidłowości. Zastrzeżenia wzbudził przede wszystkim fakt, iż akt nie został przez dyrektora parafowany na poszczególnych stronach dokumentu. Instrukcja gospodarki kasowej, Instrukcja magazynowa, Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych oraz Instrukcja inwentaryzacyjna Dokumenty zostały wprowadzone w dniu 01 września 2015 roku zarządzeniami dyrektora jednostki odpowiednio nr 1/09/2015; 2/09/2015; 3/09/2015 oraz 4/09/2015 i weszły w życie z dniem podjęcia. Analiza dokumentów nie wykazała nieprawidłowości. Jedynym zastrzeżeniem jest fakt, iż instrukcje nie zostały przez dyrektora parafowane na poszczególnych stronach dokumentów. Rejestr zarządzeń Dyrektora Pomimo, że w żadnym z aktualnie obowiązujących, wewnętrznych aktów prawnych jednostki nie określono zasad wydawania, publikowania i rejestrowania zarządzeń Dyrektora, w wyniku kontroli stwierdzono, że zarządzenia takie są wydawane i rejestrowane. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż w 2014 roku w jednostce wprowadzono rejestr zarządzeń dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 2. Ma on postać segregatora, do którego wpięte zostały zarządzenia, przypisane osobno do każdego roku. Numeracja zarządzeń jest stała, właściwa ze względu na obowiązujący rok, z zastrzeżeniem, że druga liczba w numerze jest cyfrą symbolizującą miesiąc np. 1/3/2014 oraz 2/04/2014. Oprócz tego w rejestrze znajdują się wydrukowane tabele według wykazu akt, w której istnieją coroczne spisy zarządzeń zawierające cztery kolumny: liczbę porządkową, numer zarządzenia, datę zarządzenia oraz zwięzły opis zakresu wydanego zarządzenia. W toku kontroli szczegółowym badaniem objęto zarządzenia z lat W rejestrze zaewidencjonowano: w roku 2014 roku 4 zarządzenia, w roku zarządzeń, a w 2016 (do dnia przeprowadzania kontroli) 2 zarządzenia. Podsumowując, opisany powyżej sposób wydawania przepisów wewnętrznych zapewnia pełną realizację celów kontroli zarządczej w zakresie zgodności działalności jednostki z procedurami wewnętrznymi, w rozumieniu w art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Spełnione są również ustanowione przez Ministra Finansów standardy kontroli zarządczej (standard C10 Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej ). Wspomniane powyżej stwierdzone nieprawidłowości nie rzutują na całościową ocenę prowadzonej w jednostce dokumentacji organizacyjnej. 25