Prezydent Miasta Gliwice KAW.0914-3 - 10/07 Gliwice, dnia 19 czerwiec 2007 r. 2007-320991 Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 230-6951 Fax +48 (32) 231-2725 pm@um.gliwice.pl Pani mgr Ewa Lemańska Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 3 ul. Grottgera 23a w Gliwicach WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 231-3041 Fax +48 (32) 231-2725 Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) 239-1165 +48 (32) 239-1254 +48 (32) 239-1199 www.um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 25 do 26 kwietnia 2007 r. przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach na podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta nr KAW.0914-3-10/07 z dnia 20 kwietnia 2007 r. Kontrola prowadzona była jako kontrola dokumentalna i wyrywkowa. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 22 maja 2007 r. Temat kontroli Terminowość regulowania zobowiązań w 2006 r. oraz przestrzeganie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2007 r. w tym zgodność dokonywanych wydatków z planem finansowym. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Z uwagi na niżej opisane uchybienia i nieprawidłowości poprawy wymaga: - terminowość regulowania zobowiązań, - przestrzeganie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, - zakres ustalonych procedur jw., - kwalifikowanie wydatków do poszczególnych paragrafów, - przestrzeganie przepisów ustawy o rachunkowości, - sposób rozliczania się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
Wnioski i zalecenia. Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia lub eliminacji w przyszłości. 1. Na 83 skontrolowane płatności zrealizowane w 2006 r. w 27 przypadkach nie dochowano ustalonego terminu płatności. Powyższe dot. zobowiązań z tyt. składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, centralnego ogrzewania, energii elektrycznej, wody i odprowadzenia ścieków, wywozu nieczystości i zajęć rytmicznych na ogólną kwotę 34.975,64 zł. Na 27 skontrolowanych płatności zrealizowanych w 2007 r. w 6 przypadkach nie dochowano ustalonego terminu płatności. Powyższe dotyczy zobowiązań z tytułu wypłaty wynagrodzeń, zakupu materiałów biurowych, wyposażenia placu zabaw, opłat za centralne ogrzewanie, wywozu nieczystości, zajęć rytmicznych na ogólną kwotę 17.912,20 zł. Powyższe narusza zasady określone w art. 35 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 249 poz. 2104 z późn. zm.). Skutkiem nieterminowo regulowanych zobowiązań była zapłata w 1 przypadku odsetek w wysokości 52,70 zł pokrytych przez główną księgową. W objętej kontrolą dokumentacji nie stwierdzono zapłaty odsetek za pozostałe przypadki nieterminowo regulowanych zobowiązań. Zalecenie nr 1 Przestrzegać wymaganych terminów płatności. Zobowiązać głównego księgowego do terminowego regulowania zobowiązań. 2. Na 83 skontrolowane płatności zrealizowane w 2006 r. w 7 przypadkach uregulowano zobowiązanie na więcej niż 3 dni przed ustalonym terminem płatności. Powyższe dot. zobowiązań z tyt. opłat za wodę, energię elektryczną i centralne ogrzewanie na ogólną kwotę 9.825,53 zł i narusza wytyczne organu prowadzącego z dnia 15 maja 2006 r. oraz stanowi nieprzestrzeganie zaleceń pokontrolnych wydanych w wyniku kontroli KG.0914-2-18/05. W 2007 r. wystąpiły przypadki regulowania zobowiązań na więcej niż 1 dzień przed ustalonym terminem płatności co narusza wytyczne organu prowadzącego z dnia 21 grudnia 2006r. Zalecenie nr 2 2
Przestrzegać wytycznych organu prowadzącego w sprawie terminów regulowania zobowiązań. 3. Na 27 skontrolowanych przypadków w 2007 r. w 7 przypadkach nie dochowano obowiązujących w jednostce procedur kontroli w tym: - zatwierdzono do wypłaty - pomimo braku przeprowadzenia kontroli finansowej - zobowiązania na ogólną kwotę 6.945,45 zł, - główna księgowa nie przeprowadziła wstępnej kontroli zgodności zawieranych umów z planem finansowym. Zalecenie nr 3 Przestrzegać ustalonych procedur. Nie zatwierdzać do wypłaty dokumentów, które nie zostały poddane właściwej kontroli finansowej. Nie regulować zobowiązań bez ich uprzedniego zatwierdzenia do wypłaty. Egzekwować od głównego księgowego wykonanie obowiązków wynikających z art. 45 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 249, poz. 2104 z późn. zm.). 4. Naruszenie zasad wynikających z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z 2002 r. nr 76 poz.694), w tym: a) przechowywanie dokumentów źródłowych poza dokumentacją księgową art. 73 ww. ustawy, b) zaksięgowanie w kosztach roku 2007 kosztów roku 2006 art. 6 ust. 1 ww. ustawy, c) niechronologiczne ujmowanie w księgach zdarzeń (zaewidencjonowanie wydatku przed ujęciem go w kosztach) art. 14 ust. 1 ww. ustawy, d) występowanie nieuzasadnionych różnic pomiędzy ewidencjami kosztów i wydatków. Zalecenie nr 4 Zobowiązać głównego księgowego do przestrzegania obowiązujących zasad rachunkowości. 5. Kierownik jednostki: a) nie przypisał określonym pracownikom obowiązków i odpowiedzialności w zakresie kontroli merytorycznej, kontroli formalno-rachunkowej (z wyjątkiem intendenta) i zatwierdzania operacji finansowych, 3
b) nie określił zasad zastępowania pracowników dokonujących ww. czynności, c) na dzień kontroli nie powierzył głównemu księgowemu obowiązków i odpowiedzialności zgodnie z art.45 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. nr 249 poz.2104 z późn. zm.). Zalecenie nr 5 Ustalić w formie pisemnej i wdrożyć ww. procedury. 6. Występowanie w 2006 r. różnic pomiędzy kwotami składek przekazywanymi na konto ZUS a kwotami wnikającymi z deklaracji rozliczeniowych oraz opłacenie ich w kwocie niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia co narusza zasady określone: - w zakresie dotyczącym składek na ubezpieczenie społeczne w art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z r. 1998 nr 137, poz. 887 z późn. zm.), - w zakresie dotyczącym składek na ubezpieczenie zdrowotne w art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z r. 2004 nr 10, poz. 2135) w zw. z art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z r. 1998 nr 137, poz. 887 z późn. zm.), - w zakresie dotyczącym składek na Fundusz Pracy w art. 107 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z r. 2004 nr 99, poz. 1001 z późn. zm.) w zw. z art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z r. 1998 nr 137, poz. 887 z późn. zm.). Zalecenie nr 6 Uzgodnić w formie pisemnej konta rozrachunkowe z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Do odpowiedzi na wystąpienie dołączyć potwierdzenie uzgodnienia rozrachunków. 7. Przypadki kwalifikowania wydatków do niewłaściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej. Zalecenie nr 7 Wydatki kwalifikować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, 4
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2006 r. nr 107 poz.726 z późn. zm.). 8. Brak informacji jakimi środkami w momencie podejmowania decyzji o wydatkowaniu środków jednostka dysponowała co narusza Polecenie służbowe nr 3/05 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 14 marca 2005 r. w sprawie zwiększenia nadzoru nad pracą służb finansowo księgowych w jednostkach organizacyjnych Miasta nie posiadających osobowości prawnej. Zalecenie nr 8 Zobowiązać głównego księgowego do przestrzegania ww. polecenia. 9. Wystąpienie różnicy pomiędzy kwotą wynagrodzeń pedagogów za styczeń 2007 r. przekazaną na konto, wynikającą z list płac a zaksięgowaną. Zalecenie nr 9 Wyjaśnić powyższe różnice i dokonać odpowiedniej korekty. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Od oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Prezydent Miasta (-) Zygmunt Frankiewicz 5