Informacja o wynikach kontroli

Transkrypt

1 ZF-III GT Opole, dn. 24 czerwca 2014 r. Informacja o wynikach kontroli 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Gmina Kędzierzyn - Koźle, ul. Piramowicza 32, Kędzierzyn Koźle. Miejski Zarząd Oświaty i Wychowania, ul. Reja 2a, Kędzierzyn-Koźle. 2. Miejsce kontroli: Gmina Kędzierzyn - Koźle, ul. Piramowicza 32, Kędzierzyn Koźle. Miejski Zarząd Oświaty i Wychowania, ul. Reja 2a, Kędzierzyn-Koźle. 3. Termin kontroli: od 05 do 08 maja 2014r. 4 dni. 4. Zakres kontroli: Kontrola realizacji zapisów umowy Nr UMZ/7/2012 zawartej w dn. 19 grudnia 2012r. pomiędzy Wojewodą Opolskim a Gminą Kędzierzyn-Koźle, na dofinansowanie w formie dotacji celowej kosztów utrzymania w 2012 roku miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3. Sprawdzenie prawidłowości wydatkowania środków dotacji celowej w 2012r. i ujęcia wydatków w rozdziale klasyfikacji budżetowej Sprawdzenie zgodności zrealizowanego zadania z zawartą umową Nr UMZ/7/2012 z dn. 19 grudnia 2012r. na dofinansowanie w formie dotacji celowej kosztów utrzymania w 2012 roku miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3. Sprawdzenie dokumentacji zw. z realizowaną umową - Wniosku dotyczącego rozliczenia finansowego i rzeczowego oraz Załącznika nr 1 i Załącznika nr 2; dowodów i dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków i dokonanie płatności; wyodrębnionej ewidencji księgowej; innych dokumentów związanych z realizowaną umową). Weryfikacja prawidłowego opisu faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, zgodnie z zaleceniami zawartymi w Instrukcji wypełniania wniosku, przekazanymi pismem Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego nr ZF.III AŚ z dn. 7 stycznia 2013r. Weryfikacja dowodów i dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków i dokonanie płatności, ujętych w Załączniku nr 1 Informacja finansowa dotycząca przyznanej dotacji i wymaganego wkładu własnego do wniosku dotyczącego rozliczenia finansowego i rzeczowego z dnia r., wybranych na próbie, po dokonaniu analizy ryzyka. Analiza ryzyka i dobór próby W Załączniku nr 1 do wniosku dotyczącego rozliczenia finansowego i rzeczowego z dnia r., rozliczono dla: Żłobka Nr 1 27 dokumentów; Żłobka Nr 3 39 dokumentów; Żłobka Nr 6 55 dokumentów; Żłobka Nr dokumentów. Z uwagi na ryzyko podwójnego finansowania, do kontroli wybrano dokumenty o tych samych (powtarzających się) numerach księgowych, rozliczone w ramach danej placówki (żłobka) bądź kilku placówek (żłobków). 1

2 Lp. Poz. Załącznika nr 1 Nazwa placówki Nr dokumentu Data wystawienia dokumentu Data zapłaty Kwota dokumentu Wkład własny Dotacja Do kontroli wybrano, dla poszczególnych placówek, nw. dokumenty oznaczone w Załączniku nr 1 liczbami porządkowymi: Żłobek Nr 1 27 dokumentów, o lp. od 1 27; Żłobek Nr 3 15 dokumentów, o lp. od 25 39; Żłobek Nr 6 5 dokumentów, o lp. od 51 55; Żłobek Nr dokumenty, o lp Kontrola została przeprowadzona zgodnie z zasadą dwóch par oczu. Do kontroli wybrano następujące dokumenty księgowe/dokumenty o równoważnej wartości dowodowej: / , , , / , , , / , , , / ,06 720,06 0, / , , , / , , , / ,19 731,19 0, / ,50 182,50 100, / ,08 30,08 20, Żłobek nr 1 w / ,50 182,50 100, Kędzierzynie- Koźlu / ,08 30,08 20, / , , , / , , , / ,00 844,00 0, / , , , / ,03 745,03 600, / ,96 182,96 0, / , , , / , , , / ,47 809,47 0, / , , ,00 2

3 / , , , / ,31 769,31 0, / ,55-69,55 0, / ,18-75,18 0, / ,39-10,39 0, / , , , Żłobek nr 3 w / ,00 17,00 13, Kędzierzynie- Koźlu / ,24 3,11 2, / ,74 0,74 0, / , , , / , , , / ,38 700,38 0, / , , , / , , , / , , , / ,94 696,94 0, / ,80 317,80 280, / ,38 54,38 50, / ,50 394,50 300, / ,25 70,00 51, / , , , / , , , / ,61 748,61 0, / , , , / , , , / ,22 739,22 0, / , , , / , , , / ,40 895,40 0, / , , , / , , , / , , , / ,19 677,19 0, a/ , , , a/ , , ,00 3

4 a/ ,19 677,19 0, / , ,80 0, / , , , / ,51 673,51 0, / , ,68 0, / , , , / ,71 633,71 0, / , ,54 0, / , ,99 439, / ,27 621,27 0, / , , , / , , , / , ,51 0, / ,52-24,52 0, a/ , , , a/ , , , a/ , ,85 0, a/ ,52-24,52 0, / , , , / , , , / , ,74 0, Żłobek nr 6 w / , , , Kędzierzynie / , , , Koźlu / , ,94 0, / , , , / , , , / , ,39 0, / ,80 300,00 297, / ,95 51,55 51, / ,00 320,00 300, / ,76 53,46 53, / ,19 15,19 0, / ,50 400,00 334, / ,48 63,28 63, / , , ,00 4

5 / , , , / , ,46 0, / , ,70 0, / ,06-444,06 0, / , , , / , , , / , ,12 0, / , , , / , , , / , ,84 0, / , ,69 0, / , , , / , ,59 0, / , ,93 0, / , , , / , ,45 0, / ,44-881,44 0, / , ,33 0, / , , , / , ,41 0, / ,00 930,00 0, / ,20 71,20 71, / , , , / , , , / ,56 482,56 0, / ,64 764,64 500, / ,77 127,77 90, żłobek nr 10 w / ,98 30,98 0, Kędzierzynie / , , , Koźlu / , , , / ,78 414,78 0, / , , , / , , , / ,86 386,86 0, / ,80 334,80 250,00 5

6 / ,70 52,70 48, / , , , / , , , / ,74 458,74 0, / ,90 419,90 350, / ,57 72,57 60, / , , , / , , , / ,21 596,21 0, / , , , / , , , / ,68 429,68 0, / , , ,28 5. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta: W wyniku przeprowadzonej kontroli działalność Gminy Kędzierzyn - Koźle w kontrolowanym zakresie, pomimo stwierdzenia uchybień, ocenia się pozytywnie. Powyższą ocenę oparto na następujących ustaleniach: Potwierdzono zgodność wersji dokumentów rozliczających przyznane dofinansowanie w formie dotacji celowej kosztów utrzymania w 2012 roku miejsc opieki nad dziećmi z w wieku do lat 3 (umowa nr UMZ/7/2012 zawarta w dn.19 grudnia 2012r.), przekazanych do OUW pismem znak: ROW /JP z dnia r., DO /JP z dnia r., DO /JP z dnia r oraz DO /JP z dnia r, z wersjami dokumentów znajdujących się w siedzibie podmiotu, który otrzymał dotację z budżetu gminy tj. w Miejskim Zarządzie Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie - Koźlu. Weryfikacją objęto ostateczny dokument po korektach, tj. wniosek z dnia r. przekazany do OUW pismem znak DO /JP z dnia r. Ustalono, że we wniosku rozliczono listy wypłat, opatrzone numerami księgowymi, zgodnie z opisami zamieszczonymi na dokumentach pn. Opis list płac. Każda z list płac rozliczona została w podziale na kwotę brutto (netto + ZUS pracownika + podatek dochodowy), ZUS zakładu i Fundusz Pracy. Datą wystawienia dokumentu jest data sporządzenia (zatwierdzenia) listy. Natomiast datą zapłaty jest termin wypłaty z konta bankowego. Zweryfikowano dowody i dokumenty księgowe (wyszczególnione w pkt. 7 niniejszego projektu wystąpienia pokontrolnego) potwierdzające poniesienie wydatków. Dokumenty do kontroli wybrano na próbie, po dokonaniu analizy ryzyka. Ustalono, że w Załączniku nr 1 Informacja finansowa dotycząca przyznanej dotacji i wymaganego wkładu własnego do wniosku dotyczącego rozliczenia 6

7 finansowego i rzeczowego z dnia r, w kolumnie 5 Data zapłaty błędnie wpisano termin poniesienia wydatku, dla: Żłobka nr 1, w poz. 2, 21, 24 powinno być odpowiednio: , , ; Żłobka nr 3, w poz. 35, 36 powinno być ; Żłobka nr 6, w poz. 32, 38 powinno być odpowiednio: , ; Żłobka nr 10, w poz. 7 powinno być Przedmiotowe uchybienie zostało skorygowane pismem Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie - Koźlu znak DO JP z r. Korekta Załącznika nr 1 Informacja finansowa dotycząca przyznanej dotacji i wymaganego wkładu własnego z dn r. została dołączona do akt kontroli. Powyższy błąd powielony został na dokumentach pn. Opis list płac, sporządzonych dla poszczególnych Żłobków. Zgodnie z Oświadczeniem Dyrektora Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie Koźlu, na listach wypłat z r. i r, data zapłaty oznacza proponowany termin zapłaty, a nie rzeczywistą wypłatę z konta. Należy zaznaczyć, iż w przypadku pozycji rozliczających kwotę brutto wynagrodzenia, data zapłaty potwierdza jedynie dokonanie płatności netto (na konto i potrąceń dot. ubezpieczeń), nie potwierdza natomiast daty zapłaty ZUS pracownika i podatku dochodowego. Zgodnie z instrukcją sporządzania wniosku dot. rozliczenia finansowego i rzeczowego przyznanej dotacji, podmiot rozliczający przyznaną dotację zobowiązany jest wskazać wszystkie daty zapłaty za poniesiony wydatek. Ustalono, że w Załączniku nr 1 do wniosku dla poszczególnych list wypłat data zapłaty ZUS pracownika jest tożsama z datą zapłaty ZUS zakładu. Natomiast dla wszystkich list wypłat rozliczających kwotę wynagrodzenie brutto nie wskazano daty zapłaty za podatek dochodowy. Zgodnie z zaleceniami zawartymi w Instrukcji wypełniania wniosku, (przekazanymi pismem Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego nr ZF.III AŚ z dn. 7 stycznia 2013r.) faktury/ inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać opis: numer i datę podpisania Umowy na dofinansowanie w formie dotacji celowej kosztów utrzymania w 2012 roku miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3, informację o poprawności formalnej i merytorycznej, podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759, ze. zm.). W przypadku, gdy tylko część wydatków wykazanych na fakturze lub innym dokumencie finansowym o równoważnej wartości dowodowej dotyczy dotacji, gmina umieszcza stosowny opis na dokumentach. Jeżeli wymagany opis nie mieści się na odwrocie faktury lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej można umieścić go na osobnej kartce wskazując jednocześnie jego związek z konkretnym dokumentem księgowym (np. opis do faktury nr 122/12 z dnia 24 stycznia 2012r.). W wyniku kontroli opisu faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, wybranych na próbie dokumentów, ustalono, że dokumenty rozliczające dotację zostały prawidłowo opisane. W zakresie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759, ze. zm.) na opisie dokumentów księgowych umieszczono zapis o treści: nie stosuje się Ustawy Prawo Zamówień Publicznych art. 4 pkt. 4 i pkt 7. Zweryfikowano wyciągi bankowe potwierdzające dokonanie płatności za dokumenty wybrane na próbie. W przypadku dokumentów objętych kontrolą, dołączonych do akt kontroli, stwierdzono że wyciągi z rachunku bankowego potwierdzają dokonanie płatności. W przypadku Żłobka nr 6 Dyrektor Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania 7

8 w Kędzierzynie Koźlu złożyła oświadczenie, iż wszystkie zobowiązania wobec ZUS, z tytułu rozliczonych we wniosku list wypłat zostały zapłacone w 2012r. W trakcie kontroli stwierdzono, że nie prowadzono wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji celowej kosztów utrzymania miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 i wydatków dokonywanych z tych środków. Pismem z dnia 8 maja 2014 r. Dyrektor kontrolowanej jednostki organizacyjnej poinformował, że od 2013 roku Miejski Zarząd Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie Koźlu właściwie i rzetelnie prowadzi ewidencję księgową środków otrzymanych z dotacji oraz realizowanych z tych środków wydatków. Środki finansowe pochodzące z dotacji, zabezpieczony wkład własny oraz wydatki z dotacji i wkładu własnego są ewidencjonowane na odrębnych kontach księgowych. Do kosztów zadania zaliczono wydatki bieżące poniesione od dnia 1 stycznia 2012r. do dnia 31 grudnia 2012r. Zgodnie z zapisem art. 150 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, ze zmianami) oraz zapisem 1 ust. 9 umowy Nr UMZ/7/2012 z dn. 19 grudnia 2012r. na dofinansowanie w formie dotacji celowej kosztów utrzymania w 2012 roku miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3. wytyczną Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej za prawidłowo wykorzystane środki dotacji uznawane są wyłącznie wydatki ponoszone od dnia 1 stycznia 2012r. do dnia 31 grudnia 2012r., na podstawie dokumentów księgowych wystawionych w tym samym okresie: od dnia 1 stycznia 2012r. do dnia 31 grudnia 2012r. Do kosztów zadania zaliczono wydatki bieżące, realizowane przez podmiot, który otrzymał dotację z budżetu gminy, tj. Miejski Zarząd Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie - Koźlu. Koszty zadania zostały prawidłowo ujęte w sprawozdawczości budżetowej w rozdziale klasyfikacji budżetowej 85305, na dzień zakończenia realizacji zadania, tj. 31 grudnia 2012r. 9. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: Zespół Kontrolujący nie stwierdził nieprawidłowości. Pismem znak DO JP z r. Miejski Zarząd Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie - Koźlu (w ustawowym terminie) wniósł odpowiedź do ustaleń Zespołu kontrolującego w zakresie stwierdzonej nieprawidłowości, dotyczącej rozliczenia w Załączniku nr 1 z dnia r. wydatku poniesionego w 2013r. Złożona została korekta Załącznika nr 1 Informacja finansowa dotycząca przyznanej dotacji i wymaganego wkładu własnego, która rozlicza wydatki poniesione od dnia 1 stycznia 2012r. do dnia 31 grudnia 2012r. Z uwagi na prawidłowe rozliczenie w ramach dotacji i wkładu własnego wydatków bieżących poniesionych w 2012r, uwzględniono korektę Załącznika nr 1 z dnia r. Stwierdzono następujące uchybienia: 9.1 W Załączniku nr 1 Informacja finansowa dotycząca przyznanej dotacji i wymaganego wkładu własnego do wniosku dotyczącego rozliczenia finansowego 8

9 i rzeczowego z dnia r, w kolumnie 5 Data zapłaty błędnie wpisano datę zapłaty za poniesione wydatki objęte wnioskiem, dla: Żłobka nr 1, w poz. 2, 21, 24 powinno być odpowiednio: , , ; Żłobka nr 3, w poz. 35, 36 powinno być ; Żłobka nr 6, w poz. 32, 38 powinno być odpowiednio: , ; Żłobka nr 10, w poz. 7 powinno być Przedmiotowe uchybienie zostało skorygowane pismem Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie - Koźlu znak DO JP z r. 9.2 Na dokumencie pn. Opis list płac błędnie wpisano datę wypłaty, dla: Żłobka nr 1, dla listy nr /12 z r. prawidłowa data zapłaty to , dla listy nr /12 z r. prawidłowa data zapłaty to ; Żłobka nr 6, dla listy /12 z prawidłowa data zapłaty to , dla listy nr /12 z prawidłowa data zapłaty to ; Żłobka nr 10, dla listy nr /12 z r. prawidłowa data zapłaty to Dla wszystkich list płac rozliczonych w Załączniku nr 1 do wniosku, nie wskazano daty zapłaty za podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników. 9.4 Brak wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji celowej kosztów utrzymania miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 i wydatków dokonywanych z tych środków. Pismem z dnia 8 maja 2014 r. Dyrektor Miejski Zarząd Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie Koźlu poinformowała, że od 2013 roku właściwie i rzetelnie prowadzi ewidencję księgową środków otrzymanych z dotacji oraz realizowanych z tych środków wydatków. Środki finansowe pochodzące z dotacji, zabezpieczony wkład własny oraz wydatki z dotacji i wkładu własnego są ewidencjonowane na odrębnych kontach księgowych. 10. Wnioski dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej: 10.1 W zakresie punktu 9.2 usunięcie uchybienia poprzez złożenie korekty dokumentu pn Opis list płac; 10.2 W zakresie punktu 9.3 usunięcie uchybienia poprzez złożenie korekty Załącznika nr 1 Informacja finansowa dotycząca przyznanej dotacji i wymaganego wkładu własnego do wniosku dotyczącego rozliczenia finansowego i rzeczowego z dnia r; 10.3 W zakresie punktu 9.1 i 9.4 zaleca się wzmocnienie nadzoru nad przestrzeganiem wytycznych Wojewody Opolskiego w zakresie rozliczania dotacji celowej z budżetu państwa na pokrycie kosztów utrzymania miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3. 9