SPIS TREŚCI: WSTĘP 2 I INSTRUKCJA OBSŁUGI tourop.merlinx.pl...3 1. LOGOWANIE DO SYSTEMU...3 2. OPIS WYSZUKIWARKI tourop.merlinx.pl...3 3. MODUŁ ZARZĄDZANIA EKSPEDIENTAMI ORAZ TOUROPERATORAMI...5 3.1. MODUŁ ADMINISTRATOR...5 3.2. MODUŁ PROFIL...7 4. WYSZUKIWANIE OFERTY...7 4.1. KRYTERIA POSZUKIWANIA OFERTY...7 4.2. OPIS WYNIKÓW WYSZUKIWANIA OFERT...8 4.3. SPRAWDZANIE DOSTĘPNOŚCI OFERTY...8 4.4. ZESTAWIENIE ORAZ WYDRUK WYBRANYCH OFERT...9 5. SZCZEGÓŁY OFERTY... 11 5.1. OPIS OFERTY... 11 5.2. IKONY POMOCNICZE...12 5.3. PODOBNE OFERTY...12 5.4. USŁUGI DODATKOWE...12 5.5. ALTERNATYWNE LOTNISKA / DOSIADKI...13 5.6. WYNAJEM SAMOCHODU...13 5.7. PRZEJŚCIE DO REZERWACJI...13 6. REZERWACJA...14 6.1. UZUPEŁNIENIE DANYCH...15 7. POTWIERDZENIE...16 8. LISTA REZERWACJI, DRUKOWANIE POTWIERDZENIA, SZCZEGÓŁY REZERWACJI...17 8.1. LISTA REZERWACJI...17 8.2. DRUKOWANIE POTWIERDZENIA...18 8.3. SZCZEGÓŁY REZERWACJI...19 9. REZERWACJA OPCJONALNA...19 10. REZERWACJA NA ZAPYTANIE...20 11. ZMIANY W REZERWACJI...21 12. ANULOWANIE REZERWACJI...22 II INSTRUKCJA OBSŁUGI MASKI REZERWACYJNEJ...23 13. OPIS MASKI REZERWACYJNEJ...23 14. SPRAWDZANIE OFERTY...26 14.1. TRANSPORT...26 14.2. ZAKWATEROWANIE...27 14.3. DODATKOWE UBEZPIECZENIA I USŁUGI...27 15. ZAKŁADANIE REZERWACJI...29 15.1. REZERWACJA STAŁA...29 15.2. REZERWACJA OPCJONALNA...31 15.3. REZERWACJA NA ZAPYTANIE...34 15.4. REZERWACJA ZŁOŻONA...34 15.4.1. TAKIE SAME USŁUGI...34 15.4.2. RÓŻNE USŁUGI...36 16. DRUKOWANIE POTWIERDZENIA, PRZEDSTAWIANIE REZERWACJI, INFORMACJE O REZERWACJI...37 17. ANULOWANIE REZERWACJI...40 KODY AKCJI...42 KODY STATUSÓW...42 KODY PŁCI...42 1
WSTĘP Firma Elektroniczne Systemy Sprzedaży Sp. z o. o (ESS) to czołowy na polskim rynku turystycznym operator w sektorze turystyki, skupiający pod swoimi skrzydłami największych polskich organizatorów wycieczek i przelotów. Zdobyte doświadczenie w jednej z najprężniej rozwijających się dziedzin polskiej gospodarki jaką jest turystyka i ciągłe unowocześnianie zaowocowały sukcesem wielu produktów. Jednym z nich jest tourop.merlinx.pl, który jest systemem rezerwacyjnym na miarę oczekiwań nowoczesnego biura podróży. To nie tylko znakomita możliwość łączenia lepszej i bardziej efektywnej obsługi Klienta, ale również przejrzystość dostępnych ofert. Wszystkie te czynniki skutkują ogromną popularnością wśród biur podróży, podnosząc znaczenie ESS. Wielofunkcyjny system ale również profesjonalny i doświadczony Call Center, na którego pomoc w każdej chwili mogą liczyć współpracujące biura podróży to główna specjalizacja tej firmy. Obecnie system działa poprzez połączenia szyfrowane, które posiadają dodatkowe zabezpieczenia. Wyszukiwarka tourop.merlinx.pl jest systemem, służącym do dokonywania rezerwacji on-line. Aplikacja ma formę strony internetowej, dzięki czemu jest łatwo dostępna i przyjazna w obsłudze. Technologia, w jakiej została wykonana, zapewnia kompatybilność z każdym typem komputera i systemu operacyjnego, dzięki czemu korzystać mogą z niego dosłownie wszyscy. Pełna funkcjonalność systemu gwarantuje wygodę i dużą funkcjonalność w wyszukiwaniu ofert oraz dokonywaniu rezerwacji. System składa się z 2 podstawowych narzędzi dających możliwość rezerwowania: Wyszukiwarka tourop.merlinx.pl Maska rezerwacyjna MerlinX.web Wyszukiwarka tourop.merlinx.pl charakteryzuje się łatwością wyszukiwania i dokonywania rezerwacji. Oferty prezentowane do sprzedaży są gotowymi pakietami łączącymi transport, hotele/wycieczki oraz usługi dodatkowe gotowe do rezerwacji. Maską rezerwacyjną MerlinX.Web posiłkujemy się w uzyskaniu dodatkowych informacji o kontyngentach w trybie on-line, możliwości zakładania rezerwacji złożonych oraz zmiany rezerwacji opcjonalnych. 2
I INSTRUKCJA OBSŁUGI tourop.merlinx.pl 1. LOGOWANIE DO SYSTEMU W celu zalogowania się do systemu rezerwacyjnego należy udać się na stronę www.merlinx.pl gdzie w głównym menu strony wystarczy wybrać link <Logowanie>. Następnie należy wpisać odpowiednie hasła dostępu. Jeżeli użytkownik nie posiada haseł dostępu, w oknie logowania należy wybrać link Rejestracja agenta. (Jeżeli agent posiada umowę na czas nieokreślony, to w polu Data wygaśnięcia umowy formularza rejestracyjnego wprowadza datę 000000). Proces generowania haseł oraz kodów ekspedienta został opisany na stronie numer 6. 2. OPIS WYSZUKIWARKI tourop.merlinx.pl Po udanej autoryzacji ukaże się formularz wyszukiwania. Daje on możliwość określenia preferencji Klienta co do wyboru oferty. Im więcej zostanie wypełnionych pól tym bardziej zawęzi się pole poszukiwanych ofert. 3
1. Pole Data wyjazdu - służy do określenia daty rozpoczęcia imprezy poprzez kliknięcie na kalendarzyk lub wpisanie daty z klawiatury w formacie DD.MM.RRRR. 2. Pole Szukaj +/- - pole służy do określenia przedziału czasowego, w którym zawiera się data wyjazdu poszukiwanej oferty. 3. Pole Długość wycieczki - służy do określenia czasu trwania imprezy przez wybranie ilości dni począwszy od daty wyjazdu z kraju, do daty opuszczenia hotelu; w przypadku gdy nie jest znana ilość dni nie wypełniamy pola; Uwaga!!! W przypadku imprez autokarowych faktyczna długość imprezy w dniach jest różna od Długości wycieczki i tego pola nie należy używać. 4. Pole Cena za osobę - wypełniając to pole można określić przybliżoną cenę za osobę wyszukiwanych ofert. 5. Pole Organizator - wybór touroperatora wraz z możliwością selektywnego wyboru kilku organizatorów jednocześnie. 6. Pole Typ pozwala określić obiekt zakwaterowania. 7. Pole Region pole określa region poszukiwanej oferty. 8. Pole Transport - pozwala określić rodzaj transportu. 9. Pole Wyjazd z - pole umożliwia określenie miejsca, z którego Klient chce rozpocząć imprezę turystyczną. 10. Pole Wyżywienie - pole służy do określenia rodzaju wyżywienia. 11. Pole Kategoria - w tym polu można określić kategorie hotelu. 12. Pole Katalog - pozwala zawęzić do wybranej oferty lub katalogu danego operatora. 13. Pole Liczba osób - należy określić liczbę uczestników dorosłych. 14. Pole Liczba dzieci - należy określić ilość dzieci powyżej i poniżej 2 roku życia. Po zaznaczeniu ilości dzieci zostanie wywołane pole w którym można wpisać datę urodzenia w formacie DD.MM.RRRR. 15. Pole Rezerwacja łóżek - służy do rezerwacji jednego miejsca na imprezie objazdowej (na dokwaterowanie). 16. Pole Tylko dostępne - możliwość zawężenia do ofert tylko dostępnych. 17. Pole Ulubione - umożliwia wyszukanie ofert po zapisanych wcześniej kryteriach. 18. Link Wyczyść - klikając na dany link zostaną wyczyszczone pola wyszukiwarki. 19. Link Top Oferty - służy do wyszukania najtańszej oferty na daną destynację. 20. Link Szukaj - po kliknięciu na przycisk zostaną wyszukane oferty według kryteriów, które zostały podane w wyszukiwarce. 21. Link Wstecz - pozwala powracać do wcześniejszej strony danej sesji. 22. Link Dalej - pozwala przewijać strony danej sesji. 23. Pola 5 etapów rezerwacji - służą do wyznaczenia etapu zakładania rezerwacji. 24. Link Maska - możliwość przeniesienia oferty do systemu rezerwacyjnego Merlin.web i założenia rezerwacji w danej aplikacji. 25. Link Lista rezerwacji - po wybraniu tego linku zostanie wyświetlona lista dokonanych rezerwacji. 26. Link Obejrzane oferty - po kliknięciu tego linku wyświetlane zostaną oferty, które zostały wcześniej obejrzane w ramach jednej sesji. 27. Link Infocenter - moduł informacyjny zawierający przegląd zawartych ofert. 28. Link Wyloguj - po kliknięciu tego linku można przejść do okna logowania, co równoznaczne jest z wyjściem z systemu rezerwacyjnego. 29. Zakładka TUI - umożliwia przejście do systemu rezerwacyjnego IRIS.plus. 30. Zakładka EasyMix - umożliwia do uruchomienia aplikacji EASYMIX, w której można komponować wycieczki. 31. Zakładka Drukowanie - umożliwia wydruk potwierdzenia rezerwacji ofert touroperatorów TUI Poland oraz Neckermann Polska. 4
32. Zakładka Auto na Wakacje - umożliwia przejście do modułu wynajmy samochodu. 33. Zakładka FlightExpress - uruchomienie przeglądarki oferty samolotowej Sabre Travel Network. 34. Zakładka Administrator / Profil - przejście do modułu administratora lub użytkownika. 3. MODUŁ ZARZĄDZANIA EKSPEDIENTAMI ORAZ TOUROPERATORAMI 3.1. MODUŁ ADMINISTRATOR Moduł ten w pełni pozwala zarządzać bazą ofert poszczególnych operatorów czyli Agent na tym etapie może wyeliminować oferty operatów z którymi nie współpracuje. Moduł ten równocześnie daje możliwość generowania oraz stymulowania kodami ekspedientów dla pracowników biur podróży. Po wejściu w zakładkę Administrator zostanie wyświetlona lista dotychczasowych kodów ekspedienta. W przypadku obszernej listy ekspedientów dodana została możliwość wyszukania konkretnej osoby po kryteriach jak: Imię, Nazwisko, Email(login), Numer karty Travel Agency Card, dacie aktywacji kodu ekspedienta. W celu założenia nowego kodu ekspedienta należy kliknąć na link Nowy Ekspedient. Następnie uzupełnić formularz rejestracyjny danymi: E-mail(login), Imię, Nazwisko. Po wypełnieniu tych pól i wybraniu linku Zapisz zostanie wysłane przez Automat Merlin.X hasło dostępu do systemu na wskazany uprzednio adres E-mail. Tym sposobem zostanie wygenerowany kod ekspedienta składający się z szeregu 4 znaków, który przypisany jest do danego pracownika. Moduł administratora pozwala również na zawieszanie, edytowanie oraz anulowanie kodu ekspedienta. 5
Aby aktywować kod ekspedienta oraz nowe hasło do systemu należy przy kolejnym logowaniu wpisać adres E-mail(login) oraz hasło otrzymane z Automatu Merlin.X. W przypadku gdy agent chce zmienić wygenerowane hasło system zaakcentuje przy pierwszym logowaniu możliwość zmiany hasła. Należy wtedy wpisać proponowane hasło składające się przynajmniej z 8 znaków gdzie spośród nich jest jedna cyfra oraz w polu poniżej powtórzyć je jeszcze raz. Jeżeli Agent nie pamięta hasła dostępu należy wybrać link Przypomnij hasło wtedy też na wskazany adres E-mail zostanie wysłane nowe hasło dostępu. W przypadku wyłączenia oferty danego operatora wystarczy tylko w module Wyłączeni operatorzy zaznaczyć jednego lub kilku touroperatorów oraz wybrać ikonę Zmień dane. 6
3.2. MODUŁ PROFIL Moduł ten pozwala na edytowanie danych osobowych oraz wygenerowanych haseł. W przypadku zmiany hasła należy wybrać kolejno link Zmień hasło oraz Zapisz. Wtedy też zostanie wysłane hasło z Automatu Merlin.X. 4. WYSZUKIWANIE OFERTY 4.1. KRYTERIA POSZUKIWANIA OFERTY W pierwszym etapie należy podać kryteria poszukiwania oferty oraz po naciśnięciu linku Szukaj zostaną przedstawione oferty. W przypadku braku ofert, proszę zmniejszyć ilość wypełnionych pól wyszukiwarki. W przypadku poszukiwania najatrakcyjniejszej cenowo oferty należy po określeniu preferencji Klienta wybrać link Top Oferty. Biorąc pod uwagę podane kryteria oraz spośród kilku tysięcy ofert, system znajdzie najtańszą ofertę w wybranej uprzednio destynacji. Proponowane oferty można sortować według ceny oraz kraju. Ikony (+) oraz (-) pozwolą na rozwinięcie i zwinięcie wyświetlonych ofert. Klikając na jedną z ofert system pozwoli przejść do pełnego jej opisu. 7
4.2. OPIS WYNIKÓW WYSZUKIWANIA OFERT Wszystkie zaproponowane oferty zawierają między innymi informację o: Cenie za osobę Destynacji Nazwie obiektu/hotelu Rodzaju pokoju Formie wyżywienia Długości trwania imprezy Logo organizatora Numer oferty lub kod katalogu Formie transportu. W przypadku wyceny imprezy dla poszczególnych członków rodziny wystarczy kliknąć kursorem myszki na ikonkę Rodzinka. Wtedy też zostanie wyświetlone dodatkowe okno z wyceną dla wszystkich osób. Powyżej listy znalezionych ofert znajdują się filtry wyszukiwania, za pomocą których można precyzyjnie zawęzić przedstawione oferty do konkretnego tylko obiektu, jednego katalogu, formy zakwaterowania lub wyżywienia itp. Wszystkie wyświetlone oferty segregowane są domyślnie według ceny, od najtańszej do najdroższej. Dodatkowo istnieje możliwość sortowania ich zgodnie z oczekiwaniami (po hotelu, mieście, organizatorze, dacie powrotu, dacie wyjazdu). 4.3. SPRAWDZANIE DOSTĘPNOŚCI OFERTY Wyeksponowane oferty mogą zawierać po prawej stronie znak, sugerujący czy na daną chwilę wybrana oferta jest do zarezerwowania, czy któraś z ofert jest na zapytanie, czy też oferta została już wyrezerwowana. Znak sugeruje o niemożności zdefiniowania statusu oferty m.in.: agent nie ma uprawnień do rezerwowania oferty danego touroperatora, organizator nie jest dostępny on-line itp. 8
4.4. ZESTAWIENIE ORAZ WYDRUK WYBRANYCH OFERT System daje możliwość porównania ofert oraz przygotowania gotowego zestawienia w formacie PDF. Po kliknięciu na pierwszą ikonę można wyszczególnić jedną z ofert, którą jest zainteresowany Klient. Można w ten sposób zaznaczyć kilka ofert jednocześnie. Wyszczególnione oferty zostaną przeniesione do modułu Obejrzane oferty. Następnie po kliknięciu kolejno na link Zaznacz wszystkie oraz Porównaj oferty system przejdzie do kolejnego okna, gdzie można uwzględnić kryteria wydruku. Po kliknięciu na link Drukuj wybrane oferty zostaną przedstawione w formacie PDF. Takie zestawienie można w formie załącznika wysłać do Klienta drogą mailową. 9
Kolejne ikonki to możliwość głębszej analizy wybranej oferty. Wybierając ikonę w osobnym oknie wyświetlą się szczegóły dotyczące oferty. System daje możliwość zapoznania się z Galerią zdjęć oraz z uzyskaniem bliższych informacji na temat hotelu, pokoju czy wyżywienia, wybierając uprzednio zakładkę Opis oferty. W zakładce Lotniska znaleźć można informacje dotyczące lokalnych oraz docelowych portów lotniczych. Zakładki Informacje regionalne i Pogoda dają możliwość zapoznania się z opisem kraju, którego ta oferta dotyczy oraz jego warunkami klimatycznymi. Po kliknięciu na napis Drukuj, w prawym dolnym rogu tej strony, można wydrukować wszystkie informacje z wybranej zakładki. 10
Po kliknięciu na ikonę wszystkie usługi zostaną przeniesione na maskę rezerwacyjną. Specyfikacja korzystania z maski rezerwacyjnej została opisana na stronie 25. 5. SZCZEGÓŁY OFERTY W celu zapoznania się ze szczegółami oferty należy wybrać jedna z 3 możliwości: klikając na miniaturkę zdjęcia oferty, nazwę hotelu lub link Szczegóły widoczny w prawym rogu. 5.1. OPIS OFERTY Z danej strony można uzyskać szczegółowe informacje na temat wybranej oferty odnośnie ceny, terminu pobytu, linii lotniczych, samolotu, wyjazdu, przewidywanego czasu przyjazdu oraz powrotu, pokoju, wyżywienia i kategorii hotelu. Ponadto można obejrzeć galerię zdjęć jak i przeczytać opis obiektu. 11
5.2. IKONY POMOCNICZE Pod tabelą widnieje szereg ikon, które dają nam dodatkowe możliwości. 1. Ikona pozwoli przenieść ofertę na maskę rezerwacyjną. Specyfikacja korzystania z maski rezerwacyjnej została opisana na stronie 20. 2. Ikona daje możliwość skorzystania z opcji wydrukowania pełnego opisu oferty. 3. Po kliknięciu na wybraną ikonę system wyświetli warunki uczestnictwa danego touroperatora. 4. Po kliknięciu na powyższą ikonę zostaną przedstawione informacje regionalne. 5. Ikonka daje możliwość wywołania wykresu przedstawiającego kształtowanie się ceny wybranej imprezy turystycznej w zależności od daty wyjazdu. 6. Po kliknięciu na tą ikonę system sprawdzi dostępność oferty na daną chwilę. 7. Wyświetlenie informacji o klimacie regionu, którego dotyczy wybrana oferta. 8. Zestawienie cenowe dla wszystkich uczestników. 5.3. PODOBNE OFERTY System biorąc pod uwagę wcześniej podane kryteria, znajdzie atrakcyjnie podobne oferty w obrębie danego touroperatora. Różnice dotyczące ewentualnej długości pobytu, form wyżywienia lub innych dopłat zawsze są wyszczególnione na czerwono. W przypadku zainteresowania jedną z przedstawionych ofert należy na nią kliknąć. 5.4. USŁUGI DODATKOWE Na tym etapie istnieje możliwość wyboru dodatkowych usług w zakresie wybranego touroperatora. Klikając na usługę zostanie ona dołączona do usług podstawowych. 12
5.5. ALTERNATYWNE LOTNISKA / DOSIADKI W dolnej części strony można sprawdzić alternatywne połączenia lotnicze lub miejsca dosiadki przy imprezach autokarowych. Należy zwrócić uwagę na status dostępności połączenia widniejący z prawej strony opisu. 5.6. WYNAJEM SAMOCHODU W poszczególnych ofertach system daje możliwość zarezerwowania auta gwarantowanego przez Holiday Auto. 5.7. PRZEJŚCIE DO REZERWACJI Po kliknięciu na przycisk Dalej w prawym górnym rogu system przejdzie do etapu zakładania rezerwacji. 13
6. REZERWACJA Na tym etapie system przedstawi całkowitą cenę za wszystkie wybrane uprzednio usługi. Kliknięcie na link Informacje dodatkowe pozwoli wyszczególnić potrzebne informacje do założenia rezerwacji. Każda usługa opisana jest w jednej linijce: 1. Pole Poz.- liczba porządkowa. 2. Pole Pol.- kod polecenia; można spotkać się z następującymi kodami poleceń: F - samolot H - hotel BU - autokar 3. Pole Usługa - kod usługi; w przypadku przelotów będą to kody portów lotniczych, w przypadku hoteli kody hoteli zamieszczone w katalogu operatora. 4. Pole Zakwaterowanie - kod zakwaterowania. 5. Pole Ilość - ilość usług. 6-7. Pola Od Do - termin trwania imprezy. 8. Pole Przyporządkowanie - pole określające ilość uczestników przyporządkowanych do danej usługi. 9. Pole Status - status rezerwacji; dostępne są następujące kody statusów: OK OP RF RQ XX usługa jest możliwa do zarezerwowania/usługa zarezerwowana usługa ma status opcji usługa zarezerwowana - uprzednio podsiadała status opcji usługa wymaga potwierdzenia u touroperatora usługa anulowana 14
10. Pole Cena - cena całkowita za wszystkie rezerwowane usługi. W części Informacje dodatkowe przedstawiona jest notatka zawierająca informacje o godzinach odjazdu/wylotu, zakwaterowaniu oraz usługach dodatkowych zawartych w cenie oferty. 6.1. UZUPEŁNIENIE DANYCH W celu założenia rezerwacji należy uzupełnić dane uczestników i płatnika. Pola zaznaczone gwiazdką * są obowiązkowe do uzupełnienia. Należy zwrócić uwagę na prawidłowy format wprowadzenia daty urodzin: DDMMRR. 15
W przypadku gdy któryś z uczestników jest płatnikiem po wpisaniu danych oraz po zaznaczeniu pola Płatnik dane adresowe zostaną automatycznie przekopiowane. Jeżeli kolejni uczestnicy mają ten sam adres wystarczy zaznaczyć pole Rodzina aby dane zostały również skopiowane. Jeżeli Klient na tym etapie chciałby powrócić do innej oferty, wcześniej uzupełnione dane zostaną zachowane. Dopiero wybranie linku Wyczyść spowoduje usunięcie tych danych. W celu zakończenia procesu rezerwacji należy kliknąć Rezerwuj, po wcześniejszym zaakceptowaniu warunków touroperatora. W przypadku, gdy któreś z pól zostanie pominięte lub też zostanie zastosowany zły format wprowadzonych danych, system wskaże, które pola należy poprawić. W momencie gdy system wyświetli informacje o braku miejsc we wskazanej ofercie zostanie wyświetlona notatka o możliwości wybrania ofert alternatywnych. System przeszuka oferty i zaproponuje najbardziej zbliżone do rezerwowanej. 7. POTWIERDZENIE Po poprawnym zakończeniu procesu rezerwacji, system wyświetli stronę potwierdzającą o założeniu rezerwacji. Widoczny jest numer rezerwacji, dane uczestników, opis oferty. Na tym etapie można wydrukować zgłoszenie, które dostępne jest poprzez kliknięcie na link Zgłoszenie. Jako potwierdzenie można wydrukować tą stronę klikając na link Proszę wydrukować. Aby powrócić do głównego okna systemu, wyszukiwarki ofert, należy kliknąć Wyszukiwanie w górnym rogu ekranu. Wybierając link Lista rezerwacji system przeniesie nas do listy rezerwacji danego agenta. 16
8. LISTA REZERWACJI, DRUKOWANIE POTWIERDZENIA, SZCZEGÓŁY REZERWACJI 8.1. LISTA REZERWACJI Istotnym elementem systemu rezerwacyjnego jest lista dokonanych rezerwacji poprzez system. W tym celu należy kliknąć na głównej stronie wyszukiwarki na link Lista rezerwacji. Daną listę można sortować według Numeru rezerwacji, Organizatora, Daty wyjazdu, Daty rezerwacji, Danych płatnika, Ceny całkowitej oraz Statusu rezerwacji. W celu odnalezienia rezerwacji należy w pole szukaj wpisać kryteria po których system będzie szukał jak: numer rezerwacji, data wyjazdu, data rezerwacji, nazwisko/ 17
imię, cena, status. Po kliknięciu na ikonę system przywoła rezerwacje o podanych w wyszukiwaniu kryteriach. Używając strzałek można modyfikować kolejność pojawiających się na liście rezerwacji np. od najwcześniejszej daty wyjazdu do najpóźniejszej, od największej ceny do najmniejszej itd. Wszystkie rezerwacje do realizacji są widoczne na pierwszym planie. Natomiast rezerwacje które już odbyły się można odnaleźć w module listy rezerwacji archiwalnych. W celu wywołania listy rezerwacji archiwalnych wystarczy zaznaczyć pole Archiwalne i kliknąć na miniaturę lupy. Istnieje możliwość wyświetlenia w masce rezerwacyjnej listy wszystkich rezerwacji danego agenta, nawet tych, które nie zostały założone przez systemem Merlin.X, a zostały założone w innym systemie danego touroperatora (tzw. rezerwacje offline). Przykładowy opis zastosowania takiej możliwości przedstawiony został na stronie 39. 8.2. DRUKOWANIE POTWIERDZENIA W celu wydrukowania potwierdzenia rezerwacji lub też umowy należy w liście rezerwacji wybrać link Zgłoszenie. 18
8.3. SZCZEGÓŁY REZERWACJI Aby wyświetlić szczegóły rezerwacji należy kliknąć na jej numer na liście rezerwacji dostępnej z głównego okna systemu. W tym oknie znajduje się spis wszystkich uprzednio zarezerwowanych usług oraz informacje o płatnościach zarejestrowanych przez touroperatora. 9. REZERWACJA OPCJONALNA UWAGA!!! W zależności od touroperatora różny jest czas trwania opcji i godzina ich anulowania. W celu założenia rezerwacji opcjonalnej, do momentu wypełnienia formularza zawierającego dane uczestników, należy wykonać dokładnie te same czynności, co przy rezerwacji stałej. Po uzupełnieniu formularza natomiast należy wybrać link Opcja, po czym zostanie nadany numer rezerwacji opcjonalnej. Należy zwrócić uwagę na status rezerwacji <OP> oznaczający rezerwację opcjonalną. 19
Komunikat o tym, jak długo istnieć będzie rezerwacja opcjonalna znaleźć można, najeżdżając kursorem myszki na ikonkę Opcja. Aby przekształcić rezerwację opcjonalną w rezerwację stałą należy sprawdzić poprawność danych, a następnie wybrać link Potwierdź opcje. UWAGA!!! W rezerwacji opcjonalnej, która została przekształcona w rezerwację stałą w polu Status widnieje oznaczenie RF. 10. REZERWACJA NA ZAPYTANIE Jeżeli dana z usług wymaga jeszcze potwierdzenia przez operatora zakłada się rezerwację na zapytanie. W celu dokonania rezerwacji, należy wykonać te same czynności, co przy rezerwacji stałej, ale taka rezerwacja jak wskazuje komunikat musi być jeszcze potwierdzenia przez touroperatora. 20
UWAGA!!! W przypadku rezerwacji na zapytanie w polu Status pojawi się oznaczenie RQ. UWAGA!!! W celu potwierdzenia przez touroperatora rezerwacji na zapytanie w polu Status pojawi się oznaczenie OK". Jeżeli jakaś z usług nie jest możliwa do realizacji (touroperator nie może potwierdzić rezerwacji), wówczas pojawia się status XX". UWAGA!!! Rezerwacja na zapytanie jest rezerwacją stałą, czyli nie ma możliwości dokonania opcji na zapytanie. UWAGA!!! Rezerwacja na zapytanie można dokonać tylko wtedy, gdy system zwraca się o dokonanie takiej rezerwacji. Nie jest możliwym dokonanie rezerwacji na zapytanie w innych przypadkach - np. gdy wszystkie usługi mają status OK". 11. ZMIANY W REZERWACJI Na rezerwacji możliwe jest dokonywanie automatycznych oraz półautomatycznych zmian danych uczestników. Aby tego dokonać należy wyświetlić szczegóły rezerwacji, klikając jej numer na liście rezerwacji dostępnej z głównego okna systemu. Po wyświetleniu rezerwacji należy kliknąć Zmień dane i zaktualizować zapisane na rezerwacji informacje. W wyniku tej operacji zostanie automatycznie wysłany e-mail do touroperatora zawierający zmianę, jaka została dokonana. Dopiero po potwierdzeniu przez Centrum Rezerwacji wprowadzone zmiany będą widoczne w systemie. 21
12. ANULOWANIE REZERWACJI W celu anulowania rezerwacji należy ją uprzednio wyświetlić poprzez kliknięcie jej numeru na liście rezerwacji dostępnej z głównego okna systemu, a następnie kliknąć na link Anuluj rezerwacje znajdujący się w dolnej części ekranu. Uprzednio można sprawdzić, a tym samym za symulować anulację wybierając link Sprawdź możliwość anulacji. Bardzo ważną informacją, jest pojawiający się komunikat informujący o kosztach anulowania rezerwacji. Przed anulowaniem rezerwacji system wyświetli zapytanie z prośba o potwierdzenie tej decyzji. UWAGA!!! Po potwierdzeniu tej decyzji, rezerwacja zostanie anulowana uzyskując tym samym status rezerwacji skasowanej <XX>. UWAGA!!! W przypadku, gdy pojawi się inny komunikat, anulowanie rezerwacji jest niemożliwe należy wówczas skontaktować się z touroperatorem. UWAGA!!! Należy mieć świadomość, że nie we wszystkich przypadkach i nie u wszystkich touroperatorów możliwym jest dokonanie anulowania rezerwacji lub też bezkosztowne anulowanie rezerwacji. Proszę zawsze sugerować się warunkami touroperatora. 22
II INSTRUKCJA OBSŁUGI MASKI REZERWACYJNEJ 13. OPIS MASKI REZERWACYJNEJ Maska rezerwacyjna MerlinX.web umożliwia dokonywanie rezerwacji, czy też modyfikowanie rezerwacji. Posiada dodatkowo takie funkcje jak: możliwość zakładania rezerwacji złożonych, informacje o liczbie wolnych miejsc w samolocie, również wolnych pokojach w hotelu. Maska uruchamiana jest poprzez kliknięcie ikonki. 1. Przycisk Wyślij zapytanie (Send) - po kliknięciu wysyłane jest zapytanie do organizatora - stosuje się w celu zastosowania akcji. 2. Przyciski Akcje - po kliknięciu wywoływana jest odpowiednia akcja. 3. Pole Organizator - wpisuje się lub wybiera z listy kod organizatora (touroperatora). 4. Pole Katalog - wpisuje się kod katalogu, z którego dokonuje się rezerwacji. 5. Pole Wybierz akcje - wpisuje się lub wybiera z listy kod akcji, jaka ma być wykonana w danym momencie. 6. Pole Agencja - pole uzupełniane automatycznie - widnieje w nim numer agencyjny danego agenta. 7. Pole Ilość pasażerów - wpisuje się liczbę uczestników imprezy - należy pamiętać, że u niektórych touroperatorów nie uwzględnia się w tej liczbie infantów" (niemowląt). 23
8. Pole Numer rezerwacji - wpisuje się numer rezerwacji przy przedstawianiu lub anulowaniu rezerwacji. 9. Linia wielofunkcyjna - pojawiają się dodatkowe informacje od organizatora. 10. Pole M - służy do zaznaczania w przypadku chęci wyszczególnienia jednej z dwóch lub więcej identycznych usług. 11. Pole Polecenia - wpisuje się kod polecenia (np. F - przelot, H - hotel). 12. Pole Usługa - wpisuje się kod danej usługi. 13. Pole Zakwaterowanie - w przypadku usługi H (hotel), wpisuje się kod rodzaju pokoju wraz z rodzajem wyżywienia (maksimum 4 znaki) 14. Pole Przyporządkowanie I - uzupełnia się tylko w przypadku osób na dostawce lub w przypadku dokwaterowania. 15. Pole Ilość - wpisuje się ilość usług. 16. Pole Od-Do - wybór dnia rozpoczęcia i zakończenia imprezy (format ddmmrr) - w polu Do" można wpisać również liczbę dni na jaką dana impreza jest planowana (np. 7 lub 14). 17. Pole Przyporządkowanie II - wpisuje się przyporządkowanie osoby do danej usługi. 18. Pole Status - pokazuje informacje o statusie rezerwacji. 19. Pole Cena I - wyświetla się cena za daną usługę. 20. Pole Uwagi - uzupełnia się w przypadku wpisywania kodów życzeń klienta (pole nieaktywne). 21. Pole Razem - pokazuje się całościowa cena (suma wszystkich usług i opłat). 22. Pole Płeć - wpisuje się kod płci dla danego uczestnika imprezy. 23. Pole Nazwisko/Imię/Tytuł - wpisuje się dane osobowe uczestnika imprezy - nazwisko od imienia oddziela się ukośnikiem nie spacją! 24. Pole Wiek - wpisuje się wiek uczestnika lub datę urodzenia (format ddmmrr). 25. Pole Cena II - pokazuje się cena za daną osobę. 26. Pole Dane płatnika - wpisuje się wszystkie wymagane przez system dane dotyczące osoby płacącej za imprezę (jest to zazwyczaj jeden z uczestników, lecz nie zawsze). 27. Przycisk Wyczyść - czyści zawartość maski rezerwacyjnej. UWAGA!!! Część z pól może wypełniać się automatycznie. W przypadku wyboru daty rozpoczęcia, jak i zakończenia imprezy, można również skorzystać z kalendarza. W każdym momencie można skorzystać z podpowiedzi odnośnie dostępnych kodów - korzystając z ikonki lupa znajdującej się przy odpowiednim polu. 24
Przykładowy spis możliwych do wpisania kodów akcji Przykładowy spis możliwych do wpisania kodów usług Przykładowy spis możliwych do wpisania kodów płci UWAGA!!! Kody te mogą się różnić w zależności od organizatora (touroperatora) u którego dokonuje się rezerwacji. 25
14. SPRAWDZANIE OFERTY 14.1. TRANSPORT 1. W pole Organizator wpisuje się kod organizatora. 2. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod G. 3. W pole Ilość pasażerów wpisuje się liczbę uczestników. 4. W pole Polecenia wpisuje się kod F oznaczający przelot. 5. W pole Usługa wpisuje się trzyliterowy kod lotniska wylotu oraz przylotu. 6. W pola Od oraz Do wpisuje się datę trwania imprezy (format ddmmrr). Następnie pojawia się panel informujący o dostępnych lotach oraz wolnych miejscach. Oznaczenia w polu Wolne : liczby od 0-9 oznaczają faktyczną liczbę dostępnych miejsc, natomiast znak * oznacza, iż jest powyżej 9 miejsc na dany przelot. Przyciski w prawym dolnym rogu: Strzałki - służą do przewijania stron z dostępnymi ofertami; Wybierz - umożliwia przeniesieniu zaznaczenia do maski rezerwacyjnej. 26
14.2. ZAKWATEROWANIE 1. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod - H. 2. W pole Polecenia wpisuje się kod H oznaczający hotel. 3. W przypadku znajomości kodu hotelu wprowadza się go w pole Usługa. W celu wyświetlenia wszystkich dostępnych hoteli wybranego regionu należy w pole Usługa wpisać trzyliterowy kod destynacji. 4. Kody hoteli wraz z liczbą dostępnych miejsc widnieją w panelu informacyjnym, i stąd też mogą zostać przepisane do pola Usługa. 5. W pole Zakwaterowanie wpisuje się kod pokoju oraz wyżywienia. 6. W pole Ilość wpisuje się ilość pokoi. 7. W pola Od-Do wpisuje się proponowaną datę pobytu (format ddmmrr). 14.3. DODATKOWE UBEZPIECZENIA I USŁUGI 1. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod G. 2. W pole M wpisujemy znak X. 3. W pole Polecenia wpisuje się kod V oznaczający ubezpieczenie. 27
Pojawia się panel informujący o dostępnych rodzajach ubezpieczeń. Wybrany kod ubezpieczenia należy ręcznie wpisać w pole Usługa. W polu Przyporządkowanie II należy wpisać numer pozycji uczestnika imprezy, dla którego ubezpieczenie jest przeznaczone. W masce rezerwacyjnej można również dokonać rezerwacji dodatkowych usług: 1. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod G. 2. W pole M wpisujemy znak X. 3. W pole Polecenia wpisuje się kod S oznaczający usługę dodatkową. 28
Pojawia się panel informujący o dostępnych usługach dodatkowych. Wybrany kod usługi specjalnej należy ręcznie wpisać w pole Usługa. Należy również pamiętać, o właściwym wypełnieniu pola Ilość" oraz Przyporządkowanie II. 15. ZAKŁADANIE REZERWACJI 15.1. REZERWACJA STAŁA Po wybraniu oferty, aby dokonać rezerwacji należy: 1. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod - BA". 2. W pole Ilość pasażerów wpisuje się liczbę uczestników. 3. Należy właściwie wypełnić, bądź też upewnić się czy automatycznie zostały prawidłowo wypełnione, pola informujące o rodzaju, ilości usług, datach trwania imprezy, danych uczestników oraz płatnika oddzielając wyrazy znakiem "/" oraz nie wprowadzając polskich znaków (np. ą, ę, ź). 29
Po wykonaniu powyższych poleceń, w przypadku, gdy wszystkie dane zostały wpisane prawidłowo, nad. Linią wielofunkcyjną pojawi się komunikat "Rezerwacja możliwa, proszę zastosować akcję B". 30
Do najistotniejszych informacji o rezerwacji należą: 1. Potwierdzenie, iż dana usługa jest dostępna: pole Status - oznaczenie "OK". 2. Wyszczególnienie ceny za konkretne usługi - pole "Cena". 3. Informacje odnoszące się do godziny wylotu (wyjazdu) i przylotu (przyjazdu) oraz o pozostałych usługach - informacje te, pojawiają się pomiędzy polami umożliwiającymi opisanie szczegółów rezerwacji a polem Uwagi. 4. W polu Razem pojawi się informacja o całkowitej cenie za rezerwację. Następnie, aby dokonać rezerwacji, stosuje się akcję B". Po wykonaniu akcji "B", w polu Numer rezerwacji pojawi się numer rezerwacji. Dodatkowo, nad Linią wielofunkcyjną pojawi się komunikat "Rezerwacja OK" oraz jeszcze raz wyświetlony zostanie numer rezerwacji. UWAGA!!! U niektórych touroperatorów (organizatorów) w przypadku wybranych imprez ceny podane są w innej walucie niż PLN - najczęściej w Euro. 15.2. REZERWACJA OPCJONALNA UWAGA!!! W zależności od touroperatora różny jest czas trwania opcji i godzina ich anulowania. W celu wykonania rezerwacji opcjonalnej należy: 1. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod OA". 2. Uzupełnić wszystkie pozostałe pola, podobnie jak przy rezerwacji stałej. 31
Po wykonaniu powyższych poleceń, w przypadku, gdy wszystkie dane zostały wpisane prawidłowo, nad Linią wielofunkcyjną pojawi się komunikat "Opcja możliwa, proszę zastosować akcję O". Następnie, aby dokonać rezerwacji opcjonalnej, stosuje się akcję O". Po wykonaniu akcji O", w polu Numer rezerwacji pojawi się numer rezerwacji. Dodatkowo, nad Linią wielofunkcyjną pojawi się komunikat Opcja Ok" oraz jeszcze raz wyświetlony zostanie numer rezerwacji. W polu, w którym pojawiają się komunikaty, zostanie podana informacja, o tym, jak długo istnieć będzie rezerwacja opcjonalna - w tym przypadku Opcja bez potwierdzenia wpłaty po 24 godzinach zostanie anulowana". 32
UWAGA!!! W przypadku rezerwacji opcjonalnej w polu Status" pojawia się oznaczenie "OP". Dokonując przekształcenia rezerwacji opcjonalnej stosuje się akcję - F". UWAGA!!! W przypadku rezerwacji opcjonalnej, która została przekształcona w rezerwację stałą w polu Status" widnieje oznaczenie RF". 33
15.3. REZERWACJA NA ZAPYTANIE W przypadku, gdy dana z usług wymaga jeszcze potwierdzenia przez operatora zakłada się rezerwację na zapytanie. W takim przypadku nad Linią wielofunkcyjną pojawia się komunikat Rezerwacja na zapytanie możliwa, zastosować akcje BQ". UWAGA!!! W przypadku rezerwacji na zapytanie w polu Status" pojawia się oznaczenie "RQ". W celu dokonania rezerwacji, należy zastosować akcję BQ". UWAGA!!! W przypadku potwierdzenia przez touroperatora rezerwacji na zapytanie w polu Status pojawi się oznaczenie OK". Jeżeli jakaś z usług nie jest możliwa do realizacji (touroperator nie może potwierdzić rezerwacji), wówczas pojawia się status XX". UWAGA!!! Rezerwacja na zapytanie jest rezerwacją stałą, czyli nie ma możliwości dokonania opcji na zapytanie. UWAGA!!! Rezerwacja na zapytanie można dokonać tylko wtedy, gdy system zwraca się o dokonanie takiej rezerwacji. Nie jest możliwym dokonanie rezerwacji na zapytanie w innych przypadkach - np. gdy wszystkie usługi mają status OK". 15.4. REZERWACJA ZŁOŻONA 15.4.1. TAKIE SAME USŁUGI Najprostszym przypadkiem rezerwacji złożonej, jest sytuacja, gdy dokonuje się rezerwacji dwóch lub więcej takich samych pokoi w hotelu. Aby dokonać takiej rezerwacji należy: 1.Wyszukać lub skomponować ofertę imprezy uwzględniającej jeden pokój. 2.W pole Wybierz akcje wpisuje się kod BA". 3. W pozostałych polach należy wpisać nowe ilości uczestników, usług etc. 4. W liście uczestników należy dodać kolejnych uczestników. Dokonuje się tego poprzez wpisanie w pole Płeć" kodu płci uczestnika - na przykładzie wpisano D" (kobieta), H (mężczyzna). 34
W przypadku możliwości dokonania rezerwacji złożonej, w polu nad Linią wielofunkcyjną powinien pojawić się komunikat Rezerwacja możliwa, proszę zastosować akcję B". 35
15.4.2. RÓŻNE USŁUGI Kolejnym typem rezerwacji złożonej, jest przypadek, kiedy dokonuje się rezerwacji dwóch różnych rodzajów usług (pokoi). Aby wykonać rezerwacje złożoną w tym przypadku: 1. Do oferty należy dodać kolejną usługę - kolejny pokój. 2. W pozostałych polach należy wpisać nowe ilości uczestników, usług etc 3. W pola Przyporządkowanie II wpisuje się liczby, oznaczające, dla których uczestników imprezy przypisana jest dana usługa. 4. W liście uczestników należy dodać kolejnego uczestnika. W pole Płeć" wpisuje się kod płci uczestnika. 5. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod - "BA" - następnie, gdy rezerwacja jest możliwa, należy zastosować akcję "B" - jak w przypadku zwykłej rezerwacji stałej. UWAGA!!! Należy pamiętać, iż nie u wszystkich touroperatorów istnieje możliwość dokonania rezerwacji złożonej przez maskę rezerwacyjną Merlin. 36
16. DRUKOWANIE POTWIERDZENIA, PRZEDSTAWIANIE REZERWACJI, INFORMACJE O REZERWACJI Przedstawienie rezerwacji możliwe jest na dwa sposoby: a) poprzez przywołanie konkretnej rezerwacji, b) poprzez wybranie z listy rezerwacji. Aby przywołać konkretną rezerwację należy: 1. W pole Organizator wpisuje się kod organizatora. 2. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod D". 3. W pole Numer rezerwacji wpisuje się numer rezerwacji. W celu wydrukowania potwierdzenia rezerwacji, należy zastosować akcje DR". Innym sposobem na znalezienie rezerwacji jest przedstawienie listy rezerwacji - akcja "V". Po wykonaniu powyższych czynności, pojawia się lista wszystkich dokonanych przez agenta rezerwacji u danego touroperatora. Wyeksportowana lista zawiera również rezerwacje offline, które zostały założone bezpośrednio u touroperatora lub w innym systemie rezerwacyjnym. 37
W celu uzyskania wszystkich informacji o rezerwacji należy: 1. W pole Organizator wpisuje się kod organizatora, u którego założona została dana rezerwacja. 2. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod BI". 3. W pole Numer rezerwacji wpisuje się numer rezerwacji. Po wykonaniu powyższych czynności pojawi się panel, w którym zawarte zostaną najważniejsze informacje o rezerwacji. W przypadku rezerwacji opcjonalnej bardzo ważną informacja jest czas trwania rezerwacji opcjonalnej. Na kolejnych stronach pojawiają się m.in. informacje o cenie za imprezę, wraz z prowizją, jaką za założenie rezerwacji otrzymuje agent - pole "Cena całkowita: Netto/Prowizja/Brutto" oraz informacje na temat formy i stanu płatności za daną rezerwację. 38
Uzupełnieniem informacji uzyskanych z maski rezerwacyjnej mogą być informacje o touroperatorze - akcja I". Typowe strony informacyjne touroperatora (organizatora) zaprezentowane są poniżej. 39
17. ANULOWANIE REZERWACJI Aby dokonać anulowania rezerwacji należy zastosować akcję SA" Po wykonaniu powyższych czynności, w polu nad Linią wielofunkcyjną powinien pojawić się komunikat Anulowanie rezerwacji możliwe, zastosować akcję S. UWAGA!!! W przypadku, gdy pojawi się inny komunikat, anulowanie rezerwacji przez maskę rezerwacyjną jest niemożliwe - należy wówczas skontaktować się z touroperatorem. Bardzo ważną informacją, jest pojawiający się nad polem Uwagi komunikat informujący o kosztach anulowania rezerwacji. Następnie, aby dokonać anulowania rezerwacji należy zastosować akcję S". 40
Po dokonaniu anulowania rezerwacji w polu nad Linią wielofunkcyjną powinien pojawić się komunikat Storno Ok". W polach Status" przy wszystkich usługach z anulowanej rezerwacji, winny pojawić się oznaczenia "XX", informujące, że usługi (jak i cała rezerwacja) zostały anulowane. UWAGA!!! Należy mieć świadomość, że nie we wszystkich przypadkach i nie u wszystkich touroperatorów możliwym jest dokonanie anulowania rezerwacji lub też bezkosztowe anulowanie rezerwacji. Proszę zawsze sugerować się warunkami touroperatora. 41
KODY AKCJI Kod akcji B BA BI BQ D DR F G H I O OA S SA V Opis akcji rezerwacja stała zapytanie o możliwość przeprowadzenia rezerwacji stałej informacje o rezerwacji rezerwacja na zapytanie przedstawienie rezerwacji przedstawienie rezerwacji z jednoczesnym wydrukiem przekształcenie rezerwacji opcjonalnej w rezerwację stałą zapytanie o przeloty/autokary lub o ubezpieczenia i usługi dodatkowe zapytanie o hotele strony informacyjne touroperatora rezerwacja opcjonalna (wstępna) zapytanie o możliwość przeprowadzenia rezerwacji opcjonalnej anulowanie rezerwacji zapytanie o możliwość przeprowadzenia anulowania rezerwacji lista rezerwacji KODY STATUSÓW Kod statusu Opis statusu OK usługa jest możliwa do zarezerwowania/usługa zarezerwowana OP usługa ma status opcji RF usługa zarezerwowana - uprzednio podsiadała status opcji RQ usługa wymaga potwierdzenia u touroperatora XX usługa anulowana KODY PŁCI Kod płci H D I B K mężczyzna kobieta niemowlę niemowlę dziecko 42