Moduł Zaproszenia Systemu Obsługi Zamówień Publicznych UTP-Bydgoszcz Instrukcja postępowania od 1000 do Euro

Transkrypt

1 Moduł Zaproszenia Systemu Obsługi Zamówień Publicznych UTP-Bydgoszcz Instrukcja postępowania od 1000 do Euro Spis treści 1. Logowanie się do systemu Wybranie z menu Nowe zamówienie Wypełnienie formularza...2 Podstawowe dane...3 1) Przedmiot postępowania...3 2) Forma złożenia oferty...4 3) Ocena ofert Zatwierdzenie zaproszenia Protokół...9 1) Uzupełnienie listy ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty...9 Wartość zamówienia...10 Lista ofert...10 Najkorzystniejsza oferta...10 Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej ) Akceptacja kierownika i kanclerza ) Uzupełnienie faktur ) Archiwizacja...13 Aktualnie portal znajduje się pod adresem Ostatnio edytowane dnia:

2 1. Logowanie się do systemu. W prawym górnym rogu strony kliknij na link Zaloguj. Na następnej stronie podaj swój login i hasło konta o roli pracownik. 2. Wybranie z menu Nowe zamówienie Po poprawnym zweryfikowaniu w lewym menu pojawi się przycisk Nowe zamówienie. Na nowej stronie wybierz Zaproszenie do składania oferty od 1000 euro do euro. Wyświetli się formularz do sporządzenia zaproszenia. 3. Wypełnienie formularza Aby system przyjął notatkę należy wypełnić wszystkie wymagane pola. Gdy wprowadzi się złą wartość lub nie wprowadzi się wymaganej informacji system wyświetli informację co należy poprawić. Gdy wszystkie wymagane dane są poprawne po kliknięciu na przycisk Dalej zostaniesz przeniesiony na stronę gdzie można sprawdzić wszystkie przekazane dane i w razie wystąpienia pomyłki cofnąć się na poprzednią stronę wybierając przycisk Popraw. 2

3 Podstawowe dane Pole Kategoria lista rozwijana, na której należy wskazać jedną z 2 możliwych kategorii: dostawa lub usługa. Widoczna opcja robota budowlana jest tymczasowo nieaktywna. W pole Miejscowość należy wpisać miejscowość, która będzie wpisana na zaproszeniu. Domyślnie do Bydgoszcz. Do pola Data automatycznie wpisywana jest dzisiejsza data. 1) Przedmiot postępowania Sekcja ta składa się z kilku pól, które dokładnie opisują przedmiot postępowania. Należy wypełnić pole Przedmiot zamówienia krótką nazwą postępowania. Następnie należy dokładnie opisać przedmiot zaproszenia w polu Opis przedmiotu zamówienia. Do każdego zamówienia należy przypisać odpowiedni kod CPV ze Wspólnego Słownika Zamówień. W formularzu znajduje się wyszukiwarka kodów CPV. Aby znaleźć odpowiedni kod należy wpisać w pole wyszukiwanie odpowiednie słowo kluczowe, które charakteryzuje przedmiot zamówienia, np. nazwę przedmiotu. Po kliknięciu przycisku Szukaj w bazie CPV na dole wyświetli się rozwijana lista z której należy wybrać odpowiednią pozycję. Kod CPV automatycznie skopiuje się do odpowiedniego pola. Uwaga: wyszukiwarka porównuje dokładnie wpisane słowo z bazą danych z kodami CPV. Np. wyrazy badawcze i badawcza są uznawane za różne. Aby zapobiec temu problemowi należy opuszczać końcówkę wyrazu, w tym przypadku bezpiecznie jest wpisać wyraz badawcz. Oznacza to, że należy wpisywać wartość, która nie zmienia się przy 3

4 zmianie słowa na liczbę mnogą, przypadek itp. W systemie jest zablokowana możliwość wybierania zamówień, znajdujących się na liście zamawianych centralnie. W sytuacji, gdy wyszukuje się przedmiot lub usługę zamawiane centralnie pokaże się zablokowana opcja. Termin wykonania zamówienia można wpisać ręcznie używając formatu 'dd.mm.rrrr' albo korzystając z interaktywnego kalendarza, który pojawia się po kliknięciu w ikonę kalendarza. Kolejne 2 pola to okres gwarancji jakości i rękojmi za wady i warunki płatności. W pierwszym należy określić jak długo będzie trwał okres gwarancji wpisując ręcznie ilość miesięcy lub lat. W drugim trzeba ustalić warunki płatności. 2) Forma złożenia oferty W tej części formularza należy szczegółowo określić formę złożenia oferty. Trzeba określić dokładną datę i godzinę, do której można przysyłać swoje oferty. Wykorzystuje się do tego pole daty, które również można wypełnić za pomocą kalendarza, oraz rozwijaną listę z godziną. Są 3 opcje składania oferty: a) przekazać w kopercie do tego należy wypełnić pola określające gdzie ma być przekazana koperta i jak ma być podpisana, b) przesłanie faksem trzeba wpisać numer faksu, c) wysłać em trzeba wpisać adres . 4

5 3) Ocena ofert Ostatnim krokiem jest określenie kryteriów oceniania złożonych ofert. W formularzu należy wpisać kryterium i jego procentową ważność. Suma wszystkich kryteriów powinna wynosić 100%. Dodawać kolejne kryteria można za pomocą przycisku Dodaj kryterium. Po kliknięciu w przycisk Dalej pokazuje się strona z zebranymi wszystkimi danymi. 5

6 Przyciskiem Popraw można cofnąć się do formularza i coś poprawić, a przyciskiem Utwórz zaproszenie kończy się edycję zaproszenia. Jeśli wszystko się zgadza, zaproszenie zostanie zapisane w bazie danych i zostanie wysłana wiadomość do dysponenta danej jednostki z informacją o utworzeniu nowego zaproszenia i możliwością jego zatwierdzenia. Od tej chwili zaproszenie znajduje się na liście pod pozycją Zaproszenia w menu Oczekujące i oczekuje na akceptację dysponenta. Do tego czasu można je edytować i poprawiać. Pracownik może zobaczyć zaproszenie i w razie potrzeby je usunąć lub poprawić. 6

7 4. Zatwierdzenie zaproszenia Po sporządzeniu zaproszenia przez pracownika dysponent danej jednostki otrzymuje maila z informacją o utworzonym zaproszeniu oraz linki do akceptacji bądź odrzucenia zaproszenia. Odpowiednie przyciski do wydania decyzji znajdują się również pod podglądem zaproszenia jeśli użytkownik zalogowany jest jako dysponent środków w jednostce. Wybierając jeden z przycisków zmienia się status zaproszenia. W przypadku odrzucenia zaproszenia zostaje ono zablokowane. Po uzyskaniu akceptacji, zaproszenie otrzyma status Zatwierdzone i stanie się dostępne do wglądu dla każdego odwiedzającego portal w pozycji menu Aktualne. Ponadto utworzony zostanie protokół postępowania o takim samym znaku sprawy jak zaproszenie. Stanowi on kontynuację postępowania. Następny ekran. 7

8 5. Protokół Lista protokołów oczekujących na uzupełnienie danych bądź akceptację, dostępna jest w menu Oczekujące > Protokoły postępowania. Na stronie prezentowane są niezakończone jeszcze protokoły w postaci listy z informacjami takimi jak: Numer postępowania numer nadany postępowaniu, w momencie utworzenia zaproszenia do złożenia oferty, Przedmiot zamówienia, Jednostka organizacyjna jednostka, której dotyczy zamówienie, Etap skrócony opis aktualnego etapu, na jakim znajduje się protokół postępowania, np. Należy uzupełnić dokumentację o faktury czy Oczekiwanie na decyzję Kanclerza, Opcje link Podgląd dostępny jest dla każdego pracownika zarejestrowanego w portalu, pozwala obejrzeć aktualną treść protokołu, link Opcje dostępny jest tylko dla uprawnionych osób, których dotyczy dane postępowanie i otwiera podgląd protokołu z możliwością dokonywania na nim dalszych czynności. Po kliknięciu Opcje, na ekranie wyświetli się strona, podzielona na 2 części. Dolna część zawiera podgląd aktualnej treści protokołu postępowania. W części górnej natomiast znajduje się tabela Opcje protokołu z wypunktowanymi wszystkimi operacjami możliwymi na protokole. Informuje ona, które działania zostały już podjęte, które są dostępne, a które są jeszcze albo już niedostępne. Dostępne czynności to: 1. Uzupełnienie listy ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty 2. Akceptacja kierownika 3. Akceptacja kanclerza 4. Uzupełnienie faktur 5. Archiwizacja Wykonywanie wszystkich powyższych działań jest jedynym sposobem prawidłowego przygotowania protokołu postępowania. Czynności 1-4 muszą być wykonywane kolejno, natomiast czynność nr 5 (archiwizację) można wykonać w dowolnej chwili - spowoduje to natychmiastowe zakończenie postępowania bez możliwości dalszej ingerencji w treść protokołu. 1) Uzupełnienie listy ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty Należy zacząć od czynności nr 1. - Uzupełnienie listy ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty. Po kliknięciu przycisku Dokonaj przy nazwie czynności nr 1 w tabeli Opcje protokołu wyświetli się strona, na której można uzupełnić treść protokołu. 8

9 Wartość zamówienia W rubryce Wartość w PLN należy podać wartość zamówienia, następnie kliknąć znajdujący się obok przycisk Przelicz na. Wartość zamówienia zostanie przeliczona na euro, wg kursu zapisanego w systemie i umieszczona w rubryce Wartość w. Lista ofert W odpowiednie rubryki tabeli należy podać dane wykonawcy, oferowaną cenę netto oraz ewentualne dodatkowe kryteria i uwagi. Po wpisaniu informacji o każdym wykonawcy należy kliknąć przycisk Dodaj ofertę znajdujący się poniżej. Spowoduje to uaktualnienie listy ofert, oraz umożliwi to wprowadzenie kolejnej oferty. Najkorzystniejsza oferta Należy wskazać wybraną ofertę za pomocą listy rozwijanej zawierającej wszystkich uprzednio wprowadzonych wykonawców. Jest to istotne, gdyż wskazuje systemowi, która oferta została wybrana i umożliwi odpowiednią analizę wydatków. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej Należy tutaj podać uzasadnienie wyboru oferty. 9

10 Po zakończeniu wprowadzania danych i sprawdzeniu czy są poprawne, należy kliknąć przycisk Zapisz zmiany. System sprawdza teraz czy wartość oferty mieści się w aktualnym limicie wydatków. Jeśli tak, wprowadzone dane zostaną zapisane w protokole, a do kierownika jednostki zostanie wysłana informacja o konieczności sprawdzenia treści protokołu i jego zatwierdzenia. Na koniec zostanie wyświetlony komunikat podsumowujący. Przycisk Pokaż protokół umożliwi powrót na stronę z opcjami i podglądem protokołu. Jak widać przy czynności 1. Uzupełnienie listy ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty znajduje się informacja Dokonano zaznaczona kolorem zielonym, informująca o pomyślnym wykonaniu czynności. Mimo to przycisk Dokonaj jest nadal widoczny i umożliwia poprawę lub uzupełnienie danych. Jest to możliwe do momentu zatwierdzenia protokołu przez kierownika. Jak można zauważyć, przy czynności 3. Akceptacja kanclerza widnieje informacja nie dotyczy. Dzieje się tak dla zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 6000 euro. System może to stwierdzić dopiero po wprowadzeniu tej wartości do protokołu w czynności 1. 10

11 2) Akceptacja kierownika i kanclerza Następna w kolejności jest czynność 2. Akceptacja kierownika, która jest dostępna tylko dla kierownika danej jednostki administracyjnej. Kierownik może dokonać akceptacji protokołu na dwa sposoby poprzez omawianą tutaj stronę z dostępnymi opcjami dla danego protokołu lub poprzez kliknięcie specjalnego linku zawartego w wiadomości , wysłanej do kierownika po wykonaniu czynności 1. Akceptacji protokołu przez kanclerza dokonuje się w taki sam sposób. Po dokonaniu końcowego zatwierdzenia (przez kierownika, lub jeśli wymagane przez kanclerza) na ekranie ukaże się komunikat: Komunikat informuje o dokonaniu zatwierdzenia, pomniejszeniu limitu środków o kwotę zamówienia oraz przedstawia aktualny limit środków. 3) Uzupełnienie faktur Ostatnią czynnością, którą należy jeszcze wykonać przed zamknięciem postępowania jest dołączenie do protokołu pliku ze skanem faktury lub dowolnego innego wymaganego dokumentu. W tym celu należy kliknąć widoczny w Opcjach protokołu przycisk Dodaj załączniki widoczny obok czynności 4. Uzupełnienie faktur tabeli. Pojawi się strona o nazwie Dodawanie faktur zawierająca prosty formularza umożliwiający dołączenie pliku załącznika. Należy tutaj podać krótki opis pliku, a następnie za pomocą przycisku Wybierz... wskazać plik z dysku twardego lub innego nośnika danych i potwierdzić przyciskiem Wyślij. Wskazany plik zostanie dołączony do protokołu. Przedstawiony formularz umożliwia również usunięcie pomyłkowo przesłanego załącznika. 11

12 4) Archiwizacja Po dołączeniu wymaganych załączników, należy zarchiwizować protokół. Jest to równoznaczne z zamknięciem postępowania w systemie i uniemożliwi dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści protokołu. W tym celu należy kliknąć przycisk Dokonaj umieszczony przy czynności 5. Archiwizacja na stronie opcji protokołu i potwierdzić chęć archiwizacji. Od tego momentu dany protokół jest dostępny do wglądu w menu Zakończone > Protokoły. 12