AUDYT OPERACYJNY - CENNE ŹRÓDŁO WIEDZY O TWOJEJ FIRMIE
01/ WSTĘP Wiedza o firmie, którą zarządzamy jest konieczna, by we właściwy sposób konstruować kolejne działania. Zanim jednak przystąpimy do ich planowania, chcemy mieć pewność, iż stworzona koncepcja będzie oparta o właściwą diagnozę stanu naszej firmy i konstruktywnie przeprowadzoną ocenę. Diagnoza powinna odzwierciedlać rzeczywistość a nie tylko nasze wrażenia i odczucia. Źródłem niezbędnych informacji mogą być: /1/ własna wiedza (właściciel, zarząd) lub pochodząca od menedżerów przedsiębiorstwa, /2/ analiza przeprowadzona przez doświadczonego i wyspecjalizowanego doradcę biznesowego. Z naszych doświadczeń, pochodzących z przeprowadzonych przez nas projektów doradczych i wdrożeniowych wynika, iż wiedza zastana u menedżerów (właścicieli, prezesów, dyrektorów) na temat stanu ich firm jest wielokrotnie oparta na przesłankach intuicyjnych. Wynika to między innymi z braku dostępu do odpowiednio ułożonych (zaprojektowanych) i dostarczanych pakietów informacji zarządczej oraz twardych narzędzi zarządczych, których konsekwentne zastosowanie umożliwia szybkie i bezbłędne wskazanie słabych miejsc w firmie i tzw. wąskich gardeł. Często menedżerowie WYCZUWAJĄ, iż w firmie dzieje się coś niewłaściwego, lecz brakuje im pełnej wiedzy i dobrej diagnozy, by podjąć najlepsze dla firmy decyzje i działania w przyszłości. Błędne decyzje wiążą się zazwyczaj z dodatkowymi, znacznymi kosztami oraz negatywnymi konsekwencjami, które w fazie początkowej mogą mieć charakter niepoliczalny (trudna do oszacowania wartość straty). Receptą na właściwe zdiagnozowanie, zaplanowanie zmian i ich realizację jest przeprowadzenie w firmie profesjonalnego audytu operacyjnego.
02/ PRZYCZYNY BRAKU NIEZBĘDNEJ WIEDZY W każdej epoce ludzie określają czasy, w których żyją jako niezmiernie trudne i burzliwe. Nie inaczej jest dzisiaj a procesy związane z globalizacją powodują, iż biznes staje się coraz bardziej skomplikowany ze względu na rosnącą skalę działania. Paradoksalnie mimo, iż zakres i ilość posiadanych przez nas informacji jest coraz większy stan wiedzy o naszej firmie może być odwrotnie proporcjonalny do ilości posiadanej informacji. Mówiąc wprost jest on mniejszy niż nam się wydaje. Często bywa, iż jesteśmy przekonani mając dostęp do tak wielu danych i informacji że powinniśmy wiedzieć o naszej firmie wszystko. Uświadamiamy sobie jednak w pewnym momencie, zazwyczaj w sytuacji krytycznej (słaba kondycja firmy, wyniki poniżej oczekiwań, niewłaściwie przebiegające procesy biznesowe, niezadowolenie klientów, utrata z firmy dobrych pracowników itp.), że stan faktyczny jest zupełnie inny. Rodzi się w naszych głowach pytanie co się dzieje?. I w tym momencie dochodzimy do podstawowego stwierdzenia MNOGOŚĆ INFORMACJI W PRAKTYCE NIE PRZEKŁADA SIĘ NA ODPOWIEDNIO WYSOKĄ JAKOŚĆ WIEDZY O NASZEJ FIRMIE. Wielokrotnie ulegamy przekonaniu, iż posiadanie lub dostęp do wielu informacji daje nam wielką i wystarczającą wiedzę o tym, co dzieje się w naszej firmie w kontekście osiąganych rezultatów i efektywności działania. Jak to zwykle bywa, znalezienie się w sytuacji skrajnej powoduje bardzo negatywne skutki. Podobnie w omawianym obszarze dostępu do informacji jej nadmiar, jak też niedobór powodują, iż nasza wiedza jest niedostateczna i uniemożliwia nam prowadzenie rozsądnych i racjonalnych działań. Wszelkie narzędzia zarządzania stosowane przez nas w firmie powinny mieć bardzo praktyczny charakter i służyć osiąganiu konkretnych efektów. Trzeba bronić firmę przed tym, by stały się one samoistnymi bytami, które w pewnym momencie nabierają mocy, by się rozwijać samodzielnie i samoistnie ponad niezbędny stan i trwać z coraz większą szkodą dla firmy (rozrost struktur, powiększanie się działów wsparcia które nie wpływają bezpośrednio na wzrost przychodów i marży, coraz wyższe koszty pośrednie, puste dyskusje pochłaniające czas, rozwój drogich systemów informatycznych ponad rzeczywiste potrzeby firmy itp.).
03/ CO DAJE NAM PROFESJONALNY AUDYT Otaczający nas świat zmienia się nieustannie. Nowa sytuacja wymusza na nas, byśmy dostosowali się w odpowiedni sposób do powstałych warunków i potrafili się w nich skutecznie odnaleźć i działać. Można więc wysnuć wniosek, iż zewnętrzna (otoczenie rynkowe), jak i wewnętrzna (firma) odmiana będzie powodować konieczność zaistnienia kolejnej zmiany. Jest to proces ciągły, którego nie jesteśmy w stanie zatrzymać. Sztuką jest: /1/ umiejętne diagnozowanie tego, co dzieje się w zewnętrznym otoczeniu naszej firmy, /2/ trafna ocena posiadanych przez firmę zasobów, /3/ określenie koniecznych i właściwych zmian, które powinny nastąpić w firmie, /4/ skuteczne przeprowadzenie zmiany. Odpowiednie przeprowadzenie audytu operacyjnego jest efektywnym sposobem na określenie programu działań, ważności poszczególnych kroków oraz właściwej ich kolejności, która będzie uwzględniała specyfikę firmy i biznesu. W wyniku przeprowadzenia audytu uzyskujemy: /1/ dostęp do cennej wiedzy uzyskanej od doradcy zewnętrznego, który widzi firmę z innej perspektywy niż jej właściciele, prezesi i menedżerowie, /2/ szeroką wiedzę o funkcjonowaniu firmy w kluczowych dla niej obszarach (strategia i wyznaczanie celów, budżetowanie i controlling, systemy premiowania, poziom motywacji, przepływ informacji itp.), /3/ plan działań i konkretne rozwiązania, które uwzględniają specyfikę firmy, /4/ możliwość wspólnej realizacji planu działań z wybranym doradcą.
04/ JAK PRZEPROWADZIĆ AUDYT Istotą dobrego audytu jest szybkie i sprawne jego przeprowadzenie oraz przedstawienie jako rezultatu działań audytorskich konkretnych rekomendacji dla właścicieli i zarządów firm a nawet przemyślanego planu działań. Szybkość i sprawność działań jest niemiernie ważna z tego powodu, że jest on przeprowadzany zawsze warunkach bieżącego, operacyjnego funkcjonowania audytowanych firm. Audytorzy nie powinni swoją pracą zakłócać funkcjonowania firmy i w taki sposób budować harmonogramy, by wejście firmy doradczej nie stanowiło zbytniego obciążenia a konsultanci byli traktowani w przyjazny sposób. Doświadczeni audytorzy są w stanie zdiagnozować realne problemy firmy w ciągu nie więcej niż 6 10 dni roboczych i przedstawić program, który skutecznie doprowadzi do pozytywnych i znaczących zmian w firmie. Tezy i wnioski postawione przez doświadczonych audytorów są bardzo solidną podstawą do przyszłego planowania zmian w firmie i kolejnych działań. W wyniku dyskusji przeprowadzonej po audycie (tak mówią nasze doświadczenia), spostrzeżenia przedstawione w raporcie można uznać jako trafne i w sposób bardziej obiektywny opisujące stan firmy niż, gdy oceny takiej dokonują tylko przedstawiciele badanej firmy. Wiele zależy od doświadczeń i umiejętności konsultantów a także oczekiwań klienta w zakresie rezultatów audytu. Szczególnie istotne są wcześniejsze doświadczenia menedżerskie konsultantów. Często spotykanym, negatywnym zjawiskiem wśród firm doradczych jest prowadzenie działań, których rezultatem jest stworzenie obszernego opracowania w formie dokumentu. Dokument ten zawiera wiele analiz wskaźnikowych (powszechnie znanych z podręczników o finansach przedsiębiorstw), analizy rachunków zysków i strat oraz bilansów, kopii dokumentów badanych firm itp. Brakuje w nich wniosków dotyczących realnych zagrożeń dla firmy wynikających z istniejących i powielanych w firmie błędów w zakresie zarządzania operacyjnego i strategicznego oraz co najważniejsze konkretnych propozycji działań ujętych w harmonogram odzwierciedlający potrzeby danego przedsiębiorstwa. Potrzeby te wynikają z: /1/ specyficznej sytuacji przedsiębiorstwa (wewnętrznej i zewnętrznej), /2/ doświadczeń i umiejętności oraz stanu kadry zarządzającej, /3/ celów i zamierzeń w perspektywie krótko i długookresowej (operacyjnej i strategicznej), /4/ stanu kapitałów niematerialnych i materialnych, /5/ inne.
05/ REZULTATY I KORZYŚCI Rezultatem (produktem końcowym) audytu jest raport, zawarta w nim propozycja działań oraz wspólna dyskusja zarządu lub właścicieli firmy z audytorami nad głównymi tezami raportu. Dyskusje te często bywają dłuższe niż standardowa rozmowa, trwająca 1,5 2 godziny i jest kluczowym elementem procesu audytu z punktu widzenia zarządu bądź właścicieli badanej firmy, ponieważ tu właśnie rodzą się ostateczne koncepcje przyszłych działań. Korzyści z przeprowadzenia audytu operacyjnego to przede wszystkim: /1/ zdobycie bezcennej wiedzy o własnej firmie ze źródła zewnętrznego w bardzo krótkim czasie, /2/ możliwość racjonalnego planowania przyszłych działań w oparciu o konstruktywne (podlegające weryfikacji podczas dyskusji) wnioski oraz harmonogramy działań, /3/ możliwość uniknięcia ryzyka utraty zysków lub wręcz poniesienia wysokich strat finansowych w wyniku działań opartych tylko na intuicji, wprowadzonych w niewłaściwej kolejności i z wykorzystaniem nieadekwatnych środków i nakładów (na przykład przez menedżerów o niskich kwalifikacjach i kompetencjach), /4/ osiągnięcie wymiernych efektów ekonomicznych, które są wynikiem konsekwentnej realizacji planowanych w wyniku audytu działań.
PASSION. PERFECTION. PROFIT.
Kontakt: Tomasz Kanarkowski T: +48 71 734 04 70 TK: +48 603 503 792 M: tomasz.kanarkowski@tcconcept.pl W: http:// prawa autorskie należą do TC Concept Sp. z o.o.