Czy dzięki Systemowi Sugestii Pracowniczych Kaizen firma zatrudniająca 150 osób może zarobić 15 mln zł. w ciągu 10 lat?

Transkrypt

1 1 Czy dzięki Systemowi Sugestii Pracowniczych Kaizen firma zatrudniająca 150 osób może zarobić 15 mln zł. w ciągu 10 lat? Tak firma może zarobić 15 mln zł. w ciągu 10 lat chociaż, średnio statystycznie powinniśmy zarobić 7 mln zł., a nasze wyliczenia oparliśmy na badaniach Lean Management Polska z 2014 r. przeprowadzonych na próbie 249 polskich firm oraz na własnych szacunkach. Szczegóły obliczeń w dalszej części opracowania. Przed wdrożeniem nawet najmniejszych zmian kadra kierownicza musi mieć świadomość wystąpienia protestów i odruchów obronnych pracowników, które są naturalnym objawem organizmu człowieka na wszelkiego rodzaju zmiany. Jeżeli poprzez ten tekst docieramy do menedżerów, którzy chcą motywować swoich podwładnych do innowacji i zgłaszania sugestii, to chcemy skierować do Was następujący przekaz Nie obawiajcie Się to Wasza zasługa, a nie porażka że to nie tylko Wy, ale i wasi podwładni zgłaszają usprawnienia. Wasi szefowie powinni zmienić podejście i zaakceptować to że nie tylko kierownik czy dyrektor zgłasza usprawnienia, ale usprawnienia zgłaszają również pracownicy. Poniżej prezentujemy dlaczego i w jaki sposób mózg człowieka reaguje na zmiany i dlaczego musimy o tym wiedzieć aby skutecznie odruchom obronnym przeciwdziałać jeżeli chcemy wprowadzać zmiany. Slajd 1 poniżej. 1

2 2 Przed wdrożeniem Systemu Sugestii Pracowniczych - Kaizen musimy pamiętać, że czym mniejsza zmiana tym mniejsze lub nie występujące odruchy obronne organizmu w tym przypadku pracowników naszej firmy. Tak, więc musimy znaleźć sposób aby małymi usprawnieniami (nie powodującymi odruchów obronnych naszej załogi) wprowadzić znaczące zmiany. Znacząca zmiana rozumiana musi być jako suma małych zmian cząstkowych w procesach poprawy efektywności funkcjonowania firmy. Czy Kaizen znaczy dobra zmiana? Dlaczego system poprawy efektywności nazywa się System Sugestii Pracowniczych Kaizen? 1) Kaizen oznacza liczne, małe zmiany wprowadzane bez przymusu w sposób ciągły których suma generuje znaczące efekty 2) System Sugestii Pracowniczych pracownicy zazwyczaj liniowi, z produkcji, logistyki, administracji i innych działów zgodnie z procedurą i zaopatrzeni w odpowiednie narzędzia generują pomysły-sugestie usprawniające funkcjonowanie firmy dlatego nazwa systemu to System Sugestii Pracowniczych Kaizen Dlaczego pracownicy mieliby chcieć uczestniczyć w programie poprawiającym efektywność skoro za zgłaszane sugestie przyznawane premie materialne nie będą znaczące? 2

3 3 Wdrażając System Sugestii Pracowniczych-Kaizen musimy uruchomić inny rodzaj motywacji pracowników niż motywacja finansowa, musimy uruchomić motywację wewnętrzną. Czy do wdrożenia i sprawnego funkcjonowania SSP-Kaizen wystarczy wyłącznie uchwała Zarządu? Jeżeli tak podeszlibyśmy do wdrożenia SSP-Kaizen to możemy być pewni, że wiele sugestii się nie pojawi lub program w ogóle nie zacznie działać. Wzorcowa mapa drogowa wdrożenia i funkcjonowania powinna obejmować; 1) Procedurę funkcjonowania Systemu Sugestii Pracowniczych - Kaizen 3

4 4 2) Narzędzia SSP-Kaizen 3) System motywacyjny 4) Szkolenie ambasadorów SSP-Kaizen 5) Szkolenie pracowników 6) Wdrożenie systemu informatycznego zbierania i przetwarzania sugestii 7) Organizacja pokazowych warsztatów Kaizen 8) Promocję programu i przystosowanie struktury organizacyjnej 9) Ciągła prezentacja wyników programu 10) Okresowa weryfikacja funkcjonowania i działania korygujące Jeżeli mamy opracowanych powyższych 10 punktów, to wskazane jest aby Prezes był na pierwszych szkoleniach wszystkich pracowników. Oczywiście nie musi być na całym szkoleniu trwającym dla grupy 15 osobowej około 4-5 godzin, ale powinien je otworzyć i przekazać idee przyświecające programowi. Firma doradcza czy doradcy zewnętrzni powinni być tylko tłem dla Zarządu i kadry kierowniczej promującej program. Jeżeli System Sugestii pracowniczych-kaizen wdrażamy w całej firmie to we wstępnym szkoleniu powinno uczestniczyć co najmniej 50 % zatrudnionych pracowników. Jakich efektów powinniśmy oczekiwać po wdrożeniu systemu? Stowarzyszenie Lean Management Polska w 2014 r. przeprowadziło badanie efektów funkcjonowania Systemu Sugestii Pracowniczych w oparciu o próbę 249 polskich przedsiębiorstwa, a ich wyniki prezentuje slajd poniżej. Firma zatrudnia 150 osób 0,65 sugestii na % sugestii wdrażanych 60,2% Średnie korzyści z 1 wdrożonej 1 zatrudnionego pracownika Ilość sugestii wdrażanych 59 sugestii zł. w ciągu roku % sugestii odrzuc anych % sugestii wdrażanych 97,5 sugestii w skali całej firmy Jeżeli dla przykładowej firmy zatrudniającej 150 osób wdrożymy System Sugestii Pracowniczych to powinniśmy się spodziewać uśrednionych efektów na poziomie; - firma zatrudnia 150 osób w ciągu roku % sugestii odrzucanych 39,8% 1- rok zł. Rozkład korzycie uzyskanych przez firmę w okresie 10 lat Razem

5 5-1 zatrudniony zgłasza 0,65 sugestii w ciągu roku, co daje 97,5 zgłoszonych sugestii w całej firmie - 60,2 % sugestii jest wdrażana w ciągu rok, co daje 59 wdrożonych sugestii - zysk z tytułu wdrożenia 1 sugestii wynosi 2171 zł. - zyski z tytułu funkcjonowania SSP-Kazien w ciągu roku wyniosą zł. Na tym poziomie można powiedzieć, że nie jest to oszałamiający wynik, ale jak zaznaczyliśmy na początku jest to pierwszy krok, który kumulował się będzie w latach następnych. Jednak jak przeliczymy zyski dla okresu 10 lat funkcjonowania programu to wygląda to już zupełnie inaczej, a dodatkowy skumulowany zysk na poziomie 7 mln zł. dla firmy o obrotach mln zł. w skali roku jest bardzo atrakcyjny. Na zakończenie naszego wprowadzenia do Systemu Sugestii Pracowniczych-Kaizen należy zaznaczyć, że oprócz jednostkowych usprawnień o stosunkowo niewielkich zyskach dla firmy co kilka lat pojawiały się będą usprawnienia znaczące, przełomowe dla funkcjonowania organizacji. Przystępując do wdrożenia SSP-Kaizen należy również wziąć pod uwagę jakie są różnice pomiędzy klasycznym podejściem do zmian pro-efektywnościowych prezentowanym przez controllingowy systemy zarządzania, a Kaizen jako narzędziem Systemu Sugestii Pracowniczych. Jak zauważycie poniżej najważniejsze różnice dotyczą tempa zmian oraz nakładów niezbędnych do ich wprowadzenia. Kryterium Controlling - Innowacje KAIZEN Skutek Krótkookresowy lecz znaczący Długookresowy, długotrwały lecz nie strategiczny Tempo Duże kroki Małe kroki Zmiana Gwałtowna i ulotna Stopniowa i stała Uczestnictwo Kilku wybranych "mistrzów" Każda osoba Wymagania Wymagane duże inwestycje Bez inwestycji Ukierunkowanie wysiłku Na technikę Na ludzi Kryteria oceny Rezultaty w zakresie zysku Procesowe oraz wysiłku Lepiej dostosowany do gospodarki o Dobrze działa w gospodarkach o wolnym tempie Walory szybkim tempie wzrostu wzrostu Źródło: Autor na pod. H. Suzuki, Practical kaizen for productivity facilitators, I, Japan Productivity Center, Tokyo 1993, s. 29. Umów się na konsultacje lub szkolenie z naszym doradcą! 5