Wykład Zarządzanie projektami Zajęcia 3 Zarządzanie czasem w projekcie Zarządzanie kosztami projektu

Transkrypt

1 Wykład Zarządzanie projektami Zajęcia Zarządzanie czasem w projekcie Zarządzanie kosztami projektu dr Stanisław Gasik s.gasik@vistula.edu.pl Zarządzanie czasem w projekcie Zapewnienie, że projekt zostanie wykonany w zaplanowanym czasie.

2 Od elementów SPP do czynności Gdy jednoznacznie określone są produkty projektu (elementy SPP), trzeba zaplanować, jak je zrobić. A1 Początek budowy ogrodzenia A Niwelowanie terenu Ogrodzenie A Transport słupków A4 Transport siatki A5 Kopanie dołków pod słupki A6 Montowanie słupków A7 Zakładanie siatki A8 Ogrodzenie gotowe Pakiet prac Szeregowanie czynności Rodzaje zależności pomiędzy czynnościami Zakończenie rozpoczęcie A Niwelowanie terenu -> A5 Kopanie dołków pod słupki Przygotowanie wykładu -> Wygłoszenie wykładu Poprzednik Następnik Zakończenie zakończenie A4 Transport siatki -> A6 Montowanie słupków Budowa drogi -> Budowa chodnika Poprzednik Następnik Rozpoczęcie rozpoczęcie A Niwelowanie terenu -> A Transport słupków Wykonanie koncertu -> Ochrona koncertu Poprzednik Następnik Rozpoczęcie zakończenie Działanie nowego systemu -> Działanie starego systemu Następnik Poprzednik 4

3 Zestaw czynności Projekt przeprowadzka do nowego domku. Czynności konieczne do wykonania: C1. Budowa ścian i dachu C. Montowanie drzwi C. Montowanie okien C4. Położenie instalacji elektrycznych C5. Położenie instalacji sanitarnych C6. Malowanie ścian C7. Ogrodzenie ogródka C8. Przeprowadzka 5 Szeregowanie czynności Czynności wykonujemy w ściśle określonej kolejności Wykonujemy po: C1. Budowa ścian i dachu C. Montowanie drzwi C. Montowanie okien C4. Położenie instalacji elektrycznych C5. Położenie instalacji sanitarnych C6. Malowanie ścian C7. Ogrodzenie ogródka C8. Przeprowadzka - C1 C1 C, C C, C C4, C5 - C6, C7 6

4 Diagram sieciowy Zależności między czynnościami wyznaczają diagram sieciowy C1. Budowa ścian i dachu C. Montowanie drzwi Początek C1 C C C4 C5 C. Montowanie okien C4. Położenie instalacji elektrycznych C5. Położenie instalacji sanitarnych C6. Malowanie ścian C7. Ogrodzenie ogródka C8. Przeprowadzka C6 C7 C8 Koniec 7 Szacowanie czasu realizacji czynności Metoda PERT Trzy oszacowania czasu trwania czynności: Maksymalnie prawdopodobne Optymistyczne Pesymistyczne Oczekiwany czas trwania = (Optymistyczne + 4 * Max prawdopodobne + Pesymistyczne) / 6 Prosty przykład Optymistyczne = 9 Maksymalnie prawdopodobne = 6 Pesymistyczne = 18 Oczekiwany czas trwania = (6 + 4*9 +18) / 6 = 60 / 6 = 10 8

5 Harmonogram metoda ścieżki krytycznej (1 z ) C 1 S C1 5 C7 C C8 1 C4 C5 G C6 1. Przebieg do przodu Zaczynając od punktu startowego wyliczamy dla kolejnych następnych czynności najwcześniejsze możliwe momenty początku (WP) i końca (WK) czynności WP WK C1 1 5 C 6 6 C 6 8 C C C6 1 1 C7 1 C Harmonogram Metoda ścieżki krytycznej ( z ) S C1 5 C7 C 1 C C8 1 C4 C5 G C6. Przebieg do tyłu Zaczynając od punktu końcowego (ustalonego w poprzednim przebiegi) wyliczamy dla kolejnych poprzednich czynności najpóźniejsze możliwe (nie powodujące opóźnienia zakończenia całości projektu) momenty końca (PK) i początku (PP) czynności WP WK C1 1 5 C 6 6 C 6 8 C C C6 1 1 C7 1 C PP PK

6 Harmonogram Metoda ścieżki krytycznej ( z ) S C1 5 C7 C 1 C C8 1 C4 C5 G C6. Wyznaczenie ścieżki krytycznej Ścieżka krytyczna to te czynności, których opóźnienie powoduje opóźnienie zakończenia realizacji całego projektu. Są to te czynności, dla których WP = PP (i WK = PK). Różnica PP WP = 0 (i PK WK = 0), nazywana zapasem, jest równa 0. WP WK C1 1 5 C 6 6 C 6 8 C C C6 1 1 C7 1 C PP PK Zapas Diagram Gantta Graficzny sposób przedstawienia harmonogramu w postaci wykresu słupkowego nazywany jest diagramem Gantta. Diagram Gantta został wymyślony przez Karola Adamieckiego. 1

7 Procesy zarządzania czasem Kontrolowanie harmonogramu Zmiany harmonogramu Określanie czynności Określanie kolejności czynności Szacowanie zasobów Szacowanie czasu trwania Budowa harmonogramu Lista czynności Diagram sieciowy Zasoby czynności Czasy trwania czynności Harmonogram 1 Metoda Łańcucha Krytycznego? Eliyahu Goldratt 14

8 Metoda Łańcucha Krytycznego Pytania zadane przez Eliyahu Goldratta: Jak będzie szacował czas realizacji prac ktoś, kto będzie ją potem wykonywał osobiście? Ile czasu będzie trwała tak zaplanowana praca? Co się stanie z czasem pracownika, który wcześniej skończy pracę? Bezpiecznie, czyli wskaże pesymistyczne oszacowanie. Tyle czasu, ile było w planie (za dużo). Nic. Zmarnuje się. Pytanie dodatkowe Jak często zdarza się, że harmonogram opracowany bez uwzględnienia zasobów nie zmieni się, kiedy dodamy do niego zasoby? Prawie nigdy. Dobrzy ludzie prawie zawsze są niedostępni wtedy, kiedy są potrzebni. 15 Metoda Łańcucha Krytycznego Co z tym zrobić? Łańcuch krytyczny (Eliyahu Goldratt): Zawsze trzeba przyjmować optymistyczne oszacowanie czasu realizacji zadań. Jeśli ludzie nie podają optymistycznego oszacowania, to podany czas należy podzielić przez. Większość zadań będzie trwała więcej niż minimalny czas. Trzeba więc przewidzieć rezerwę (bufory) dla całego projektu. Tworząc harmonogram trzeba zawsze uwzględniać dostępność zasobów. Zadania powinny być rozpoczynane najpóźniej jak można. Żeby możliwe było planowanie i realizacja projektu w ten sposób, konieczne jest zaufanie pomiędzy kierownikiem i zespołem projektu. 16

9 Metoda Łańcucha Krytycznego Przykład Tradycyjnie 10 dni Łańcuch krytyczny Spróbujmy w 5 dni! Bufor 17 Metoda Łańcucha Krytycznego Bufor projektu K Wykorzystanie bufora (łączne przekroczenie planowanych optymalnych czasów realizacji): Zielone sytuacja jest pod kontrolą Żółte zbadaj sytuację, rozpocznij przeciwdziałania Czerwone ratuj projekt wszystkimi możliwymi sposobami! Chodzi o to, żeby cały projekt (a nie poszczególne czynności) skończył się jak najwcześniej! 18

10 Zarządzanie kosztami w projekcie Zapewnienie, że projekt zostanie wykonany w zaplanowanym budżecie. 19 Parametry finansowe wyboru projektu NPV Net Present Value, Wartość bieżąca netto Suma zdyskontowanych przepływów finansowych ROI Return on Investment, Zwrot z inwestycji Stosunek przychodów do wydatków BEP Break Even Point, Próg rentowności Moment, kiedy przychody pokrywają koszty IRR Internal Rate of Return, Wewnętrzna stopa zwrotu Stopa dyskontowa dla wytworzonego zysku 0

11 Parametry finansowe wyboru projektu Przykład D 0,05 Rok Koszt Przychód Dyskonto Przepływ Zdyskont owane Netto Skumulo wne netto ,95-800, ,91-00, IRR 1% ,86 180, NPV ,8 160, BEP , , , , Total Parametry finansowe wyboru projektu Który projekt wybrać? Rok 1 Rok Rok Rok 4 Rok 5 Projekt Projekt Projekt NPV

12 Kiedy najłatwiej jest oszacować budżet? +0 Dokładność szacowania % Czas Szacowanie Kosztów Poprzez analogię Szacowanie góra-dół; oznacza wykorzystanie rzeczywistych kosztów poprzednich, podobnych projektów jako bazy szacunków nowego projektu. Wdrożenie systemu informatycznego Wdrożenie produkcji samochodu Zrobienie filmu Szacowanie parametryczne Tworzenie modelu matematycznego w oparciu o parametry projektu. Budowa autostrady (parametr: długość) Wydanie książki (parametr: liczba stron) Budowa stadionu (parametr: liczba miejsc) Szacowanie dół-góra Szacowanie kosztów poszczególnych czynności i agregowanie tych wartości aż do uzyskania kosztów całkowitych. Każdy projekt, jeśli mamy zbudowane SPP 4

13 Struktura podziału zasobów (SPZ) Hierarchiczne przedstawienie zasobów wykorzystywanych w projekcie. Zasoby Ludzie Wyposażenie Materiały Specjalista 1 Specjalista Specjalista Samochód 1 Samochód Koparka Spychacz Paliwo Cement Żwir 5 Stawki zasobów Ludzie Stawka na jednostkę czasu Specjalista: 150 zł / godz. Wyposażenie Stawka na jednostkę czasu Samochód ciężarowy: 60 zł / godz. Materiały Inna stawka jednostkowa Olej napędowy: 5,40 zł / litr 6

14 Przypisanie zasobów do czynności Czynność Zasób Stawka Liczba Koszt A1 S S W W A S W A S S W M Razem Proces ewidencji kosztów 1. Kierownik projektu: Akceptacja pracy. Kierownik projektu: Ewidencja zobowiązania. Wykonawca: Wystawienie dokumentu finansowego 4. Kierownik projektu: Zatwierdzenie dokumentu finansowego 5. Służby FK: Ewidencja w systemie finansowym 6. Służby finansowe: Realizacja przepływu 7. Controlling: Raportowanie finansowe 8

15 Procesy zarządzania kosztami Szacowanie Kosztów Tworzenie Budżetu Kontrolowanie Budżetu Oszacowane Koszty Budżet Zmiany Budżetu 9 Dziękuję! (na dzisiaj) 0