Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim

Transkrypt

1 Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w KsiąŜnicy Stargardzkiej Stargard Szczeciński Daty skrajne: od...do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim - do uŝytku zewnętrznego - Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.3,5/ /2007 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w KsiąŜnicy Stargardzkiej w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 21 do 30 sierpnia 2007 roku przez inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz referenta Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działających na podstawie upowaŝnienia nr 22/2007 z dnia 10 sierpnia 2007 roku. Zakres kontroli: 1. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych za 2006 rok. 2. Koszty rzeczowe za pierwsze półrocze 2007 roku. 3. Umowy cywilno prawne w 2006 roku. Dyrektorem KsiąŜnicy Stargardzkiej jest Krzysztof Kopacki, którego Zarząd Miasta Uchwałą nr 22/2002 z dnia 24 stycznia 2002 roku powołał na stanowisko Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Stargardzie Szczecińskim z dniem 18 lutego 2002 roku. Główną Księgową kontrolowanej jednostki jest Wiesława Dudar zatrudniona od 01 listopada 2001 roku w pełnym wymiarze czasu pracy Podczas kontroli wyjaśnień udzielały: 1. Wiesława Dudar gł. księgowa. 2. ( ochrona danych ) Asystent Dyrektora. 2

3 Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono następujące uchybienia polegające na: 1. Niestarannym wypełnianiu poleceń wyjazdów słuŝbowych, co jest niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. nr 76 poz. 694 z 2002 roku z póź. zm.). 2. Ujmowaniu zdarzeń gospodarczych na niewłaściwych kontach: - ujęcie usługi wykonania pieczątki na koncie Zakup materiałów, zamiast na koncie Usługi obce, - ujecie zakupu półki na koncie Materiały do remontu i konserwacji, zamiast na koncie WyposaŜenie, - ujęcie faktury za konserwację systemu ochrony i p-poŝ. na koncie Usługi dozoru mienia , zamiast na koncie Przeglądy, konserwacja, legalizacja oraz ujecie na tym koncie montaŝu czujnika ruchu i radiolinii antynapadowej, zamiast na koncie Inne, - Ujęcie kosztu transportu na koncie Naprawa i konserwacja ksero, zamiast na koncie Inne. Przedstawiony wyŝej sposób ujęcia zdarzeń gospodarczych jest niezgody z Zakładowym Planem Kont KsiąŜnicy Stargardzkiej ogólnym opisem zasad klasyfikacji i ujmowania w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych. 3. Przekroczeniu pogotowia kasowego w miesiącu kwietniu i maju 2007 roku, co jest niezgodne z Zarządzeniem wewnętrznym nr 6/2005 Dyrektora KsiąŜnicy Stargardzkiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia r., w którym określono pogotowie kasowe, tj. gotówkę na niezbędne wydatki w kwocie 2.000,00 zł oraz maksymalną kwotę zapasu gotówki w kasie 2.500,00 zł. 4. Nie udzieleniu pracownikowi urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 dni kalendarzowych, co jest niezgodne z art. 162 KP. 3

4 1. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych KsiąŜnicy Stargardzkiej za 2006 rok. Temat ten zbadano w oparciu o regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych KsiąŜnicy Stargardzkiej w Stargardzie Szczecińskim, plan finansowy na rok 2006, ewidencję księgową, rachunki, faktury VAT, wnioski o przyznanie pomocy finansowej z okazji świąt, wnioski o dofinansowanie wypoczynku letniego organizowanego we własnym zakresie wnioski o przyznanie zapomóg pienięŝnych. Zasady tworzenia funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady gospodarowania jego środkami określają następujące akty prawne: - Ustawa z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ( Dz. U. Nr 70 poz. 335 z 1996 r. ze zm. ), - Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych ( Dz. U. Nr 79 poz. 854 z 2001 r. ze zm. ), - Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ( Dz. U. Nr 43 poz. 168 ze zm. ), - Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w roku poprzednim. Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników określił Dyrektor KsiąŜnicy Stargardzkiej w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, który wszedł w Ŝycie 01 sierpnia 2003 roku. Wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie pomocy socjalnej dokonuje komisja socjalna, powołana 01 stycznia 2005 roku przez Dyrektora KsiąŜnicy. Ostateczną decyzję w sprawach przyznawania świadczeń z Funduszu podejmuje i zatwierdza Dyrektor KsiąŜnicy Stargardzkiej w Stargardzie Szczecińskim. Z posiedzeń komisji socjalnej zostały sporządzone protokoły. Na posiedzeniach w dniach 12 kwietnia, 16 i 20 listopada komisja ustaliła kryteria dochodowe i wysokość przyznanej pomocy odpowiednio: dofinansowania wypoczynku letniego, pomocy w postaci bonów dla pracowników oraz emerytów i rencistów. Kwalifikacji podlegały złoŝone wnioski o przyznanie pienięŝnej pomocy socjalnej ze względu na długotrwałą chorobę, z okazji świąt Wielkanocnych i BoŜego Narodzenia, dofinansowanie wypoczynku letniego organizowanego we własnym zakresie. Zasadniczym kryterium przyznawania i ustalania wysokości świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest przeciętny miesięczny dochód na jedną osobę w rodzinie uprawnionego. Środki Funduszu gromadzone były na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodziły na rok następny. Do korzystania ze świadczeń Funduszu uprawnione były następujące osoby: - pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w KsiąŜnicy na czas nieokreślony i określony, w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy oraz członkowie ich rodzin, - emeryci i renciści, którzy rozwiązali umowę o pracę z KsiąŜnicą w związku z przejściem na emeryturę lub rentę oraz członkowie ich rodzin. 4

5 Pracownik uzyskuje prawo ubiegania się o świadczenie ze środków Funduszu po przepracowaniu w KsiąŜnicy: - 12 miesięcy w przypadku pomocy na cele mieszkaniowe, - w momencie zatrudnienia w pozostałych wypadkach. Środki Funduszu zgodnie z Regulaminem moŝna przeznaczyć na: - finansowanie zapomóg pienięŝnych udzielanych w wypadku indywidualnych zdarzeń losowych, długotrwałej choroby, - finansowanie pomocy rzeczowej osobom znajdującym się w szczególnie trudnej sytuacji Ŝyciowej, rodzinnej i materialnej, - finansowanie wypoczynku od pracy organizowanego przez KsiąŜnicę w formie turystyki grupowej na terenie Polski, spotkań integracyjnych, - finansowanie działalności kulturalno oświatowej w postaci biletów na imprezy artystyczne, kulturalne i rozrywkowe, - finansowanie świadczeń rzeczowych z okazji świąt, - dopłaty do wypoczynku organizowanego przez pracowników we własnym zakresie za okres nie krótszy niŝ 7 kolejnych dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego w rozumieniu art. 162 KP, - dofinansowanie krajowego wypoczynku dzieci i młodzieŝy w formie wczasów, kolonii, zimowisk i obozów, - udzielanie oprocentowanych zwrotnych poŝyczek na cele mieszkaniowe. W wyniku analizy dokumentacji urlopowej stwierdzono jednostkowy przypadek wykorzystania przez pracownika KsiąŜnicy urlopu wypoczynkowego w okresie krótszym niŝ 14 kolejnych dni kalendarzowych. Aby wyeliminować takie zdarzenia w przyszłości, naleŝy przeanalizować uzaleŝnienie dopłaty do wypoczynku, organizowanego przez pracowników we własnym zakresie, od wykorzystania urlopu w przywołanym wymiarze co najmniej 14 dni w zgodzie z art. 162 Kodeksu Pracy. Dofinansowanie wyŝej wymienionych świadczeń socjalnych jest dokonywane w miarę posiadanych środków finansowych. Osoby uprawnione składały w sekretariacie KsiąŜnicy oświadczenie o sytuacji Ŝyciowej, rodzinnej i materialnej wraz z wnioskiem o przyznanie pomocy socjalnej Przychody Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Stan środków na dzień 01 stycznia 2006 r. ( WB nr 0001/2006) wyniósł 7.538,53 zł - odpis podstawowy ,78 zł - spłata poŝyczek mieszkaniowych ,00 zł - środki przekazane za 2005 rok 1.886,36 zł - odsetki bankowe i wynagrodzenie płatnika 0,89 zł Razem przychód: ,03 zł Wyliczenie odpisu na ZFŚS oraz plan na 2006 r. stanowi załącznik nr 1. 5

6 W terminie do 31 maja 2006 roku przekazano na rachunek bankowy ZFŚS równowartość dokonanych odpisów w wysokości ,00 zł, co stanowi 75,7 % równowartości odpisów przewidzianych w art. 6 ust. 1 ustawy. W terminie do 30 września 2006 roku przekazano kwotę 4.512,78 zł. W przychodach ZFŚS znajduje się pozycja środki przekazane za 2005 rok na kwotę 1.886,36 zł. Wyjaśnienie Głównej księgowej stanowi załącznik nr Rozchody Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. - zapomogi bezzwrotne udzielone pracownikom 650,00 zł - pomoc finansowa (bony świąteczne) ,00 zł - imprezy integracyjne 1.182,77 zł - poŝyczki mieszkaniowe ,00 zł - dopłaty do wypoczynku 6.990,00 zł Razem rozchody: ,77 zł Stan konta na dzień 31 grudnia 2006 r. (WB 0035/2006) wyniósł ,56 zł Zestawienie ewidencji syntetycznej kont Księgi Głównej przedstawiają poniŝsze tabele: 1) Saldo konta 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dzień r. wynosiło po stronie Ma ,79 zł. Symbol konta 851 B. O. Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień r. Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,79 Saldo konta przedstawia stan funduszu na dzień r. 2) Saldo konta Pozostałe rozrachunki z pracownikami poŝyczki z zfśs na dzień r. wynosiło po stronie Wn 9.200,00 zł. Symbol konta B. O. Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień r. Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,00 - Saldo konta wykazuje stan naleŝności z tytułu udzielonych poŝyczek mieszkaniowych. 6

7 3) Saldo konta Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia rachunek zfśs na dzień r. wyniosło po stronie Wn ,56 zł Symbol konta B. O. Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień r. Wn Ma Wn Ma Wn Ma 7.538, , , ,56 - W/w saldo konta jest zgodne z WB nr 0069/2006 z dnia r. Wyjaśnienie Głównej księgowej dotyczące stanu środków na rachunku zfśs stanowi załącznik nr Koszty rzeczowe za pierwsze półrocze 2007 roku. Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: faktury, polecenia wyjazdów słuŝbowych, raporty kasowe i urządzenia księgowe. 2.1.Amortyzacja konto Amortyzacja środków trwałych ,26 zł za I pół roku. W tym okresie dokonano odpisu amortyzacji środków trwałych ( komputerów i kopiarki ) metodą liniową, zgodnie z tabelą amortyzacyjną środków trwałych. Amortyzacja ksiąŝek ,33 zł za I pół roku ZuŜycie materiałów - konto Czytelnia czasopisma, inne ,95 zł za I pół roku. Zakupiono: czasopisma, albumy do czytelni. Materiały biurowe ,35 zł za I pół roku. Zakupiono: druki, papier ksero, długopisy, tonery do drukarki, kleje, teczki, segregatory, taśmy, zaszywki, dziurkacz, wykonanie pieczątki. Nieprawidłowo zaksięgowano wykonanie pieczątki, winno być zaksięgowane na koncie Pozostałe usługi obce. Środki czystości ,71 zł za I pół roku. Zakupiono: płyny do WC, ręczniki papierowe, ścierki, papier toaletowy, worki na śmieci, proszki i inne. Materiały do remontu i konserwacji ,77 zł za I pól roku. Zakupiono: kołki, przewody, korytka, papier z rzepem, sylikon, pędzle, klamki, zamki, uszczelki, pólka do sekretariatu. Nieprawidłowo zaksięgowano zakup półki do sekretariatu, winno być zaksięgowane na koncie WyposaŜenie, sprzęt. WyposaŜenie, sprzęt ,08 zł za I pół roku. Zakupiono: krzesła, blat, lustro, spiralę kanalizacyjną, młot, palnik, obcinak i inne. Inne materiały ( prasa, leki ) ,98 zł za I pól roku. Zakupiono: pokarm dla ryb, ziemię do kwiatów, czasopisma, nagrody dla uczestników konkursów, woda utleniona, tabletki przeciwbólowe, kompresy i inne. Toner do ksero ,00 zł za I pól roku. Zakupiono: tonery do kserokopiarki. 7

8 Artykuły spoŝywcze ,56 zł za I pół roku. Zakupiono: napoje, słodycze, droŝdŝówki, bułki, kiełbasy, pączki na organizowane imprezy. 2.3.ZuŜycie energii konto Ogrzewanie - b. główna ,42 zł za I pół roku. ZuŜycie wody - b. główna ,10 zł. za I pól roku. ZuŜycie prądu b. główna ,19 zł za I pól roku ZuŜycie prądu filia ,03 zł za I pól roku. Ogrzewanie filia ,33 zł za I pól roku. ZuŜycie wody filia ,75 zł za I pól roku Usługi telekomunikacyjne, pocztowe, bankowe konto Telefony filii ,52 zł za I pól roku. Telefon główny ,57 zł za I pól roku. Znaczki, opłaty przesyłki ,10 zł za I pól roku. Koszty obejmowały zakup znaczków pocztowych i opłat za przesyłki. Usługi bankowe ,00 zł za I pól roku Pozostałe usługi obce - konto Usługi dozoru mienia ,16 zł za I półrocze 2007 roku. Koszty dotyczyły monitorowania obiektu przez firmę ( ochrona danych ) oraz konserwację systemu ochrony i p-poŝ. oraz montaŝ czujnika ruchu i radiolinii antynapadowej. Nieprawidłowo zaksięgowano faktury za konserwację systemu ochrony i p-poŝ., winno być na koncie Przeglądy, konserwacja, legalizacja. MontaŜ czujnika ruchu i radiolinii antynapadowej, winno być zaksięgowane na koncie Inne. Naprawa i konserwacja ksero ,00 zł za I pół roku. Nieprawidłowo na koncie tym zaksięgowano koszt transportu ( 30,00 zł ), winno być na Inne. Usługi komunalne wywóz nieczystości ,05 zł, za I pół roku. Inne ( naprawy ) ,84 zł, za I pół roku. Koszty dotyczyły dorabiania kluczy, wykonanie szyldu, usługę informatyczną Pozostałe świadczenia na rzecz pracowników - konto Badania profilaktyczne ,00 zł za I pół roku. Koszty obejmowały badania okresowe pracowników. Koszty szkoleń ,00 zł za I pół roku. Koszty obejmowały szkolenia dla pracowników. Zwrot za okulary ,61 zł za I półrocze 2007 roku. Koszt obejmował zwrot pieniędzy za okulary korekcyjne dla pracownika Podatki i opłaty administracyjne - konto Podatek od nieruchomości ,06 zł za I pól roku. 8

9 Opłata RTV ,70 zł za I pól roku PodróŜe słuŝbowe konto Ryczałt za samochód prywatny ,29 zł za I pół roku. Na koncie tym ujmowane były ryczałty pienięŝne z tytułu uŝywania własnego pojazdu do celów słuŝbowych w granicach administracyjnych miasta. Dla Dyrektora KsiąŜnicy ryczałt w wysokości 150 km przyznany został przez Prezydenta Miasta na podstawie umowy z dnia roku oraz aneksu do tej umowy z dnia roku. Delegacje, przejazdy, diety ,08 zł za I pół roku. Koszty dotyczą wyjazdów słuŝbowych pracowników KsiąŜnicy. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: polecenia wyjazdu słuŝbowego nr 1, 3, 4, 9, 10 nie zawierały daty zlecenia wyjazdu. Na poleceniu wyjazdu słuŝbowego nr 5/2007 stwierdzono poprawienie daty zlecenia wyjazdu nie zachowując przy tym moŝliwości odczytania pierwotnego zapisu. Inne koszty podróŝy ,46 zł, za I pół roku,. Koszt obejmował nocleg dyrektora podczas konferencji dyrektorów bibliotek publicznych woj. Zachodniopomorskiego. Przedstawione wyŝej koszty rzeczowe za pierwsze półrocze 2007 roku są zgodne z Przebiegiem Wykonania Planu Finansowego Instytucji Kultury KsiąŜnicy Stargardzkiej na 2007 rok. 3. Umowy cywilno prawne w 2006 roku. W całym okresie kontrolowanym dyrektor KsiąŜnicy Stargardzkiej zawarł trzy umowy zlecenia z własnym pracownikiem i jedną umowę o dzieło z osobą fizyczną nie podlegającą ubezpieczeniu społecznemu nie będącą pracownikiem KsiąŜnicy Stargardzkiej. Cechy jakim powinna odpowiadać umowa zlecenie zawarte są w art , umowa o dzieło uregulowana jest w art Kodeksu Cywilnego. Pierwsza jest zawsze umową starannego wykonania, druga umową - rezultatu. Umowa zlecenia zawarta r. przedmiotem umowy było wykonanie pracy polegającej na sprzątaniu pomieszczeń KsiąŜnicy od dnia zawarcia umowy do r. Stronami umowy byli: pracownik KsiąŜnicy Stargardzkiej oraz jej dyrektor. Wynagrodzenie za wykonane zlecenie zostało ustalone w wysokości 588,00 zł. Strony ustaliły, Ŝe zlecenie zostanie wykonane osobiście, a wyplata nastąpi r. po stwierdzeniu przez zleceniodawcę terminowego i prawidłowego wykonania zlecenia. Kolejnymi umowami, zawartymi między tymi samymi stronami, których przedmiot i pozostałe warunki były identyczne jak wyŝej zostały zawarte: r. na okres od dnia zawarcia umowy do r., r. na okres od dnia zawarcia umowy do r. Na koniec kaŝdego miesiąca zleceniobiorca wystawiał rachunek za wykonane zlecenie, na podstawie którego wypłacane było naleŝne wynagrodzenie. NaleŜy zauwaŝyć, Ŝe wystawiony rachunek wraz z umową stanowi podstawę do zaksięgowania kosztów. Pracodawca zatrudnił na podstawie umowy cywilno prawnej własnego pracownika, od przychodu uzyskanego przez niego z tej umowy opłacił naleŝne składki na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne. Pracodawca nie był zobowiązany do zgłaszania zatrudnionej osoby 9

10 do ubezpieczenia społecznego, a przychód otrzymany z umowy zlecenia zsumował z przychodem z umowy o pracę, i od tak ustalonej podstawy naliczył składki na ubezpieczenie społeczne. Pracodawca naliczył i odprowadził takŝe podatek dochodowy od osób fizycznych od umowy zlecenia. Kontrolujący sprawdzili wszystkie wystawione rachunki do zawartych umów zlecenia, sposób wypłaty wynagrodzenia, raporty kasowe, listy wypłat i potwierdzenia odbioru wynagrodzenia, oraz terminowość i wysokość odprowadzanych składek na ubezpieczenie społeczne i podatku dochodowego od osób fizycznych (przykładowo: listy płac nr - 500/styczeń, 501/marzec, 502/kwiecień, 502/maj, 507/czerwiec itd., raporty kasowe nr - 3/2006, 12/2006, 16/2006, 20/2006, 23/2006, 32/2006 itd., wyciągi bankowe nr 0018/2006, 0019/2006, 0040/2006, 0041/2006, 0052/2006, 0056/2006, 0068/2006, 0069/2006, 0077/2006, 0079/2006, 00117/2006, 00120/2006 itd.) Nieprawidłowości nie stwierdzono. Umowa o dzieło zawarta r. obsługa festynu Ulica Magiczna w dniu r. polegająca na przygotowaniu sprzętu nagłaśniającego, prawidłowym doborze muzyki i profesjonalnym nagłośnieniu festynu. Termin wykonania pracy r. w godzinach Stronami umowy byli: osoba fizyczna nie podlegająca ubezpieczeniu społecznemu nie będąca pracownikiem KsiąŜnicy Stargardzkiej oraz dyrektor KsiąŜnicy Stargardzkiej. Wynagrodzenie za wykonane dzieło zostało ustalone w wysokości 130,00 zł. Strony ustaliły, Ŝe wyplata nastąpi po wykonaniu zadania. Dodatkowo strony ustaliły zakaz powoływania się na ustalenia pozaumowne. Wykonanie pracy na podstawie umowy o dzieło, gdy występuje bez tytułu do ubezpieczenia wynikającego z umowy o pracę, nie rodzi obowiązku ubezpieczenia społecznego, a w konsekwencji ubezpieczenia zdrowotnego, a takŝe nie daje prawa do dobrowolnych ubezpieczeń z tego tytułu. Wypłaty wynagrodzenia dokonano na podstawie rachunku z dnia r. Kasowy dowód wypłaty z r. dołączony do Raportu kasowego nr 23/2006. Wykonawca pokwitował wypłatę wynagrodzenia r. Podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony i odprowadzony (WB 0079/2006). Nieprawidłowości nie stwierdzono. 10

11 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 24 sierpnia 2007 roku. Dyrektor KsiąŜnicy Stargardzkiej Krzysztof Kopacki został poinformowana o przysługującym mu na podstawie Zarządzenia nr 335/2003 z dnia 22 maja 2003 roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeŝeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach ( jeden w formie elektronicznej ), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeŝeń / z zastrzeŝeniami na piśmie co do: które dołączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do ksiąŝki kontroli pod pozycją... Stargard Szczeciński roku. 11