URZĄD MIASTA. Informacja. Lubartów, dnia r. Burmistrz Miasta Lubartów mgr inż. Janusz Bodziacki

Transkrypt

1 URZĄD MIASTA Lubartów Lubartów, dnia r. Burmistrz Miasta Lubartów mgr inż. Janusz Bodziacki Informacja dotycząca kontroli przeprowadzonych w 2012 r. przez inspektora kontroli wewnętrznej Halinę Raczkowską. Na 2012 roku zaplanowano przeprowadzenie następujących kontroli: Lp Jednostka kontrolowana Przedszkole Miejskie Nr 4 Przedszkole Miejskie Nr 2 Przedszkole Miejskie Nr 5 Przedszkole Miejskie Nr 1 Szkoła Podstawowa Nr 4 Szkoła Podstawowa Nr 3 MOPS Termin planowy I I II II II Tematyka kontroli Analiza dochodów za r. oraz celowość, gospodarność i legalność dokonywania wydatków rzeczowych poniesionych w 11 półroczu r. Funkcjonowanie kasy i dokumentowanie operacji gotówkowych. Analiza dochodów za 2011 r. Funkcjonowanie kasy i dokumentowanie operacji gotówkowych. Analiza dochodów za 2011 r. Analiza dochodów za r. oraz celowość, gospodarność i legalność dokonywania wydatków rzeczowych poniesionych w 11 półroczu r. dokonywania wydatków rzeczowych poniesionych w r. Wykorzystanie dotacji z budżetu Miasta na działalność statutową w r. dokonywania wydatków rzeczowych z uwzględnieniem analizy kosztów działalności basenu w 2010 r. i 2011 r. Gospodarka finansowa w r Miejska Biblioteka Publiczna Szkoła Podstawowa Nr 1 Wykorzystanie dotacji z budżetu Miasta na działalność statutową w r. dokonywania wydatków rzeczowych poniesionych w r.

2 W 2012 r. przeprowadziłam 10 planowych kontroli oraz 2 nieplanowe. Nieplanowe kontrole obejmowały: a) prawidłowość ustalenia taryf za zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków na 2012 r. w Przedsiębiorstwie Gospodarki Komunalnej, b) analizę uczestnictwa mieszkańców Lubartowa w 2012 r. w działalności poszczególnych grup zainteresowań działających przy Lubartowskim Ośrodku Kultury. Dokumentacja z przeprowadzonych kontroli przechowywana jest w Urzędzie Miasta Lubartów przez inspektora kontroli wewnętrznej. W 2012 roku kontrole przeprowadzono w następującej kolejności: Lp. 1. Jednostka kontrolowana Przedszkole Miejskie Nr 4 Termin planowy Typ kontroli 2. Przedszkole Miejskie Nr 2 3. Przedszkole Miejskie Nr 5 4. Przedszkole Miejskie Nr 1 5. PGK I Nieplanowa 6. Szkoła Podstawowa Nr 4 I 7. Szkoła Podstawowa Nr 3 I 8. Miejska Biblioteka Publiczna II 9. II 10. Szkoła Podstawowa Nr Nieplanowa 12. MOPS W siedmiu jednostkach kontrolowanych tj. Przedszkolach Nr 2, Nr 5 Nr l, Szkole Podstawowej Nr 3, Nrl, Miejskiej Bibliotece Publicznej, Lubartowskim Ośrodku Kultury nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie objętym kontrolą. Wydatki dokonywane były w sposób celowy i gospodarny oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami. Mechanizmy kontroli zarządczej w obszarze ksiąg rachunkowych funkcjonowały w skuteczny sposób, w efekcie czego nie stwierdzono nieprawidłowości naruszających przepisy dotyczące zasad rachunkowości. Zobowiązania wobec kontrahentów regulowane

3 były terminowo. Zapłaty dokonywano w kwotach zgodnych ze wskazanymi w dowodach, stanowiących podstawę zapłaty. Wpłaty za usługi opiekuńczo - wychowawcze oraz za wyżywienie pobierane były w prawidłowej wysokości w oparciu o zasady ustalone w uchwałach Rady Miasta. W wyniku kontroli prawidłowości sporządzenia taryfy na zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków, przeprowadzonej w Przedsiębiorstwie Gospodarki Komunalnej kontrolująca stwierdziła, że podane we wniosku taryfowym koszty dotyczące roku obrachunkowego poprzedzającego wprowadzenie nowych taryf, są zgodne z zapisami w ewidencji księgowej. Taryfowe ceny i stawki opłat są skalkulowane w sposób zapewniający eliminację subsydiowania skrośnego. Wniosek taryfowy został sporządzony zgodnie z zasadami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Budownictwa z dnia r. w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków ( Dz. U. Nr 127 poz.886). Po każdej kontroli sporządzane były protokoły kontroli i wystąpienia pokontrolne, które przekazywano Burmistrzowi Miasta Lubartów. Na ich podstawie Burmistrz wydał zalecenia Przedszkolu Nr 4, w Szkole Podstawowej Nr 4 oraz w MOPS mające na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości. W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. W Przedszkolu Miejskim Nr 4: - w wielu umowach za korzystanie z usług przedszkoli dokonywano odręcznych poprawek dotyczących zrnian godzin pobytu dziecka w przedszkolu bez zaznaczenia od kiedy one obowiązują i bez podpisu rodziców, co było niezgodne z 8 pkt l umowy. - w umowach o świadczenie usług nie zawarto uregulowania zgodnego z 4 uchwały nr Y/31/11 Rady Miasta Lubartów, dotyczącego obniżenia opłaty w przypadku korzystania ze świadczeń przedszkola przez dwoje lub więcej dzieci z jednej rodziny. - w dokumentacji przedszkola stwierdzono brak rozwiązania umowy po zaprzestaniu uczęszczania dziecka do przedszkola. 2. W Szkole Podstawowej Nr 4: a) W zakresie ustaleń zawartych w wewnętrznych uregulowaniach dotyczących procedur kontroli zarządczej w stwierdzono, że w procedury były niekompletne ponieważ nie zawierały:

4 - wykazu i wzorów podpisów pracowników upoważnionych do sprawdzania dowodów dokumentujących poniesione wydatki pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym, - zapisu o obowiązku sprawdzania przez głównego księgowego czy wydatek jest przewidziany w planie finansowym, b) W polityce rachunkowości nie ustalono: - z jakich elementów powinien składać się numer identyfikacyjny nadawany dowodom księgowym, - momentu obciążenia kosztów wartością zakupu opału, c) W zakładowym planie kont nie ustalono zasad prowadzenia i wykazu kont analitycznych oraz sposobu ich powiązania z kontami księgi głównej. 3. W Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej: a) W protokołach z przeprowadzonych w ciągu roku przez Główną Księgową doraźnych kontroli kasy, wykazano stan gotówki w kasie wyższy od salda raportu kasowego. Różnicę tą stanowiły przyjęte wpłaty za usługi oraz nieodebrane zasiłki, których nie wprowadzono do raportu kasowego, co było niezgodne z ustaleniami zawartymi w rozdz. V pkt 8 instrukcji gospodarki kasowej. Brak było stwierdzenia ostatecznego wyniku przeprowadzonej kontroli. b) W rozdziale V pkt 11 instrukcji kasowej zamieszczono nieprawidłowy zapis, który mówi że niepodjęte wypłaty z listy traktowane są jako depozyt. c) W raportach kasowych ustalono co następuje: kasjer, jako osoba sporządzająca raport kasowy, składała podpis niezgodny z wzorem podpisu złożonym w załączniku do Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów w MOPS, na listach wypłat gotówkowych zasiłków stwierdzono brak podpisu osoby sporządzającej listę i osoby wypłacającej, przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer nie wpisywała na rozchodowym dowodzie kasowym numeru dowodu osobistego albo innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki. Działanie takie było niezgodne z ustaleniami zawartymi w rozdz. IX pkt l k instrukcji gospodarki kasowej, - niezgodnie z ustaleniami zawartymi w rozdz.y pkt 8 oraz rozdz.yi pkt 4 instrukcji kasowej, zapisy w raporcie kasowym nie były dokonywane w ujęciu chronologicznym

5 w dniu ich realizacji tj. kasjerka błędnie wykazywała rozchód w wartości całej listy do wypłaty, zamiast w wartości faktycznie wypłaconej, pokwitowanej przez odbiorców. Niepodjete wypłaty po kilku dniach wykazywano jako przychody i odprowadzono do banku. 4. Na kartach indywidualnych wyposażenia pracowników nie wpisano poszczególnych asortymentów odzieży ochronnej za którą wypłacono ekwiwalent, co było niezgodne z 10 instrukcji w sprawie gospodarki odzieżą i obuwiem roboczym oraz środkami ochrony indywidualnej. łns Halina RZ iacki