MAPOWANIE PROCESÓW TYTUŁ PREZENTACJI: MAPOWANIE PROCESÓW AUTOR: SYLWIA KONECKA AUTOR: SYLWIA KONECKA

Transkrypt

1 1 MAPOWANIE PROCESÓW

2 PROCESY BIZNESOWE PROCESY BIZNESOWE to zestaw logicznie powiązanych zadań lub czynności wykonywanych w celu osiągnięcia określonego wyniku biznesowego* Przyjmujemy, że wyniki te mogą mieć charakter: materialny np. produkcja dóbr i dostarczenie ich klientowi, informacyjny np. zarejestrowanie studenta na kurs w college u lub/i pieniężny np. przekazanie partnerowi z łańcucha dostaw zapłaty za wyświadczone usługi. Według słownika APICS

3 PROCESY BIZNESOWE Trzy rodzaje procesów według Andersena** Procesy wykonawcze obejmujące realizowane przez organizację najważniejsze czynności o wysokiej wartości dodanej. Procesy wspierające obejmujące czynności potrzebne, lecz takie, które nie charakteryzują się wartością dodaną (np. pobieranie czesnego od studentów), Procesy rozwojowe służą zwiększaniu wydajności procesów wykonawczych i wspierających. ** słownik opracowany przez American Society for Quality ( 3

4 PRZYKŁADY PROCESY WYKONAWCZE PROCESY WSPIERAJĄCE PROCESY ROZWOJOWE Świadczenie usługi Ocenianie dostawców Projektowanie nowych produktów Szkolenie klientów Rekrutowanie nowych pracowników Wykonywanie podstawowych badań Produkowanie Opracowywanie planu operacji i sprzedaży (SOP, sales and operations plan) Szkolenie nowych pracowników

5 Procesy biznesowe obejmują różne funkcje i organizacje. W przypadku wielu procesów biznesowych żaden pojedynczy obszar funkcjonalny ani żaden partner w łańcuchu dostaw nie ma kompletnego obrazu sytuacji i nie może jej w pełni kontrolować. Wdrożenie ponad przeciętnych procesów biznesowych wymaga więc spojrzenia z perspektywy wielu rożnych obszarów funkcjonalnych oraz wielu różnych organizacji, co pozwala na uzyskanie logicznego obrazu przepływu czynności składających się na proces biznesowy. 5

6 PRZYKŁADY PROCESÓW BIZNESOWYCH OBEJMUJĄCYCH RÓŻNE FUNKCJE I ORGANIZACJE Dostawcy Zaopatrzenie Projektowanie Operacje Finanse Marketing Klienci Projektowanie nowych produktów Ocenianie dostawców Opracowanie planów operacji i sprzedaży 6

7 MAPOWANIE PROCESÓW To proces opracowywania graficznych schematów powiązań organizacyjnych lub czynności składających się na proces biznesowy. Mapowanie służy kilku celom: Pozwala dokładnie zrozumieć elementy procesu czynności, wyniki i wykonawców poszczególnych kroków. Definiuje granice procesu. Służy za punkt odniesienia, na podstawie którego można mierzyć efekty działań mających na celu udoskonalenie procesu. 7

8 W mapowaniu procesów często wykorzystuje się następującą procedurę: 1. Identyfikowanie głównych uczestników procesu z wykorzystaniem techniki określanej mianem mapowania relacji 2. Tworzenie szczegółowej mapy procesu, prezentującej wszystkie czynności składające się na proces. 8

9 MAPA RELACJI To zaawansowany schemat pokazujący najważniejsze jednostki organizacyjne zaangażowane w proces biznesowy oraz ich wzajemne powiązania w formie przepływów materialnych, niematerialnych i pieniężnych. 9

10 MAPA RELACJI Etapy opracowywania mapy relacji: 1.Na czystej tablicy lub kartce papieru rysowane są prostokąty symbolizujące potencjalnych uczestników procesu (funkcje, wydziały, osoby itd.) 2. Prostokąty są następnie łączone strzałkami oznaczającymi rodzaj przepływu (informacyjny, materialny, pieniężny) oraz jego kierunek. Można użyć różnych rodzajów strzałek na oznaczenie różnych rodzajów przepływów. 3. Wszystkie prostokąty, które nie są połączone z innymi, są po zakończeniu drugiego etapu usuwane z mapy. W razie potrzeby można dorysować nowe pola, symbolizujące dodatkowych uczestników. 4. Po naszkicowaniu strzałek na pierwszej wersji mapy można przerysować schemat. Poprawiona wersja powinna dawać dobry obraz powiązań pomiędzy uczestnikami procesu. 10

11 MAPA PROCESU to szczegółowy schemat identyfikujący konkretne czynności, które składają się na przepływy materialne, informacyjne i pieniężne w ramach procesu. Symbole najczęściej spotykane w mapach procesu: Punkt początkowy lub końcowy Opóźnienie Krok lub czynność w ramach procesu Utworzony dokument Punkt decyzyjny Kontrola Nakłady lub wyniki Przeniesienie 11

12 1. Zidentyfikuj jednostkę, która stanie się postacią centralną 2. Określ wyraźnie granice procesu oraz punkt początkowy i końcowy. 3. Schemat musi być prosty nie zamieszczaj zbyt wiele szczegółów. Przykład Śląskie Centrum Dystrybucyjne (SDC) w Katowicach 12

13 MAPA PROCESU DLA ZADANIA TECHNOLOGIE DLA BIOSFERY Urządzenie trafia do serwisu UPS odbiera urządzenie Wprowadze nie zlecenia do systemu 5 minut Urządzenie oczekuje na UPS 1 godzina Urządzenie oczekuje na technika 24 godziny Pakowanie urządzenia i wezwanie UPS TAK 10 minut Technik diagnozuje i rozbiera urządzenie NIE Czy urządzenie działa? 1,5 godziny Technik zamawia części Urządzenie oczekuje na części Części są dostarczane Urządzenie oczekuje na technika 48 godzin 24 godziny Technik montuje i testuje urządzenie 3 godziny 13

14 NA WYDŁUŻENIE CZASU TRWANIA CYKLU MOGĄ WPŁYWAĆ NASTĘPUJĄCE CZYNNIKI: Czasy oczekiwania Niepotrzebne etapy procesu Etapy równoległe i szeregowe, Powtarzające się kroki Gromadzenie (informacji, produktów) Nadmierna kontrola Przestarzała technologia Brak informacji Brak lub nieskuteczne szkolenia 14

15 POZNAŃ UL. E. ESTKOWSKIEGO 6 Rektorat tel Dziekanat tel Księgowość tel Kadry tel fax rektorat@wsl.com.pl DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ