Część 3 - Konfiguracja

Transkrypt

1

2 Spis treści Część 3 - Konfiguracja... 3 Konfiguracja kont użytkowników... 4 Konfiguracja pól dodatkowych... 5 Konfiguracja kont Konfiguracja szablonów dokumentów... 8 Konfiguracja czynności i pozycji rozliczeniowych

3 3

4 Część 3 - Konfiguracja Konfiguracja kont użytkowników Do Kleosa mogą się logować tylko pracownicy posiadający powiązanie z kontem. Najszybszą metodą na wprowadzenie nowego pracownika jest skorzystanie z opcji Kreator kont znajdujący się w menu pracowników kancelarii w konfiguracji programu: W proces dodawania nowego pracownika konieczne jest wprowadzenie danych: imię, nazwisko, język, grupa pracowników, profil, nazwa użytkownika (login do programu), hasło, adres , pytanie pomocnicze do odzyskiwania hasła (nie jest obowiązkowe, lecz zalecane) oraz krok najważniejszy, przydzielenie dostępu do wybranych modułów w programie. Okna tworzenia nowego pracownika prezentują się następująco: 4

5 Podczas wdrożenia programu przeprowadzanego przez pracownika Wolters Kluwer są zakładane wszystkie dostępy do aplikacji zgodnie z ilością wykupionych licencji. Konfiguracja pól dodatkowych Dodatkowe pola służą do rozszerzania i personalizowania informacji przechowywanych w bazie danych. Kleos zarządza informacjami przechowywanymi w dodatkowych polach w taki sam sposób jak w pozostałych polach. Na przykład zaawansowane opcje wyszukiwania umożliwiają definiowanie kryteriów wyszukiwania przy użyciu dodatkowych pól. Kleos pozwala definiować dodatkowe pola dla spraw oraz dla kontaktów. Są one do zdefiniowania w ogólnej zakładce na modułu konfiguracji. Wszystkie dodatkowe pola zdefiniowane dla spraw będą dostępne we wszystkich sprawach, a wszystkie dodatkowe pola zdefiniowane dla kontaktów będą dostępne we wszystkich kontaktach. Możliwe jest także zdefiniowanie pól dodatkowych dla konkretnych elementów: - typów spraw, pola będą widoczne tylko w konkretnym typie sprawy, - typów stron dla spraw, pola będą widoczne tylko dla - typów powiązań dla kontaktów, - dla profili kontaktów, Wszystkie okna używane w Kleosie do definiowania dodatkowych pól mają ten sam wygląd. 5

6 Górne menu umożliwia definiowanie nowej grupy i pola, oraz przemieszczanie pól w obrębie grupy a także ich kasowanie. Po lewej stronie wyświetlana jest lista grup i pól, a po prawej stronie okna są wyświetlane szczegóły grupy lub pola. Wszystkie dodatkowe pola muszą być zawarte w grupie. Kliknij przycisk "Utwórz grupę" i określ jej nazwę. Grupy dodatkowych pól są wyświetlane w osobnych zakładkach w oknach Kleosa. Nie można zdefiniować dodatkowych pól, dopóki co najmniej grupa nie została utworzona. Dla pól dodatkowych możliwe jest zdefiniowanie następujących typów: - Alfanumeryczny pole opisowe, - Liczbowy - Data - Lista podpowiedzi - Logiczny - Zmiennoprzecinkowy - Lista wyboru W zależności od wyboru typu pola dodatkowego, możliwe będzie użycie różnych kryteriów ich wyszukiwania, np. szukając po polu data możliwe jest wskazanie okresu pomiędzy określonymi data, szukając po polu Lista wyboru, wg listy zdefiniowanej w tym polu, a szukanie wg pola Logiczny uwzględnione będzie czy sprawa lub kontakt spełnia lub nie warunek tego pola. Konfiguracja kont Kleos zawiera podstawowe cechy standardowego klienta poczty . Możliwe jest wysyłanie i odbieranie wiadomości bezpośrednio z Kleos. Aby skonfigurować konto , otwórz kartę "Ogólne" w module "Konfiguracja" a w niej wybierz opcję Konta e- mail. 6

7 W oknie konfiguracji konta musisz podać informacje techniczne od Twojego dostawcy poczty . Po sprawdzeniu połączenia, Kleos wyśle na Twój adres wiadomość testową, okno konfiguracji zamknie się i będziesz mógł rozpocząć korzystanie z wysyłania i odbierania wiadomości bezpośrednio w Kleosie. Możesz mieć tyle kont , ile potrzebujesz, ale tylko jedno można zdefiniować jako konto domyślne. 7

8 Konfiguracja szablonów dokumentów Szablony służą do w Kleosie do generowania nowych dokumentów. Możesz utworzyć szablony dla podstawowych dokumentów takich jak pisma, ale także szablony wiadomości e, faktury i wiele innych typów dokumentów. Szablony używają kombinacji standardowego stałego tekstu umieszczonego w szablonie, zmiennych pól automatycznie pobierających dane z Kleosa i danych uzupełnianych już przez użytkownika w momencie generowania dokumentu na podstawie szablonu. Szablony w Kleos składają się z dwóch różnych typów plików: szablonów i bloków tekstowych. Szablon dokumentu określa ustawienia oraz zawartość tworzonego przez Ciebie dokumentu. Oprócz stałych fragmentów tekstu, może on zawierać także pola ze zmiennymi, które następnie będą odpowiednio kompilowane podczas tworzenia nowego dokumentu. Program Kleos posiada wbudowany edytor szablonów i bloków tekstu, który stanowi narzędzie domyślne ułatwiające tworzenie i edytowanie szablonów i bloków tekstu. Aby go aktywować przejdź do modułu Konfiguracja, w nim do zakładki Ogólne, a tam do elementu Moje preferencje: 8

9 Tylko program MS Word pozwala na korzystanie z wewnętrznego edytor tekstu Kleos, za pomocą którego możesz łatwo używać funkcji, które wprowadzone do szablonu będą automatycznie pobierały dane z Kleosa podczas generowania dokumentu na podstawie szablonu. Konfiguracja czynności i pozycji rozliczeniowych Konfiguracja tego modułu wymaga zdefiniowania czynności, pozycji rozliczeniowych i tabel stawek. Wszystkie te elementy są wykorzystywane w procesie fakturowania. Pozycje rozliczeniowe opisują konkretne rzeczy, które 9

10 potencjalnie mogą być rozliczane na fakturze dla klientów, jako honorarium lub koszty. Tabele stawek opisują ogólne i szczegółowe stawki stosowane domyślnie do obliczania wartości czynności. Każda tworzona przez Ciebie czynność należy do określonego typu. Informacje zdefiniowane dla danego typu czynności kopiowane będą do każdej tworzonej czynności, wliczając w to także wszelkie związane z danym typem czynności typy pozycji rozliczeniowych, pozwalając tym samym utworzyć listę pozycji rozliczeniowych. Konfigurację czynności przeprowadzisz w module Konfiguracja. Możliwe jest dodawanie, edytowanie i usuwanie czynności i pozycji rozliczeniowych. Tabele stawek mogą jedynie być dezaktywowane. Nie można ich usuwać. Tabela opłat zawiera domyślne stawki dla pozycji rozliczeniowych. Użytkownicy mogą definiować dowolną liczbę tabel Każda tabela stawek zawierać może dwa rodzaje stawek: Stawka ogólna, powiązana z kategorią rozliczeniową, np. standardowa cena stosowana w odniesieniu do nakładów czasu. Stawka szczegółowa powiązana z konkretnym typem pozycji rozliczeniowej, np. specjalna cena stosowana w odniesieniu do czasu podróży. 10

11 11