Mgr Joanna Chlebiej. Ćwiczenia nr 3

Transkrypt

1 Mgr Joanna Chlebiej Ćwiczenia nr 3

2 1. Sporządź listę procesów 2. Wybierz proces i przygotuj dokument z założeniami 3. Narysuj mapę procesu 4. Oszacuj czas i koszty 5. Zweryfikuj mapę procesu 6. Zastosuj techniki usprawniania procesów 7. Stwórz mierniki i narzędzia 8. Przetestuj i popraw 9. Wprowadź nowy proces 10. Ciągle usprawniaj proces

3 Czym jest i dlaczego należy Sporządzić mapę procesu?

4 Czym jest i dlaczego należy sporządzić mapę procesu? Pomaga zrozumieć proces, czyli: Jak działa proces Jakie działania składają się na proces Gdzie są umiejscowione przerwy między działaniami W którym miejscu można poprawić proces

5 Można podejść do tworzenia mapy procesu i usprawniania go, kierując się: Jakością skoncentrowaną na bieżącym stanie procesu, która ma sprawić, że bieżący proces będzie dostosowany do potrzeb klientów Reengineeringiem skoncentrowanym na przyszłym stanie procesu, który ma być dostosowany do potrzeb klientów.

6 Mapa procesu to wizualne odzwierciedlenie sekwencji powiązanych ze sobą działań, które prowadzą od początku do końca procesu. Tak rozrysowany proces ma sprzyjać osiągnięciu wyniku oczekiwanego przez klienta.

7 Graficzne przedstawienie zadania: Wejście/wyjście tą strzałkę opisuje się tym co przechodzi z jednego działania do drugiego, tzn. jakiś wynik pierwszego działania (np. czynność pierwsza uruchom raport ---wynik raportu -- czynność druga pewne działanie z wynikami raportu) Źródło: Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

8 - Początek/Koniec procesu Punkt początkowy - procesu można go oznaczyć kropką Osoba wykonująca czynność Symbol oznaczający dokument Źródło: Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

9 Symbol decyzji Mail wewnętrzny telefon Źródło: Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

10 lub Źródło: Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

11 jeśli Źródło: Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

12 adnotacja Baza danych spotkanie pole, w którym zaznaczamy dział odpowiedzialny za realizację danej czynności Tu rysujemy symbole i przejścia Źródło: Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

13 Symbol przejścia procesu do innego punktu na tej samej stronie (gdy np. w poziomie brakuje miejsca). W symbolu tym wpisujemy numer i ten sam symbol z numerem w miejscu, gdzie kontynuujemy Symbol przejścia procesu na inną stronę (gdy np. na tej brakuje miejsca). W symbolu tym wpisujemy numer i ten sam symbol z numerem w miejscu, gdzie kontynuujemy legenda Źródło: Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

14 Symbol kontroli, gdy coś wymaga szczególnej uwagi Działanie cykliczne, wielokrotnie powtarzalne Źródło: Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association, materiały do zajęć N. Płomińska

15 Linia ciągła przepływ procesu Linia przerywana przepływ komunikatów Linia kropkowana -powiązania/powiązania danych Linia podwójna opcjonalnie konwersacje czas cyklu Źródło: Biernacki.pdf, materiały do zajęć N. Płomińska

16 Źródło: Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

17 Usunięte przejście Źródło: Materiały do zajęć dr hab. P. Hensel i dr J. Majczyk na podstawie Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

18 Źródło: Materiały do zajęć dr hab. P. Hensel i dr J. Majczyk na podstawie Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

19 Źródło: Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

20 Jak szczegółowa powinna być mapa procesu? Szczegółowa, gdy: W procesie uczestniczy wielu ludzi Występuje duża rotacja pracowników uczestniczących w procesie Proces stanowi część większego procesu Ogólną,gdy Proces słabo zdefiniowany, a pracownicy nie są zgodni co do jego przebiegu i funkcjonowania. Proces jest złożony. Proces jest zmienny. Składa się na niego wiele podprocesów.

21 1) Rozpocznij od punktu startowego określonego w dokumencie. 2) Określ pierwszą czynność oraz stanowisko osoby wykonującej tę czynność. 3) Jeśli czynność wymaga utworzenia/zmiany dokumentu, to obok czynności umieść jego nazwę. 4) Zadaj sobie pytanie: Co dalej dzieje się z dokumentem/ w procesie? i na tej podstawie dorysuj kolejny etap.

22 Źródło: Materiały do zajęć dr hab. P. Hensel i dr J. Majczyk na podstawie Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

23 Źródło: Materiały do zajęć dr hab. P. Hensel i dr J. Majczyk na podstawie Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

24 1. Czy zatrudnić pracownika? Źródło: Opracowano na podstawie materiałów do zajęć dr hab. P. Hensel i dr J. Majczyk oraz Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

25 Zatrudnić jednego pracownika 1. Czy zatrudnić pracownika? Zatrudnić dwóch pracowników Nie zatrudniać Źródło: Opracowano na podstawie materiałów do zajęć dr hab. P. Hensel i dr J. Majczyk oraz Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

26 Czas przebiegu procesu = czas wykonania poszczególnych zadań w procesie + czas oczekiwania. Czas trwania procesu oblicza się poprzez obserwację lub analizę dostępnych danych. Przy opracowywaniu dokumentacji dla procesu, zespół szacuje czas trwania. Czas cyklu czas przebiegu całego procesu od pierwszego do ostatniego kroku

27 Po co szacujemy czas i koszty procesu?

28 Jakie problemy można napotkać przy szacowaniu czasu i kosztów procesu? Jak mierzyć czas i koszty?

29 Po co szacujemy czas i koszty procesu? W celu określenia obszaru do poprawy W celu wyeliminowania przestojów W celu określenia optymalnej liczby pracowników zaangażowanych w proces Jakie problemy można napotkać przy szacowaniu czasu i kosztów procesu? Opór pracowników Jak mierzyć czas i koszty? Obserwacja Dane historyczne Analiza dokumentów Porównanie deklaracji pracowników ze zbadanymi danymi

30 Czas trwania działania Czas cyklu, czyli czas w jakim wykonywana jest dana czynność Źródło: Materiały do zajęć dr hab. P. Hensel i dr J. Majczyk na podstawie Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

31 Koszty, które występują w procesie: Osobowe (pracowników). Wyposażenia i narzędzi. Ogólne (wynajęcie/utrzymanie biura, rachunki itd.)

32 1. Obliczanie kosztu pracowników Zadanie Czas realizacji zadania Czas w Departamencie 1 Czas w Departamencie 2 Zadanie 1 10 min 10 min - Zadanie 2 20 min - 20 min Zadanie 3 24 min 10 min 14 min Suma 54 min 20 min 24 min Źródło: Materiały do zajęć dr hab. P. Hensel i dr J. Majczyk na podstawie Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association

33 2. Określenie rocznego czasu przeznaczonego na wykonanie procesu. Ile razy w roku proces jest uruchamiany? (24 razy) Ile jednorazowo trwa proces? (10 h) Rocznie proces zajmuje 24 x 10 h = 240 h Przykład?

34 Obliczenie ekwiwalentu etatowego Etat to 1920 h 240/1920 0,125 Roczny koszt etatu = zł Osobowy koszt procesu = x 0,125 = zł W przypadku, gdy w procesie uczestniczy kliku pracowników, należy obliczyć ekwiwalent wynagrodzenia dla każdego z nich! Przykład?

35 Obliczenie kosztu wykorzystanych zasobów W trakcie procesu zostały użyte programy komputerowe, których łączna wartość wynosi zł/rok Koszt wyposażenia = x 0,125 = zł Przykład?

36 Szacowanie kosztów ogólnego zarządu występujących w procesie. Koszty ogólnego zarządu/koszty pozostałe = 200 mln zł / 500 mln zł = 40% Oznacza to, że każda złotówka jaką wydano na zrealizowanie poszczególnych zadań w procesie, powinna być zwiększona o 40%.

37 Koszt całkowity procesu: Koszty osobowe Koszty wyposażenia Koszty ogólnego zarządu Koszt całkowity zł zł zł zł

38 Co można powiedzieć o czasie i kosztach procesu?

39 Materiały do zajęć Prof. P. Hensela Materiały do zajęć dr J. Majczyk Materiały do zajęć mgr N. Płomińska Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association Slajdy służą tylko uporządkowaniu wiedzy wykorzystywanej podczas ćwiczeń. Proszę ich nie rozpowszechniać!