Zarządzanie ZasobamiLudzkimi

Transkrypt

1 Rozpoczęcie pracy z systemem KS-ZZL Zarządzanie ZasobamiLudzkimi Instrukcja użytkownika Katowice PI02.00

2 Firma Kamsoft nie ponosi odpowiedzialności za niepoprawną konfigurację parametrów programu, tj.: parametry globalne, opcje, składniki, potrącenia, itp. Producent programu: KAMSOFT S.A. ul. 1 Maja Katowice Telefon: (0-32) Fax: (0-32) Internet: @kamsoft.pl

3 S P I S T R E Ś C I Instalacja programu 1. Uruchomienie instalatora Wybór rodzaju istalacji Licencja Wybór produktów Instalacja: Klient Relacje między systemami Instalacja Często zadawane pytania instalacja systemu Aktualizacja KS-ZZL Rozpoczęcie pracy 1. Uzupełnienie informacji o firmie korzystającej z programu Założenie pierwszego okresu rozliczeniowego Ustalenie parametrów pracy programu Opcje dla systemu KS-ZZL Płace Ścieżki Operator Opcje systemowe Parametry Uzupełnienie danych słownikowych Ustalenie dni wolnych od pracy w roku kalendarzowym Założenie kart z danymi o zatrudnionych pracownikach Nadanie operatorom indywidualnych haseł oraz uprawnień Dodawanie operatora Nadawanie uprawnień iii

4 N O T A T K I iv

5 KS-ZZL Instalacja programu

6 Instalacja programu System KS-ZZL w wersji BOX dostarczany jest do użytkownika na płycie CD. Istnieje również możliwość pobrania instalatora z serwera FTP firmy Kamsoft. Program oraz jego uaktualnienia znajdują się na serwerze FTP firmy Kamsoft ftp://ftp.kamsoft.pl/pub/ks-zzl KS-ZZL jest systemem sieciowym. Oznacza to, że można go używać na kilku komputerach jednoczeście, pracując na jednym zbiorze danych. Wraz z systemem dostarczana jest baza danych Oracle XE. W zależności od preferencji użytkownika oraz konfiguracji stanowisk KS-ZZL może zostać zaintalowany jako serwer lub klient. Od wersji KS-ZZL aplikacja nie korzysta już z połączenia do bazy danych za pomocą BDE. Do poprawnego działanie aplikacji wystarczy poprawnie zainstalować klienta Oracle w tej samej (lub nowszej) wersji niż baza danych. Rys. 2. Ekran powitalny 2. Wybór rodzaju istalacji Kolejnym krokiem jest wybór rodzaju istalacji systemu oraz bazy danych (Rys. 3). W przypadku pobierania programu z serwera FTP w katalogu OracleXE, znajdującym się w folderze instalacyjnym, należy umieścić pliki OracleXE.exe ftp://ftp.kamsoft.pl/pub/oracle/oraclexe 10g/OracleXE Windows/ 1. Uruchomienie instalatora Zalecane jest uruchomienie instalatora z poziomu systemu Windows, bez użycia narzędzi pomocniczych tj.: Total Commander. Rys. 3. Wybór rodzaju instalacji i bazy danych Rodzaj instalacji: Po uruchomieniu pliku instalatora (ksinstal.exe) należy wybrać język wykorzystywany podczas instalacji. Rys. 1. Wybór języka Po zatwierdzeniu wyboru zostanie wyświetlony ekran powitalny. Przejście do kolejnego kroku instalaci CN Dalej. Klient instalacja oprogramowania klienta Oracle bez aktualizacji bazy danych. Pliki programu kopiowane są tylko na lokalny komputer. Pliki programu nie zostaną skopiowane na serwer, przez co nie zostaną zaktualizowane automatycznie na innych stacjach roboczych. Serwer instalacja oprogramowania serwera Oracle oraz aktualizacja struktury bazy danych. Pliki programu kopiowane są na lokalny komputer oraz mogą zostać skopiowane na serwer po zaznaczeniu odpowiedniej opcji: - pliki programu na pozostałych stacjach zostaną zaktualizowane przy pierwszym uruchomieniu programów. Baza danych (dla instalacji systemu KS-ZZL możliwość wyboru tylko opcji Oracle oraz Instalacji serwera bazy danych ): Oracle Aktualizacja bazy danych Oracle. Instalacja serwera bazy danych Instalacja serwera Oracle XE oraz aktualizacja bazy danych. 1-2

7 Instalacja Instalacja programu Dla instalacji systemu KS-ZZL po raz pierwszy, na czystym systemie (brak bazy danych Oracle) należy zaznaczyć opcje: Serwer, Kopiuj pliki na dysk sieciowy, Oracle, Instalacja serwera bazy danych. Użytkownik powinien wprowadzić hasła dla schematu SYS oraz KS - hasła te należy zapamiętać, gdyż będą potrzebne do połączenia z bazą danych oraz podczas kolejnej aktualizacji systemu (Rys. 4). Podczas aktualizacji dobrze jest wpisać hasło do SYS i SYSTEM (powinien je koniecznie znać każdy administrator własnej bazy danych). Jeśli klikniemy nie znam przy haśle do SYS i SYSTEM niektóre wersje systemu nie będą mogły poprawić trochę konfiguracji Oracle wtedy wygeneruje się plik który można uruchomić samemu z pozycji użytkownika SYS Nazwa bazy danych to wpis w pliku tnsnames.ora nadanym komputerze określający sposób połączenia się do bazy danych W przypadku, gdy została wybrana opcja Instalacja serwera bazy danych pole Nazwa bazy danych zostaje uzupełnione automatycznie, nie ma możliwości jego zmiany. Jeśli na komputerze znajduje się już zainstalowana baza danych Oracle i nie została zaznaczona opcja Instalacja serwera bazy danych (Rys. 3) w polu Nazwa bazy danych należy wybrać odpowiedni schemat bazy. Rys. 5. Wybór licencji Licencja plik *.ktl dostarczany przez firmę Kamsoft powinien zajdować się w katalogu, z którego wykonywana jest instalacja. 4. Wybór produktów Widoczny na ekranie Wybór produktów na Liście dostępnych produktów wpis KS-ZSI oznacza Zintegrowany System Informatyczny schemat wspólny dla produktów firmy Kamsoft. Domyślne Hasło użytkownika takie samo jak Użytkownik. Rys. 6. Wybór produktów 3. Licencja Rys. 4. Połączenie z bazą danych Podczas pierwszej instalacji programu należy wybrać odpowiedni plik licencji (Rys. 5). W przypadku upgradu, jeśli mamy aktualną licencję, zostanie ona wczytana z bazy. Jeśli wskażemy ją z pliku instalator wgra nową licencje do bazy danych. Jeśli podczas aktualizacji wersja ZZL na bazie pokazuje się to znaczy że pomyliliśmy się podając hasło użytkownika BD. W liście dostępnych produktów zaznaczy się nam system KS-ZSI (czyli schemat wspólny KS) (jeśli w instalatorze wersja schematu KS będzie wyższa niż zainstalowana). Zaznaczamy że chcemy aktualizować produkt KS-ZZL: - lokalna ścieżka do produktu zmieniamy jeśli program ma być wypakowany na lokalnym komputerze w innym miejscu sieciowa ścieżka produktu jeśli wcześniej zaznaczyliśmy kopiuj na dysk sieciowy[brak znaku!]" to pokaże się nam ta linie i też możemy zmienić ścieżkę gdzie ma wypakować pliki na sieć 1-3

8 5. Relacje między systemami Podczas instalacji bez kopiowania na dysk sieciowy nie pojawia się wpis dotyczący Sieciowej ścieżki produktu. Podpowiadane są domyślne ścieżki do których zostanie zainstalowany system, można je wyedytować klikając w odpowiednie pole. (Rys. 6). Jeśli istnieje konieczość zmiany wpisu dotyczącego schematu, na którym ma zostać zainstalowany / zaktualizowany system KS-ZZL na Liście dostępnych produktów nalezy użyć klawisza F10 Wybór. Klawisz ten umożliwia wybór licencji, na podstawie której mają zostać przypisane ustawienia bazy danych (Rys. 7). Po ustawieniu parametrów istalacji użytkownik ma możliwość przejrzenia zestawienia dokonanych wybórów. Aby zmodyfikować ustawienie należy cofnąć się do odpowiendniego kroku (klawisz CP Wstecz ) (Rys. 9). Rys. 9. Podsumowanie ustawień instalatora Uruchomienie instalacji: CN Instaluj. Rys. 7. Wybór licencji 4.1. Instalacja: Klient Podczas instalacji Klienta (z kopiowaniem plików na dysk sieciowy) istnieje możliwość zmiany tylko Lokalnej oraz Sieciowej ścieżki produktu. Podpowiadane są domyślne ścieżki, które można wyedytować klikając w odpowiednie pole. 5. Relacje między systemami Zaleca się pozostawić domyślne ustawienia na ekranie Relacje między klientami. Rys. 10. Instalowanie wybranych produktów W pliku ksinstall.log zapisywanym w katalogu, z którego została uruchomiona instalacja, znajduje się zapis czynności wykonanych przez instalatora. Rys. 8. Relacje między systemami 6. Instalacja Rys. 11. Zakończenie instalacji 1-4

9 Instalacja Instalacja programu 7. Często zadawane pytania instalacja systemu 1. Czy mogę zainstalować Oracle XE na komputerze z systemem Windows 98? Odp: Nie. Oracle XE nie współpracuje z tym systemem. 2. Mam już zainstalowaną bazę Oracle. Jakie parametry powinienem ustawić podczas instalacji? Odp: Wystarczy odznaczyć opcję Instalacja serwera bazy danych. Instalator automatycznie ustawi odpowiednie opcje dla Oracle. Konieczna jest znajomość haseł dla SYSTEM oraz SYS. 8. Aktualizacja KS-ZZL System KS-ZZL jest produktem intensywnie rozwijanym. Duży nacisk jest położony na dostosowywanie produktu do ciągle zmieniających się przepisów. Nowe wersje KS-ZZL umieszczane są na serwerze FTP firmy Kamsoft ftp://ftp.kamsoft.pl/pub/ks-zzl. Aktualizację wykonuje się w sposób analogiczny do instalacji systemu w przypadku, gdy baza danych Oracle jest już zainstalowana. Podczas aktualizacji produktu jako rodzaj instalacji (Rys. 3) należy zaznaczyć opcję: Serwer. Na formatce Połączenie z bazą danych (Rys. 4) należy wprowadzić hasła dla schematów SYS, SYSTEM oraz KS. Istnieje możliwość zaznaczenia opcji Nie znam dla haseł na schematy SYS i SYSTEM. Brak hasła użytkownika SYS uniemożliwia utworzenie publicznych widoków standardowych oraz nadanie standardowych uprawnień dla użytkownika PUBLIC. Jeśli te czynności nie zostały wcześniej wykonane, to podczas instalacji mogą wystąpić błędy. Brak hasła dla użytkownika SYSTEM uniemożliwia zakładanie nowych użytkowników bazy danych oraz automatyczne nadanie praw do obiektów innych użytkowników (generowane są skrypty dla każdego z nich). Podczas aktualizacji programu (bez instalacji bazy danych), licencja może zostać wczytana z bazy danych. Użytkownik ma możliwość jej zaktualizowania, wskazując odpowiedni plik licencji (Rys. 5). Pozostałe kroki aktualizacji są takie same jak w przypadku pierwszej instalacji systemu. Podczas aktualizacji z wersji mniejszej niż zostaje wykonana konwersja miejscowości na słownik Centralnych Baz Danych (CBD). Konwersja wykonuje się automatycznie podczas upgradu. Miejscowości, których nie udało się przekonwertować należy przypisać ręcznie w funkcji Administrator > Inne > Funkcje serwisowe > Konwersja miejscowości na słownik Zmiana połączenia poprzez F4 Popraw lub dwukrotne kliknięcie na wierszu tabeli. Nie powinno pozostać wpisów nie połączonych (żółte wiersze). Poprawa wpisów bez określonej miejscowości możliwa jedynie w szczegółach (F11). Po wykonaniu każdej aktualizacji zalecane jest uruchomienie funkcji Przeliczanie staży dostępnej z modułu Administrator > Inne > Funkcje serwisowe > Przeliczanie staży. Funkcję należy uruchomić dla wszystkich pracowników od pierwszego dostępnego okresu rozliczeniowego. Przed rozpoczęciem aktualizacji należy: Sprawdzić czy mamy minimum bazę Oracle 9i (przy Oracle 8i prosimy o kontakt na 2244@kamsoft.pl) Przekazać wszystkim zainteresowanym informacje o zmianach w aktualizacji Sprawdzić czy nikt nie pracuje w KS-ZZL w innych systemach (jeśli muszą to można pracować, w przypadku integracji np. kartoteki kontrahentów z HURT można pracować w HURT, a tylko powstrzymać się od edycji kartotek) Wykonać kopię zapasową bazy danych oraz bibliotek aplikacji, udostępnianych na dysku sieciowym, Poinformować użytkowników o konieczności wstrzymania pracy w aplikacjach KAMSOFT. Upewnić się, że wszyscy użytkownicy zakończyli pracę z systemami pracującymi na wspólnym schemacie aplikacji KAMSOFT Po wykonaniu aktualizacji należy: Upewnić się, że zaktualizowane pliki bibliotek aplikacji zostały umieszczone w odpowiednim katalogu Sieciowym, z którego aktualizacje pobierają stacje robocze Upewnić się, że pliki bibliotek aplikacji zostały zaktualizowane na każdym stanowisku, na którym pracuje KS-ZZL Uruchomić funkcję Administrator > Inne > Funkcje serwisowe > Przeliczanie staży. Poinformować użytkowników o możliwości wznowienia pracy w systemach. 1-5

10 N O T A T K I 1-6

11 KS-ZZL Rozpoczęcie pracy

12 Rozpoczęcie pracy Po zainstalowaniu systemu KS-ZZL, przed rozpoczęciem standardowego wykorzystania programu, należy wykonać szereg czynności mających wpływ na jego poprawne działanie. Moduły Kartoteki oraz Administrator umożliwiają wprowadzenie podstawowych danych wykorzystywanych w programie jako słowniki oraz zdefiniowanie parametrów pracy systemu. Poniżej zostały wymienione zagadnienia, które należy rozwiązać na początku użytkowania systemu: 1. Uzupełnienie informacji o firmie korzystającej z programu (Kartoteki Ogólne Firmy ) 2. Założenie pierwszego okresu rozliczeniowego (Kartoteki Ogólne Okresy rozliczeniowe) 3. Ustalenie parametrów pracy programu (Administrator Parametry, Administrator Opcje) 4. Uzupełnienie pozostałych danych słownikowych (Kartoteki) 5. Ustalenie dni wolnych od pracy w danym roku kalendarzowym (Administator Inne Kalendarz) 6. Założenie kart z danymi o zatrudnionych pracownikach (Kadry Pracownicy, Kadry Umowy ) 7. Nadanie operatorom indywidualnych haseł oraz uprawnień (Administrator Uprawnienia) Firma Kamsoft nie ponosi odpowiedzialności za niepoprawną konfigurację parametrów programu, tj.: parametry globalne, opcje, składniki, potrącenia, itp. Konfiguracja programu oraz wpisanie informacji początkowych wymaga poświęcenia przez użytkownika określonej ilości czasu. Po wykonaniu opisanych czynności program stanie się użytecznym narzędziem wspomagającycm pracę działu kadr i płac. Obliczanie płac, sporządanie niezbędnych deklaracji do urzędów skarbowych, ZUSu, przelewy wynagrodzeń itp staną się szybsze i łatwiejsze. Użytkownik: ZZL Hasło: hasło, jakie zostało wpisane schematu ZZL w czasie instalacji (domyślnie: ZZL) Jeżeli instalacja przeprowadzona była na istniejącym już serwerze należy odpowiednio zmodyfikować powyższe dane. Po poprawnym pierwszym zalogowaniu do Oracle i schematu KS-ZZL dane do połączenia zostaną zapamiętane. Logując się po raz pierwszy do programu należy wprowadzić: Użytkownik: KSADM Hasło: <puste> W przypadku gdy na schemacie KS znajdował się już użytkownik KSADM (np. wcześniejsza instalacja innych produktów), należy wprowadzić istniejące hasło dla operatora KSADM. Rys. 2. Autoryzacja Zmiana hasła dla KSADM: Administrator Uprawnienia Operatorzy 1. Uzupełnienie informacji o firmie korzystającej z programu Podczas pierwszego uruchomienia programu KS-ZZL po instalacji użytkownik otrzyma komunikat: Przy pierwszym uruchomieniu KS-ZZL na stanowisku (pierwszym logowaniu) istnieje konieczność podania danych do połączenia z bazą danych Oracle i schematem ZZL. Rys. 3. Ostrzeżenie o braku licencji Rys. 1. Pierwsze logowanie do bazy Dla instalacji serwera OracleXE w oknie logowania należy podać: Serwer: XE Na Karcie firmy (Kartoteki C1 Firmy) należy podać takie informacje jak rodzaj płatnika (osoba fizyczna, osoba prawna), Pełna nazwa firmy, Nazwa skrócona, Data rozpoczęcia działalności, Nazwisko właściciela, PESEL, REGON, adresy, numery kont bankowych, itp. Szczególną uwagę należy zwrócić na poprawne uzupełnienie numeru NIP. W programie KS-ZZL można założyć więcej niż jedną kartotekę firmy. Umożliwia to wykorzystywanie jednej aplikacji np. przez dwa przedsiębiorstwa (oczywiście pod warun- 2-2

13 Opcje Rozpoczęcie pracy kiem posiadania odpowiednich licencji). Na liście dostępnej z menu modułu Kartoteki Ogólne Firmy widoczne są informacje o firmach wprowadzonych przez użytkownika do programu: nr identyfikacyjny, nazwa, nazwa skrócona oraz NIP. Informacje zawarte na Karcie firmy wykorzystywane są w różnych miejscach w programie (w szczególności na drukowanych deklaracjach i zestawieniach do urzędów skarbowych i ZUS, listach płac, przelewach). Dlatego bardzo ważne jest dokładne wprowadzenie danych do wizytówki i aktualizacja w razie wystąpienia jakiejkolwiek zmiany. 2. Założenie pierwszego okresu rozliczeniowego Kolejnym komunikatem (po założeniu kartoteki firmy) jest ostrzeżenie o braku założonego okresu rozliczeniowego. oraz godzin roboczych w miesiącu automatycznie wpisywane są dane przekazywane z Kalendarza firmowego. Wartości wpisane na Karcie okresu rozliczeniowego w polach Liczba dni roboczych w miesiącu oraz Liczba godzin roboczych w miesiącu będą brane pod uwagę podczas obliczanie wynagrodzeń, jeśli Źródło pobierania danych o normatywnym czasie pracy (Administrator Parametry Inne 2) jest określone pozycją O: wg okresu rozliczeniowego. Możliwe jest usunięcie tylko pierwszego i ostatniego założonego okresu! Więcej informacji o kartotece Okresy rozliczeniowe w pełnej wersji instrukcji w rozdziale Konfiguracja programu Kartoteki. 3. Ustalenie parametrów pracy programu Rys. 4. W celu założenia okresu należy uruchomić moduł Kartoteki, opcję C2 Okresy, a następnie dodać okres rozliczeniowy ( F2 Dodaj ). Przed rozpoczęciem pracy należy ustawić opcje i parametry dla pracy programu. Parametry te związane są między innymi ze sposobem obliczania stawek urlopowych, chorobowych, ustawieniem ścieżek do zapisu dokumentów, sposobem generowania kodów kreskowych. Kolejną grupą opcji są opcje mające wpływ na wszystkie zintegrowane systemy pracujące na jednym schemacie. Są to ustawienia dotyczące baz danych, bezpieczeństwa (hasła, uprawnienia) itp. Pewne parametry dotyczące obliczania płac ustalane są raz na dany rok lub rzadziej i publikowane w dziennikach ustaw lub biuletynach informacyjnych różnych instytucji. Mają one wpływ na prawidłowe naliczenie wynagrodzeń pracowników Opcje dla systemu KS-ZZL Rys. 5. Zakładanie pierwszego okresu rozliczeniowego Pierwszy okres powinien być tym okresem, od którego w firmie zostanie rozpoczęta ewidencja obecności oraz za który zostaną naliczone pierwsze wynagrodzenia w systemie. Tylko podczas dodawania pierwszego okresu rozliczeniowego istnieje możliwość wprowadzenia daty początku okresu. Tworząc kolejne okresy rozliczeniowe istnieje możliwość ustawienia tylko daty końca okresu (domyślnie okres rozliczeniowy trwa jeden miesiąc) data początku wpisywana jest automatycznie jako następny dzień po zakończeniu poprzedniego okresu rozliczeniowego, w pola: liczba dni Rys. 6. Opcje KS-ZZL W Warianty wartości w przypadku KS-ZZL oznacza ID firmy Płace PLACE UKRYJ PUSTE LP - Ukrywanie pustych list płac w wynagrodzeniach 2-3

14 3. Ustalenie parametrów pracy programu Umożliwienie ukrycia przeliczonych, zerowych list płac nie posiadających składników, potrąceń i korekt. Wyjątek: listy "Ręczne". PLACE URL STAW POCZ - Średnia do stawki urlopowej wyznaczana wg daty początku urlopu Opcja ustawiona na TAK umożliwia rozróżnienie urlopu na rozpoczęty w bieżącym lub poprzednim okresie. Dla urlopów oznaczenie wpisu # na liście obecności oznacza urlop, który rozpoczął się w poprzednim okresie. Umożliwia to rozliczenie urlopów wg 2 różnych stawek w danym miesiącu. PLACE CHR ZASW LEK- Liczba dni na dostarczenie zaświadczenia lekarskiego. Liczba dni, w czasie których pracownik jest zobowiązany dostarczyć zaświadczenie lekarskie od momentu jego wystawienia - pozwala na obniżanie wynagrodzenia z zasiłku chorobowego po dostarczeniu druku L4 po terminie. Wartość domyślna 0. Dla chorobowych oznaczenie wpisu # na liście obecności oznacza pomniejszone chorobowe. Umożliwia to rozliczenie chorobowych wg 2 różnych stawek w danym miesiącu. PLACE URL STAW PSZAC - Automatyczne przeszacowanie stawek składników zmiennych do stawek urlopowych. Umożliwia wyłączenie przeszacowania stawek składników zmienny przy ustawieniu na TAK w czasie naliczania średnich urlopowych stawki składników zmiennych zostają przeszacowane, jeżeli w aktualnym miesiącu nastąpiło ich zwiększenie. PLACE CHR PRZERW OKR - Kontrola przerwy pomiędzy chorobowymi wg okresów. Kontrola przerwy pomiędzy chorobowymi dla ponownego przeliczenia stawki według okresów rozliczeniowych lub dat wypłat. Opcja ustawiona na NIE kontrola według dat początku i końca absencji (3 miesiące kalendarzowe), opcja ustawiona na TAK kontrola wg utworzonych w programie okresów roliczeniowych. PLACE URL STAW ARYTM - zaokrąglanie godzinowych stawek urlopowych Arytmetyczne zaokrągalnie cząstkowych godzinowych stawek urlopowych do 2 miejsc po przecinku. Opcja ustawiona na NIE powoduje, że stawki cząstkowe nie są zaokrąglane: PLACE URL STAW ZASAD - Kontrola stawek do urlopu porównanie ze składnikami podstawowymi. "TAK" (wartość domyślna) Po naliczeniu średnich urlopowych dodatkowo wykonana zostaje kontrola czy obliczona stawka nie jest mniejsza od stawki wynikającej ze składników podstawowych z aktualnego miesiąca Ścieżki OUT PATH DOC Ścieżka dla dokumentów Określenie ścieżki dla dokumentów miejsca na dysku, gdzie domyślnie zapisywane będą wszystkie dokumenty, tj,: teksty umów, zaświadczenia, itp, generowane na podstawie definiowalnych dokumentów. OUT PATH ZUS Ścieżka dla ZUS Okreslenie ścieżki, w której zapisywane będą pliki *.kdu tworzone dla programu Płatnik. Domyślną wartością obu ścieżek jest dysk C. Wariant oznacza ID firmy, która będzie korzystała z danej ścieżki dzięki temu, każda ze zdefiniowanych firm (Kartoteki Firmy) może korzystać z innego miejsca zapisu dokumentów na dysku. Możliwość ustawienia ścieżki sieciowej Operator Wartości parametrów uzupełniane są automatycznie, pozwalają systemowi na zapamiętanie firmy oraz domyślnego okresu w zależności od zalogowanego operatora, niezależnie od stanowiska z którego zalogowanie nastąpiło CI FRM idenyfikator aktywnej firmy CI OKS identyfikator aktywnego okresu 3.2. Opcje systemowe W odróżnieniu od opcji opisanych powyżej opcje ustawiane na schemacie KS (wybór schematu: Administrator Zainstalowane Aplikacje) dotyczą pracy wszystkich zintegrowanych systemów. Zawierają one parametry dotyczące między innymi bazy danych, bezpieczeńswtwa (hasła) itp Parametry Rys. 7. Opcje systemowe Administrator Inne Parametry Pewne parametry dotyczące obliczania płac ustalane są raz na dany rok (lub nawet rzadziej) i publikowane w dziennikach ustaw lub biuletynach informacyjnych różnych instytucji. Wartości (związane na przykład z podatkami czy składkami ZUS) muszą być wprowadzone poprawnie, gdyż mają wpływ na obliczanie wynagrodzeń, podatków itp. Do ustawienia poszczególnych parametrów służy opcja Parametry w module Administrator. Po wybraniu właściwego roku dokonuje się edycji parametrów na poszczególnych zakładkach, tj.: Progi i ulgi podatkowe, Składki ubezpieczeniowe, Zaokrąglenia, Koszty uzyskania przychodu, Limity urlopowe, itp. Jeśli na liście nie ma odpowiedniego roku, należy stworzyć go w Kalendarzu. 2-4

15 Opcje Rozpoczęcie pracy urzędy skarbowe), gdyż w przeciwnym razie nie będzie możliwe wyliczanie wynagrodzeń, generowanie zgłoszeń do US, wykonywanie przelewów bankowych. Uzupełnienie innych słowników, tj.: języki obce, specjalizacje, tytuły zawodowe, typy szkoleń można, w zależności od potrzeb firmy, odłożyć na później. Kartoteki (słowniki) uzupełniane w module Kartoteki dostępne są także z poszczególnych modułów, aby ułatwić użytkownikowi korzystanie z programu. Słowniki z menu Ogólne dostępne są zarówno w module Kadry jak i Płace. 5. Ustalenie dni wolnych od pracy w roku kalendarzowym Rys. 8. Parametry Jeśli poszczególne parametry nie uległy zmianie w stosunku do roku poprzedniego nie trzeba ich na nowo wpisywać zostaną one automatycznie przeniesione na rok następny. Parametry zawarte za zakładkach Inne 2 oraz Komunikacja nie są definiowane na konretny rok. Dniami wolnymi od pracy w większości firm są wszystkie niedziele i święta. Oprócz tego pracownikom przysługują dodatkowe dni wolne od pracy. Ustawodawca określa ilość dni wolnych od pracy w danym roku kalendarzowym i pozostawia pracodawcy oraz pracownikom pewną dowolność w wyborze tych dni. Ponieważ praca w dni wolne jest traktowana inaczej z punktu widzenia ewidencji i wynagrodzeń, dlatego ważne jest, aby program rozróżniał dni robocze od wolnych. Służy do tego opcja Kalendarz dostępna z menu Ewidencja obecnościw module Kadry lub z poziomu Administratora Inne. Zdefiniowane na zakładce Progi i ulgi podatkowe wartości użytkownik wybiera na kartach umów pracowników. Ulgi podatkowe są wartościami miesięcznymi. Na przykład w roku 2005 wartość ulgi podatkowej dla pierwszego progu rocznie wynosi 530,08zł czyli miesięcznie 44,17zł. Prognozowane przeciętne wynagrodzenie (30-krot.) Kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podaną wartość należy podzielić przez 30 i uzyskaną wartość wprowadzić do programu. Dla roku 2006 jest to wartość ( / 30 ). Więcej o Parametrach i Opcjach można znaleźć w pełnej instrukcji do systemu KS ZZL w rozdziale Konfiguracja programu. 4. Uzupełnienie danych słownikowych System KS-ZZL dostarczany jest z bogatym zbiorem danych słownikowych, jednakże każda firma posiada własną specyfikę, wymagany jest więc przegląd wszystkich kartotek i dostosowanie ich do swoich potrzeb. Najwygodniejszym rozwiązaniem jest wypełnienie wszystkich słowników w module Kartoteki przed rozpoczęciem pracy z programem. Część kartotek, ze względu na swoją specyfikę, należy uzupełnić w pierwszej kolejności (należą do nich między innymi: oddziały firmy, szablony list płac, typy składników wynagrodzenia, typy potrąceń, typy umów, Rys. 9. Kalendarz 6. Założenie kart z danymi o zatrudnionych pracownikach Założenie kart z danymi o pracowniku jest pierwszą czynnością, którą należy wykonać przed rozpoczęciem ewidencji pracownika w systemie. Dane zawarte na Karcie pracownika będą później wykorzystywane w wielu miejscach systemu. Są niezbędne do zarejestrowania umowy pracownika, stworzenia listy wynagrodzeń oraz wielu innych zestawień tworzonych na potrzeby firmy bądź instytucji zewnętrznych. Aby wprowadzić kartę pracownika należy przejść do modułu Kadry i z menu Personel wybrać Pracownicy (lub użyć skrótu klawiszowego Crtl+1), a następnie nacisnąć przycisk F2 Dodaj. Wybrane opcje związane z edycją informacji o pracowniku nie są dostępne podczas dodawania nowej kartoteki. Dane te można uzupełnić w procesie edycji kartoteki pracownika ( F4 Popraw z Personel Pracownicy). 2-5

16 7. Nadanie operatorom indywidualnych haseł oraz uprawnień Data rozpoczęcia ewidencji, nazwisko oraz imię pierwsze to pola które należy wypełnić obowiązkowo (są one wyróżnione kolorem) bez uzupełnienia tych pól nie będzie możliwe zatwierdzenie zmian dokonanych na karcie. Pola, na które należy zwrócić uwagę: Data rozpoczęcia ewidencji - parametr ten określa, od jakiego okresu program będzie tworzył bazy dla danego pracownika (np. godzin pracy, płac). W przypadku nowo przyjmowanych pracowników data ta będzie identyczna z datą zatrudnienia. Natomiast jeśli firma zaczyna dopiero pracę z programem musi stworzyć bazę pracowników już zatrudnionych. Biorąc pod uwagę, że niektórzy z nich pracują od kilku czy kilkunastu lat, powstałyby niepotrzebne puste bazy zajmujące pamięć komputera i spowalniające pracę programu, dlatego wystarczy tu wpisać późniejszą datę niż zatrudnienie (najczęściej miesiąc, od którego płace są naliczane przy użyciu programu pierwszy okres rozliczeniowy). Początek ewidencji Dane o wynagrodzeniach Dane na tej zakładce wypełnia się w przypadku rozpoczęcia pracy programu w środku roku. Należy pamiętać, aby uzupełnić dane początkowe o wynagrodzeniach, gdyż wpisane wartości będą uwzględnianie w deklaracjach dla US (PIT-11, PIT-40) i umożliwią ich prawidłowe wygenerowanie. Program sprawdza również czy pracownik nie przekroczył progu podatkowego (suma podstaw opodatkowania) oraz czy nie zostało 30-krotnie przekroczone przeciętne wynagrodzenie (suma podstaw ubezpieczeń społecznych), aby nie naliczać dalej składki na ubezpieczenie. Początek ewidencji Inne dane - uzupełnienie danych początkowych pozwoli na prawidłowe naliczanie staży oraz urlopów Wykształcenie istotne dla prawidłowego naliczenia limitów urlopowych Adres istotny dla prawidłowego wynegerowania deklaracji do Urzędu Skarbowego Szczególowy opis Karty Pracownika znajduje się w pełne wersji instrukcji w rozdziale Zatrudnianie nowego pracownika Zakładanie Karty pracownika. Kolejną czynnością po wprowadzeniu Karty pracownika powinno być wprowadzenie dla niego umowy do systemu. Czynność tę można wykonać wywołując Kartę umowy na dwa sposoby: 1. bezpośrednio z Karty pracownika z zakładkiprzebieg pracy Umowy z firmą F10 Obsługa F2 Dodaj 2. z menupersonel Umowy ( Ctrl+2 ) F2 Dodaj Pozycje Pracownik, Typ umowy oraz Data rozpoczęcia umowy to pola, które należy wypełnić obowiązkowo bez uzupełnienia tych pól nie będzie możliwe zatwierdzenie zmian dokonanych na Karcie. Dane na zakładce Dodatkowe uzupełniane są automatycznie, zgodnie z Typem umowy podanym na zakładce Ogólne. Należy sprawdzić i odpowiednio ustawić dla indywidualnego pracownika naliczanie składek na fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych, dane podatkowe (pobieranie zaliczki na podatek dochodowy, ulga podatkowa, rodzaj podatku), koszty uzyskania przychodu oraz określenie czy umowa jest ryczałtowa i czy daje prawo do urlopu i chorobowego, jak również Kod tytułu ubezpieczenia. Parametry te umożliwią poprawne naliczenie wynagrodzeń. Szczegółowy opis Karty umowy znajduje się w pełnej wersji instrukcji w rozdziale Zatrudnianie nowego pracownika Zakładanie Karty umowy. 7. Nadanie operatorom indywidualnych haseł oraz uprawnień Po pierwszej instalacji systemu dostępny jest tylko operator KSADM. Posiada on pełne uprawnienia administratorskie. Po instalacji zalecane jest ustawienie hasła dla tego operatora oraz dodanie nowych operatorów - na przykład dla pracowników działu kadrowo-płacowego Dodawanie operatora W programie istnieją dwie możliwości dodania operatora systemu: 1. Z poziomu modułu Administrator Administrator Uprawnienia Na liście Operatorzy po lewej stronie ekranu znajdują się wszyscy operatorzy wprowadzeni już do systemu. Aby dodać nowego operatora należy użyć klawisza SF2 Dodaj. Na Karcie nowego operatora znajdują się podstawowe informacje na ich temat: Imię, Nazwisko, , Login. Numer PESEL pozwala na połączenie operatora z pracownikiem wprowadzonym do systemu KS-ZZL. Klawisz CF4 Zm. hasło uruchamia formatkę Zmiana hasła, na której można ustawić lub zmienić hasło operatorowi. Znajdujący się na formatce klawisz SCF4 Odblokuj służy odblokowaniu operatora, w przypadku jego zablokowania np. podczas kilkukrotnego niepoprawnego wprowadzenia hasła. Numer PESEL umożliwia połączenie operatora z pracownikiem wprowadzonym w module Kadry Personel. Jeśli operator został już wprowadzony do systemu i użytkownik dodaje pracownika na Karcie pracownika należy zaznaczyć opcję Operator i z listy wybrać istniejącego operatora. 2. Z poziomu modułu Kadry Podczas dodawania pracownika (Kadry Personel) na Karcie pracownika należy zaznaczyć opcję Operator. Pracownik zostanie automatycznie wpisany na listę operatorów po zatwierdzeniu klawiszem OK. 2-6

17 Opcje Rozpoczęcie pracy Na zakładce Dodatkowe Karty pracownika należy określić nazwę użytkownika oraz hasło. Więcej informacji o nadawaniu uprawnień znajduje się w pełnej wersji instrukcji do KS-ZZL w rozdziale Konfiguracja programu Uprawnienia Nadawanie uprawnień Jeśli chcemy zabezpieczyć system przed niepowołanym dostępem, a jednocześnie udostępnić pracownikom dostęp do wybranych funkcji należy w module Administrator wybrać opcję Uprawniania. Po lewej stronie znajduje się lista operatorów. Po prawej stronie lista uprawnień. Klawisz Zaznacz pozwala na przypisanie wybranego uprawnienia z listy operatorowi. Korzystanie z Ról pozwala na łatwiejsze zarządzanie uprawnieniami pracowników. 2-7

18 N O T A T K I 2-8