S P I S T R E Ś C I. Instrukcja obsługi

Transkrypt

1 S P I S T R E Ś C I Instrukcja obsługi 1. Podstawowe informacje o programie Instalacja programu Tryb apteki Tryb dealera Konfiguracja Pierwsze uruchomienie Konfiguracja Katalog plików z raportami Serwis przyjmujący dane Identyfikator KAMSOFT Hasło użytkownika Ustawienia domyślne Test logowania Przesyłanie raportów do Aptecznego Banku Danych Opcje związane z wysyłką raportów miesięcznych Odświeżanie Sprawdzanie listy brakujących raportów Wysyłanie raportów Usuwanie raportów Przykładowa procedura wysyłki raportów Zakładka Informacje Zakładka Podsumowanie iii

2 N O T A T K I iv

3 KS-RAPINET Instrukcja obsługi

4 Instrukcja obsługi 1. Podstawowe informacje o programie. Program Rapinet służy do przesyłania wygenerowanych w programie aptecznym raportów miesięcznych oraz raportów kosztów do Aptecznego Banku Danych. Program ten działa w systemie operacyjnym Windows w jednym z dwóch trybów pracy: apteki lub dealera. Pierwszy z nich pozwala na wysyłanie raportów z jednej apteki, drugi pozwala dealerom na wysyłanie raportów ze wszystkich aptek, którymi dealer się opiekuje. Podstawowym zadaniem programu jest organizacja wysyłki raportów miesięcznych z aptek należących do ABD. System został zaprojektowany w taki sposób, aby użytkownik ( najczęściej osoba zajmująca się obsługą informatyczną apteki) uzyskiwała w sposób automatyczny informacje zarówno o przesłanych jak i brakujących raportach. Jeśli program znajdzie po raz pierwszy raport w katalogu plików z raportami ( opis 3.2.1) to bezpośrednio po jego wysłaniu użytkownik może uzyskać potwierdzenie poprawności transmisji. Informacja na ten temat jest zawsze dostępna w programie i dzięki temu rozwiązany powinien zostać problem czy dany raport został wysłany i czy dotarł na serwer KS. Użytkownik po każdej transmisji sprawdza informacje na serwerze KS na temat ewentualnych braków lub problemów z uszkodzonymi plikami. W efekcie program po stronie apteki jest w stanie pokazać bieżąca listę brakujących raportów. 2. Instalacja programu. W celu rozpoczęcia instalacji należy uruchomić program instalacyjny rapinet_setup.exe. (przed rozpoczęciem instalacji należy zamknąć wszystkie programu korzystające z BDE). Najważniejszym krokiem jest wybranie właściwego katalogu, w którym program ma być zainstalowany, gdyż determinuje on tryb w jakim pracować będzie program Tryb apteki Aby program pracował w trybie apteki (wysyłanie raportów tylko z jednej apteki) należy go zainstalować w katalogu, w którym znajduje się system apteczny np.: C:/ KS/APW/RAPINET (system apteczny w wersji Windows), C:/KS-AP/RAPINET (system apteczny w wersji DOS). Program uruchomiony w tym trybie blokuje możliwość zmiany identyfikatora KAMSOFT, który odczytywany jest z właściwych plików systemu aptecznego Tryb dealera Jeżeli katalog, w którym zainstalujemy program nie będzie katalogiem, w którym znajduje się system apteczny wówczas program automatycznie przejdzie do trybu pracy właściwego dla dealera (daje to możliwość wysyłania raportów ze wszystkich aptek, którymi opiekuje się dealer; powiązanie dealera z aptekami jest ustalone na podstawie plików licencji, kórych listę dealer może sprawdzić w KsPartnerze). Aktualny tryb pracy programu można sprawdzić w zakładce podsumowanie (zawsze po uruchomieniu programu na tej zakładce pojawia się komunikat o aktualnym trybie pracy). Rys. 2. Tryb pracy programu W trakcie instalacji utworzone zostaną skróty do programu, na pulpicie oraz w menu start (domyślnie w Start Programy Rapinet). 3. Konfiguracja 3.1. Pierwsze uruchomienie Gdy program zostanie uruchomiony po raz pierwszy, na ekranie pojawi się komunikat z monitem o potwierdzenie przyjęcia przez program ustawień domyślnych (należy wybrać opcję Tak). Rys. 3. Pierwsze uruchomienie programu Rys. 1. Wybór katalogu Po uzyskaniu potwierdzenia program przejdzie do zakładki ustawień konfiguracyjnych programu. W trakcie startu programu sprawdzana jest bieżąca konfiguracja i jeżeli, któraś z opcji nie będzie ustawiona wówczas program zgłosi odpowiedni komunikat. 2

5 Instrukcja obsługi 3.2. Konfiguracja Przygotowanie programu do działania jest bardzo proste. Do prawidłowej pracy programu wystarczy uzupełnić kilka informacji: Ustawienia domyślne. Przycisk ten pozawala na przywrócenie domyślnych ustawień programu (ustawienia te są identyczne jak po pierwszym uruchomieniu programu) Test logowania. Po wprowadzeniu wszystkich ustawień programu można przetestować połączenie z serwisem KAMSOFT odpowiedzialnym za odbieranie raportów Aptecznego Banku Danych. Jeżeli połączenie zostanie poprawnie nawiązane otrzymamy odpowiedni komunikat. Rys. 4. Zakładka konfiguracja Katalog plików z raportami W polu Katalog plików z raportami należy wprowadzić ścieżkę do katalogu z raportami. Można tutaj skorzystać z przycisku znajdującego się na końcu tego pola, który otwiera okienko dialogowe, ułatwiające wskazanie katalogu Serwis przyjmujący dane. Jest to adres serwisu KAMSOFT przyjmującego raporty do Aptecznego Banku Danych (należy pozostawić domyślny adres) Identyfikator KAMSOFT. W tym polu znajduje się 6 cyfrowy identyfikator KAM- SOFT apteki lub partnera (zależnie od trybu pracy programu). W trybie pracy dla apteki program uzupełni to pole automatycznie na podstawie pliku licencji systemu aptecznego i zablokuje możliwość jego zmiany. Dealerzy muszą wprowadzić swój identyfikator ręcznie Hasło użytkownika. Aby można było nawiązać połączenie z serwerem KAM- SOFT należy wprowadzić hasło użytkownika, które jest właściwe dla wprowadzonego identyfikatora (jak przy KS-PARTNER). Do tego celu służą dwa pola edycyjne. Jako pierwsze uzupełniane jest pole Hasło użytkownika, a następnie to samo hasło trzeba powtórzyć w polu Powtórzone hasło (hasło powtarzane jest w celu uniknięcia przypadkowych pomyłek przy jego wprowadzaniu). Wprowadzone hasło można usunąć za pomocą przycisku Ctrl + F8 Usuń hasło. Rys. 5. Test logowania 4. Przesyłanie raportów do Aptecznego Banku Danych. Opcje programu pozwalające na wysyłkę raportów do Aptecznego Banku Danych znajdują się na zakładce Raporty miesięczne Opcje związane z wysyłką raportów miesięcznych Odświeżanie. Po wybraniu opcji Ctrl+F6 Odśwież. program przeszukuje katalog z raportami (ustawiony w zakładce Konfiguracja ) w poszukiwaniu plików raportów do wysłania. Jeżeli jakieś raporty znajdują się w tym katalogu program oblicza sumę kontrolną każdego raportu i umieszcza informację o znalezionych raportach w oknie programu (w trakcie obliczania sumy kontrolnej plików z raportami widoczny jest wskaźnik zaawansowania operacji; suma kontrolna obliczana jest dla danego pliku tylko raz). Raporty wcześniej wysłane również zostaną pokazane w tym oknie. Apteki, które nie mają jeszcze ustalonego hasła mogą je otrzymać, po zgłoszeniu takiego zapotrzebowania do KAMSOFT (np. mailem na adres 2444@kamsoft.pl). Hasło to jest niezbędne do nawiązania przez program połączenia z serwisem. Rys. 6. Postęp podczas odświeżania listy plików Pliki z raportami mogą znajdować się w jednym z dwóch stanów: wysłany (uzupełnione jest wówczas pole Data przyję- 3

6 5. Zakładka Informacje. cia pliku z raportem) lub nie wysłany. Dodatkowo widoczna jest informacja o tym czy dany raport znajduje się aktualnie w katalogu raportów czy też nie. Uwaga. Plik z raportem posiada status nie wysłany, również jeżeli plik zawierał błędy (co może zostać stwierdzone w późniejszym terminie). Dla wygodniejszego przeglądania listy raportów wyświetlane informacje możemy sortować wg wybranego kryterium klikając kursorem myszki na nazwę kolumny. raportu jest możliwe tylko wtedy, gdy jego zawartość różni się od wysłanego wcześniej raportu o tej samej nazwie Usuwanie raportów Opcja Alt + F8 Usuń daje możliwość usunięcia z listy starych raportów, tak by nie były więcej wyświetlane na zakładce Raporty miesięczne, oraz na usunięcie niepotrzebnych już plików z raportami z dysku. Usunięcie raportów fizycznie z dysku można wykonać bezpośrednio z programu (należy zaznaczyć opcję Usuwając wpisy z bazy usuń także pliki z dysku (jeśli nadal istnieją) ) lub z poziomu systemu operacyjnego przenosząc pliki z raportami do kosza. Rys. 7. Sortowanie listy raportów Id.Apt: identyfikator apteki Miesiąc: miesiąc, za który jest raport Część: numer części raportu z danego miesiąca, (wypełnione tylko dla raportów generowanych w częściach) Rodzaj: rodzaj raportu (np. raport sprzedaży) Status: status raportu (wysłany/niewysłany) Na dysku: czy raport znajduje się w katalogu z raportami Nazwa pliku: nazwa pliku z raportem Data pliku: data utworzenia pliku z raportem Data przyjęcia: data przyjęcia przez KAMSOFT raportu Sprawdzanie listy brakujących raportów Opcja F9 Sprawdź służy do sprawdzenia statusu raportów z apteki lub aptek (tryb dealera; powiązanie aptek z dealerem zrobione jest na podstawie licencji). Po jej wybraniu program odpyta serwis o status każdego raportu znajdującego się na dysku i dodatkowo otrzyma informacje o brakujących raportach, które należy wysłać. Wyniki sprawdzenia są widoczne na zakładce Informacje. Jeżeli plik z raportem został poprawnie wysłany i wciąż znajdował się w katalogu z raportami w chwili włączenia tej opcji, zostanie przeniesiony do katalogu Arch (katalog ten tworzony jest przez program automatycznie w katalogu z raportami) Wysyłanie raportów. Po odświeżeniu listy plików Ctrl + F6 Odśwież znajdujących się w katalogu z raportami należy wybrać opcję F7 Wyślij. Kliknięcie na ten klawisz powoduje nawiązanie połączenia z serwisem i wysłanie plików z raportami, które jeszcze nie były wysłane. Raporty wysyłane są jeden po drugim. Jeżeli w trakcie wysyłki nastąpiły jakieś problemy program będzie próbował wysyłać taki raport aż do skutku. Operację wysyłki można śledzić dzięki wyświetlanym komunikatom lub na zakładce Informacje. Ponowne wysłanie Rys. 8. Usuwanie raportów z listy Uwaga raporty poprawnie przesłane i potwierdzone przez KAMSOFT to są raporty, których przetwarzanie po stronie serwisu zostało zakończone Przykładowa procedura wysyłki raportów. Procedura wysyłki raportów może wyglądać następująco: Ctrl + F6 Odśwież Odświeżenie listy z raportami F7 Wyślij Wysłanie raportów do Aptecznego Banku Danych F9 Sprawdź Sprawdzenie statusu raportów po ich wysłaniu Obejrzenie informacji o ewentualnych brakach raportów na zakładce Informacje. 5. Zakładka Informacje. W zakładce Informacje pokazywane są informacje o brakujących raportach do przesłania, oraz potwierdzenie przesłanych raportów. Aby uzyskać aktualne informacje o stanie raportów z apteki lub aptek należy wybrać opcję F9 Sprawdź (zakładka Raporty miesięczne ). Rys. 9. Zakładka informacje 4

7 Instrukcja obsługi 6. Zakładka Podsumowanie. Zakładka Podsumowanie pełni w programie bardzo ważną funkcję. Wyświetlane są na niej wszelkie informacje o czynnościach wykonywanych przez program od momentu uruchomienia np.: komunikaty o wysłaniu raportów, odpytywaniu serwisu o pliki raportów, nawiązaniu połączenia z serwerem, wszelkiego rodzaju błędy. Rys. 10. Zakładka podsumowanie 5

8 N O T A T K I 6