Krok po kroku... z bs4 intranet. CRM. Rozwijaj firmę. Uporządkuj sprzedaż i wiedzę o klientach. bs4 intranet oprogramowanie, które daje przewagę

Transkrypt

1 Krok po kroku... z bs4 intranet

2 NINIEJSZY PROSPEKT PRZEDSTAWIA ZALEDWIE KILKA PODSTAWOWYCH OPERACJI W PROGRAMIE BS4 INTRANET. MA ON POMÓC W WYKONANIU PIERWSZYCH KROKÓW W WERSJI DEMONSTRACYJNEJ PROGRAMU. MOŻLIWOŚCI SYSTEMU SĄ ZDECYDOWANIE WIĘKSZE NIŻ TUTAJ OPISANE. Spis treści Wprowadzenie...3 Wyszukiwanie kontrahentów...3 Dodawanie kontrahentów...4 Kartoteka kontrahenta miejsce zarządzania informacjami i działaniami...5 Budujemy informacje o kliencie...5 Wprowadzamy zamówienie od klienta, sporządzamy ofertę...7 Klient zgłasza reklamację lub usterkę...11 Pozostałe zakładki w kartotece:

3 Wprowadzenie Oprogramowanie bs4 intranet jako narzędzie klasy CRM ma na celu uporządkować i poprawić relacje z klientami Państwa przedsiębiorstwa. Z tego też względu większość czynności odbywa się z poziomu kartoteki kontrahenta, która w bs4 intranet jest miejscem, gdzie zaczynamy pracę. Tu zarówno planujemy działania na przyszłość (zadzwonić do klienta, przygotować ofertę itp) jak i rejestrujemy bieżące działania (odwiedzono kontrahenta, odebrano a itp.), jak również realizujemy tematy sprzedażowe czy zlecenia serwisowe/ reklamacyjne/ produkcyjne. Wyszukiwanie kontrahentów Aby wyszukać interesującego nas klienta można skorzystać z jednej z wyszukiwarek firmokno w prawym górnym rogu strony głównej lub poprzez zakładkę CRM/ szukaj/... (dodatkowo w wersji demo "wyciągnięte" zostały linki do 3 firm z bazy). Rys. 1 Strona startowa z elementami dot. wyszukiwania kontrahentów Z poziomu strony startowej oprócz wyboru trzech wyszukiwarek mamy do dyspozycji różnego rodzaju zestawienia i raporty, które mogą być generowane na podstawie indywidulanych kryteriów użytkowników bs4 intranet, a tym samym kierować nas do kartotek kontrahentów. Dzięki umieszczeniu na własnej stronie potrzebnych elementów, mamy szybki dostęp do potrzebnych informacji, np. do wszystkich tematów sprzedażowych, które są na określonym etapie, do produktów, które są najczęściej ofertowane/ sprzedawane, do aktywności rejestrowanych w systemie przez pracowników itd. 3

4 Po odnalezieniu interesującego nas klienta, jego kartoteka może zostać automatycznie otwarta, jeśli kryteria odnosiły się tylko do jednej firmy z bazy lub pojawi się zestawienie większej liczby firm, spełniających kryteria wyszukiwania. Po kliknięciu na nazwę firmy, zostaniemy przekierowani do jego kartoteki. Dodawanie kontrahentów Aby dodać nową firmę do bazy, możemy skorzystać z wyszukiwarek dostępnych w systemie gdy nie odnajdziemy nazwy interesującego nas kontrahenta, pojawi się opcja Dodaj/ Dodaj nowego kontrahenta w lewym górnym rogu strony. Drugim sposobem jest skorzystanie z opcji dostępnej na stronie startowej w zakładce CRM/ Dodaj/ Dodaj kontrahenta. System jest wyposażony w opcję wyszukiwania duplikatów, więc w przypadku próby wprowadzenia nazwy już istniejącej, zostaniemy o tym poinformowani. Poprzez opcje administracyjne możemy także wymusić, jakie informacje są konieczne do wprowadzenia, aby móc dodać nowego klienta. Rys. 2 Opcja dodawania nowych kontrahentów do bazy CRM 4

5 Kartoteka kontrahenta miejsce zarządzania informacjami i działaniami Każda kartoteka posiada zakładki odpowiadające różnym funkcjonalnościom (w zależności od włączonych modułów jak i przydzielonych kompetencji kartoteka może składać się z większej lub mniejszej ilości zakładek dla różnych pracowników) i pozwala na wprowadzanie pogrupowanych informacji. Budujemy informacje o kliencie... W bs4 intranet mamy możliwość wprowadzenia dowolnej ilości danych teleadresowych: numerów telefonów/ faxów, adresów owych, nr GG, Skype itd. naszego klienta wraz z możliwością włączenia własnych, konfigurowalnych pól opisowych znajdują się w zakładce DANE OGÓLNE. Rys. 3 - Kartoteka klienta dane teleadresowe 5

6 W prawej szpalcie znajduje się miejsce, gdzie rejestrujemy zdarzenia (np. "klient zadzwonił", niektóre zdarzenia rejestrowane są automatyczne m. in. wysłano a) i planujemy zadania do wykonania możemy zlecić je sobie lub współpracownikom, w powiązaniu z kontrahentem. Rys. 4 Miejsce rejestracji zdarzeń, działań na kliencie i planowania zadań Zakładka OSOBY miejsce, gdzie wprowadzamy informacje o pracownikach klienta (dane teleadresowe jak i dowolnie włączone dodatkowe opcje opisowe). Zakładka ADRESY możemy zdefiniować wiele adresów dla klienta, m. in. główny adres kontaktowy czy główny do wystawiania faktur jak i nieograniczoną możliwość wprowadzania kolejnych adresów wraz z dodatkowymi polami opisowymi. 6

7 Wprowadzamy zamówienie od klienta, sporządzamy ofertę... TRANSAKCJE - obsługa tematów sprzedażowych, które w różnych firmach są inaczej określane: leady, oferty, przetargi, itp. Z pozycji tej zakładki możemy zobaczyć w postaci zestawienia wszystkie oferty pod daną firmą, z podziałem na ich statusy: otwarte, zamknięte, anulowane i opcjonalnie wersje robocze. W tym miejscu otwieramy także nowe transakcje. Krok 1: poprzez kliknięcie na opcję Dodaj/ standardowa otwieramy nową ofertę. Rys. 5 - Zakładka dot. ofertowania, zakładania nowych transakcji Ważne: w systemie można zdefiniować do 5 różnych typów transakcji, o różnych nazwach (w naszym przypadku "standardowa") dzięki czemu możemy obsługiwać różne tematy sprzedażowe, od najprostszych, realzowanych codziennie po bardziej skomplikowane i zaawansowane, jak np. przetargi. Dostępne są różne pola opisowe, różna ilość i nazwy etapów realizacji, co daje możliwość lepszej ich koordynacji i skutecznijszej obsługi. Krok 2: dodanie produktów do naszej oferty, które wyświetlone są w lewej części strony w postaci drzewa katalogowego. Wprowadzamy informację o ilości produktów, o rabatach czy cenach (rabaty jak i ceny mogą zostać wcześniej zdefiniowane i przypisane indywidulanie do klientów) i klikamy Aktualizuj i dalej. 7

8 Rys. 6 Wybieranie produktów pod ofertę dla klienta Krok 3: wypełniamy przykładowe pola opisowe, które na etapie wdrożenia będą indywidualnie dostosowane do Państwa potrzeb mamy do wyboru m. in. pola z datą, wielokrotnego wyboru, checkbox, rozwijane listy, pola tekstowe, pola typu plik. W zależności od potrzeb możemy dodać kolejne produkty lub zmienić naszą transakcję na interesującą nas fazę. Krok 4: oferta dla klienta - z poziomu otwartej transakcji możemy wysłać a do klienta z ofertą lub ją wydrukować. Wybieramy z górnego menu okna transakcji: Redaguj/ HTML: Przykładowa oferta (zostajemy automatycznie przeniesieni do okna wydruku pisma/ wysyłki a). Dzięki wcześniej zdefiniowanym szablonom zawierającym inteligentne tagi, nasz wypełnił się potrzebnymi informacjami (m. in. tabelą z opisem produktu czy zdjęciem, umieszczonymi w jego kartotece, indywidulanymi nazwami z kartoteki klienta, czy naszym podpisem) i tym samym nasza oferta w kilka sekund jest gotowa do wysłania. 8

9 Rys. 7 Główne okno transakcji Krok 5: fakturowanie. Jeśli z poziomu bs4 intranet mają być wystawiane faktury, wymagany jest moduł Faktury, bądź może nastąpić synchronizacja z programem magazynowo-sprzedażowym (lista dostępnych synchronizacji na naszej stronie www). 9

10 Sytuacja nr 1: fakturowanie w bs 4 intranet. Po wysłaniu a musimy wrócić do zakładki TRANSAKCJE i wybrać tą, która nas interesuje (np. utworzona dzisiaj). Będąc w głównym oknie naszej oferty, czyli w zakładce transakcji o nazwie Dane ogólne, zmieniamy na fazę poprzedzającą wystawienie faktury czyli Do Zafakturowania, klikamy na menu z górnego panelu: Opcje/ Wystaw fakturę lub Wystaw zaliczkową (gdy brak NIPu uzupełniamy w głównej zakładce kartoteki DANE PODSTAWOWE, gdy "Klient ma przekroczony limit kredytu lub fakturowanie zablokowane" musimy w zakładce DANE DODATKOWE zmienić Formę płatności lub Warunki sprzedaży). W nowootwartym oknie definujemy numerację jak i daty, klikamy Wystaw i otwiera nam się podgląd dokumentu, który możemy wydrukować. Wystawiona faktura jest widoczna spod naszej transakcji w zakładce Faktury (jako dwie powiązane ze sobą informacje) oraz w zestwaieniu wszystkich faktur w zakładce kartoteki kontrahenta FAKTURY. Sytuacja nr 2: synchronizacja z programem magazynowo- sprzedażowym/ ERP. Na etapie wdrożenia definiowana jest faza, która odpowiedzialna jest w CRM za wysłanie informacji z naszej transakcji na zewnątrz. Po wystawieniu faktury w programie ERP wraca do nas informacja i zawarta jest jak w Sytuacji nr 1 w zakładce transakcji Faktury jak i w zestawieniu wszystkich faktur w zakładce kartoteki kontrahenta FAKTURY. Lista programów ERP (lub magazynowo-sprzedażowych), z którymi program bs4 intranet w różnym zakresie potrafi synchronizować dane: Subiekt GT firmy Insert CDN Optima/ CDN XL firmy Comarch Symfonia Handel Premium firmy Sage Symfonia Handel Forte firmy Sage WF Mag firmy Asseco Business Solutions Navision firmy Microsoft Xpertis firmy Macrologic Simple X firmy Simple Simple ERP firmy Simple Graffiti firmy PCGuard bs4 intranet jako jedyne oprogramowanie klasy CRM ma możliwość współpracy z wieloma programami ERP jednocześnie! 10

11 Klient zgłasza reklamację lub usterkę... ZLECENIA moduł dodatkowy bs4 intranet, służący do obsługi zleceń serwisowych, reklamacyjnych jak i działań telemarketingowych czy zleceń produkcyjnych (w zależności od konfiguracji możemy zdefiniować do 5 typów zleceń funkcjonujących w naszej firmie). Krok 1: wybór odpowiedniego typu zlecenia każdy typ może zawierać inne funkcjonalności i inne pola opisowe, odpowiadające danemu działaniu. Klikamy Dodaj/ zlecenie derwisowe: Rys. 8 Zestawienie zleceń dla klienta, opcja tworzenia nowego Krok 2: wprowadzamy informacje o awarii - wypełniamy dowolnie zdefiniowane pola opisowe dotyczące zgłoszenia: np. data przyjęcia zgłoszenia, oczekiwana data zamknięcia, wybieramy z CRM produkt, którego dotyczy zlecenie, załączamy pliki, dokumenty z opisem klienta itd. 11

12 Krok 3: wskazujemy kolejną fazę prac, która może być przypisana do odpowiedniego pracownika w naszej firmie (zostanie on poinformowany komunikatem/ em, zlecenie pokaże się w zdefiniowanych na stronie startowej zestawieniach itp.). Zmiana etapu może spowodować automatyczne wysłanie a do klienta, z informacją o postępie wykonywanych prac (wykorzystujemy szablony, z inteligentnymi tagami, które uzupełnią wiadomość o wskazane informacje przewidywany termin zakończenia prac, osoby odpowiedzialne, itd.) Rys. 9 Główne okno zlecenia typu "zlecenie serwisowe" Poprzez indywidulaną konfigurację modułu, zlecenia można wykorzystać do tworzenia kampanii marketingowych/ telemarketingowych, do zleceń produkcyjnych czy serwisowych i reklamacynych. Z poziomu tego modułu możemy skorzystać aż z 5 różnych typów, (jak w przypadku transakcji) odpowiadających różnego typu zapotrzebowaniom różne pola opisowe, różna ilość i nazwy etapów realizacji. 12

13 Pozostałe zakładki w kartotece: 2 zakładki konfigurowalne: INNE DANE i DANE DODATKOWE, w których możemy zdefiniować dowolne pola opisowe, np. dane finasowe, warunki sprzedaży, plan serwisowy itp. (dane te zostaną uwzględnione przy sporządzaniu oferty lub zlecenia). ZDARZENIA cała historia kontaktu z klientem jak i zmian, naniesionych przez naszych pracowników do jego kartoteki. Dodatkowo zakładka podzielona jest na podkategorie: Historia - przegląd działań na kliencie, możliwość wyszukiwania po dowolnych kryteriach; e to korespondencja wysłana do klienta oraz opcjonalnie odebrana- gdy włączony jest moduł bs4-mail; Komunikaty są to wiadomości kontekstowe, wysyłane pomiędzy pracownikami naszej firmy w powiązanu z klientem, przy użyciu wewnętrznego komunikatora bs4 intranet (szare pola "Wyślij komunikat" lub pola zawierające nazwiska naszych pracowników, dostępne w różnych miejscach programu); Raport prosty i Raport zaawansowany, gdzie po różnych kryteriach (data rejestracji, rodzaj zdarzenia, osoba rejestrująca itd.) odnajdziemy interesujące nas informacje; Rozliczenia, które są zdarzeniami kosztowymi, po ich zdefiniowaniu możemy rejestrować je pod klientem i tym samym ewidencjonować koszty poniesione na jego pozyskanie (wizyty handlowe naszych pracowników, kilometrówki, diety itp) czy obsługę posprzedażną jak serwis i czas pracy naszych pracowników, konsultacje specjalistów. FAKTURY zakładka dostępna przy włączonym module Fakturowania lub Synchronizacji z programem magazynowo- sprzedażowym, zawiera informacje o wszystkich wystawionych dla klienta dokumentach: faktury, faktury zaliczkowe czy faktury końcowe; ZADANIA zaplanowane na przyszłość zadania, które mogą mieć status niewykonanych czy skasowanych, widzimy wszystkie zadania zlecone naszym pracownikom; 13

14 POWIĄZANE GRUPY firmy możemy łączyć w zdefiniowane wcześniej grupy np. potencjalni klienci, firmy powiązane kapitałowo, dystrybutorzy itd, opcja ta ułatwia m. in. wysyłanie masowgo mailingu; WYJĄTKI RABATOWE szybkie ustawienie wielu rabatów dla klienta, na odpowiednie produkty jak i grupy produktowe; CENY STAŁE definujemy indywidulane ceny dla klienta na wybrane produkty, w określonym przedziale czasowym; WYŚLIJ PISMO/ dzięki tej opcji w szybki i łatwy sposób możemy utworzyć wiadomość do klienta jak i wydrukować pismo z możliwośćią zapisu do formatu PDF. Dodatkowo dzięki definiowalnym szablonom i inteligentnym tagom, które skracają czas sporządzania pisma/ wiadomości, możemy wygenerować nie tylko ofertę z poziomu otwartego tematu sprzedażowego ale również wiele innych pism i i. WYDRUKI, gdzie dostępne są dwie opcje: "Przygotuj naklejkę", dzięki czemu dodajemy firmę do schowka, skąd hurtowo drukujemy naklejki oraz "Przygotuj wizytówkę/ kartotekę firmy", co pozwala na szybki wydruk potrzebnych informacji o kontrahencie; EGZEMPLARZE zestawienie wszystkich zakupionych przez klienta produktów ze wskazanymi numerami seryjnymi. Z poziomu tej zakładki możemy otworzyć dla konkretnego produktu różnego typu zlecenie. 14