CRM czyli Co Robić Mądrze...

Transkrypt

1 2

2 CRM czyli Co Robić Mądrze... Potrzebujesz systemu CRM jeśli: W celu sprawdzenia interesujących Ciebie danych kontrahenta przełączasz się między kilkoma aplikacjami (program księgowy, arkusz kalkulacyjny, program pocztowy itp.). bs4 CRM zapewnia gromadzenie wszelkich danych o kontrahencie i historii kontaktów w jednym miejscu. Twoja firma doświadcza paraliżu w momencie odejścia pracownika lub grupy pracowników wskutek braku ciągłości kontaktów z kontrahentami i utraty danych? Dane zgromadzone w bs4 CRM stają się cennym i chronionym aktywem firmy dla którego rotacja prawników nie stanowi żadnego uszczerbku. Nie wiesz, którzy klienci są dla Ciebie najbardziej, a którzy najmniej zyskowni? W bs4 CRM możesz prowadzić ewidencję kosztów i przychodów powiązanych z danym klientem lub zleceniem oraz obliczać ich opłacalność. Chciałbyś mieć łatwy dostęp do wyników i prognoz sprzedażowych całej firmy i poszczególnych handlowców? b4 CRM pozwala analizować zarówno sprzedaż bieżącą (na podstawie faktur) jak również sprzedaż oczekiwaną (na podstawie ewidencji szans sprzedażowych). Twoja firma posiada strukturę wielooddziałową i ma problemy ze współdzieleniem informacji (jedyną drogą ku temu są tysiące maili przesyłanych między pracownikami)? bs4 CRM wraz z całą bazą danych może być zainstalowany na Twoim serwerze a dostęp do niego jest możliwy z dowolnej lokalizacji. Wszyscy użytkownicy pracują na jednej bazie danych w ramach swoich uprawnień. 3

3 W Twojej firmie brakuje narzędzia do współdzielenia ważnych plików i dokumentów? bs4 CRM umożliwia współdzielenie plików i dokumentów pomiędzy pracownikami. Znajdują się tam zawsze najbardziej aktualne wersje cenników, szablonów ofert, dokumentów ISO itp. Twoja firma nie posiada sprawnego narzędzia do regularnego mailingu? bs4 CRM umożliwia generowanie cyklicznych mailingów. Każdy mailing jest generowany ze stworzonego uprzednio w systemie szablonu. Handlowcy chcieliby mieć szybszy dostęp do posiadanych w ofercie produktów oraz skrócić czas generowania ofert? bs4 CRM umożliwia tworzenie bazy wiedzy o oferowanych produktach. Wszystkie dane opisujące produkty mogą być automatycznie zamieszczane na ofertach (szablony ofert), co zdecydowanie skraca czas ich generowania i wysyłania. Ilość wysyłanych pomiędzy pracownikami maili już dawno przekroczyła wielkość krytyczną? bs4 CRM posiada wbudowany komunikator, który umożliwia szybką korespondencję pomiędzy pracownikami. Można wymuszać potwierdzenie przeczytania danego komunikatu, dołączać do niego pliki jak również dzielić komunikaty tematycznie. Brakuje Ci narzędzia do wielowymiarowego analizowania klientów i pracowników? bs4 CRM posiada rozbudowane narzędzia analityczne w postaci konfigurowalnych raportów. Wiele z nich może być przedstawianych w formie graficznej. 4

4 bs4 CRM: ponad 300 wdrożeń w ciągu ponad 12 lat działalności, kilka tysięcy aktywnych użytkowników,oprogramowanie wytwarzane i wdrażane zgodnie z normą ISO 9001:2008, rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb, rozbudowany system zarządzania uprawnieniami, współpraca z programami ERP (m.in.: SAP, Comarch Optima, Comarch XL, Sage Handel, Sage Forte, Subiekt GT, Simple ERP, Graffiti.ERP, WF-MAG itp.), możliwość wymiany danych z dowolną zewnętrzną bazą dzięki bs4 API oraz mechanizmowi konektorów, wbudowany generator raportów i wykresów, możliwość współpracy z hurtownią danych, rozwiązanie webowe dostęp do programu jest możliwy z dowolnej lokalizacji, rozwiązanie wielomodułowe całościowa platforma wspomagająca zarządzanie firmą. 5

5 Zarządzanie sprzedażą Zarządzanie sprzedażą to jedno z podstawowych zastosowań oprogramowania klasy CRM. Idea pracy na tematach sprzedażowych polega na tym, że ewidencjonujemy sprzedaż potencjalną. Każda wysłana oferta jest wpisywana do systemu CRM i łączona z danym klientem. Na tej podstawie tworzone są prognozy i sprawowana jest opieka nad szansami sprzedażowymi, które występują często jako: oferty, zamówienia, przetargi, kontrakty, leady. W programie bs4 CRM każdy temat sprzedażowy nazywany jest transakcją. Podstawowe korzyści: kierownik ma lepszą wiedzę o portfelu potencjalnych zamówień i efektywności działań handlowych pracowników, firma potrafi szybciej przewidzieć potencjalne załamanie się lub wzrost sprzedaży i ustalić przyczyny sytuacji, handlowiec jest bardziej efektywny w działaniach handlowych, ma lepszą wiedzę o historii klienta, zmniejsza się ryzyko pomyłek i przeoczeń w działaniach sprzedażowych, podnosi się ogólna niezawodność funkcjonowania firmy poprzez wprowadzenia narzędzia do skutecznej kontroli działań pracowników. Zarządzanie cenami W zakresie zarządzania cenami program pozwala m. in.: tworzyć wiele rubryk cenowych w różnych walutach, wskazywać domyślny rabat % dla klienta oraz wyjątki rabatowe na poszczególne kategorie produktowe, definiować ceny stałe na poszczególne produkty dla wybranych klientów, definiować rabaty volume pricing zależne od ilości produktów kupowanych przez klientów, definiować ceny minimalne, ceny zakupu i liczyć marżę na transakcji, dokonywać windykacji należności i zarządzać kredytem kupieckim. 6

6 Zarządzanie zleceniami Zarządzanie różnego rodzaju zleceniami (np. serwisowymi, graficznymi, projektowymi, marketingowymi itp.) jest jednym z podstawowych zastosowań oprogramowania CRM. Podstawowe korzyści: szybki podgląd aktualnie realizowanych zleceń wraz z ich historią, automatyczne alarmy generowane przez system, raporty ukazujące opłacalność zleceń, program może obliczać czas pozostający na zamknięcie zlecenia, można skonfigurować alarmy informujące pracownika lub przełożonych jeśli zlecenie jest w jakiejś fazie przez zbyt długi okres czasu, w powiązaniu do zlecenia pracownicy mogą wysyłać komunikaty, klient może otrzymywać automatyczne powiadomienia o zmianie statusu zlecenia, pracownicy obsługujący zlecenie mogą korzystać z szablonów pism i i, program może automatycznie powiązywać przychodzące e klientów ze zleceniami. Zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów (DMS) Moduł DMS służy do zarządzania obiegiem spraw i dokumentów pojawiających się w firmie. Głównym celem modułu jest zarządzanie dokumentami kosztowymi i innymi w celu ich opisywania, zatwierdzania i przypisywania do klientów, zleceń, transakcji, projektów itp. Rejestrowane e-dokumenty mogą zawierać skan dokumentu papierowego, kwoty, terminy płatności, powiązanie produktu, kontrahenta z bazy CRM, itp. W programie może być zdefiniowanych wiele typów e-dokumentów. E-dokumenty przechodzą przez szereg skonfigurowanych etapów obsługi, w których poszczególni użytkownicy mogą m.in.: kwalifikować zawartość dokumentu (np. rodzaj kosztów, tworzyć powiązania z kontrahentami, transakcjami, zleceniami, projektami itp.), akceptować lub odrzucać zawartość danego e-dokumentu, tworzyć komentarze. 7

7 Zarządzanie wiadomościami Moduł bs4 mail pozwala zarządzać korespondencją mailową bezpośrednio w programie CRM. Umożliwia on automatyczną archiwizację w kartotekach poszczególnych kontrahentów zarówno i przychodzących jak i wychodzących. Podstawowe korzyści: Kontrola. Moduł informuje, które e pozostały bez reakcji. Wsparcie zarządzania dla kierowników. Uprawnione osoby w firmie mogą czytać pocztę innych osób, przekazywać e pomiędzy osobami w firmie. Mobilność. Poczta jest dostępna przez przeglądarkę z dowolnej lokalizacji. Wygoda. Maile można czytać w kontekście innych informacji CRM: historii kontaktów z klientem, zaplanowanych zadań, prowadzonych negocjacji handlowych i innych. Bezpieczeństwo. Treść maili jest archiwizowana na jednym serwerze, nie można jej ukraść lub wynieść z firmy np. na notebooku pracownika. Komunikator Komunikator umożliwia przesyłanie krótkich wiadomości tekstowych pomiędzy pracownikami firmy. Jego zaletą jest fakt, że można z niego korzystać kontekstowo. Poza komunikatami wymienianymi przez użytkowników, istnieją również komunikaty systemowe. Niezależnie od miejsca, z którego wysyłamy komunikat zawiera on: treść - pole tekstowe na wpisanie treści komunikatu, do (grupy/pracownicy) - pole do wyboru adresatów komunikatu, rodzaj - pole wyboru pozwalające na ustawienie typu komunikatu (np. wytyczne sprzedażowe, sprawy organizacyjne, tematy do dyskusji itp.), powiadom i zamknij, kiedy - pole na wskazanie daty wysyłki komunikatu, firma - pole na wskazanie kontrahenta, z którym chcemy powiązać komunikat, niezbędna odpowiedź - adresat otrzyma informację o konieczności udzielenia odpowiedzi, powiadom o przeczytaniu - nadawca otrzyma potwierdzenie przeczytania komunikatu, utajnij adresatów każdy odbiorca w polu adresat będzie widział jedynie swoje dane, pliki - pole umożliwia dodanie do komunikatu załączników. 8

8 Zestawienia i raporty Program bs4 CRM posiada nowoczesne i ergonomiczne zestawienia: dostępne z dowolnego miejsca na świecie przez przeglądarkę internetową, dzięki technologii Ajax, minimum danych przesyłanych jest przez Internet co przyśpiesza pracę zdalną, łatwe zarządzanie zestawieniami - konfiguracja kolumn, kryteriów szukania, kolejności i szerokości kolumn, skonfigurowane przez administratora nowe pola kartotek są automatycznie dostępne jako kolumny w zestawieniach lub kryteria szukania, wyniki zestawień zależnie od posiadanych uprawnień można eksportować. Projektowanie własnych wskaźników agregujących Wiele zestawień w programie umożliwia tworzenie tzw. agregatów. Po wybraniu interesujących nas kryteriów szukania w wybranym zestawieniu można ustawić, aby program potraktował ilość wyświetlonych wierszy lub liczbę będącą sumą wybranej kolumny jako nowy agregat. Podstawowe korzyści: olbrzymia elastyczność i dowolność w konfigurowaniu efekt dostępny natychmiast bez programowania przez producenta systemu, szybkie w działaniu - są przeliczane cyklicznie (np. w nocy) a później już tylko wyświetlane bez obciążania bazy danych, można ich użyć jako kryteria w innych zestawieniach np. znajdź kontrahentów, którzy mają ilość niezapłaconych faktur od 2 do 100, można je wyświetlać jako kolumny w innych zestawieniach (np. przy każdym handlowcu sprzedaż jaką osiągnął w poprzednim miesiącu), w kartotekach (np. w górnej belce karty kontrahenta przeliczone najważniejsze agregaty dotyczące kontrahenta) Wykresy Do raportów statystycznych można generować wykresy. Możliwe są wykresy jedno- i dwuwymiarowe, na wszystkich danych raportu lub na wybranych kolumnach/wierszach. 9

9 Automatyczne alarmowanie o niekorzystnych trendach Program posiada funkcjonalność monitoringów. Dla wszystkich kluczowych zestawień w systemie można ustawić opcję alarmowania jeżeli wybrane liczby w zestawieniu będą miały w przyszłości wartości niekorzystne dla firmy. Przykłady: za niska sprzedaż w ostatnich 7 dniach, za mało wizyt handlowych w ostatnich 30 dniach, brak aktywności handlowca w danym temacie sprzedażowym, Podstawowe korzyści: to o czym jest alarmowany użytkownik zależy tylko od jego potrzeb, nie ma potrzeby cyklicznego tworzenia i sprawdzania raportów nie traci się czasu na ich tworzenie i analizę, proste w ustawieniu, nie obciążają bazy danych, jako kryteria do monitoringu można ustawiać wszystkie filtry jakie są dostępne w zestawieniach. Raporty statystyczne Oprócz zestawień, które wyświetlają określone rekordy z bazy danych (faktury, transakcje, zlecenia, zdarzenia, produkty, kontrahentów itp.), program bs4 CRM oferuje ponadto szereg raportów statystycznych, które zawierają dane już zsumowane, zgrupowane według wybranych kryteriów. Przykłady takich zestawień: struktura procentowa i ilościowa klientów według wybranej cechy - np. według ważności, opiekuna handlowego (lub dowolnego innego pola z kartoteki kontrahenta), trendy w ilościach zdarzeń - jak zmieniała się w kolejnych miesiącach ilość ofert wysyłanych przez handlowców, ilość spotkań itp., jaka jest konwersja spotkań sprzedażowych dla poszczególnych handlowców. 10

10 Pulpit managera Są to konfigurowalne strony startowe programu, na których każdy użytkownik samodzielnie może umieszczać m.in. takie elementy jak: "linki" (skróty) do wybranych zestawień i raportów statystycznych, aktualne podsumowania zwracane przez interesujące nas zestawienia, całościowe, wybrane przez użytkownika zestawienia - wygenerowane w momencie wyświetlania strony, według zapamiętanych kryteriów - przykłady: wizyty u klientów do wykonania w najbliższych 7 dniach przez handlowców; zestawienie klientów dodanych w bieżącym tygodniu; zestawienie przeterminowanych zleceń serwisowych. wykresy raportów statystycznych dane do wykresu generują się w czasie rzeczywistym w momencie wyświetlania strony. Przykładowy pulpit managera: 11

11 Dostępne moduły programu: Moduł bazowy BS4 CRM Produkty+ Zlecenia Baza Wiedzy bs4 mail Dostawy Egzemplarze produktów Faktury Komunikacja SMS Procedury Synchronizacja z programem ERP (jednym lub wieloma) bs4 API bs4 banki bs4 DMS bs4 Skype Billingi Integracja z Allegro Plany sprzedaży Premie i prowizje Raporty zewnętrzne Replikator Umowy długoterminowe Zarządzanie wysyłkami 12

12