Nowe funkcjonalności w wersji Automatyczne uzupełnianie zakładek w dokumentach WORD przy podpisywaniu

Transkrypt

1 Nowe funkcjonalności w wersji Automatyczne uzupełnianie zakładek w dokumentach WORD przy podpisywaniu Istnieje możliwość zdefiniowania 3 pól, które w sposób automatyczny zostaną uzupełnione w trakcie podpisywania o wskazane atrybuty tj.: Data podpisu, Miejscowość podpisu, Znak sprawy.automa Ustawianie wybranych atrybutów (może być 1, 2 lub 3) odbywa się z poziomu menu Wstawianie Zakładka i wymaga wskazania kursorem miejsc na piśmie, na których nastąpi autouzupełnienie. Po wyświetleniu okienka Zakładka należy wpisać żądany atrybut wg wzoru: EZDNumerSprawy, EZDDataPodpisu, EZDMiejscowośćPodpisu Potwierdzić klikając przycisk Dodaj Uwaga: Funkcjonalność dostępna pod warunkiem nadania uprawnienia (149 Auto-uzupełnianie dokumentów przed podpisem) 1

2 2. Przyjmowanie kopert przed rejestracją wysyłki W celu przyjęcia korespondencji wychodzącej przez punkt wysyłający przed zarejestrowanie w Rejestrze przesyłek wychodzących z poziomu klikamy. W okienku Obsługa korespondencji wychodzącej w polu "Kod" zakładki Przyjmowanie korespondencji skanujemy czytnikiem lub wprowadzamy kod korespondencji: Korespondencja uzyska status korespondencji przyjętej przez punkt wysyłający. W koszulce pracownika status korespondencji zmieni się z na Zmiany statusów korespondencji papierowej w trakcie rejestracji i przetwarzania przez punkt kancelaryjny Wykonana czynności Status Flaga Komunikat (dymek) w koszulce pracownika Rejestracja korespondencji przez pracownika Niewysłana 2

3 Przyjęcie korespondencji przez pracownika kancelarii (punktu wysyłki) Wysłanie korespondencji przez pracownika kancelarii (punktu wysyłki) Przyjęta Wysłana 3. Nowy silnik drukowania kopert/wydruków/nadruków. Wszystkie wydruki są konfigurowalne. Na potrzeby konkretnej wysyłki użytkownik może ustalić zakres danych drukowanych na kopercie. 4. Hurtowe kopiowanie koszulek W tym celu z poziomu kopiowanej koszulki z zakładki Przekaż należy rozwinąć Kopia hurtowa. i wybrać opcję 3

4 Następnie należy wskazać liczbę kopi i zatwierdzić zapisz. Wykonane kopie będą znajdowały się w folderze : Nowe 5. Możliwość generowania spisów/wydruków na spisie spraw Istnieje możliwość wydrukowania spisu spraw wg różnych konfiguracji: Skorzystanie z opcji Wydruk spowoduje wydrukowanie całego spisu spraw. Aby wydrukować określony zakres spisu spraw należy odznaczyć checkbox przy wybranych sprawach i skorzystać z opcji Wkładka sprawy A4 4

5 6. Ustalenie przełożonego pracownika (funkcjonalność powiązana z silnikiem procesów) 5

6 7. Wydruk korespondencji na innym stanowisku (wygenerowania kodu do drukowania korespondencji) Po zakończeniu rejestrowania korespondencji w przechodzimy do modułu Rejestry i wybieramy wychodzące. W razie potrzeby wybieramy datę rejestracji korespondencji i klikamy szukaj: 6

7 Zaznaczamy, które etykiet związane z danym adresatem chcemy wydrukować, a następnie klikamy Zapisz listę zaznaczonych : Zapisujemy wyświetlony kod. Z powyższym numerem kierujemy się do innego stanowisk (wyposażonego w odpowiednią drukarkę) Korzystając z uprzejmości osoby zalogowanej w EZD na stronie głównej w polu Kod kreskowy wpisujemy otrzymany numer i zatwierdzamy go Enterem. 7

8 Zostanie wyświetlona strona Wyszukiwanie korespondencji wychodzącej z naszą korespondencją, na której wskazujemy korespondencje oraz klikamy Drukuj zaznaczone 8. Hurtowe przerejestrowanie spraw System umożliwia hurtowe przerejestrowywanie spraw, co jest przydatne zwłaszcza w przypadku zmian organizacyjnych, gdzie trzeba pod nowy znak spraw przerejestrować wszystkie niezakończone sprawy. Następnie wyświetli się widok jak poniżej, gdzie po wybraniu właściwego spisu spraw, pokażą się wszystkie sprawy w toku (możemy wybrać sprawy zarejestrowane przez konkretnego pracownika lub wszystkich pracowników oddziału). 8

9 Wybieramy następnie pod jaki symbol chcemy przerejestrować wybrane sprawy, wybieramy interesujące nas sprawy przez zaznaczenie checkbox i klikając ikonkę przerejestruj, dokonamy hurtowego przerejestrowania spraw. Po tej operacji ukaże nam się informacja pod jakimi numerami zostają zapisane przenoszone sprawy. Widok przerejestrowanych spra w spisie spraw: 9

10 Po wykonaniu operacji hurtowego przerejestrowania spraw, przekazane sprawy trafiają do folderu Nowe użytkownika, którego wskazaliśmy podczas przerejestrowywania. 9. Hurtowe przekazywanie pism W celu rozpoczęcia procesu hurtowego przekazywania pism należy z wciśniętym klawiszem Ctrl zaznaczyć koszulki, które chcemy przekazać. Po lewej stronie monitora pojawi się nam okienko, w którym zostaną umieszczone koszulki do przekazania. W celu hurtowego przekazania wciskamy przycisk przekaż. Następnie ze struktury jednostki wybieramy adresata koszulek: i potwierdzamy wykonania przekazania koszulek: 10

11 Przekazane w ten sposób koszulki trafiają do adresata do folderu Nowe. 10. Hurtowe pobieranie zawartości koszulek Funkcjonalność umożliwia pobranie dokumentów z wskazanych przez pracownika koszulek i skopiowanie ich do nowej koszulki. Poniżej przedstawione są dwie koszulki z zawartością odpowiednio: Pismo1 i Pismo 2 oraz Pismo 3 i Pismo 4. W folderze W realizacji zaznaczamy koszulki z wciśniętym klawiszem Ctrl, które w następnej kolejności pojawią się w okienku Wybrane koszulki. 11

12 Po kliknięciu przycisku Pobierz stworzone zostanie koszulka, która pojawi się w folderze Nowe : Jej zawartość stanowić będzie plik ze skompresowaną zawartości wskazanych koszulek. Zawartość pliku podzielona będzie na katalogi odpowiadające nazwom koszulek. Funkcjonalności zmienione / poprawione 1. Dodano możliwość przerwania obiegu koszulki z szablonu W przypadku korzystania z szablonu obiegu można będzie go przerwać zwracając do osoby od której go otrzymaliśmy np. w przypadku braku akceptacji pisma, które zostało przekazane w tym trybie W przypadku przerwania obiegu wyświetla się informacja, do kogo zostanie zwrócona koszulka 12

13 2. Dodano możliwość przejścia do koszulki z wyszukiwarki korespondencji wychodzącej 3. Można dowolnie konfigurować liczbę pracowników, dla których można wykonać operacje przekazywania/udostępniania 4. Dodano opisy statusów w historii przy oznaczaniu kopert 13

14 5. Wyświetlanie akceptacji na dokumentach udostępnionych 6. Wyszukiwanie dokumentów po ID w wyszukiwarce 7. Podgląd dokumentów po naciśnięciu przycisku + na powiązanej koszulce 14

15 8. Poprawa działania przycisku Zaznacz/Odznacz wszystkie w zatwierdzaniu zmian 9. Usuwanie ze spisu spraw Po kliknięciu na znak sprawy wyświetla się ikonka Usuń spisu spraw 10. Dodano możliwość podczepiania skanów do dokumentów składu chronologicznego oraz zwrotek Mechanizm polega na automatycznym dołączaniu się skanu pod każdy kod kreskowy na dokumencie. W EZD są trzy rodzaje kodów kreskowych: RPW, składu chronologicznego oraz zwrotek. Jeżeli dokumentowi przyporządkowane są te 3 rodzaje, to dostęp do skanów będzie z tych 3 miejsc Możliwość doczepienia skanów przy zwrotkach omówiono wcześniej, a tak wygląda informacja o skanie w składzie dokumentów składu chronologicznego 11. Rozszerzono słownik Rodzaju dokumentu 15

16 12. Zmieniono etykietę Adres odpowiedzi na Adres odpowiedzi epuap 13. Poprawiono nazwę Przerejestrowanie spraw oraz Poczta elektroniczna 14. Sygnatura sprawy w przypadku stosowania symbolu Wydziału nie uwzględnia symbolu jednostki w przypadku kiedy pracownik rejestrujący jest z Wydziału 15. Panel do rejestrowania sprawy posiada możliwość zmiany etykiet Wydział, Jednostka 16. Rozbudowano raport Spisu Spraw o możliwość ograniczenia czasowego po Dacie Zarejestrowania Sprawy 17. Dodano możliwość testowania drukowania etykiet (kodami programowania) z poziomu Administracja->Inne w sekcji Drukuj. Możliwość przetestowania np. drukowania kodów kreskowych 14 znakowych 18. Naprawiono poprawne działanie blokady maksymalnej liczby wybranych pracowników przy przekazywaniu 19. Do wszystkich rejestrów w przypadku ustawienia typu prowadzenia KOSZULKA lub SPRAWA zostaną wyświetlone kolumny: Link do koszulki, Status koszulki (W toku, Zawieszone, Zakończone), Właściciel koszulki, Znak sprawy (jeżeli jest zarejestrowana sprawa) We wszystkich rejestrach będą widoczne kolumny z powyższymi danymi 20. Poprawiono zaznaczanie spraw przekazywanych do archiwum 21. Poprawiono dostęp do koszulek przez Archiwistów nie posiadających uprawnień Readera 22. Poprawiono "skaczące" ikonki wiadomości/powiadomień 23. Poprawiono zapis danych w rejestrze Specjalizacji (16) 24. Poprawiono kopiowanie się numerów RPW w przypadku wykonania kopii koszulki 16