Spis treści. CRM. Rozwijaj firmę. Uporządkuj sprzedaż i wiedzę o klientach. bs4 intranet oprogramowanie, które daje przewagę

Transkrypt

1 Moduł bs4-mail

2 Spis treści Wstęp...3 Podstawowe zasady pracy z modułem:...3 Obsługa modułu bs4 mail krok po kroku...4 Inne, standardowe funkcjonalności:...7 Powiązania z innymi modułami:...8 Zalety wykorzystania modułu bs4mail do odbioru poczty:...8 2

3 Wstęp Moduł bs4 mail pozwala czytać i obrabiać e bezpośrednio w programie CRM. Umożliwia automatycznią archiwizowizację w systemie bs4-crm i przychodzących i wychodzących, przyporządkowywanych do poszczególnych kartotek kontrahentów. Jego wykorzystanie oznacza szybszą pracę i bardziej niezawodną obsługę Klienta. Podstawowe zasady pracy z modułem: e przegląda się poprzez stronę internetową będącą częścią programu bs4-intranet. Program odbiera e z dowolnej ilości kont poprzez protokół POP3 lub IMAP, współpracując z niemal wszystkimi providerami internetowymi (ISP). Grafika nr 1 widok oknaodbioru poczty z możliwośćią zarejestrowania wcześniej zdefiniowanego zdarzenia e wysyła się z kartotek kontrahentów. Maile można czytać w kontekście innych informacji CRM: historii kontaktów z klientem, zaplanowanych zadań. 3

4 Obsługa modułu bs4 mail krok po kroku System sprawdza czy są wiadomości i pobiera je na serwer firmowy od providera internetowego. Na podstawie reguł ustala adresata (pracownika). Pracownik widzi nowe wiadomości na stronie odbioru poczty (informacja wyświetla się również w oknie głównym bs4-intranet). Grafika nr 2 zestawienie wiadomości powiązanych z kontrahentem, z poziomu jego kartoteki System próbuje rozpoznać nadawcę maila porównując jego adres z bazą adresów w bs4-crm i powiązać wiadomość z kartoteką kontrahenta. Jeśli jest to pierwsza wiadomość od danego klienta a w bazie CRM nie było wprowadzonego jego adresu , pracownik musi ręcznie wskazać nadawcę a w bazie CRM lub go dodać wpisując nazwę firmy. Pracownik musi dla każdej otrzymanej wiadomości potwierdzić przeczytanie kliknięciem, odpowiedzieć na nią lub skasować ją. Dopóki nie wykona żadnej z tych operacji wiadomość pozostaje w folderze wiadomości otrzymanych. Otrzymany można rejestrować jako jedno z predefiniowanych zdarzeń (np. nowe zapytanie ofertowe, reklamacja itp.). Zarejestrowane zdarzenia mogą powodować skutki przewidziane w bs4-intranet (procedury, powiadomienia, rozliczenia itp.). 4

5 W momencie kliknięcia Przeczytano lub Odpowiedz system rejestruje zdarzenie w historii kontrahenta z treścią wiadomości. Po zarejestrowaniu zdarzenia użytkownik może kliknąć na linki prowadzące do kartoteki firmy z którą był powiązany , strony edycji zlecenia, transakcji itp. Pozwala to szybko uzupełnić szczegóły lub nadać dalszy bieg sprawie. Sysytem umożliwia otwieranie zleceń i transakcji na podstawie a lub powiązywanie z istniejącym zleceniem / transakcją. Korzystając z szblonów odpowiedzi możemy w szybki sposób odpowiedzieć klientam na e Przekazując otrzymaną wiadomość innym pracownikom mamy możliwość dopisywania komentarzy, z zachowaniem oryginalnego nadawcy i oryginalnej treści. Grafika nr 3 redagowanie a z użyciem szablonu, z poziomu edycji transakcji 5

6 Konfiguracja. W specjalnym konfiguratorze należy zdefiniować konta z których program ma czytać wiadomości. Definiowane są reguły przetwarzania wiadomości do kogo je przekazywać, jakie zdarzenie rejestrować. Grafika nr 4 okno konfiguracyjne konta użytkownika Reguły automatycznego przekazywania a do odpowiedniego pracownika, opiekuna handlowego klienta lub osoby wylosowanej z grupy pracowników, zależnie od treści wiadomości. 6

7 Opcja definiowania autoresponderów, które w określonych okolicznościach (np. dniach nieobecności pracownika) wysyłają klientowi automatyczną odpowiedź zanim jeszcze ktokolwiek przeczyta wiadomość. Grafika nr 5 okno ustawień reguł dla konta Inne, standardowe funkcjonalności: Odpowiadając na klienta system może w treści redagowanej wiadomości umieszczać oryginalną treść lub temat. Odpowiadając można wybrać spod jakiego adresu wysyłamy własnego czy adresu na który oryginalny klienta był wysłany (jeśli różne). Skasowane są definitywnie usuwane z systemu poprzez automatyczny proces sprzątający. 7

8 Powiązania z innymi modułami: Zlecenia otwieranie nowych zleceń z poziomu strony odbioru poczty lub powiązywanie z istniejącymi zleceniami. Produkty powiązywanie a z produktem. Procedury rejestrowane zdarzenie z em może startować procedurę. Baza Wiedzy przy odpowiadaniu na moża wstawić FAQ z modułu Baza wiedzy. Treść redagowanego a można dodać do FAQ. Zalety wykorzystania modułu bs4mail do odbioru poczty: Kontrola. Moduł informuje, które e pozostały bez reakcji. Wsparcie zarządzania dla kierowników. Uprawnione osoby w firmie mogą czytać pocztę innych osób, przekazywać e pomiędzy osobami w firmie. Grafika nr 6 okno skrzynki owej z możliwością podglądu poczty pracowników Mobilność. Poczta jest dostępna przez przeglądarkę z dowolnej lokalizacji. Wygoda. Maile można czytać w kontekście innych informacji CRM: historii kontaktów z klientem, zaplanowanych zadań. Bezpieczeństwo. Treść maili jest archiwizowana na jednym serwerze, nie można jej ukraść lub wynieść z firmy np. na notebooku pracownika. 8