Podstawowa konfiguracja modułu Szkolenia

Transkrypt

1 Podstawowa konfiguracja modułu Szkolenia Soneta Sp z o.o. ul. Wadowicka 8a, wejście B Kraków tel./fax +48 (12) crm@enova.pl

2 Spis treści Konfiguracja... 3 Definicja dokumentu ZNS... 3 Definicja zgłoszenia... 4 Wprowadzanie danych do programu... 5 Dodawanie rodzaju szkolenia... 5 Dodawanie kartoteki usługowej... 5 Dodawanie grupy szkoleniowej... 6 Dodawanie uczestnika szkolenia... 7 Zgłaszanie uczestnika na szkolenie... 8 Rozliczanie uczestnika... 9

3 Celem niniejszego opracowania jest przedstawienie sposobu konfiguracji modułu szkoleniowego, tak aby możliwa była pełna kontrola nad płatnościami poszczególnych uczestników szkolenia. Omówione zostaną również zagadnienia generowania dokumentów zapotrzebowania na szkolenie oraz rozbicia płatności za szkolenie na więcej niż jednego płatnika. Konfiguracja Definicja dokumentu ZNS Pierwszym elementem, który należy zdefiniowad, jest dokument ZNS (zapotrzebowanie na szkolenie). Dokument ten określa kto i ile płaci za dane szkolenie. Nie ma potrzeby dodawania nowych definicji dokumentu. W standardowej konfiguracji rolę dokumentu ZNS doskonale spełni dokument ZO (Zamówienie od odbiorcy). Konfigurację modułu szkoleniowego rozpoczynamy od wejścia do panelu konfiguracyjnego. W zakładce Szkolenia odszukujemy Ustawienia i tutaj w pierwszym polu wybieramy z listy dostępnych pozycji definicję dokumentu ZO. Na tym formularzu należy wskazad jeszcze domyślny magazyn. Na niego będą wystawiane zarówno dokumenty ZO jak i faktury. (Pozostałe pola mają znaczenie przy przenoszeniu uczestników między grupami, oraz przy seryjnym wystawianiu faktur i zostaną opisane w osobnym artykule). Rys. 1 Wybieranie definicji dokumentu ZNS i ustawianie domyślnego magazynu.

4 Definicja zgłoszenia Kolejną czynnością, którą trzeba wykonad, jest dodanie definicji zgłoszenia. Zgłoszenie jest obiektem, który pozwala przypisad uczestnika do konkretnego szkolenia oraz określid jaki jest koszt szkolenia dla tej konkretnej osoby, a także wskazad płatników, jeśli jest ich więcej niż jeden lub gdy za uczestnika płaci np. jego firma. Definicję zgłoszenia dodajemy w zakładce Definicje zgłoszeo. Przyciskiem Nowy otwieramy prosty formularz, na którym jedynym obowiązkowym polem do wypełnienia jest Symbol. Warto również nadad zgłoszeniu nazwę. Polem wymagającym większego wyjaśnienia jest checkbox Zbiorcza. Zgłoszenie może byd indywidualne lub grupowe. To drugie pozwala na jednej karcie zgłoszeniowej wskazad wielu uczestników. Każdy z nich może byd zgłoszony na inne szkolenie. Jest to przydane w przypadkach, gdy np. firma wysyła grupę ludzi na jedno lub wiele szkoleo. Zaznaczenie pola Zbiorcza spowoduje różnice w wyglądzie formularza zgłoszeniowego. Nie można zapomnied o nadaniu operatorom praw dostępu do definicji zgłoszenia. Rys. 2 Formularz definicji zgłoszenia

5 Wprowadzanie danych do programu Kroki wymienione powyżej to w zasadzie jedyne czynności, które są niezbędne do wykonania w panelu konfiguracyjnym. Rozważmy teraz przykład, w którym moduł Szkolenia wdrożony jest w firmie organizującej kursy na prawo jazdy. Do takiej szkoły przychodzi osoba, która jest zainteresowana zdobyciem uprawnieo kategorii C. Kurs kosztuje 2 tys. zł. z czego uczestnik płaci tylko połowę. Pozostałą częśd kosztów pokrywa jego pracodawca. Kroki które powinniśmy wykonad to : Ad Utworzyd rodzaj szkolenia 2. Dodad odpowiednią pozycję do cennika 3. Utworzyd grupę szkoleniową 4. Założyd kartotekę uczestnika 5. Zgłosid uczestnika na szkolenie 6. Utworzyd dokument ZNS i wystawid faktury. Dodawanie rodzaju szkolenia Nowy rodzaj szkolenia dodajemy na liście Szkolenia/Rodzaje szkoleo. Obowiązkowe pola to tylko te na zakładce Ogólne. Ich szczegółowy opis znajduje się w instrukcji do modułu Szkolenia. Rys. 3 Formularz rodzaju szkolenia Ad. 2 Dodawanie kartoteki usługowej Na cenniku dodajemy usługę, która będzie powiązana z grupą szkoleniową. Usługa będzie figurowad na dokumentach handlowych powiązanych z konkretną grupą szkoleniową. W naszym przypadku ustalimy cenę kursu na 2000 zł.

6 Rys. 4 Dodawanie pozycji do cennika Ad. 3 Dodawanie grupy szkoleniowej Tworzymy grupę szkoleniową. W tym celu wchodzimy na listę Szkolenia/Grupy szkoleniowe i wciskamy przycisk Nowy. Jedyne obowiązkowe pola znajdują się na zakładce Ogólne. Są to Numer, który musi byd unikalny. I Oddział. To drugie pole wypełnia się automatycznie. Lista podpowiedzi pojawia się tam, jeżeli w konfiguracji włączona jest wielooddziałowośd. W przypadku gdy w module szkoleniowym mają byd wystawiane faktury, bardzo istotne jest, aby powiązad ten moduł z modułem Handel. Wiązanie to następuje przez wypełnienie pola Usługa szkoleniowa. Na dostępnej liści wyboru wskazujemy, z którą kartoteką usługowa będzie powiązana dana grupa szkoleniowa. Jeżeli pole to pozostanie puste, wówczas niemożliwe stanie się wygenerowanie dokumentów ZNS, a co za tym idzie proste rozliczanie szkoleo.

7 Rys. 5 Tworzenie grupy szkoleniowej Ad. 4 Dodawanie uczestnika szkolenia Na liście uczestników dodajemy nową pozycję. Obowiązkowe jest tylko pole Nazwisko. Numer i Oddział wypełnią się automatycznie. Rys. 6 Rejestrowanie uczestnika

8 Ad. 5 Zgłaszanie uczestnika na szkolenie Krok piąty to w zasadzie najistotniejszy element całego przykładu. Określamy tutaj kto i w jakim szkoleniu będzie brał udział. Wskazujemy również płatnika lub płatników. Aby zapisad osobę na szkolenie wchodzimy na listę Szkolenia/Zgłoszenia i otwieramy kartę zgłoszeniową, klikając przycisk Nowy. Jeżeli, tak jak ma to miejsce w omawianym przypadku, uczestnik wysyłany jest na kurs przez firmę, wówczas wskazujemy ją w polu Kontrahent. Następnie wybieramy uczestnika, rodzaj kursu na który się zapisał (pole Szkolenie ) i wybieramy konkretną grupę szkoleniową. Pole Tryb zajęd uzupełni się automatycznie na podstawie ustawieo grupy szkoleniowej. W polu płatnik figuruje zawsze uczestnik kursu, chyba, że wypełnione jest pole Kontrahent. Wówczas to on staje się głównym płatnikiem. Rys. 7 Zgłaszanie uczestnika na szkolenie

9 W omawianym przypadku uczestnik pokrywa połowę kosztów kursu. Fakt ten można zarejestrowad przez dodanie kolejnego płatnika do zgłoszenia. Można to zrobid wywołując z menu Czynności pozycję Dodaj płatnika. W oknie, które się pojawi, należy wybrad płatnika oraz wskazad kwotę, którą będzie on płacił. W naszym przypadku dodatkowym płatnikiem będzie kontrahent odpowiadający uczestnikowi szkolenia (przy tworzeniu kartoteki uczestnika automatycznie generowana jest kartoteka kontrahenta). Wskazujemy również kwotę jaką płaci dodatkowy płatnik. Zmiany potwierdzamy przyciskiem OK. Rys. 8 Okienko wyboru dodatkowego płatnika Uwaga! Wpisana kwota w polu wartośd powinna byd uzależniona od sposobu liczenia dokumentu ZO. Jeśli liczony jest od netto, to należy wprowadzid kwotę netto, a jeżeli od brutto, to brutto. Ad. 6 Rozliczanie uczestnika Po wypełnieniu danych można już utworzyd dokument ZNS. Do tego celu służy przycisk Utwórz zapotrzebowanie (cały czas znajdujemy się na formularzu zgłoszenia). Po jego kliknięciu wywołane zostanie okienko z parametrem określającym datę dokumentu. Data może byd dowolna, ale nie późniejsza niż data pierwszej faktury. Po wprowadzeniu daty podniesiony zostanie formularz dokumentu ZO. Na pozycji tego dokumentu będzie widnied kartoteka usługowa, którą dodaliśmy, w drugim kroku, do cennika oraz wybraliśmy na grupie szkoleniowej (krok 3). Tak naprawdę w tym konkretnym przypadku powstają dwa dokumenty ZNS. Na jednym jako kontrahent widnieje firma zgłaszająca, a na drugim uczestnik. Z poziomu zgłoszenia podnosi się jednak tylko dokument dla głównego płatnika (czyli tego, który na formularzu zgłoszenia widnieje w polu Płatnik ). Jeżeli dane na dokumencie ZO są poprawne, wówczas można zatwierdzid dokumenty i zapisad zmiany na zgłoszeniu. Oba dokumenty ZNS znajdziemy na liście Szkolenia/Dokumenty handlowe. Tutaj można zatwierdzid drugi dokument i wystawid faktury. W naszym przypadku będą to co najmniej dwa dokumenty. Jeden na firmę, a drugi na uczestnika szkolenia. Wystawmy zwykłą fakturę na pełną kwotę 1000 zł. dla firmy zgłaszającej. Ustawmy na niej jakiś termin płatności, tak aby faktur nie była rozliczona. Dla uczestnika szkolenia wystawmy fakturę zaliczkową na kwotę 500zł. płatną gotówką (czyli rozliczoną). Lista dokumentów handlowych powinna wyglądad podobnie do tej na Rys. 9

10 Rys. 9 Lista Szkolenia/Dokumenty handlowe Ostatnie dwie kolumny to workery. Pierwszy to Workers.PłatnościDokumentu.StanRozliczenia, a drugi Workers.DokumentZgłoszenieInfo.NumeryGrup. Teraz można już zobaczyd rozliczenie tego uczestnika na grupie szkoleniowej. Wystarczy otworzyd formularz grupy szkoleniowej i wejśd na zakładkę szkolenia. Odpowiednio skonfigurowana lista wyświetli wszystkie niezbędne informacje np. tak jak ma to miejsce na Rys. 10 Rys. 10 Informacje o rozliczeniach uczestnika widoczne na grupie szkoleniowej Wszystkie informacje zwracające kwoty dostępne są w workerze ZgłoszenieUczestnikInfo. W przedstawionym przykładzie są to kolejno: Wartośd zapotrzebowao [Workers.ZgłoszenieUczestnikInfo.WartośdZapotrzebowan] zwraca sumę wartości wszystkich dokumentów zapotrzebowania na szkolenie, wygenerowanych dla tego uczestnika. Mamy dwa zapotrzebowania, każde na kwotę 1000 zł. Zafakturowano [Workers.ZgłoszenieUczestnikInfo.KwotaPłatności] - zwraca ogólną sumę płatności z dokumentów wygenerowanymi dla tego uczestnika. Wystawiono dwie faktury. Dla firmy na kwotę 1000 zł i dla uczestnika na kwotę 500 zł. Do zafakturowania [Workers.ZgłoszenieUczestnikInfo.DoZafakturowania] różnica między wartością zapotrzebowania a kwotą płatności. Pokazuje na jaką kwotę należy jeszcze wystawid faktury. Dla uczestnika należy jeszcze wystawid fakturę na kwotę 500 zł. Zapłacono [Workers.ZgłoszenieUczestnikInfo.Rozliczono] pokazuje jaka kwota płatności została rozliczona. W kasie jest tylko 500 zł. zapłacone gotówką przez uczestnika szkolenia. Firma dostała fakturę przelewową z terminem płatności. Zafakturowane do zapłaty [Workers.ZgłoszenieUczestnikInfo.DoRozliczenia] pokazuje sumę kwot płatności, które nie zostały rozliczone. Oczekujemy na wpłatę 1000 zł. od firmy, której wystawiono już fakturę.