Te i wiele innych cech sprawia, że program mimo swej prostoty jest bardzo funkcjonalny i spełnia oczekiwania większości klientów.

Transkrypt

1 Instrukcja użytkownika OFERTOWANIE 3.0 Program OFERTOWANIE 3.0 to intuicyjne i łatwe w użyciu narzędzie do szybkiego przygotowania i wydrukowania profesjonalnie wyglądającej oferty dla klienta, Program jest bardzo łatwy w użyciu dzięki czemu ofertę można przygotować w kilka sekund robiąc to razem z Klientem podczas spotkania czy rozmowy telefonicznej a następnie wręczyć Klientowi wspólnie przygotowaną ofertę lub wysłać ją mailem. Wygląd oferty można samodzielnie konfigurować przez dodanie logo firmy czy danych teleadresowych, które można rozmieścić w dowolnym miejscu oferty. Do nazw produktów można dodać dodatkowy opis, parametry a nawet zdjęcia, które wydrukują sie przy poszczególnych pozycjach oferty. Program pozwala na stosowanie "wariantów produktu" oraz mechanizmy podpowiadania przy doborze produktów tzw. "produkty zalecane". Można także zaimportować listę produktów z zewnętrznego pliku lub bazy danych. Oferty można przygotowywać w PLN lub walucie obcej, zastosować rabat globalny w odniesieniu do całej oferty lub zmienić ceny poszczególnych pozycji. Te i wiele innych cech sprawia, że program mimo swej prostoty jest bardzo funkcjonalny i spełnia oczekiwania większości klientów.

2 Spis treści 1. Wprowadzenie 2. Instalacja 3. Konfiguracja programu 4. Przygotowanie oferty 5. Wydruk oferty 1. Wprowadzenie Program OFERTOWANIE 3.0 jest uniwersalnym programem do sporządzania i ewidencji ofert dla firm handlowych oraz dla indywidualnych klientów. Oferty handlowe przygotowywane są w oparciu o produkty wprowadzone i zapisane w bazie danych. Korzystanie z programu ułatwia zakładkowa budowa interfejsu aplikacji, która sprawia, że w każdym momencie pracy użytkownik może odwołać się do innych opcji nie tracąc tego, co rozpoczął na poprzedniej zakładce. Przygotowanie oferty można wykonać w biurze i przesłać ofertę mailem lub przygotować ją w obecności klienta wybierając interesujące go produkty z bazy danych. Każdy produkt może mieć dołączone zdjęcie oraz dodatkowy opis w dokumencie w formacie.pdf (np. instrukcje obsługi, dokumentacja techniczna, specyfikacja, itp.). Zmiana oferty lub cen produktów odbywa się za pomocą pliku arkusza kalkulacyjnego importowanego z zakładki "Import Danych". Umożliwia to zmianę cen globalnie (np. za pomocą faktora). Program umożliwia dodawania indywidualnych upustów w trakcie tworzenia oferty. Zalety programu: zastosowanie w każdej branży dla małych i dużych firm nowoczesna i przejrzysta prezentacja produktów profesjonalny wygłąd oferty łatwa obsługa OFERTOWANIE Instrukcja użytkownika Str. 2 / 10

3 2. Instalacja Aby zainstalować program należy uruchomić plik o nazwie: Ofertowanie30.exe, który dostępny jest na stronie Program standardowo instaluje się w kartotece: C:\Program Files\Ofertowanie Po instalacji program gotowy jest do pracy: Główne okno programu OFERTOWANIE Instrukcja użytkownika Str. 3 / 10

4 3. Konfiguracja programu Konfiguracja programu sprowadza się do Zaprojektowania wyglądu oferty oraz wprowadzenie bazy produktów Wygląd oferty Wygląd oferty czyli to jak nasz dokument będzie wyglądał po wydrukowaniu wykonujemy jednorazowo projektując wygląd oferty przez wskazanie miejsc na kartce papieru w których mają znajdować się wybrane elementy strony tytułowej oferty. Aby zaprojektować wygląd oferty należy przejść do zakładki Ustawienia i zaznaczyć te elementy oferty, które chcemy aby pojawiły się na stronie. Poszczególne elementy rozmieszcza się na stronie przez podanie współrzędnych X, Y. Lewy górny róg strony odpowiada współrzędnym 0,0 natomiast prawy dolny X,Y. Oznacza to, że współrzędna X może przyjmować wartości z zakresu od 0 do X a współrzędna Y od 0 do Y. Zmiana współrzędnych wybranego elementu odwzorowywana jest natychmiast na szablonie kartki oferty umieszczonym z lewej strony na zakładce Ustawienia. Element, który jest aktualnie zmieniany jest podświetlony kolorem czerwonym. Dla każdego elementu za pomocą przycisku Font można oddzielnie zdefiniować parametry czcionki takie jak rodzaj, styl, rozmiar czy kolor. OFERTOWANIE Instrukcja użytkownika Str. 4 / 10

5 W projekcie wyglądu oferty przewidziane jest miejsce na logo firmy. Aby można było zamieścić logo firmy w szablonie należy wcześniej wgrać plik zawierający logotyp do kartoteki: C:\Program Files\Ofertowanie\Zdjecia. Logotyp powinien posiadać wymiary nie przekraczające X, Y pikseli. Ponadto do oferty można dodać oprócz logotypy także dodatkowy tekst, którego treść umieścimy w polu o nazwie Tekst informacyjny. W polu Prefiks oferty można umieścić tekst lub inicjały przedstawiciela handlowego, które będą składową numeru oferty dzięki temu można rozróżniać oferty przygotowywane przez różnych przedstawicieli handlowych firmy. Opcję tę włącza się przez wpisanie lub usunięcie danych. W podobny sposób do oferty wprowadzamy domyślną nazwę miejscowości która wskazuje miejsce powstania oferty. Jest to istotne w przypadku firmy wieloodziałowej aby zidentyfikować oddział firmy, który przygotował ofertę. Na koniec jeśli w firmie korzystamy z większej ilości drukarek można wskazać drukarkę, która będzie drukarka domyślną na której będą drukowane oferty. Po konfiguracji oferty należy zapisać wszystkie zmiany przyciskiem Zapisz lub wycofać się ze zmian wybierając przycisk Anuluj. Wprowadzone i zapisane zmiany będą widoczne w ofercie dopiero po ponownym uruchomieniu programu Baza produktów W celu dodania produktu do bazy należy przejść na zakładkę Produkty i wybrać przycisk Dodaj produkt OFERTOWANIE Instrukcja użytkownika Str. 5 / 10

6 Następnie wypełniamy kolejne pola z danymi produktu OFERTOWANIE Instrukcja użytkownika Str. 6 / 10

7 4. Przygotowanie oferty Aby przygotować ofertę przechodzimy na zakładkę Oferty i klikamy na przycisk Nowa oferta. Pojawia się formatka z nową ofertą, z domyślnie ustawioną bieżącą datą, w której pozostałe pola oznaczone kolorem żółtym należy wypełnić. Zaczynamy od wyboru klienta. Jeśli w bazie klientów mamy już wprowadzone dane kontrahenta dla którego przygotowywana jest oferta wówczas przez rozwinięcie strzałką listy wybieramy właściwą firmę. Jeśli nie mamy klienta w bazie musimy najpierw wprowadzić jego dane do bazy korzystając z przycisku Kontrahenci lub przechodząc na zakładkę Klienci. Następnie wybieramy przycisk Nowy i wprowadzamy do bazy dane klienta. Po zapisaniu danych przyciskiem Zapisz. Z okna z bazą klientów wychodzimy wybierając przycisk OK. Do oferty zostaną zaciągnięte dane klienta, który był zaznaczony w bazie klientów. Kolejny krok to wprowadzenie do oferty produktów. W tym celu należy kliknąć w przycisk Dodaj produkty. Przechodzimy wówczas do bazy danych z produktami i wybieramy z listy pozycje, która chcemy umieścić w ofercie i dodajemy do oferty produkt korzystając z przycisku Dodaj Produkty. Otwiera się okno bazy towarów z lista produktów w postaci struktury drzewa na wzór struktury kartotek w systemie Windows. Wybieramy żądany produkt przez zaznaczenie konkretnego produktu i klikniecie przycisku dodaj OFERTOWANIE Instrukcja użytkownika Str. 7 / 10

8 Zostaniemy następnie poproszeni o podanie ilości sztuk danego produktu : W ten sposób możemy dodać kolejne produkty do oferty. Jeśli kilka razy wybierzemy ten sam produkt to w ofercie pojawi się nam w pozycjach tylko raz natomiast w odpowiedniej ilości. Aby wrócić do formatki z ofertą należy wybrać przycisk Zakończ OFERTOWANIE Instrukcja użytkownika Str. 8 / 10

9 Zapisujemy ofertę przyciskiem Zapisz i możemy przystąpić do wydruku oferty. OFERTOWANIE Instrukcja użytkownika Str. 9 / 10

10 5. Wydruk oferty Aby wydrukować ofertę należy kliknąć przycisk Drukuj ofertę. Oferta wydrukuje się na drukarce wybranej w ustawieniach programu. OFERTOWANIE Instrukcja użytkownika Str. 10 / 10