Alians AMReminder. Przypomnij kontrahentom o nierozliczonych płatnościach

Transkrypt

1 Alians AMReminder Przypomnij kontrahentom o nierozliczonych płatnościach Do czego służy program Alians AMReminder? Program Alians AMReminder pozwala na automatyczne wysyłanie przypomnień do dłużników, informując ich o stanie nierozliczonych dokumentów zarejestrowanych w programach Comarch Optima oraz Comarch CDN XL. Najważniejsze funkcje programu. współpraca z systemami Comarch OPTIMA oraz Comarch CDN XL, aktualny stan nierozliczonych rozrachunków pobierany w chwili wysyłania powiadomień, praca w trybie automatycznym: wysyłanie powiadomień zgodnie ze zdefiniowanymi harmonogramami, praca w trybie interaktywnym: wysyłanie powiadomień w dowolnym momencie z pominięciem harmonogramu, możliwość definiowania adresów , na który będą wysyłane powiadomienia (poprzez atrybuty) i/lub adresy pobierane z kartoteki kontrahenta, obsługa wielu adresów dla jednego kontrahenta, możliwość definiowania typów dokumentów podlegających generacji przypomnień (faktury, paragony, ewidencja dodatkowa, noty), praca w trybie testowym - wysyłanie powiadomień na testowy adres , możliwość definiowania własnych szablonów powiadomień, w zależności od okresu przeterminowania dokumentów (wspomaganie dla procesu windykacji), możliwość wysyłki powiadomień przed upływem terminu płatności - przypomnienie o zbliżającym się terminie płatności, możliwość wysłania wiadomości z podsumowaniem informacji o przypomnieniach na adres administratora, przechowywanie historii wysyłanych powiadomień, możliwość wykonywania analiz dotyczących historii wysyłki powiadomień, możliwość eksportu do pliku CSV. Strona 1

2 Przygotowanie programu do pracy: Po zainstalowaniu programu Alians AMReminder, należy uruchomić menadżera programu Alians AMReminder (Menu Start -> Wszystkie programy -> Alians AMReminder -> Alians AMReminder). Zakładka Program. Określamy z jakim programem będzie współpracować Alians AMReminder oraz wskazujemy serwer i bazę danych, z której pobieramy dane o nierozliczonych dokumentach: Dokonane zmiany należy potwierdzić przyciskiem: Zapis parametrów połączenia SQL (ikona z dyskietką). Zakładka parametry Tryb pracy. Tryb pracy - Serwer usługi zaznaczamy na głównego komputerze pełniącego rolę serwera usługi, który będzie przeprowadzał wysyłkę i dla kontrahentów (zwykle jest to komputer na którym zainstalowana jest baza programu); tryb pracy: Klient usługi zaznaczony na pozostałych stanowiskach, na których dostępny jest program. Zaznaczenie opcji Klient blokuje możliwość wyświetlenia zakładki Usługa. Ustawienia konta pocztowego dla wiadomości wychodzących określamy parametry konta , z którego odbywać się będzie wysyłka dla kontrahentów. Strona 2

3 Tryb testowy wysyłania wiadomości. W wersji demonstracyjnej programu praca może odbywać się wyłącznie w trybie testowym. Wszystkie wiadomości są wówczas wysyłane wyłącznie na jedno konto konto dla testów. W wersji licencjonowanej programu możemy wybrać pracę w trybie testowym lub możemy odznaczyć pracę w trybie testowym. Odznaczenie tej opcji spowoduje wysyłanie wiadomości bezpośrednio do klientów posiadających nierozliczone dokumenty. Do wiadomości. Zaznaczenie parametru: Wysyłaj do wiadomości powoduje wysłanie kopii każdego a adresowanego do kontrahenta na konto Konto do wiadomości. Wysyłaj podsumowanie informacji o mailingu zaznaczenie opcji powoduje wysłanie podsumowywującego a (zbiorczo do jakich kontrahentów zostały wysłane przypomnienia) na adres Konto do wiadomości. Przycisk Wyślij wiadomość testową pozwala, na wysłanie widomości sprawdzającej poprawność konfiguracji konta pocztowego. Konto pocztowe odbiorcy wiadomości. Domyślny adres z kartoteki kontrahenta wiadomości do kontrahentów będą wysyłane na adres z z kartoteki kontrahenta w programie Comarch Optima/Comarch CDN XL. Adres z dodatkowego atrybutu kontrahenta. Jeżeli w Comarch Optima/Comarch CDN XL założymy dodatkowy atrybut tekstowy z adresem i atrybut dołączymy do kartoteki kontrahenta, wiadomości do kontrahenta będą wysyłane właśnie na ten adres. Oba parametry mogą być zaznaczone jednocześnie: wiadomość trafi wówczas na adresy z kartoteki kontrahenta oraz na adres z atrybutu. Strona 3

4 Zakładka Parametry cd. Typy dokumentów należności określamy listę typów nierozliczonych dokumentów, które będą brane pod uwagę w powiadomieniach dla klienta. Termin płatności Termin płatności powiększony o maksymalna zwłokę. Zaznaczenie parametru powoduje, że dokument z chwila upływu terminu płatności nie będzie automatycznie traktowany przez program jako dokument przeterminowany. Do terminu płatności zostanie doliczona w przypadku Comarch Optima liczba dni zdefiniowana na karcie kontrahenta w polu Maksymalna zwłoka, w przypadku Comarch CDN XL Spodziewany termin płatności dla sprzedaży. Historia. Program zapisuje historie wysłanych i do kontrahentów. Historię można przeanalizować za pomocą aplikacji Alians AMReminder Analiza dołączanej wraz z programem Alians AMReminder. Parametr Kasowanie historii po dniach, określa liczbę dni, przez która historia o wysyłce jest przechowywana w programie domyślnie 365 dni. Przycisk kasuj całą historie pozwala na usunięcie dotychczasowej historii wysyłanych (zaleca się uruchomienie przycisku po przeprowadzeniu testów z programem). Czcionka dla tabeli dokumentów. Pozwala określić, jaka czcionka będzie używana w ach wysyłanych dla kontrahentów w tabelach zawierających informację o dokumentach nierozliczonych i/lub dokumentach przeterminowanych. Uruchamianie usługi. Bezpośrednio po zainstalowaniu oprogramowania, usługa automatycznego wysyłania i do kontrahentów nie jest zainstalowana, ani włączona. Czas rozruch (domyślnie 5 sekund) oraz maksymalny czas działania usługi (domyślnie sekund = 8 godzin). Nie zaleca się zmiany w/w parametrów. Maksymalny czas działania usługi ma znaczenie jedynie w sytuacji wystąpienia błędów podczas wysyłki wiadomości wówczas usługa zatrzyma się automatycznie po zadeklarowanym czasie działania. Strona 4

5 Zakładka Szablony Pozwala na zdefiniowanie szablonów wiadomości , które będą wysyłane dla kontrahentów. Aby utworzyć domyślny szablon wiadomości należy nacisnąć przycisk: Wczytaj wzorcowy szablon. Szablon wiadomości można dostosować do własnych potrzeb za pomocą prostego edytora oraz makr zawartych w oknie po lewej stronie ekranu. W programie może funkcjonować wiele szablonów wiadomości np. inny szablon dla dokumentów przeterminowanych od 7 do 30 dni, inny dla dokumentów przeterminowanych powyżej 30 dni itd. Jeżeli w polach dni po terminie od do wskażemy liczbę ujemna np. -3, to program wyśle powiadomienie do kontrahenta na 3 dni przed upływem terminu płatności. Zakładka Usługa Pozwala na zainstalowanie usługi automatycznego lub ręcznego wysyłania wiadomości do klientów. Aby wysyłka wiadomości do klientów była możliwa, należy zainstalować usługę (przycisk instaluj usługę). Po zainstalowaniu usługi można przeprowadzić ręczną wysyłkę i do kontrahentów lub utworzyć harmonogram wysyłki automatycznej (określamy godzinę i dni tygodnia w których wysyłka ma zostać przeprowadzona). W każdym momencie po zainstalowaniu usługi można usunąć harmonogram (przycisk Usuń harmonogram) lub go zmienić (przycisk Utwórz harmonogram). W przypadku chęci odinstalowania programu zaleca się usunięcie harmonogramu oraz odinstalowanie usługi. Uwaga: Po zainstalowaniu usługi usługa będzie widoczna na liście usług systemu Windows (pod nazwą AL_MRAopt) z trybem uruchomienia ręcznym (nie należy zmieniać tego ustawienia). Strona 5

6 Utworzenie harmonogramu automatycznej wysyłki, skutkuje dodaniem zadania do Harmonogramu zadań Windows. Zaleca się, aby zmian w harmonogramie dokonywać wyłącznie za pośrednictwem programu Alians AMReminder, a nie bezpośrednio w Harmonogramie Windows. Zakładka Licencja Pozwala na wprowadzenie danych kontrahenta oraz numerów licencji i kodu aktywacji oprogramowania. W przypadku gdy numer licencji oraz kod aktywacji nie zostanie wprowadzony program będzie działał wyłącznie w trybie demonstracyjnym. Numer licencji i kod aktywacji generowany jest indywidualnie dla każdego użytkownika programu. Strona 6

7 Jak aktywować program i uzyskać licencję? Generowanie licencji do programu można przeprowadzić poprzez stronę internetową: W formularzu dostępnym na stronie, należy uzupełnić wszystkie informacje, a w szczególności : - wybrać nazwę programu: Alians AMReminder, - wprowadzić numer licencji (jeżeli została dostarczona wraz z programem), - wprowadzić ID instalacji: (Uwaga: Po naciśnięciu przycisku Aktywacja programu ikona z kluczem na zakładce Licencja w grupie Licencja pojawi się dodatkowe pole ID instalacji, które składa się z 20 znaków w grupach po 5 znaków zawartość tego pola należy wpisać w formularzu aktywacji na stronie internetowej). Strona 7