ZAPYTANIE OFERTOWE SYSTEM ARPI ERP

Transkrypt

1 Gorlice ZAPYTANIE OFERTOWE SYSTEM ARPI ERP Ogłoszone przez F.P.H.U. ARPI spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa Gorlice ul. Dukielska 83m NIP: KRS: W ramach projektu pt Wzrost konkurencyjności firmy F.P.H.U. ARPI Sp. o.o. Sp.k. poprzez poszerzenie zakresu świadczonych usług i wdrożenie nowoczesnego systemy ERP w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Osi priorytetowej II - Gospodarka regionalnej szansy Działanie 2.1 Rozwój i podniesienie konkurencyjności przedsiębiorstw Schemat A Bezpośrednie wsparcie inwestycji w MŚP Mikro i małe przedsiębiorstwa Wnosi o przedstawienie oferty na: system ARPI ERP Parametry techniczne: Zapytanie ofertowe. Poniżej przesyłamy zapytanie ofertowe na projekt oraz stworzenie systemu zarządzania firmą produkującą fototapety. System powinien składać się z następujących modułów: 1. Moduł zarządzania klientami Powyższy moduł powinien zawierać następujące opcje: a. Definiowanie typu (prywatny, firma) oraz grup klientów (z możliwością definicji prefixu początkowego dla ID) b. Definiowanie nowej karty klienta (podstawowe dane firmy, informacje teleadresowe), c. Edycja wraz z możliwością usunięcia karty klienta (usunięcie w przypadku braku powiązań karty klienta z innymi opcjami) d. Definiowanie terminu płatności dla danego klienta e. Przydzielanie indywidualnych rabatów dla: 1. Wszystkich zamówień (rabat ogólny) 2. Grup produktów 3. Produktów Strona 1 z 6

2 W procesie zamawiania system powinien w pierwszej kolejności uwzględniać rabat na produkt, w przypadku jego braku, rabat na grupę produktów, w przypadku jego braku rabat ogólny. W przypadku gdy produkt jest powiązany z wieloma grupami produktów a klient ma udzielone inne rabaty do grup produktów system powinien pozwolić wybrać użytkownikowi który rabat należy zastosować. f. Komunikacja z klientem z poziomu karty klienta tj. wysyłanie sms oraz i wraz z zapisem historii. g. Możliwość definiowania notatek do karty klienta. h. Możliwość definiowania wielu adresów korespondencyjnych wraz z opcją adresu głównego i. Wyszukiwanie klienta poprzez jego ID, nazwę, numer nip, j. Druk karty klienta 2. Moduł zarządzania księgowością i finansami Powyższy moduł powinien zawierać następujące opcje: a. Ustawienia płatności 1. Typ płatności (gotówka, przelew, online) możliwość tworzenia wielu typów płatności 2. Sposób płatności - możliwość tworzenia wielu sposobów płatności np. płatność przelewem 30 dni od daty faktury. Sposób płatności będzie powiązany z typem płatności. W karcie sposobu płatności będzie można określić czy płatność ma zostać dokonana jako przedpłata, przy odbiorze czy na termin. 3. Stawka VAT możliwość własnoręcznego dodawania stawek VAT b. Faktury sprzedaży Opcja ta powinna umożliwić: 1. Definiowanie wielu typów faktury wraz z początkowym prefixem np. FV/1/2014 gdzie FV jest prefixem, 1 kolejnym numerem faktury, 2014 rokiem w którym została ona wystawiona. Kolejny numer faktury powinien zostać wyzerowany wraz z każdym nowym rokiem. 2. Tworzenie nowej faktury niepowiązanej z zamówieniem W tej opcji możliwe będzie wybranie klienta wpisując jego ID lub nazwę (lista autouzupełniająca). Po wybraniu klienta system powinien automatycznie zmienić datę płatności wg ilości dni zdefiniowanych w jego karcie. Po wyborze typu faktury system powinien przydzielić unikalny numer faktury wraz z prefixem. Użytkownik powinien mieć możliwość wyboru innego sposobu płatności aniżeli ten zdefiniowany w karcie klienta. W momencie wyboru sposobu płatności np. przelew bankowy 30 dni system powinien zmienić datę płatności na 30 dni od daty wystawienia faktury. Wiersze faktury będą dodawane przez użytkownika. Każdy wiersz powinien składać się z następujących elementów (nazwa, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa, cena całkowita, stawka VAT, rabat procentowy wraz z wartością kwotową). Pole nazwa powinno być autouzupełniające się tj. po wpisaniu ID lub nazwy produktu/usługi powinna pojawić się lista autouzupełniająca z możliwością wyboru danego produktu wraz z ewentualnym rabatem. Użytkownik powinien mieć możliwość dodawania wielu wierszy oraz ich sortowania. Możliwość oznaczenia faktury jako zapłaconej komentarz na fakturze że została opłacona. Możliwość bezpośredniej wysyłki faktury do klienta w formacie PDF za pośrednictwem w momencie zapisu faktury. Możliwość dodania notatek do karty faktury Strona 2 z 6

3 3. Tworzenie nowej faktury powiązanej z zamówieniem. Wszystkie opcje jak w punkcie ii z tym że wiersze faktury będą automatycznie wypełniane z danych zamówienia. Również nie będzie możliwości zmiany klienta. c. Faktury zakupu Opcja ta wymaga uprzedniego zdefiniowania kart kontrahentów. Podobnie jak w punkcie 1 karta kontrahenta ma zawierać wszelkie istotne informacje. Ma mieć możliwość definiowania wielu adresów i kontaktów. W momencie tworzenia faktury zakupu użytkownik będzie miał możliwość wyboru kontrahenta z listy autouzupełniającej się po wpisaniu ID lub nazwy kontrahenta. Użytkownik podobnie jak w punkcie 2.b.ii będzie miał możliwość dodania wielu wierszy do faktury. d. Płatności przychodzące Powyższa opcja będzie bezpośrednio powiązana z fakturą zakupu. Do jednej faktury zakupu można przypisać wiele płatności przychodzących tworząc tym samym kalendarz płatności zarówno dla jednej faktury jak i wszystkich faktur obecnych w systemie. Płatność ta będzie zawierała takie pola jak, numer faktury z którą jest powiązana, data przewidywanej płatności, data płatności, pole check płatność zaksięgowana wraz z podaniem daty oraz sposobu płatności. Do każdej płatności użytkownik będzie miał możliwość przypisania notatek. Lista płatności przychodzących będzie podzielona na płatności do zaksięgowania oraz płatności zaksięgowane. Z poziomu listy będzie można otworzyć kartę faktury lub kartę płatności. Płatności do zaksięgowania które przekroczą przewidywany termin płatności będą się odznaczać na liście np. poprzez inny kolor. Wyszukiwanie płatności poprzez numer faktury. e. Płatności wychodzące Podobnie jak we wcześniejszym punkcie płatności wychodzące będą powiązane z fakturami zakupu. Do jednej faktury zakupu będzie można przypisać wiele płatności wychodzących. Wszystkie elementy będą takie same jak w punkcie 2.d 3. Moduł zarządzania zamówieniami Powyższy moduł powinien zawierać następujące opcje a. Pracownicy 1. Typ pracownika możliwość zdefiniowania wielu typów pracownika np. handlowiec, administracja, fizyczny itp. 2. Grupa pracowników możliwość zdefiniowania wielu grup pracowników np. drukarz, grafik itp. 3. Karta pracownika Karta pracownika powinna zawierać następujące opcje ID, imię i nazwisko Typ pracownika oraz grupa pracowników (możliwość wielokrotnego wyboru) Koszt roboczogodziny Dane bankowe tj. bank, bic, numer rachunku Adresy podstawowe oraz korespondencyjne Możliwość dodania wielu dokumentów (np. ksero prawo jazdy, dowodu osobistego itp.) Możliwość dodania wielu notatek do karty pracownika b. Maszyny Możliwość zdefiniowania wielu typów maszyn np. (druk, laminacja Możliwość zdefiniowania wielu maszyn. Każda karta maszyny powinna zawierać następujące opcje: Strona 3 z 6

4 1. Unikalne ID oraz nazwę maszyny 2. Typ maszyny 3. Grupa pracowników która może obsługiwać daną maszynę 4. Koszt roboczogodziny maszyny 5. Notatki Do każdej maszyny będzie istniała możliwość dodania dokumentów. c. Magazyn Możliwość zdefiniowania wielu magazynów wraz z ich danymi adresowymi oraz kontaktowymi. Każdy Magazyn będzie zawierał unikalny kod oraz nazwę. Z poziomu magazynu będzie można zobaczyć dostępność produktów do niego przypisanych oraz tych których dostępność jest niższa aniżeli zdefiniowana w produkcie. d. Grupy produktów i usług Możliwość zdefiniowania wielu grup produktów wraz z podgrupami np. Do każdej z grup można przypisać nieskończenie wiele produktów lub usług. Możliwość przypisania wielu notatek do grupy. Jak założono w punkcie 1.e.ii do grupy można przypisać indywidualny rabat klienta. e. Produkty Karta produktu powinna składać się z następujących pól: 1. Kod i nazwa 2. Magazyn wybór spośród uprzednio zdefiniowanych 3. Cena, stawka VAT, jednostka miary, początkowa ilość 4. Opcje Tak/ Nie: produkt na zamówienie, produkt na sprzedaż, weryfikuj dostępność po dodaniu nowej dostawy. 5. Grupa produktów i usług produkt może przynależeć do żadnej lub wielu grup 6. Możliwość dodania zdjęć 7. Możliwość dodania załączników 8. Ustawienie magazynowej ilości minimalnej po przekroczeniu której system będzie ostrzegał o wyczerpaniu produktu Możliwość dodania wielu notatek do produktu z poziomu jego karty, dodania wielu kontrahentów oferujących produkt z wyszczególnieniem czasu oczekiwania, ceny, kodów i nazw używanych przez kontrahenta wraz z możliwością bezpośredniego zamówienia produktu u kontrahenta. Strona 4 z 6

5 Z poziomu karty produktu możliwość weryfikacji aktualnego stanu magazynowego oraz jego modyfikacji (system zapisze każdą modyfikację stanu magazynowego z datą oraz nazwą użytkownika) Jak założono w punkcie 1.e.ii do produktu można przypisać indywidualny rabat klienta. f. Usługi Karta usługi powinna składać się z następujących elementów: 1. Kod i nazwa 2. Typ maszyny na której można wykonać daną usługę (o ile istnieje taka konieczność), grupa pracowników która może wykonać daną usługę 3. Cena, stawka VAT, jednostka miary, czas do wykonania jednej jednostki miary, koszt roboczogodziny, waga jednostkowa, 4. Opcje Tak/ Nie: usługa zlecona u podwykonawcy, usługa na sprzedaż, weryfikuj Magazyn po zakończeniu usługi 5. Możliwość dodania produktów niezbędnych do wykonania danej usługi wraz z podaniem ich ilości na jedną jednostkę miary 6. Możliwość dodania usług które muszą zostać wykonane w ramach danej usługi wraz z podaniem ich ilości na jedną jednostkę miary. 7. Możliwość przypisania usługi do wielu lub żadnej grupy produktów i usług. 8. Możliwość dodania zdjęć 9. Możliwość dodania załączników Możliwość dodania wielu notatek do karty usługi. Jak założono w punkcie 1.e.ii do usługi można przypisać indywidualny rabat klienta. g. Kosztorysy Karta kosztorysu powinna zawierać następujące opcje 1. Możliwość wyboru klienta z listy autouzupełniającej się 2. Data wyceny, numer wyceny, data ważności wyceny, czas realizacji 3. Wiersze autouzupełniające się produkty i usługi możliwość dodania wielu wierszy, opcje takie same jak w punkcie 2.b.2. akapit o wierszach faktury Możliwość wysyłania kosztorysu po jego zapisaniu bezpośrednio do klienta z poziomu systemu. h. Zamówienia Do wykonania powyższej opcji niezbędne będzie utworzenie takich opcji jak: 1. Typ zamówienia wraz z unikalnym prefixem 2. Sposób dostawy z uwzględnieniem ich kosztów 3. Reklamacje Karta zamówienia powinna zawierać następujące opcje 1. Data, zamówienia, typ zamówienia, numer zamówienia 2. Sposób płatności, data płatności 3. Termin wykonania, sposób dostawy, łączna waga (wyliczenie kosztu dostawy wg jej wartości), cena dostawy 4. Priorytet 5. Wiersze wyceny (te same opcje jak w punkcie 4.g.3) 6. Możliwość dodawania załączników Z poziomu karty zamówienia można dodawać reklamacje, faktury, płatności, dostawy. 4. Moduł zarządzania produkcją. Moduł ten będzie bazował się na wcześniejszych zdefiniowanych opcjach oraz modułach. Najważniejszym modułem będzie tu karta zamówienia z poziomu której będzie można przypisywać zadania Strona 5 z 6

6 dla pracowników oraz maszyn. Każdy pracownik będzie posiadał swój indywidualny kalendarz na którym będzie mógł widzieć usługi do wykonania. W podobny sposób będzie odbywało się zarządzanie produkcją dla maszyn. Niezbędna opcją będzie również opcja kolejkowania usług które są niezbędne do wykonania w ramach zamówień. Kolejkowanie to będzie odbywało się z uwzględnieniem czasu potrzebnego na wykonanie danej usługi, terminu zakończenia usługi oraz jej priorytetu. Aby wyżej opisany system mógł w pełni funkcjonować niezbędnym będzie wykonanie standardowych opcji takich jak: Logowanie użytkowników Zarządzanie konfiguracjami skrzynek oraz modelami Zarządzanie konfiguracjami bramek sms oraz modelami sms Możliwość edycji danych firmy. System powinien zostać zbudowany w oparciu o najnowsze rozwiązania z użyciem HTML 5, jquery, JQueryUI, Bootstrap, MySQL, PHP CSS3. System będzie działać w sieci intranet. 1. Cena 100% Sposób i termin składania oferty osobiście, mailowo lub listownie do dnia F.P.H.U. ARPI Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa Gorlice ul. Dukielska 83m Kontakt: Rafał Piecuch tel arpi@grupaarpi.pl Strona 6 z 6