Funkcje CRM w systemie Integra 7

Transkrypt

1 Funkcje CRM w systemie Integra 7 Funkcje CRM zastosowane w systemie Integra 7 biznesowo wspierają działalność serwisu i pozwalają na zwiększenie wydajności oraz obrotów firmy. MoŜliwości zastosowania funkcji CRM: przypomnienia o okresowych naprawach oraz wymianach części eksploatacyjnych (np. filtrów, oleju, płynu hamulcowego, świec, pasków, wycieraczek, opon, itp.) wysyłanie grupowe wiadomości i SMS wysyłanie wiadomości SMS z informacjami o: terminie naprawy, zakończeniu naprawy, kosztach naprawy delegowanie zadań pracownikom firmy i kontrola ich realizacji Przypomnienia są wyświetlane przy otwieraniu zleceń oraz na liście CRM. Okno z zaległymi przypomnieniami moŝe być wyświetlane równieŝ automatycznie po uruchomieniu programu. Z poziomu listy CRM moŝliwe jest grupowe wysyłanie przypomnień SMS-em do wielu klientów jednocześnie. Funkcję powiadomień SMS moŝna równieŝ wykorzystać dla przekazania klientom innych waŝnych informacji np. o rozszerzeniu działalności po zakupie nowego sprzętu diagnostycznego; o akcjach typu "przegląd zimowy"; o promocjach; o sezonowej wymianie opon itp. Za pomocą tej funkcji moŝna teŝ informować klienta o zakończeniu naprawy. System zawiera równieŝ funkcję umoŝliwiającą przydzielanie zadań pracownikom oraz kontrolę ich realizacji. 1. Konfiguracja ustawień CRM Przed rozpoczęciem korzystania z funkcji CRM naleŝy skonfigurować parametry dot. i SMS. W tym celu wybieramy z menu Administracja opcję Parametry programu, a następnie przycisk Ustawienia CRM (Rys. 1-1). Rys. 1-1 Wybór opcji Parametry programu i Ustawienia CRM - 1 -

2 W oknie konfiguracyjnym wypełniamy dane dot. parametrów własnego konta oraz SMS (Rys. 1-2). W przypadku wątpliwości co do ustawień naleŝy uzyskać informację od osoby zarządzającej kontami poczty elektronicznej w Państwa firmie. Po parametry konta SMS naleŝy zgłosić się do firmy Integra Software. Rys. 1-2 Konfiguracja ustawień CRM 2. Przypomnienia / zadania w module CRM / Zadania W module CRM / Zadania moŝna dodawać przypomnienia bezpośrednio związane z kontrahentem, pojazdem, urządzeniem czy pracownikiem firmy. W celu dodania nowego przypomnienia wybieramy funkcję Dodaj z menu programu lub po wciśnięciu prawego przycisku myszy na liście przypomnień. W następnej kolejności wybieramy rodzaj przypomnienia: Indywidualne przeznaczone dla pracownika firmy (moŝna dodawać przypomnienia dla siebie), np. uporządkować magazyn Kontrahent przewidziane do dodawania przypomnień dotyczących kontrahentów, np. zadzwonić w sprawie rozliczenia za naprawę Pojazd przeznaczone do dodawania przypomnień dla konkretnych pojazdów, np. umówić się na przegląd techniczny Sprzęt przeznaczenie dla przypomnień dot. sprzętów, np. wysłać akumulator do reklamacji Po wybraniu rodzaju definiujemy pozostałe szczegóły (treść, opis, terminy realizacji i przypomnienia itd.) i zapisujemy wciskając przycisk Zapisz. Przykład wypełnionej karty przypomnienia przedstawiono na Rys

3 Rys. 2-1 Widok karty CRM Przypomnienie Po dodaniu przypomnienia, zostanie ono wyświetlone na liście przypomnień oraz w oknie aktualnych przypomnień (Rys. 2-3). Okno aktualnych przypomnień moŝe się wyświetlać automatycznie po uruchomieniu programu. Decydujemy o tym ustawiając parametr Wyświetl przy otwarciu w menu Administracja -> Parametry programu (Rys. 2-2). Warunkiem umieszczenia przypomnienia w oknie aktualnych przypomnień jest zaznaczenie pola Termin przyp. w karcie przypomnienia. Rys. 2-2 Konfiguracja wyświetlania okna z zaległymi przypomnieniami Czerwonym kolorem są oznaczone wpisy przeterminowane, tzn. takie, których ustalony czas realizacji upłynął

4 Rys. 2-3 Widok listy przypomnień oraz okna aktualnych przypomnień Po wykonaniu zadania określonego w przypomnieniu naleŝy oznaczyć, iŝ zostało zrealizowane. W tym celu wciskamy prawy przycisk myszy i wybieramy Oznacz jako zrealizowane (Rys. 2-4). Rys. 2-4 Menu kontekstowe dla przypomnienia Inne, przydatne opcje menu kontekstowego: Edytuj kartę pojazdu, sprzętu uruchamia edycję karty pojazdu/sprzętu, którego dotyczy wpis, np. w celu wprowadzenia w niej zmian PokaŜ kartę pojazdu, sprzętu uruchamia podgląd karty pojazdu/sprzętu, którego dotyczy wpis Dodaj do nowego zlecenia otwiera nowe zlecenie dla pojazdu/sprzętu, którego dotyczy wpis - 4 -

5 Przypomnienia dot. kontrahentów, pojazdów, sprzętów, podzespołów i urządzeń zostają dodane do zakładki CRM-Przypomnienia lub CRM w kartotece wybranego kontrahenta, pojazdu, sprzętu, podzespołu, urządzenia. Dokładniejszy opis znajduje się w kolejnych punktach niniejszej instrukcji. 3. Przypomnienia o okresowych czynnościach serwisowych System Integra 7 umoŝliwia dodanie przypomnienia o czynnościach do wykonania w określonym pojeździe, sprzęcie, podzespole czy urządzeniu. Wpisy te mogą dotyczyć okresowych przeglądów, badań technicznych, wymiany części eksploatacyjnych itp. 3.1 Dodawanie przypomnień w kartotekach pojazdu, sprzętu, podzespołu, urządzenia Edytujemy wybraną kartotekę, np. pojazdu i przechodzimy do zakładki CRM-przypomnienia Wciskamy przycisk Dodaj i wypełniamy treść, datę i godzinę przypomnienia (Rys. 3-1). Rys. 3-1 Dodawanie nowego przypomnienia Zaznaczenie opcji Wyświetl przy zleceniu spowoduje, iŝ przy otwieraniu zlecenia dla tego pojazdu/sprzętu zostanie pokazane zapytanie o wyświetlenie zaplanowanych prac. Dodany wpis pojawi się wówczas na liście zaplanowanych prac (Rys. 3-2) oraz na liście przypomnień w module CRM / Zadania. Rys. 3-2 Lista zaplanowanych prac dla pojazdu Kartoteka pojazdu w zakładce Dodatkowe umoŝliwia równieŝ ustawienie terminów i okresów międzyprzeglądowych, które takŝe będą traktowane jako przypomnienia (Rys. 3-3) - 5 -

6 Rys. 3-3 Konfiguracja terminów przeglądów w karcie pojazdu 3.2 Dodawanie przypomnień w kartotece towarów Funkcja ta ma na celu przypominanie o kolejnych terminach wymiany części i materiałów eksploatacyjnych, np. filtrów, oleju, płynu hamulcowego, świec, pasków, wycieraczek, itp. Przypomnienia będą przypisane do tych pojazdów czy sprzętów, w których uŝyto ww. części podczas naprawy. Edytujemy wybraną kartotekę towaru i przechodzimy do zakładki Dodatkowe Wpisujemy ilość kilometrów i/lub miesięcy, po których część naleŝy wymienić (Rys. 3-4). Rys. 3-4 Konfiguracja terminów zalecanej wymiany w kartotece towaru Zaznaczenie opcji Wyświetl przy zleceniu spowoduje, iŝ przy otwieraniu zlecenia dla tego pojazdu/sprzętu zostanie zaproponowane wyświetlenie zaplanowanych prac. Dodany wpis pojawi się wówczas na liście zaplanowanych prac (Rys. 3-5) oraz, jeśli zaznaczono opcję Przypomnij, na liście przypomnień w module CRM / Zadania. Rys. 3-5 Lista zaplanowanych prac dla pojazdu wymiana części 3.3 Dodawanie wpisów w kartotece usług Funkcja ta ma na celu przypominanie o kolejnych terminach wykonania usług cyklicznych, np. przegląd klimatyzacji, wymiana opon, przegląd zimowy, przegląd instalacji LPG, przegląd perforacji nadwozia itp. Przypomnienia będą przypisane do tych pojazdów czy sprzętów, w których wykonano ww. usługi podczas naprawy. Edytujemy wybraną kartotekę usługi i przechodzimy do zakładki Dodatkowe Wpisujemy ilość kilometrów i/lub miesięcy, po których naleŝy ponownie wykonać usługę (Rys. 3-6)

7 Rys. 3-6 Konfiguracja terminów zalecanego wykonania w kartotece usługi Zaznaczenie opcji Wyświetl przy zleceniu spowoduje, iŝ przy otwieraniu zlecenia dla tego pojazdu/sprzętu zostanie zaproponowane wyświetlenie zaplanowanych prac. Dodany wpis pojawi się wówczas na liście zaplanowanych prac (Rys. 3-7) oraz, jeśli zaznaczono opcję Przypomnij, na liście przypomnień w module CRM / Zadania. Rys. 3-7 Lista zaplanowanych prac dla pojazdu wykonanie usługi 4. Przypomnienia w Terminarzu Podczas wpisywania umówionego terminu w module Terminarza, moŝna spowodować, Ŝe program zapisze przypomnienie dotyczące tego terminu w module CRM / Zadania. W tym celu naleŝy wcisnąć przycisk Dodaj przypomnienie w CRM (Rys. 4-1)

8 Rys. 4-1 Funkcje CRM przy dodawaniu terminu w Terminarzu Zaznaczenie pól dot. SMS w dolnej części okna Zapis w terminarzu (Rys. 4-1) spowoduje, Ŝe klient otrzyma wiadomość SMS dot. umówionego terminu i zakresu naprawy (opcja Wyślij SMS z powiadomieniem o terminie naprawy ). Jeśli zaznaczymy opcję Wstępny koszt, to wiadomość SMS będzie zawierała dodatkowo wstępny koszt zlecenia. Zaznaczenie pola Wyślij SMS z przypomnieniem o naprawie spowoduje wysłanie klientowi przypomnienia na godzinę przed umówionym terminem. 5. Przypomnienia w zleceniach napraw Jeśli chcemy, aby klient otrzymał SMS z informacją o zakończeniu naprawy, naleŝy przed zakończeniem zlecenia zaznaczyć opcję Wyślij SMS (w zakładce Rozliczenie / Dok. sprzedaŝy ). Dodatkowo moŝna zaznaczyć opcję Koszt napr., która zamieści w wiadomości informację o całkowitych kosztach naprawy (Rys. 5-1). Wiadomość zostanie wysłana po wciśnięciu przycisku Zakończ. Rys. 5-1 Funkcje CRM przy zakończaniu zlecenia - 8 -

9 6. Grupowe wysyłanie wiadomości System Integra 7 umoŝliwia wysyłanie wiadomości SMS i nawet do kilku tysięcy kontrahentów jednocześnie. Taka korespondencja moŝe być zastosowana np. w przypadku, gdy rozszerzamy zakres usług, wprowadzamy promocję, zmieniamy dane teleadresowe firmy itp. Kolejnym przykładem wykorzystania modułu CRM i funkcji SMS moŝe być korespondencja seryjna wysyłana do klientów przez Stacje Kontroli Pojazdów. Wysyłanie SMS jest znacznie tańsze niŝ tradycyjne listy, a wysyłanie bezpłatne. Czas poświęcony na taką korespondencję równieŝ jest mniejszy. W poniŝszym przykładzie (Rys. 6-1) utworzono listę korespondencyjną zawierającą klientów z Koszalina, do których będą wysyłane wiadomości dot. wymiany płynu hamulcowego. Listę kontrahentów sprecyzowano przy pomocy filtrów (moŝna takŝe uŝyć sortowania). Po wyszukaniu klientów zaznaczono wszystkie znalezione pozycje, wciskając lewy przycisk myszy na pierwszej pozycji, a następnie na ostatniej łącznie z przyciskiem Shift na klawiaturze (w celu wyboru pojedynczych pozycji naleŝy wcisnąć przycisk Ctrl na klawiaturze, a następnie lewy przycisk myszy na wybranych pozycjach). Następnie wciśnięto prawy przycisk myszy na liście. Z wyświetlonego menu wybieramy pozycję Wyślij lub Wyślij SMS. Przykładowa wiadomość SMS znajduje się na Rys. 6-2, a wiadomość na rys Rys. 6-1 Wysyłka /sms do grupy klientów Rys. 6-2 Przykładowa wiadomość SMS do klientów serwisu - 9 -

10 Rys. 6-3 Przykładowa wiadomość do klientów serwisu W podobny sposób moŝna wysyłać wiadomości i SMS z innych miejsc programu, tj. z listy kontrahentów, pojazdów, sprzętów, urządzeń, podzespołów, przypomnień. Inne przykłady wiadomości: Wymiana opon: Przypominamy o wymianie opon. Nie czekaj na ostatnią chwilę i skorzystaj z aktualnej promocji. Zapraszamy! Auto Center ul. Prosta 4 Tel Okresowy przegląd techniczny (dla SKP): Przypominamy o okresowym badaniu technicznym. Nie czekaj aŝ o braku badania przypomni Ci Policjant w trakcie kontroli drogowej. Zapraszamy od 9 do 17. Auto Center ul. Prosta 20 - Tel Wymiana wycieraczek: Auto Center przypomina o wymianie wycieraczek. Zadbaj jesienną porą o dobrą widoczność i skorzystaj z aktualnych promocji. Zapraszamy od 9 do 17. Auto Center ul. Prosta 20 - Tel