Obok mamy przycisk Edytuj który umożliwia edycję danych już istniejącego użytkownika.

Transkrypt

1 Wychodząc naprzeciw firmom borykającym się z zarządzaniem należnościami i stałym monitoringiem płatności firma Greenlight Optima stworzyła program Vindi ZN automatyzujący proces monitorowania należnościami. Po zainstalowaniu programu Vindi ZN możemy przejść do użytkowania aplikacji. 1) Okno Logowanie Po uruchomieniu aplikacji Vindi ZN pojawia się okno logowania w którym wpisujemy login oraz hasło użytkownika, którego założyliśmy podczas instalacji. Po zalogowaniu pojawia się lista faktur, o ile faktury zostały do programu zaimportowane. Przy pierwszym uruchomieniu programu faktury nie będą widoczne.

2 Wchodzimy w zakładkę Konfiguracja a następnie używamy przycisku Dodaj. Pokazuje nam się poniższe okno które umożliwia dodawanie nowych użytkowników programu. Obok mamy przycisk Edytuj który umożliwia edycję danych już istniejącego użytkownika.

3 Kolejne okno to Typy dokumentów w oknie tym mamy zaprezentowane typy dokumentów jakie zostały załączone do faktur.

4 Kolejny przycisk to Opcje po użyciu otwiera się poniższe okno, które umożliwia konfigurację aplikacji pod kątem automatycznej wysyłki i. To okno pojawia się również przy instalacji aplikacji Vindi ZN co dokładnie zostało omówione w instrukcji instalacji. Drugi przycisk w sekcji Szablony to Dodaj po użyciu tego przycisku uruchamia się poniższe okno. W oknie tym mamy możliwość konfiguracji szablonów i, które będą wykorzystywane w automatycznym monitoringu płatności. Wypełniamy pola Nazwa oraz Temat, następnie wprowadzamy treść powiadomienia. Do wykorzystania jest kilka przykładowych szablonów. Pamiętaj również, że możesz się zgłosić do nas a nasi specjaliści przygotują dla Ciebie szablony dopasowane do Twoich potrzeb. W prawym dolnym rogu okna Szablony mamy funkcje konfigurację terminów wysyłki danego przypomnienia. W tej kwestii również chętnie pomożemy tak aby nie tylko powiadomienia ale również termin ich wysyłki był dopasowany do Twojej sytuacji

5 Przycisk Wyślij powiadomienia umożliwia ręczne wysłanie powiadomień. Przycisk Automatyczne powiadomienia umożliwia wyłączenie/włączenie automatycznego monitoringu płatności.

6 Okno Faktura umożliwia podgląd poszczególnych płatności. Pierwsza zakładka umożliwia przejrzenie podstawowych informacji na temat danej płatności. W zakładce załączniki możemy dodać lub utworzyć dokumenty które będą podpięte pod daną fakturę. Mogą to być np: skany faktur, umowy współpracy z danym kontrahentem i inne.

7 Następna zakładka to Notatki w tej zakładce mamy możliwość dodawania notatek dokumentujących proces windykacji na przykład ustalenia poczynione podczas rozmowy z kontrahentem. W zakładce tej również mamy możliwość obserwowania przebiegu działań podjętych na danej płatności. W zakładce tej odnotowane są również: wiadomości wysłane dzięki funkcji automatycznego monitoringu ale również inne operacje przeprowadzone na danej płatności jak: przekazanie do windykacji.

8 Okno Import faktur CSV umożliwia wprowadzenie do aplikacji faktur z pliku CSV. Aby zaimportować plik wybieramy z dysku plik. Następnie kodowanie polskich znaków (domyślnie Windows 1250), następnie separator pól. Następnie wprowadzamy pozycje kolumn tak aby dane z pliku zostały prawidłowo dopasowane. Naciskamy import z pliku, a następnie Zapisz do bazy. Faktury zostały zaimportowane.

9 Kolejne okno w zakładce faktury to Nowe pismo, w tym oknie mamy możliwość wyboru szablonu pisma jakie chcemy wydrukować/wysłać em do dłużnika. Szablony definiujemy uprzednio w zakładce konfiguracja. Tak samo jak w przypadku wzorów powiadomień mailowych istnieje możliwość skorzystania z pomocy naszych specjalistów przy tworzeniu odpowiednich pism.

10 Kolejne okno również dotyczy wyboru szablonów, ale tym razem szablonów maili. Dzięki temu okienku możemy wysłać do kontrahenta powiadomienie bez względu na automatyczny monitoring. Okno Wpłata umożliwia ręczne wprowadzenie danych na temat dokonywanych płatności.

11 Przycisk Do windykacji służy do odznaczania czy faktura została przekazana do windykacji na przykład do zewnętrznej firmy windykacyjnej. Użycie tego przycisku zostaje automatycznie odnotowane w historii windykacji w danej sprawie. Poniższy pasek umożliwia filtrowanie faktur. Do wyboru mamy następujące kryteria: 1) Nr FV 2) Kontrahent 3) Zapłacone/Niezapłacone 4) Przeterminowane (zakres dni) 5) Termin płatności 6) Kwota faktury (od-do)

12 Następnie mamy możliwość zaprezentowania danych na monitorze lub w formie raportu w formacie PDF. Następne okno to Dodaj w zakładce kontrahent. Umożliwia ono dodawanie nowych kontrahentów. W pierwszej zakładce okna mamy możliwość wprowadzenia podstawowych danych na temat kontrahenta. W tym oknie również możemy wprowadzić wysokość odsetek jakie są naliczane temu kontrahentowi o ile są one w innej wysokości niż standardowe

13 ustawione przy instalacji. W tym oknie mamy również możliwość odznaczenia automatycznej wysyłki przypomnień, dzięki czemu możemy danego kontrahenta wyłączyć z procesu automatycznego monitoringu płatności. Kolejna zakładka w tym oknie to Dokumenty w miejscu tym możemy tworzyć lub dodawać dokumenty związane z danym kontrahentem.

14 Zakładka Harmonogram prezentuje harmonogram wysyłki przypomnień dopasowany pod danego kontrahenta.

15 Kolejne okno w zakładce kontrahent to Edytuj. Pierwsze trzy zakładki w ramach tego okna są analogiczne do okna umożliwiającego dodawanie kontrahentów. Okno to jest również dostępne w zakładce Faktury pod przyciskiem Kontrahent.

16

17 Zakładka Notatki umożliwia podgląd historii windykacji oraz dodawanie notatek dokumentujących na przykład przebieg rozmowy telefonicznej z kontrahentem na temat nie uregulowanych płatności. Przycisk Nowa faktura umożliwia ręczne dodawanie nowych płatności.

18

19 Kolejny przycisk to Blokada sprzedaży przy użyciu tego przycisku odznaczamy fakt zablokowania sprzedaży dla danego kontrahenta. Kolejny okno w tej zakładce to Notatka umożliwia ono podgląd i edycję notatek w historii windykacji. Pasek filtrowanie w zakładce Kontrahent umożliwia wyszukiwanie kontrahentów według symbolu oraz blokady sprzedaży. Na prawo od paska filtrowania jest dostępna funkcja Wiekowanie należności dzięki tej funkcji możemy poznać strukturę wiekową naszych należności z podziałem na kontrahentów

20 oraz okresy przeterminowania. Funkcja ta pozwala nam monitorować stan naszych należności oraz efekty korzystania z Vindi ZN. Raport możemy wygenerować na ekranie jak również w formacie PDF. Zalecamy regularne (na przykład dwa razy w miesiącu) generowanie raportów w PDF-ie i zapisywanie ich. Dzięki temu można porównywać jak zmienia się stan naszych należności. Pamiętaj że zawsze możesz się zwrócić do nas a nasi specjaliści w ramach wykupionej licencji udzielą Ci informacji jak usprawnić proces zarządzania należnościami w firmie aby poprawić strukturę wiekową Twoich należności.

21 Integracja z Programem SUBIEKT GT firmy INSERT jest możliwa dzięki dwóm krokom. Pierwszy to wprowadzenie w oknie Konfiguracja danych serwera SUBIEKT. Niezbędne dane to: 1) Nazwa serwera 2) Baza danych 3) Użytkownik 4) Hasło Następnie klikamy Test Subiekt i jeżeli wszystko przebiegnie sprawnie możemy zaimportować płatności bezpośrednio z programu Subiekt GT. W zakładce faktury mamy przycisk Import Faktur na lewo od przycisku Import Faktur z CSV. Po użyciu tego przycisku pojawia się poniższe okno. Teraz już tylko wystarczy nacisnąć Rozpocznij a faktury zostaną zaimportowane.

22