I I I I I I I I I I. A Handbook I I. Jego realizacjti. on Project Development and Management. zarz~dzanla. Podręcznik Podr~cznik opracowania

Transkrypt

1 S ~ l ł J\ ił l) 1\ lł ')' ~ l ł J\ ił. () 1\r S Z li i O 0. ~ N O 0 1\' V (~. ~ l) Podręcznik Podr~cznik opracowania przedsif{wzif{cia przedsięwzięcia zarządzania zarz~dzanla Jego realizacjti realizacją, ' T A Handbook on Project Development and Management O(JÓ.N~ O(J6.N~ ltla'lllutlajy lua'ł 1 1UłlAJY SZKO.l~N01,T~ SZKO.l~N01'T~ #3 r ~ t ~ ł

2 Program szkoleniowy LEM Program Lokalnego Klerowama Ochroną Srodowlska (LEM) Jest trzyletmm programem pomocy techmcznej l szkolema, prowadzonym przez Research Trangle nsttute (RT) z Research Trangle Park, Północna Karolma, USA Program Jest finansowany przez waszyngtonską Agencję RozwoJu Mędzynarodowego (numer programu ), Wydzał Ochrony Srodowlska l Zasobow Naturalnych (kontrakt 0039-C ) Program ten pomaga wybranym władzom lokalnym w Polsce l na Węgrzech w zwększemu Ch zdolnoscl do opanowama lokalnych problemow ochrony srodowlska, poprzez skupleme Się na rozwlązywamu problemow techmcznych, zagadmen zarządzama l finansowama dla konkretnych przedslęwzęc, np zarządzama systemam sclekowokanalzacyjnym DZlałama LEM w Polsce koncentrują Sę na oczyszczamu sclekow w ZlęblCach, ŚWętej Katarzyne, MledźneJ, Nowej Soh Namysłowle, na tereme połudmowych l zachodmch rejonow Polslu ntegralną CZęSClą Programu LEM Jest szkolene Program szkolema specjalstycznego zostal dopasowany do potrzeb polskich miejscowosc, ktore postanowły rozwlązac zagadmema zarządzama gospodarką sclekową Opracowane dla Polski cykle szkolemowe obejmują tematyką szkolene operatorów oczyszczaln ŚCeków, zarządzane organzację gospodark ŚCekoweJ, zarządzane nwestycjam dotyczącym ochrony środowska, mformację pubhczną edukację obywatelską POLAND WARSZAWA Nowa Sol Św Katarzyna Namysłów The LEM Training Program The Local Envlronmental Management ProJect (LEM) S a three-year techmcal asslstance and trammg project conducted by the Research Triangle nsttute (RT) of Research Trangle Park, North Caroima, USA under anad/washmgton supported project (No ), the Envronmental and Natural Resources DVlslOn of AD/EUR (Contract No 0039-C ) The project asslsts selected local governments m Poland and Hungary to strengthen thelr ablhty to manage local envlronmental problem s by focusmg on solvmg techmcal, management and financa problems for one speclfic project, e g waste water systems LEM efforts m Poland concentrate on waste water management m ZęblCe, SWęta Katarzyna, Medzna, Nowa Sol and Namysłów m Poland's south central and western reglons Tralnmg S an mtegral part of the LEM program A specalsed trammg schedule has been adopted to fit the needs ofthe Polsh cltes who have focused on the problems of waste water management n Poland the trammg courses bemg developed cover such toplcs as waste water plant operators tralnlng, waste water management and organlzaton, project management and pubhc nformatlon and outreach

3 H fh H' n H H! tlt!!@mt!! JW l H!!'!Wnł!tJ!!! um H! 1!!!!JJJ.!#HU!l!JWJmUtWHl/\!!!U!!!!!!!illllllllpHW!WWUWlllWtiJHi J Podręcznik opracowania przedsięwzięcia i zarządzania jego realizacją A Handbook on Project Development and Management ()(.Ó..N~ Wrzeseń 1994 )Arl'UUA~Y SZK().. ~N()"T~ #:J

4 WSTĘP DEFNCJE Przedsięwzięcie Spis treści (okresienie zakresu nwestycj, opracowanie Jej planu oraz zarządzanie realizacją) Opracowanie Zarządzanie OPRACOWANE PRZEDSĘWZĘCA - PRZYGOTOWANE NWESTYCJ Sformułowanie planu przedsięwzięcia Wskazanie przedslęwzlęc priorytetowych Celowosc przedsięwzięcia Zwrot kosztow V ZARZĄDZANE REALZACJĄ PRZEDSĘWZĘCA Przekształceme planów w praktyczme fukcjonujące przedsięwzięcie Nadzorowanie inwestycji po jej uruchomiemu, aby zmierzała do celu, mlesclła Się w przeznaczonym dla mej czasie budzecle Jak ocenlac przedsięwzięcie na danym etapie Jego reallzacj/orgamzacjl W celu zapewnienia, ze będzie słuzyło ono plerwotme załozonym celom? Skąd wiadomo, kiedy przedsięwzięcie zostało zakonczone? Zwraceme uwagi na zdobyte podczas realizacj tej inwestycj doświadczenie w zarządzaniu, ktore moze byc pomocne przy następnych inwestycjach V CZYZBY JUZ KONEC? NEZUPEŁNE Załączmk Formułowame planu przedsięwzięcia inwestycyjnego DeflmCje Logika formułowama przedsięwzięcia inwestycyjnego LEM ProJect

5 Proces formułowania 1-2 Zagadnienia dotyczące formułowania przedsięwzięcia inwestycyjnego 1-4 Załącznik Ustalenie prlorytetow przedsięwzięcia inwestycyjnego 11-1 Definicja 11-1 Kiedy przeprowadzać 11-1 Przykłady krytenow do ustalania pnorytetow 11-2 Proces ustalania kolejnoscl 11-5 Załącznik lila Wykaz czynnoscl przygotowawczych do wykonania przy ocenie ustalaniu prlorytetow dla inwestycji na małą skalę 11-7 Załącznik /B Wykaz czynnoscl przygotowawczych do wykonania przy ocenie ustalaniu prlorytetow dla inwestycji na duzą skalę 11-9 Załącznik Analiza techmczno-ekonomlczna celowoscl inwestycji (Feaslblhty Study) Definicja Kiedy przeprowadzac Zakres Załącznik V Zwrot kosztow V-1 Definicje V-1 Korzyscl konsumenta V-2 Og ranlczenla V-2 Przykład schematu zwrotu kosztow V-2 Załączmk V Charakterystyka administracji zorientowanej na rozwój V-1 V LEM ProJect

6 . WSTĘP WSTĘP Podręczmk ten Jest pośwęcony przede wszystkm ZARZĄDZANU PRZEDSĘWZĘCEM W Ja- 10 sposób zarządzać realzacją mwestycjl od początku Jej realzacj lub orgamzacj az do chwl przekazama go osobe, grupe, frme lub agencj, które doprowadzą ją do regularnego systematycznego dzałama PrzedSięWZięCe powstaje W wynku z81stmema konkretnych potrzeb Jest reahzowane na podstawie planu Jego wykonania Ten etap wstępny Jest na tyle stotny dla samego zarządzania przedsięwzięciem, ze rozpoczmemy od omówlema samego tenmnu ZARZĄDZA NE PRZEDSĘWZĘCEM Nasze uwagi na temat OPRACOWANA PRZEDSĘWZĘCA ZARZĄDZANA JEGO REALZA CJĄ obejmują zarówno zasady, Jak szczegóły postępowana Zasady zostaną przedstawone W postac ogólnej, natomast szczegóły zostaną zlustrowane konkretnym przykładam zaczerpmętym z rzeczywstych dośwadczeń róznych kra.jów Naszym celem Jest podane zarysu ogólnego a następme przedstaweme przykładowych zastosowań Ne chcelbyśmy Jednak postępować Jak Mądra Stara Sowa z opowadana o SOWe 1 Komku Polnym Komk Polny meszkał W Welkm lese znalazł Sę W kłopotach, pomewaz zbltzała Sę Zma, do której me był przygotowany Nie zgromadzł zywnośc ani Cepłych swetrów, me znalazł tez Cepłego schromema Gdy Sę OZębło, Komk Polny me mógł JUz tego wytrzymać Sę do Mądrej Starej Sowy, która była oczywśce najmądrzejsza W całym lese, WięC Komk Polny był przekonany, ze rozwąze Jego problem Mądra Stara Sowa wysłuchała opowieśc Konka bez ChWl wahana odpowedzała - MÓJ drog Konku - POWedZała Sowa - W mom przekonanu sprawa Jest prosta POWneneŚ zmemć Sę W ŚWerszcza, pomewaz ŚWerszcz Zmą zapada W sen ulega hbernacj Ne potrzebuje Jedzema am pca me Jest mu Zmno Zma mja ŚWerszcz budz Sę Udał Krząta Sę wokół SWOch spraw WOsną latem, kedy Jest Cepło Radzę C WęC zmemć Sę W ŚWerszcza Konk Polny był zachwycony odpowedzą Wrócł do drzewa, W którym USłował przeczekać zimę USiadł natychmast zaczął zmemać Sę W ŚWerszcza Ale me było to łatwe Myślał, oczekwał z nadzeją, modlł Sę. stękał, Jęczał, płakał wrzeszczał Ale mc z tego Przez cały tydzeń podejmował wysłk, ale bez skutku Zmechęcł Sę Węc pomyślał. ze być moze zapommał którejś ze wskazówek Sowy Poszedł WęC do mej ponowme, by WYjaśmć swe rozterk LEM ProJect 1

7 Podręczntk opracowanta przedsięwzięcia zarządzania Jego realizacją Mądra Stara Sowa słuchała w skupemu Komk Polny skończył swoją opoweść słowarru - Och Sowo, ty Jesteś najmądrzejsza W całym lese TwoJa rada była wspanała, ale me udało m Sę Zmemć w ŚWerszcza C6z Węc mam robć? Mądra Stara Sowa napuszyła Sę, przyjmując najbardzej dostojną pozę, strzepnęła pórka, popatrzyła wprost na drzącego Konka SWOm wlellam okrągłym OCZam rzekła - MÓJ drog Konku, mussz zrozumeć, ze Ja podaję C tylko zasady, a szczegóły zalezą od cebe' Ne wemy, co stało Sę z Konmem Polnym Pewne Zma była dla nego bardzo clęzka Ale mamy nadzeję, ze w tym podręcznku uda nam Sę połączyć zasady ze szczegółam w takt sposób, aby wymlo. naszych WYSłków były lepsze mz skut1o. rad Mądrej Starej Sowy 2 LEM Project

8 . DEFNCJE " DEFNCJE Zamm przejdziemy do zasad szczegółów naszego tematu, czyl OPRACOWANA PRZEDSĘ WZĘCA ZARZĄDZANA JEGO REALZACJĄ powmmśmy podać lalka wstępnych defimcj trzech podstawowych pojęć zawartych w tytule PRZEDSĘWZĘCE, OPRACOWANE ZA RZĄDZANE PrzedSięWZięCie (określeme zakresu inwestycj, opracowanie Jej planu oraz zarządzanie realizacją) Budowa drog, mostu, nstalacja systemu komputerowego w burze, zbudowanie plrarnd lub meczetu Haga Sophla czy nawet opublkowane "Podręczmka opracowama przedsęwzęca zarządzania Jego realzacją" - wszystko to są lub były przedsęwzięcia W mektórych przypadkach zbór podobnych przedsęwzęć moze być nazwany programem, np budowę studm z pompanu wspomagającylli rozbudowę WOdOCągU na cztery WSe mozna nazwać Programem usprawmema dostaw wody do WSl w okręgu XYZ Ale moze zastmeć komeczność rozłozema programu na cztery lata ze względu na problemy technczne finansowe Program składałby Sę wtedy z czterech oddzelnych przedsięwzęć - zadań nwestycyjnych Tak sposób finansowama przedsęwzięć Jest typowy dla Wielu lliast, mają one budzet nwestycyjny, który jest równoległy do budzetu bezącego Perwszy Z mch zwykle Jest sporządzany na pięć lat coroczme aktualizowany Na przykład Urząd Masta Cambrdge W stane Massachussets (USA) zwraca Sę coroczne do kerujących wszystkm wydzałanu o podame szacunkowych kosztów przedsęwzięć, które zanuerzają om zaproponować na dany rok, odnosząc je do planu pęcoletmego RealzaCja Jednej nwestycj moze potrwać cztery lata, ale kazdego roku część zadań moze być wykonywana Jako odrębne zadanie nwestycyjne, które samo stanow całość W kazdym roku jest to pojedyncze przedsięwzęcie Po upływe czterech lat, po realzacj CałOŚC, mamy do czymema z przedsęwzęcem-nwestycją W szerszym najbardzej ogólnym znaczemu tego słowa LEM Project 3

9 Podręcznik opracowania przedsięwzięcia zarządzania Jego realizacją Aby lepiej zrozunueć, czym jest przedslęwzlęcle, podajmy lalka jego waznych cech charakterystycznych a Celem przedsęwzęca (mwestycj) Jest osągmęce pewnego rezultatu, np zbudowane drogi prowadzącej Z farmy na plac targowy b. Przedsęwzęce obejmuje koordynację Welu dzałań, jest to właścwe pewen system postępowama, proces c PrzedSęWZęCe ma SWÓJ początek komec Jego efekt, np plfamtdy, moze przetrwać tysące lat, ale przedsęwzęce rozpoczęło Sę pewnego dola zostało zakończone w konkretnym czase - akurat na tyle wcześme, aby zdązyć złozyć faraona do grobowca' d. Kazde przedsęwzęce cechuje umkalność Mozna W oparcu o ogólne dane techmczne zbudować Wele dróg prowadzących Z farmy na targ, ale kazda droga znajduje Sę W konkretnym nuejscu, ma określoną holę l sobe właścwe warunk ZWązane Z lokahzacją, systemem odwadmaola, kterunktem, przeznaczemem, td Jest WęC Jedyna wyjątkowa, nawet Jeśh Jest podobna do Welu mnych ChOClaz defmlcja "mwestycjl" ("przedsęwzęca") zwykle odnos Sę do mfrastruktury, np dróg, mostów, WOdOCągÓW, kanalzacj, budynków uzytecznośc publcznej, td, to tak naprawdę Wele powaznych l znaczących przedsęwzęć ma na celu skuteczne śwladczeme zasadolczych usług, lezących W sferze tak zwanych dzałań "socjalnych" władz lokalnych Moze to obejmować na przykład utworzeole systemu oplekt ambulatoryjnej, ochrony zdrowa pracowmków sfery budzetowej, czy zorgamzowame przychodm rejonowej Organzowane taktch słuzb odbywa Sę W takt sam sposób, jak budowa drog czy zakładane WOdOCągÓW N alezy najperw okreśhć rodzaj przedsęwzęca Jego zakres, zaplanować je dokonać oceny potrzeb (opracować) Nalezy podjąć dzlałaola uruchanuające, które polegają na koordynacj wymagań stawanych przedsęwzęcu, ch wprowadzemu W ZyCe zarządzamu mnu, aby W chwl, ktedy przedsę WZęCe zostane juz zrealzowane, mozna było przekazać obekt stałemu personelow, który będze czuwał nad jego Cągłym funkcjonowamem W tym podręczolku skupmy Sę na mfrastrukturalnym elemence opracowana przedsęwzęca l zarządzana jego reahzacją, ale wskazemy takze na socjalną stronę zagadmeola 4 LEM ProJect

10 Opracowanie / DEF/N/CJE Wśród załozeń, dotyczących danej nwestycj, pownny znaleźć Sę zagadnena określające etap planowana przygotowana danej nwestycj, a w szczególnośc opisane katalogu potrzeb, wymogów techncznych oraz mozlwoścl finansowama Zanm Wbje Sę łopatę w Zemę, albo za CZne program szkolena dla słuzb socjalnych, nalezy podjąć wazne dzałana przygotowawcze, aby przedsięwzęcie mogło być z powodzenem wdrozone przekazane odpowednemu personelow, który będze Je prowadzł Na podstawie dośwadczeń wypracowano uporządkowany sposób postępowana, wzór, który moze ułatwć pomóc w koordynowanu Welu aspektów przedsięwzięca na tym wczesnym etape Oto cztery kwestie, które nalezy WZąĆ pod uwagę a. sformułowane planu, b opracowarue lsty mwestycj pnorytetowych w perspektywe krótszego dłuzszego czasu, c. przeprowadzene studum celowośc ("feasblhty study") oraz d. określene mozhwośc zwrotu kosztów K west1e te zostaną poruszone bardziej szczegółowo W OmÓWenU przygotowania nwestycj, które następuje po nnejszej CZęŚC, pośwęconej defincjom Zarządzanie Zarządzane to zespół stworzonych ludzką ręką warunków, które, zastosowane prawdłowo, prowadzą przedsięwzęce od opracowania do funkcjonowana w rzeczywstośc Zarządzane to sztuka 1 nauka, łączące W sobie wszystkie elementy przedsięwzęca W procese zrównowazonego postępu Zarządzane przetwarza oszacowane potrzeby W logczny rozwój wydarzeń, a następne W konkretne dzałana funkcjonalne Nawet Jeśl uwzględnono wszystlae elementy dobrego przedsęwzęca, bez silnej profesjonalnej kadry zarządzającej przedsęwzęce to moze ne zostać UWeńczone powodzemem Zabawną, ale Cerpką W swojej wymowe, choć me pozbawoną głębszej refleksj, lustracją tego spostrzezema Jest bohater komtksów Beetle Baley, słynny amerykańsk szeregowec W Jednym z komtksów wszechobecny, WecZne rozkazujący Serzant opsuje wekte zalety Zyca W WOJsku MÓW o trzech posłkach dzenne (podawanych W postac bre chlapnętej na mskę), o tym, ze zawsze ma Sę mejsce do spama, "wspanałą" płacę, pełną opekę medyczną, zawsze gotowe LEM ProJect 5

11 Podręczmk opracowama przedsęwzęca zarządzama Jego realzacją do drog pojazdy (w tym popsutego Jeepa) l mozhwość podnoszema sprawnośc fizycznej (tu wskazuje na grupę opeszałych zołmerzy pokonujących długi tor przeszk6d) Slerzant zwraca Sę następ me do swolch zasłuchanych zołmerzy l wykrzykuje - Czeg6z Węcej jeszcze chcecle? Na co Beetle Bady, Weczny cynik, odpowada - Lepszego zarządzana' Ta kom1ksowa mądrość to coś Węcej mz tylko Zarnko prawdy Lepsze zarządzane to klucz do sukcesu, me tylko z defn1cjl (z punktu Wldzerua teoretycznego), ale l z praktycznej koruecznośc' 6 LEM ProJect

12 ~ /1/ OPRACOWANE PRZEDSlfYo/Z/ĘCA - PRZYGOTOWANE NWESTYCJ. OPRACOWANE PRZEDSĘWZĘCA - PRZYGOTOWANE NWESTYCJ Przejdźmy teraz do bardziej szczegółowego omowlerua dwóch głównych POjęć, które składają Sę na nasz podręczruk OPRACOWANE PRZEDSĘWZĘCA l ZARZĄDZANE JEGO REALZACJĄ Wedle przyjętej kolejnośc zacznjmy od OmÓWena zasad l szczegółów opracowama przedsę WZęca, czyl przygotowana inwestycj Temat wymaga róznego rozłozena akcentów w zaleznośc od zaangazowama, przedstawcel władz rruejskch Szef, odpowedzalny za realzację inwestycj, czy to będze burmstrz, dyrektor czy adrrunstrator, powinen być zywo zainteresowany szczegółarru opracowana przedsęwzęca, aby proponowane inwestycje zostały pod Jego kerunkem wmklwle przeanalzowane, dając mu pewność, ze spełnają mnunalne wymagama wykonalnośc OCZyWśce stratega przyjmowana przez poszczególnych szefów Jest rózna, W zaleznośc od charakteru, skal zasęgu proponowanego przedsęwzęca ChoClaz szef moze me być jedyną osobą, która przeprowadza nezbędną analzę stanowącą o wykonalnośc, dobrze byłoby, aby rozwazył Jej wynk, zanm zdecyduje Sę kontynuować dzałana W nektórych przypadkach podejmuje Sę decyzje o inwestycj, przydzela Sę kontrakty wykonawcom, łopaty wgłębają Sę W zerruę l wówczas rzeczywstość nespodzewane daje o sobe znać, wykazuląc, ze pozbawona planu inwestycja ne Jest W ogóle zadnym przedsęwzęcem Jezeh dzałana ZWązane Z opracowanem przedsęwzęca następują po fakce, to przedsęwzę Ce, Jeśl jeszcze Z nego cokolwek pozostało, zaczyna napotykać trudnośc Dla mme zawera Sę to w ZWęzłym, choć moze nełatwym do WYjaśruerua powedzenu "Masełko Sę spóźmło", którego odpowednkem Jest polske porzekadło "musztarda po obedze" Ma ono swój początek w neomal przysłowowym zdarzenu, które stało Se molm udzałem, gdy pracowałem na Flpinach W czase nspekcyjnej podrózy słuzbowej, na połudnowej wyspe Mmdanao, zatrzymałem Sę na noc w małym pensjonace W stolcy tej odległej prowincj, prowadzonym przez powszechne szanowaną rodzinę W pensjonace tym zatrzymal Sę takze pracujący dla naszego Programu techncy, obsługujący ten obszar kraju Następnego dma rano rześk wypoczęty zszedłem na dół na śmadame zamówłem Jajka, grzankę kawę - oraz meco masła na grzankę Młoda dzewczyna, która podawała do stołu, nezbyt pewme czuła Sę w angelslam (podobne zresztą Jak Ja zupełne nepewne poruszałem Sę W tagalog, Języku Fhpń- LEM Project 7

13 Podręcznik opracowania przedsięwzięcia zarządzania Jego realizacją czyków), uśruechnęła Sę, przytaknęła wrócła do kuchm Po Jaknnś czase na stole pojawło Sę wszystko z WYjątkiem masła Pomewaz byłem umówony wcześme rano w ruejscowym urzędze, wypiłem kawę, zjadłem jajka grzankę bez masła tak szybko, Jak na to pozwalają prawdłowe traweme dobre manery Kedy skończyłem jeść l wstałem od stołu, aby zapłacć rachunek, dzewczyna podeszła, uśmiechając Sę z zawstydzemem, postawiła przede mną na stole duzą mskę masła australjskiego 1, najlepej Jak umała, POWedzała po angelsku "Masełko Sę spóźmło'" Wypowledzlała wtedy na temat opracowana przedsęwzęca Welką prawdę, która stosuje Sę na całym ŚWeCe Neza1ezme od tego, Jak dobry mamy pomysł, Jak bardzo Jesteśmy przekonan, ze podązamy we właścwym kierunku, Jest Węcej mz prawdopodobne, ze gdześ w trakce opracowana przedsewzęca MASEŁKO SĘ SPOZN, a musztarda pojaw Sę po obedze Ale przykładając Sę staranmej, koncentrując Sę na dzałanach początkowych, np na zaplanowanu l przygotowanu inwestycj, mozemy postarać Sę, aby ta Welka prawda me mtała zastosowana - przynajmnej wobec naszego przedsięwzęca' stmeje bowem uporządkowana kolejność dzałań, którą mozna wykorzystać W ob11czu problemów z opracowanem przedsęwzęca wspomóc szefa nwestycj, samorząd lokalny Jego personel techmczny Ta kolejność postępowama Jest wazna me tylko przy definowanu znaczema danej inwestycj, tzn odpowadając, czy powmna być ona realzowana, czy nalezy ją W ogóle rozpoczynać, ale takze przy określamu sposobu wzajemnych odmeseń tworzemu 11st prorytetowych lcznych wymagań wobec poszczególnych zadań inwestycyjnych NaCsk kładzony na kolejne elementy postępowana Je~t wprost proporcjonalny do stopma złozonośc proponowanych przedsęwzęć oraz do obecnośc czynników poltyki dokonywama wyboru ustalana kolejnośc przedsęwzęć, przy ogranczonych środkach na łch realzację Nikt me potrafi rozwązać Z góry problemu poltycznego, nikt tez me moze hyć pewen zaspokojema wszystkich wymagań l/lub spełmema wszystkich obetmc, Jake za sobą mosą poszczególne przdsęwzęcla, mezalezme od tego, czy są one "mfrastrukturalne" czy "socjalne" Lecz stosując kolejność postępowana, mozna poddać przedsęwzęce wmk1wej obserwacj analtze, aby poltykę procesu wyboru odmeść do bardzej obektywnych względów, pnorytetów, wymagań techmcznych, potrzeb społecznych, sposobów warunków finansowana, td ProponUjemy W tym podręcznku cztery główne etapy opracowana przedsęwzęca, które zostały bardzo krótko omówone W poprzedmm rozdzale, to znaczy a. Sformułowame planu przedsęwzęca b. Wskazane pnorytetów c. Przeprowadzeme studum wykonalnośc (celowośc) przedsięwzęca d. Zwrot kosztów 8 LEM ProJect

14 il 11/ OPRACOWANE PRZEDSĘWZĘCA - PRZYGOTOWANE NWESTYCJ Decyzja o tym, Jak nacsk zostane połozony na kazdy z tych etapów uporządkowanej kolejnoś C postępowana, nalezy do uprawmeń szefa nwestycj, samorządu lokalnego personelu techmcznego, a jest uzalezmona od skali rozwazanego przedslęwzlęca lub przedsęwzięć oraz od tego, W Jakej faze przygotowama nwestycj znajduje Sę dana Jednostka admnistracj lokalnej Być moze na najbhzsze klka lat określono juz przedsęwzęca wskazano prorytety Następme nalezy być moze rozwazyć, czy wybrane nwestycje pnorytetowe są rzeczywśce wykonalne Z techmcznego, finansowego, ekonomcznego, organzacyjnego społecznego punktu wdzema Nektóre nwestycje, typu "nwestycj socjalnych", np przedszkole czy ośrodek zdrowa, na etape opracowana przedsęwzęca me pownny, lub Z Welu względów me mogą, uwzględmać elementu zwrotu kosztów Rozwazmy w skróce te cztery etapy Sformułowanie planu przedsięwzięcia Logka postępowana przy formułowamu planu nakazuje, aby rrueć WZJę tego, co chcemy OSągnąć, zanm zaczmemy rozwazać, Jake dzałana podjąć nnym słowy, nalezy najperw określtć cele - czylt to, co mamy nadzeję osągnąć Będze to oczywśce wymagało współpracy Z mnyml osobamt, ponadto mus W tak czy nny sposób uwzględmać proces polttyczny zachodzący W społecznośc Po wyznaczemu celów, na1ezy przystąpć do określema mezbędnych metod l środków Dopero po zakończemu tych dwóch etapów mozemy dostateczme określtć dzałana, które nalezy podjąć, aby osągnąć zarruerzony cel Jest jeszcze jedna sprawa, o której nalezy wspommeć W tym rruejscu Kedy przeprowadza Sę analzę propozycj przedsęwzęć, mających na celu zaspokojeme podstawowych potrzeb, moze Sę okazać, ze występuje konfukt rruędzy tyrru propozycjam a oczekwamamt grup społecznośc lokalnej Meszkańcy danej rruejscowośc z reguły zgłaszają sprzecw, jezelt określone potrzeby, które ma ZaspOkOĆ dana nwestycja, będą faktyczme słuzyły tylko pewnej, wybranej grupe osób W takm przypadku szef nwestycj Jego personel mogą wypracować program strategu, słuzących pokonamu przeszkód ujawmonych W tej analtze, szczególme Jezelt nwestycja Jest "absolutme mezbędna" Moze to takze być mwestycja. która zostame zaakceptowana, Jeśl przyjme Sę właścwe podejśce do ludz Z drugej jednak strony moze Sę okazać, Z me na1ezy w ogóle podejmować tego przedsęwzęca Szef powmlen wtedy przejść do następnej POZYCJ na lśce pnorytetów, a me forsować perwotme wyznaczonej nwestycj, której ocena wskazuje, ze jest mewykonalna mesie za sobą ryzyko powaznych problemów poltycznych, a takze prawdopodobną utratę zaufama W kerowmcze zdolnośc szefa Nlezalezme od wymku, decyzja pownna LEM Pro)ect 9

15 Podręcznik opracowania przedsięwzięcia zarządzania Jego realizacją być tak sformułowana, aby wykazała słę wszystktch zawartych w mej argumentów za przecw wykonalnośc lub mewykonalnoścl danej mwestycj BardZiej szczegółowe przedstawleme formułowania planu przedsęwzęca podano w załączmku, który zawera zarówno WYJaśmeme omóweme czterech etapów procesu "formułowama", Jak omóweme waznych kwestll tego procesu, w tym skal przedsęwzięca (nwestycj), Jego lokalzacj, zastosowanej techmk oraz metod koordynacji Wskazanie przedsięwzięć priorytetowych Określane pnorytetów to proces postępowana, który pozwala szefow mwestycjll Jednostce lokalnej na dokoname rankngu przedsęwzęć według mnej lub bardzej obektywnych krytenów Jest to komeczne, pomewaz środk są zawsze ogranczone nalezy wybrać te nwestycje, które pozwolą w sposób najbardzej ekonomczny zaspokoć najplmejsze potrzeby Po dokonamu dagnozy problemów określemu ch przyczyn mozna następme "wyłozyć karty na stół", czyl nnym słowy, przedstawć projekty mwestycj pozwalające rozwązać te problemy PropozycJe mogą pochodzć Z Welu źródeł, takze od organów admmstracyjnych, a najlepej spoza mch Jednostka lokalna być moze ma JUZ ten etap za sobą być moze ma JUZ gotowy plan szeregu przedsęwzęć Następny krok, po zebramu klku przedsęwzęć, polega na selekcj wstępnej Pozwol ona Jednostce, np podkomsj samorządu czy komsj powołanej przez szefa nwestycj na wyelmnowane przedsęwzęć, które mają mewelkle szanse powodzema lub me ma dla mch dostatecznego uzasadmema Nawet po wstępnej selekcj wytypowane przedsęwzęca mogą znaczme wykraczać poza mozlwośc ch finansowana W bezącym lub nawet kolejnym roku budzetowym Jednostka adnumstracj lokalnej moze ponadto me podołać podjęcu szeregu nwestycj z braku mozlwośc techmcznych lub kerowmczych Dlatego tez tak wazne Jest określeme pnorytetów W załączmku li przedstawamy bardzej szczegółowo zakres potrzeb zwązanych Z wykonanem tego zadama oraz przegląd mektórych wazmejszych krytenów, które nalezy zastosować, Jak sugestu dotyczących rankngu Celowość przedsięwzięcia StudUm celowośc (wykonalnośc) poszczególnych przedsęwzęć lub ch systemu zaleca Sę zwykle wtedy, gdy koszt przedsęwzęca przekracza pewen lnut Lmt ten oczywśce zalezy 10 LEM ProJect

16 il 11/ OPRACOWANE PRZEDSĘWZĘCA - PRZYGOTOWANE NWESTYCJ od oczelowań Jednostk lokalnej Przedsęwzęce na duzą skalę dla małego nuasta Y moze być stosunkowo newlellae dla Krakowa Perwsze z nch moze wymagać studum celowośc ze względu na stosunkowo duze nakłady, podczas gdy w tym drugim przypadku studum take moze stanowć element systematycznej Cągłej reahzacj przedsięwzęca Ale nawet najmnlejsze przedsęwzęce pownno meć swoje uzasadneme W określenu stawanych mu wymogów, poprawnośc rozwązań techncznych, metod fnansowana, td Gdy jednak zapadne decyzja o przeprowadzenu studum celowośc, powmno ono meć na celu zbadane mozhwoścl techncznych, finansowych, środowskowych, społeczno-ekononucznych organzacyjnych W konkluzj studlum to pownno wskazywać, czy nalezy podjąć przedsę WZęCe, czy tez me Procedura elementy, które powmny być uwzględmone W studum celo WOŚC, są zawarte W załącznku Zwrot kosztów W ostatnch latach zwrot kosztów nabrał Wększego znaczena W opracowywanu przedsęwzęć, a przez to W całym zarządzanu Coraz częścej podkreśla Sę, ze słuzby państwowe powmny podlegać tym samym regułom, Jake ObOWązUją W sektorze prywatnym Tak jest szczególme W przypadku nakładów mwestycyjnych na systemy WOdOCągÓW lub kanahzacj czy budowana mfrastruktury na duzą skalę, talaej jak seć dróg W całym kraju Nawet odborcy usług W dzedzne mwestycjl socjalnych, np przedszkol opek zdrowotnej, często są proszen o pokrywane CZęŚC kosztów Jednym z najbardzej wymownych argumentów na rzecz pełnego lub częścowego zwrotu kosztów przy ŚWadczenU wybranych usług socjalnych Jest fakt, ze ogół społeczeństwa moze zawsze ządać wyzszego pozomu tych usług Tego rodzaju powązane moze z kole zachęcć kierujących organizacjam admnstracj publcznej do stosowana nowoczesnych technik prowadzena SWOch przedsęborstw, a tym samym wpłynąć na podnesene JakOŚC ŚWadczonych usług Takze tym razem załącznik V zawera bardzej szczegółowe wyjaśnene oraz model zwrotu kosztów, który wydaje Sę mozlwy do zastosowana na szczeblu admmstracjllokałnej OmÓWene opracowana przedsęwzęca zakończmy przykładem sprzed kilku lat, kedy przed SęWZęCe W sposób OCZyWSty nezbędne wynikające z wyraźnej potrzeby zakończyło Sę fiaskem z powodu medostatecznego opracowana W latach sześćdzesątych, W Mędzynarodowej DekadZe ROZWOJU, Woska W Dolme Raptl W Nepalu otrzymała most jako upommek od rządu ndu Woska, połozona u stóp pasma Kanchanjunga, była podzelona na dwe CZęŚC bardzo głębokm wąwozem, którym płynął rwący po- LEM Project 11

17 Podręczmk opracowama przedsięwzięcia, zarządzama Jego realizacją tok zasllany przez śmeg topmejące w mzszych pasmach g6r Po Jednej strome wąwozu znajdował Sę targ, urzędy wosk oraz bank, po drugej zaś strome były osedla meszkanowe nekt6- re placówk handlowe Jedynym sposobem przedostama Sę na drugą stronę głębokego l budzącego lęk wąwozu był me budzący zaufama, huśtający Sę most lmowy Ze względu na swój naturalny POdZał Woska zaczęła Sę chylć ku upadkow ludze zaczęh Sę wyprowadzać, dzałalność zamerała dla ruchu zarówno peszych, Jak 1 pojazdów OCZyWstym rozwązamem był mocny, nowoczesny most, przeznaczony Wszyscy n1eszkańcy Z entuzjazmem przyjęl Weść o podarunku rządu mdyjskego Oczekwal Z nadzeją na dostarczeme elementów mostu lch montaz, co oznaczać mało ponowne zjednoczeme wosk stworzeme w ten sposób lepszych warunków zyca Ze względu na otaczające góry do WOsk mozna było dotrzeć bezpośredmo Jedyme drogą po Wetrzną Rządy obu krajów, Nepalu ndu, zbudowały WięC dodatkowo ggantyczny system wlelokrązków, nacągających stalową lmę wycągu, za pomocą którego mozna było z rówmny u stóp gór przenosu; potrzebne matenały mne towary, składając je W Wosce Metoda ta została zastosowana do przetransportowana elementów nowo zaprojektowanego stalowego mostu kratowego Po pewnym czase dostawy zostały zakończone, a most zmontowano równolegle do mejsca wybranego na nowe przejśce DZęk mezwykłym umejętnoścom mzymerskm budowlanym zdołano u podstaw wąwozu wzneść filary, które mały wsperać nowy most kratowy Wszystko było gotowe A Jednak most lezał bezuzyteczme przez ponad pęć lat, pomewaz przeoczono Jeden wazny wymóg W Jak sposób mał być ten nowy most podmeslony, obrócony o 90 stopm, a następ me unueszczony bezpeczme na filarach? W WOsce me było dźwgu na tyle duzego, aby wykonać to zadame, am mozhwośc unueszczema stalowych elementów podstawy mostu na filarach w tak sposób, aby JUz W mejscu ponowme most zrekonstruować Most stdł Sę symbolem błędnego mepełnego opracowana przedsęwzęca Teren wokół mego obrósł trawą dzkm wmem a W poblzu otworzono klka kawarm Jedną restaurację dla starszyzny WOsk, mzymerów zanteresowanych meszkańców, którzy gromadzl Sę tam kazdego dma kazdego tygodma, zastanawając Sę, co mozna zrobć W języku nepalsktm nazwano z czasem ten most "mostem, który me Jest mostem" LudZie chodzl tam z powrotem po welokrotme naprawanym, rozkołysanym mośce lmowym, prowadząc burzhwe dyskusje o tym, co Sę me udało Jak rozwązać problem Nowy most stał Sę atrakcją turystyczną, pomewaz pokazywano go wszystkm przybyszom, którzy z JakchkolWek powodów znaleźh Sę W okohcy Z radością dowedzelśmy Sę Jednak, ze prawe dzesęć lat późmej zmontowano wreszce na n1ejscu dźwg 1 przy aplauze tłumonym przez wszystke te lata oczekwama most został W końcu umeszczony na filarach OCzyWŚCe otwarty, W przeszłość odsyłając dotychczasową 12 LEM ProJect

18 lmową konstrukcję 11/ OPRACOWANE PRZEDSĘWZĘCA - PRZYGOTOWANE NWES1YCJ Ale most ten stał Sę takze pomn1klem cerpliwośc mieszkańców WłOsa, Jaką Sę wykazal W obliczu mepowodzema procesu opracowana przedsęwzęca Mejmy nadze Ję, ze W nagrodę, słuszme Sę jej nalezącą, WłOska teraz kwtme a most Jest symbolem postępu LEM ProJect 13

19 V ZARZĄDZANE REALZACJĄ PRZEDSĘWZĘCA V. ZARZĄDZANE REALZACJĄ PRZEDSĘWZĘCA Zamm zagłębmy Sę w problemy nepowodzena zarządzana realtzacją przedsęwzęca, na1ezy wymemć dwa nerozłączne ze sobą powązane aspekty zarządzama, a manowce "Cągłość chaos" Zarządzane przedsęwzęcem moze W zamyśle stanowć cągłość, pojęce, które łączy W sobie wszystke elementy zarządzana przedsęwzęcem Jako całoścą Ale W praktyce tak ngdy właścwie ne Jest, nezalezne od tego, czy powołujemy do zyca nowe słuzby, czy budujemy drogę Często Jedna grupa ludz moze zdecydować, które przedsięwzęce zostame wykonane, jake usług zostaną stworzone, skąd będą pochodzły środk finansowe Jaka Część społecznośc na tym skorzysta nna grupa moze W wynku przetargu wybrać najlepszą naj tańszą ofertę, decydując o tym, któremu wykonawcy powerzona zostane nwestycja Następme kerujący W tereme przedsęwzęcem otrzymuje zestaw poleceń W duzej paperowej koperce Ma za zadame dopilnować, aby przedsęwzęce zostało rozpoczęte, ukończone, spełnało wymagana techmczne 1 meścło Sę W przewdzianym budzece KeroWnk prac W terene moze W ogóle ne uczestnczyć W procese podejmowama decyzj plamstycznych Czasem taka sytuacja moze prowadzć do chaosu na placu budowy to, co Jest pra Wdłowe na paperze wspanałe Jako plan finansowana, moze rozsypać Sę Jak domek z kart, kedy okaze Sę, ze ne ma mejsca na składowane matenałów wykonawców, na parkowane pojazdów pracujących na budowle a dojazd do placu budowy prowadz zbyt wąskm drogamt, unemozltwając wprowadzeme clęzkego sprzętu Być moze me zapytano okoltcznych meszkańców, co myślą o takch zamerzenach, moze okazać Sę, ze ne zyczą sobe taklej mwestycj - lub W takm właśne wydanu SprzeCW moze narastać a tempo prac zostaje zwolmone, czy wręcz następuje ch wstrzymane Pętrzą Sę WęC nakazy dokonana Zman 1 zarówno plan finansowana, Jak data ukończema prac mogą ne być dotrzymane Mejmy nadzeję, ze sytuacje take teraz Sę ne zdarzą, ponewaz postępując zgodne z mmejszym podręcznkem, władze lokalne zajmą Sę opracowamem przedsęwzęca, dzęk czemu umkną Jednej Z waznych przyczyn chaosu W procese zarządzana Taka podobne sytuacje mogą prowadzć do negatywnych wzorców kerowama mwestycją, to znaczy do władzy bez kompetencj Ne znaczy to OCZyWŚCe, ze kerownk placu budowy mus LEM ProJect 15 "".,.~,.. 1. rf?, l 'tj..-~ J "

20 Podręczmk opracowama przedsęwzęcia zarządzama Jego realizacją podejmować wszystke decyzje, ale pownen on być włączony W pewnym momence W proces opracowama, aby W raze powstana problemów praktycznych mozna było je omówć zaraz na początku (patrz most W Nepalu) stneją setk nnych przykładów, w których cągłość zarządzama przedsęwzęcem jest przerwana lub narazona na ryzyko, prowadząc W sposób neumkmony do chaosu Na przykład W mnejszych okręgach, W mastach masteczkach osoby odpowiedzialne za podejmowame działań pub11cznych zwykle Sę znają Mozna wobec tego oczekwać, ze koordynacja, mająca zasadncze znaczeme dla procesu zarządzama, będzie łatwiejsza Ale Wielkość nczego me gwarantuje Duz z nas ma dośwadczena budowana nowej szkoły komecznośc zebrana w Jednym rntejscu w Jednej porze przedstawcel wydzału dróg, WOdOCągów, kanalzacj przedsęborstw energetycznych' Jakez burzhwe spotkana odbywałem w ZWązku z tą sprawą - nawet z przyjacółm' Albo ta walka o kompetencje, rozgrywana przy próbach przebudowy drog w mteśce czy na WS' ZdejmUje Sę obecną nawerzchnę drog, rozpoczyna Sę prace przy podłozu, po to tylko, aby stwerdzć, ze mapy wydzału wodnego są neaktualne, a Zamast rurocągu 6"(150 mm) samym środkem placu budowy begme główny rurocąg cśnenowy o średmcy 42"(1000 mm) wydzał wodny mów, ze me wolno go tknąć, ponewaz cała 11ma będzie przerabana W przyszłym roku' Jest to mewątplwe takze część dzałań dotyczących przygotowama nwestycj, ale wkracza ona często w sferę zarządzana bez zdecydowanego dązema do zapewnema CągłOŚC moze to powodować trudnośc, a czasem nawet chaos COŚ takego zdarzyło Sę klka lat temu w Cambndge, w stame Massachusetts, w USA było udzałem prest1zowej uczeln John F Kennedy School of Government Unversytetu Harvard WydZiału Robót Komunalnych Urzędu Masta Cambndge Uczelna właśme ukończyła trwające dwa lata przedsęwzęce budowlane, polegające na dobudowamu do stmejących obektów dodatkowych 50 sal do ĆWczeń Frma budowlana współpracowała ŚCśle z wydzałem robót komunalnych, uzyskując W ZWązku Z budową tymczasową zgodę na zajęce CZęŚC drog Frma ta, za pośrednctwem swojego podwykonawcy odpowedzalnego za WOdOCąg l kanalzację, odbyła spotkane z sekcją ds ŚCeków santarnych wydzału l uzyskała zgodę na przyłączene budynku do stnejącej SeC kanalzacyjnej Prace budowlane postępowały zgodme z planem, budynek został otwarty do tymczasowego uzytku, a na na.jblzszy weekend planowano ceremonę otwar Ca obektu, na której mel być obecn przedstawcele władz stanowych federalnych W pątek przed uroczystym otwarcem, które mtało nastąpć W nedzelę, nspektor SeC kana11zacyjnej wezwał mne, Jako komsarza Urzędu Masta ds robót komunalnych, powedzał, ze nastąpło zapadnęce Sę ulcy przed nowym budynkem, spowodowane prawdopodobne przerwanem nstalacj W mejscu przyłączema kanalzacj budynku do SeC mejskej Kedy przybylśmy razem na "mejsce zbrodm", sprawa wyglądała gorzej nz Sę spodzewalśmy Wezwalśmy naszego wykonawcę robót awaryjnych, będącego cały czas W pogotowu, aby przyjechał rozkopał ulcę 16 LEM ProJect