Bonus! Odpowiedzi do zadań na FTP. Pewnie wkrocz w świat baz danych z programem Access 2010!

Transkrypt

1 Pewne wkrocz w śwat baz danych z programem Access 2010! Poznaj zasady rządzące systemam baz danych Naucz sę nstalować program Access korzystać z jego możlwośc Dowedz sę, jak defnować modyfkować strukturę bazy Poznaj sposób zarządzana danym admnstrowana bazą Naucz sę korzystać z kwerend, formularzy raportów Bonus! Odpowedz do zadań na FTP

2 Idź do Sps treśc Przykładowy rozdzał Katalog ksążek Katalog onlne Zamów drukowany katalog Twój koszyk Dodaj do koszyka Cennk nformacje Zamów nformacje o nowoścach Zamów cennk Czytelna Fragmenty ksążek onlne Kontakt Helon SA ul. Koścuszk 1c Glwce tel e-mal: helon@helon.pl Helon Access 2010 PL. Kurs Autorzy: Danuta Mendrala, Marcn Szelga ISBN: Format: , stron: 312 Pewne wkrocz w œwat baz danych z programem Access 2010! Poznaj zasady rz¹dz¹ce systemam baz danych Naucz sê nstalowaæ program Access korzystaæ z jego mo lwoœc Dowedz sê, jak defnowaæ modyfkowaæ strukturê bazy Poznaj sposób zarz¹dzana danym admnstrowana baz¹ Naucz sê korzystaæ z kwerend, formularzy raportów Bazy danych myœlsz, e to zaawansowane, oceraj¹ce sê o czary zagadnene, przeznaczone wy³¹czne dla jajog³owych nformatyków, którzy zawodowo zajmuj¹ sê tajemnczym przerzucanem bajtów z mejsca na mejsce? Nc bardzej mylnego. Bazy danych to mechanzmy przechowywana nformacj, z którym ka dy z nas ma do czynena na co dzeñ, nawet jeœl ne zdaje sobe z tego sprawy. Take systemy wykorzystuje sê ju dos³owne wszêdze: w kasach fskalnych sklepów spo ywczych, ewdencj ludnoœc prowadzonej przez urzêdy pañstwowe czy rozlczenach operatorów telefon komórkowej. Czy w takm raze jest sê czego baæ? Ne, zw³aszcza gdy zacznesz poznawaæ ten temat od programu Access 2010 prostego, wydajnego wygodnego w u ycu systemu bazodanowego frmy Mcrosoft. Pomo e C w tym ks¹ ka Access 2010 PL. Kurs, która za pomoc¹ prostego jêzyka lcznych lustracj prezentuje wszystke nformacje potrzebne pocz¹tkuj¹cemu u ytkownkow do wykonana perwszych pewnych kroków w tajemnczym œwece baz danych. Autorzy przedstawaj¹ w nej teoretyczne podstawy dza³ana mechanzmów bazodanowych, sposób nstalacj aktualzacj programu Access 2010, najwa nejsze dza³ana admnstracyjne, metody defnowana struktury bazy wype³nana jej danym. Z tego podrêcznka nauczysz sê równe, jak modyfkowaæ swoje bazy danych, wydobywaæ z nch nformacje prezentowaæ je u ytkownkom. To jeszcze ne konec zdobêdzesz tak e umejêtnoœæ tworzena makr u³atwaj¹cych automatyzuj¹cych Twoj¹ pracê admnstratora oraz pos³ugwana sê nm. Oprócz teoretycznych nformacj w ks¹ ce znajdzesz sporo zadañ do samodzelnego wykonana dzêk nm utrwalsz uzyskan¹ wedzê sprawdzsz j¹ w praktyce. Instalacja programu Mcrosoft Access Tworzene bazy danych defnowane jej struktury Dodawane, usuwane modyfkowane nformacj Wyszukwane, sortowane fltrowane danych Zarz¹dzane tabelam zboram nformacj U ywane kwerend, raportów formularzy Defnowane uruchamane makr Admnstrowane baz¹ danych zabezpeczane jej zawartoœc Do³¹cz do elty admnstratorów baz danych dzêk prosto przekazanej wedzy czytelnym rysunkom, wyjaœnaj¹cym zaw³oœc Accessa 2010.

3 Sps treśc Wstęp...7 Rozdzał 1. Serwer baz danych, czyl do czego służy Mcrosoft Access...15 Po co nam bazy danych? Instalacja programu Mcrosoft Access Aktualzacja programu Aktywacja programu Poznajemy środowsko systemu zarządzana bazam danych Access Tworzene pustej bazy danych Zamykane bazy danych Kopowane plku bazy danych Zmana domyślnej wersj bazy danych Komplacja bazy danych Podsumowane Rozdzał 2. Przykładowa baza danych, czyl jak wykorzystać możlwośc programu Access...33 Jak pracować z bazam danych programu Mcrosoft Access? Otwerane stnejącej bazy danych Wyszukwane plków bazy danych Otwerane baz danych wcześnejszych wersj programu Access Udostępnane plku bazy danych Tworzene bazy danych na podstawe szablonu Northwnd Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd Dodawane zaufanych lokalzacj plków bazodanowych Konwertowane bazy danych Podzał bazy danych Konfguracja podzelonych baz danych Podsumowane Rozdzał 3. Szablony baz danych, czyl jak w prosty sposób rozpocząć pracę z bazam programu Access...55 Tworzene bazy na podstawe szablonu Struktura utworzonej na podstawe szablonu bazy Wstawane danych bezpośredno do tabel Wstawane danych za pomocą formularza Wyszukwane danych w tabel Wyszukwane danych w formularzach Fltrowane danych Usuwane danych z tabel Usuwane danych za pomocą formularza Modyfkowane danych w tabel... 71

4 Modyfkowane danych za pomocą formularza Prezentowane danych za pomocą raportów Szablony baz sec Web Podsumowane Rozdzał 4. Projektowane tworzene tabel, czyl jak przechowywać nformacje w baze danych...75 Jak zbudowane są tabele? Szybk start określamy dane elementarne Pola oblczenowe Tworzymy tabelę poprzez wprowadzane przykładowych danych Tworzymy tabelę poprzez mport zewnętrznych danych Tworzene tabel w wdoku projektu Defnujemy klucz podstawowy Typy danych programu Mcrosoft Access Reguły sprawdzana poprawnośc (warunk, które muszą spełnać dane zapsane w tabel) Podsumowane Rozdzał 5. Modyfkowane tabel, czyl jak zmenć strukturę obektów bazy danych Jak zarządzać obektam bazy danych? Zmana nazwy tabel Kopowane tabel Usuwane tabel Ukrywane tabel Dodawane kolumn do tabel Zmana defncj stnejącej kolumny Usuwane wybranych kolumn Automatyczne wprowadzane zman w powązanych obektach Eksportowane danych z tabel Importowane danych z nnych programów Podsumowane Rozdzał 6. Łączene tabel, czyl do czego służą relacje Jak podzelć przechowywane w baze nformacje mędzy odpowedne tabele? Łączene tabel za pomocą zwązku typu jeden do jednego Łączene tabel za pomocą zwązku typu jeden do welu Łączene tabel zwązkem typu wele do welu za pomocą pola welowartoścowego Łączene tabel za pomocą zwązku typu wele do welu Dagram E/R przykładowej bazy danych Northwnd Tworzymy projekt przykładowej bazy danych Tabele słownkowe Tabele podrzędne Tabela nadrzędna Tabela łącznkowa

5 Korzystane z tabel łącznkowej Określamy węzy ntegralnośc (spójnośc) danych zapsanych w połączonych tabelach Wprowadzane przykładowych danych Usuwane relacj Modyfkowane połączonych tabel Podsumowane Rozdzał 7. Kwerendy, czyl jak zautomatyzować pracę z danym Do czego służą kwerendy? Poberane wszystkch danych z tabel Wyberane kolumn z tabel Modyfkowane poberanych danych Porządkowane pobranych danych Sortowane danych Ogranczane lczby zwracanych werszy Wyszukwane duplkatów Wyberane danych na podstawe prostego warunku logcznego Wyberane danych na podstawe złożonego warunku logcznego Zwracane danych z dwóch połączonych tabel za pomocą kreatora Zwracane danych z welu połączonych tabel Zwracane danych z tabel połączonych za pośrednctwem pól welowartoścowych Zwracane nepasujących werszy z połączonych tabel Dodawane podsumowań Zlczane danych Grupowane danych Kwerendy krzyżowe Usuwane wybranych danych Dodawane danych Modyfkowane wybranych danych Podsumowane Rozdzał 8. Formularze, czyl jak ułatwć użytkownkom dostęp do danych Po co tworzyć formularze? Szybk start z gotowym częścam aplkacj Tworzymy autoformularz zwązany z wybraną tabelą Budowa formularzy powązanych z tabelam Wyszukujemy, fltrujemy usuwamy dane Kreator formularzy tworzymy formularz zwązany z wybraną tabelą Kreator formularzy tworzymy formularz zwązany z połączonym tabelam Poznajemy motywy formularze nawgacyjne Zmana defncj formularza Formularz do przeglądana danych Tworzymy formularz z podformularzem

6 Korzystane z formularza z podformularzem Panel przełączana jako przykład formularza nezwązanego z żadną tabelą użytkownka Poznajemy zależnośc pomędzy obektam bazy danych Podsumowane Rozdzał 9. Raporty, czyl jak zaprezentować dane Do czego służą raporty? Instalacja drukark w systeme Wndows Tworzymy autoraport Kreator raportów tworzymy raport powązany z wybraną tabelą Kreator raportów tworzymy raport powązany z weloma tabelam Kreator raportów tworzymy raport powązany z kwerendą Tworzymy raport zawerający podsumowana Raport grupujący dane Dodawane podsumowań do raportów grupujących dane Dodatkowy pozom grupowana danych Wzualzacje formatowane warunkowe Tworzene fltrów ogranczających prezentowane dane Podsumowane Rozdzał 10. Makra, czyl jak zautomatyzować regularne wykonywane operacje Jak zautomatyzować pracę użytkownka za pomocą makr? Tworzymy najprostsze makropolecene Makro składające sę z dwóch akcj Makro składające sę z welu akcj Modyfkowane makra Makra danych Uruchamamy makro z pozomu formularza Wykonywane makra krok po kroku Makro eksportujące dane z wybranej tabel Przykładowe makro wysyłające wadomośc e-mal Podsumowane Rozdzał 11. Zarządzane bazą, czyl na czym polega praca admnstratora baz danych Jak zapewnć wydajną pracę użytkownkom programu Access? Tworzymy dokumentację bazy Konfgurujemy system zarządzana bazam danych Access Właścwośc plku bazy danych Kompaktowane bazy danych Tworzymy kopę bazy danych Odtwarzamy bazę po awar Optymalzacja wydajnośc bazy Zabezpeczamy przechowywane w baze dane Przenosmy bazę danych do SZBD SQL Server Podsumowane

7 Jak pracować z bazam danych programu Mcrosoft Access? Otwerane stnejącej bazy danych Wyszukwane plków bazy danych Otwerane baz danych wcześnejszych wersj programu Access Udostępnane plku bazy danych Tworzene bazy danych na podstawe szablonu Northwnd Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd Dodawane zaufanych lokalzacj plków bazodanowych Konwertowane bazy danych Podzał bazy danych Konfguracja podzelonych baz danych Podsumowane 2 Przykładowa baza danych, czyl jak wykorzystać możlwośc programu Access Jak pracować z bazam danych programu Mcrosoft Access? Podejmując sę ambtnego zadana stworzena własnej bazy danych w programe Mcrosoft Access, musmy uśwadomć sobe, że zanm zobaczymy efekt końcowy naszej pracy, czeka nas faza projektowana. Struktura programu, w którym będzemy przechowywać nformacje, jest zależna w dużym stopnu od naszej kreatywnośc. Dla mnej wytrwałych zawsze pozostaje możlwość wpsana danych do tabel programu Word czy arkusza programu Excel, wchodzących w skład paketu Mcrosoft Offce. Należy jednak pamętać, że taka opcja ne pozwala na dostosowane programu do naszych potrzeb. Tylko samodzelne zaprojektowane bazy danych utworzene określonej lczby obektów (tabel, kwerend, formularzy td.) umożlwa jej wykorzystane w odpowednm stopnu, czyl takm, który pozwol przechowywać w komputerze cągle zmenające sę nformacje.

8 34 Otwerane stnejącej bazy danych Aby defntywne rozwać wszelke wątplwośc dotyczące tworzena własnej bazy danych, a także uprzedzć pytana, jake mogą sę pojawć w trakce jej konstruowana, w rodzaju: Co z tego, że utworzyłem te tabele nawet jakeś kwerendy, skoro nadal ne wem, czemu ma to służyć?, nnejszy rozdzał został wyposażony w szereg zadań ćwczeń. Została tu zaprezentowana dołączona do programu Access przykładowa baza danych Northwnd. Dzęk tej baze utworzonej na potrzeby fkcyjnej frmy zajmującej sę handlem produktam spożywczym ch dostawam możemy ne tylko zapoznać sę z dzałanem już stnejącej bazy danych, zarządzanem dostępem do plku bazy danych, ale równeż z podstawowym możlwoścam programu Access, których znajomość pozwol na efektywnejsze zaprojektowane naszej bazy danych. W ksążce założono, że systemem operacyjnym zanstalowanym na komputerze czytelnka jest domyślne skonfgurowany system Mcrosoft 7. Otwerane stnejącej bazy danych W perwszym rozdzale dowedzelśmy sę, że baza danych programu Access zapsana jest w jednym plku o rozszerzenu.accdb lub w przypadku jej skomplowanej wersj w plku.accde. W dalszej częśc rozdzału opsany został sposób podzelena bazy danych na dwa plk w jednym zostaną zapsane wszystke dane, a w drugm umeszczone będą obekty bazy danych (oprócz tabel). Aby otworzyć zapsaną w plku bazę danych, należy: 1. Uruchomć SZBD Access Szybkm sposobem na uruchomene bazy danych jest dwukrotne klknęce plku bazy danych w ten sposób zostane uruchomony program Access otworzona wybrana baza danych.

9 Otwerane stnejącej bazy danych Możemy otworzyć bazę danych na klka sposobów: 2a 2c a. rozwjając menu Plk wyberając opcję Otwórz, b. nacskając kombnację klawszy Ctrl+O, c. klkając nazwę jednego z ostatno otweranych plków baz danych wyśwetlanych w wdocznym z lewej strony okenku zadań w tym przypadku wybrana baza danych zostane natychmast otwarta. Pełna lsta ostatno otweranych baz danych znajduje sę w zakładce Ostatno używane menu Plk. Aby uruchomć którąś z nch, wystarczy klknąć nazwę odpowednego plku bazy. 3. Wybór jednej z dwóch perwszych metod spowoduje wyśwetlene standardowego okna dalogowego systemu Wndows, które pozwala na otwarce plku zapsanego na dysku. 4. Jeżel plk bazy danych znajduje sę na dysku nnego komputera, klkając przycsk Narzędza, będzemy mogl podłączyć dysk secowy. 5. Baza danych zostane otwarta po wskazanu nazwy plku klknęcu przycsku Otwórz. 5 4

10 36 Wyszukwane plków bazy danych Wyszukwane plków bazy danych Na lokalnych dyskach komputera przechowywane są tysące, jeżel ne mlony różnych plków. W takej sytuacj znalezene plku bazy danych, który znajduje sę gdześ na dysku, może okazać sę bardzo czasochłonnym zadanem. Do znalezena potrzebnego w danym momence plku pownnśmy użyć narzędz systemu operacyjnego, takch jak funkcja wyszukwana systemu Wndows 7. Aby znaleźć plk bazy danych, możemy: 1. Rozwnąć menu Start wpsać w polu wyszukwana rozszerzene accdb. Po chwl w menu Start pojawą sę wszystke znalezone plk bazy danych programu Access Inny, pozwalający na bardzej precyzyjne określane warunków wyszukwana sposób polega na skorzystanu z Eksploratora Wndows. a. W lewym okne Eksploratora Wndows zaznacz pozycję Bblotek (bblotek to wrtualne foldery pozwalające wyśwetlać przeglądać znajdujące sę w różnych folderach plk Wndows 7 zawera cztery predefnowane bblotek: Dokumenty, Muzyka, Obrazy Wdeo). b. W prawym górnym rogu Eksploratora znajduje sę pole wyszukwana wpsz w nm accdb. Wyszukwać plk możemy równeż na podstawe ch nazw, ne tylko rozszerzeń. c. Rozpoczne sę wyszukwane plków folderów spełnających podane kryterum wyszukwana. Przesuwający sę w pasku adresu zelony pasek będze sygnalzował postęp wyszukwana.

11 Wyszukwane plków bazy danych 37 2a 2c 2b 2d d. Po chwl w głównym okne Eksploratora zobaczysz wszystke plk spełnające podane kryterum, czyl plk baz danych SZBD Access Jeżel na dyskach komputera przechowujemy tysące czy nawet mlony plków, wynk ch przeszukana będze za każdym razem zawerał zbyt wele pozycj, żeby rzeczywśce ułatwć nam znalezene tego jednego, szukanego dokumentu. Rozwązać ten problem możemy, defnując dodatkowe fltry wyszukwana: a. Klknj lewym przycskem myszy okenko wyszukwana zostane wyśwetlona lsta ostatno wyszukwanych fraz oraz trzy rodzaje fltrów wyszukwana. b. Z lsty fltrów wyberz Data modyfkacj. c. Zostane wyśwetlony kalendarz zaznaczając na nm dowolną datę, wyszukamy bazy danych zmodyfkowane tego dna. Z reguły ne znamy dokładnej daty ostatnej modyfkacj dokumentu, dlatego wyberz opcję Wcześnej w tym roku. 3a d. Po chwl główne okenko Eksploratora będze zawerało bazy danych programu Access z beżącego roku. 3d 3c

12 38 Otwerane baz danych wcześnejszych wersj programu Access Otwerane baz danych wcześnejszych wersj programu Access Program Access 2010 jest zgodny z wcześnejszym wersjam, czyl możemy otworzyć bazę danych utworzoną np. w wersj 2003 pracować z ną, tak jak to roblśmy w środowsku Access 2003 ta operacja nczym sę ne różn od otwerana plku bazy najnowszej wersj Accessa. Zanm jednak będzemy mogl skorzystać z nowych funkcj programu, musmy przekonwertować bazę danych. Skonwertowaną do wersj Access 2010 bazę danych otworzymy tylko w najnowszej wersj programu. Po otwarcu bazy danych możemy z ną pracować, tj. odczytywać modyfkować dane, ale ne możemy zmenać dodawać nektórych obektów bazy danych. Za to dalej taka baza będze mogła być otwerana w środowsku Access Udostępnane plku bazy danych Jeżel komputer podłączony jest do sec lokalnej, możemy umożlwć korzystane z naszej bazy danych nnym użytkownkom tej sec. W tym celu należy jedyne utworzyć udostępnć folder, do którego zostane skopowany plk bazy. Dodatkowo mamy możlwość ogranczena dostępu do bazy danych przez nadane odpowednch uprawneń udostępnonemu folderow. Gdy chcemy udostępnć plk bazy danych, musmy: 1. Utworzyć na lokalnym dysku nowy folder o nazwe np. Baza. Warto pamętać, że ze względów bezpeczeństwa ne należy udostępnać węcej zasobów komputera, nż jest to nezbędne. W tym przypadku lepej węc utworzyć folder zapsać w nm wyłączne plk bazy danych, nż np. udostępnć wszystkm folder Moje dokumenty. 2. Klknąć utworzony folder prawym przycskem myszy z menu kontekstowego wybrać opcję Udostępnj/Określonym osobom. 3. Wybrać użytkownków, którzy będą mel dostęp do udostępnonego folderu. 4. Określć pozom uprawneń tych użytkownków. 5. Klknąć przycsk Udostępnj.

13 Tworzene bazy danych na podstawe szablonu Northwnd Tworzene bazy danych na podstawe szablonu Northwnd Frma Mcrosoft do SZBD Access dołącza szablony typowych baz danych, wśród nch szablon bazy frmy zajmującej sę handlem artykułam spożywczym. Samodzelne przeanalzowane tej bazy pozwala ne tylko na zapoznane sę z możlwoścam programu Access, ale równeż na wykorzystane cennych przykładów gotowych rozwązań konkretnych problemów. Struktura tej bazy jest bowem jawna. Każdy z jej użytkownków może węc wzorować sę na tabelach czy formularzach utworzonych przez nżynerów frmy Mcrosoft. Żeby utworzyć bazę danych Northwnd: 1. Uruchom program Access Wyśwetlone automatyczne menu Plk będze zawerało m.n. okno Dostępne szablony. 3. Klknj znajdujący sę w tym okne przycsk Przykładowe szablony. 3

14 40 Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd Jeżel szablon bazy Northwnd ne będze dostępny, uruchom nstalator paketu Offce 2010, wyberz opcję Dodaj lub usuń funkcje, klknj pozycję Mcrosoft Access z menu kontekstowego wyberz Uruchom wszystko z mojego komputera. 4. Zaznacz szablon Northwnd. 5. Ewentualne zmeń nazwę tworzonej bazy danych lokalzację jej plku Klknj przycsk Utwórz. 7. Program Access utworzy bazę danych na podstawe wybranego szablonu automatyczne ją uruchom. Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd Czas pośwęcony na zapoznane sę z przykładową bazą danych zwróc sę z nawązką podczas projektowana tworzena własnych baz danych. Przyglądając sę tej baze, dowemy sę, do czego służą poszczególne obekty bazy danych, take jak tabele, kwerendy, formularze czy raporty. Wedza zdobyta w trakce wykonywanych zadań pozwol na śwadome tworzene własnych obektów bazy danych. 1. Jeżel utworzona w poprzednm ćwczenu baza Northwnd została zamknęta, uruchom ją. 2. Zostane wyśwetlone ostrzeżene o zablokowanu nektórych funkcj tej bazy danych. Żeby je włączyć, klknj znajdujący sę na pasku ostrzeżena przycsk Włącz zawartość. 3. Baza Northwnd zostane ponowne uruchomona, ale tym razem wyśwetlony zostane ekran logowana przykładowej bazy danych. Wyberz z lsty dowolnego pracownka klknj przycsk Zaloguj.

15 Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd Otwarty zostane główny formularz bazy danych Northwnd. Dzęk nemu możemy uruchamać pozostałe formularze, raporty kwerendy bazy danych. 5. Żeby powększyć ten formularz, ukryj wstążkę. 6. W lewym okenku zobaczymy lstę aktywnych (tj. już złożonych, ale jeszcze nezrealzowanych) zamóweń. Jeżel to okenko jest puste, zaloguj sę jako nny pracownk. 7. W środkowym okenku wyśwetlone zostaną towary, których stan na magazyne jest nższy od określonego mnmalnego zapasu. 8. W prawym okne zobaczymy odnośnk pozwalające wyśwetlć formularze, kwerendy raporty przykładowej bazy danych. 9. A na pasku formularza znajdzemy trzy przycsk, pozwalające odpowedno na: a. złożene nowego zamówena sprzedaży, b. złożene nowego zamówena kupna, c. odśweżene wdocznych w tym formularzu danych. 10. Ukaże sę też pole wyboru pozwalające zalogować sę do programu jako nny pracownk. 11. W dolnej częśc formularza wyśwetlony zostane wykres rocznego przychodu. 9a 9b c

16 42 Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd 12. Klknj nazwę jednego z brakujących produktów. 13. Zostane wyśwetlony formularz; za jego pomocą możemy odczytać zmodyfkować wszystke dane wybranego produktu. W dolnej częśc formularza znajdują sę przycsk nawgacyjne. Przy ch użycu możemy: a. wyłączyć włączyć fltrowane (domyślne formularz pokazuje tylko nformacje o produkce, który wybralśmy w punkce 13), b. wyszukać podane wyrażene na beżącym formularzu, c. wyśwetlć nformacje o kolejnym produkce (o le wyłączylśmy wcześnej fltrowane), d. wyśwetlć nformacje o poprzednm produkce, e. przejść do ostatnego produktu, f. przejść do perwszego produktu, g. dodać nowy produkt (dodając nowy produkt, musmy wypełnć wszystke pola oznaczone jako wymagane) e 13g 13f 13d 13c 13a 13b 14. Aby zmenć koszt, cenę lub ops wybranego produktu, wystarczy ustawć kursor w odpowednm polu tekstowym wpsać nowe dane z klawatury. Po klknęcu dowolnego przycsku nawgacyjnego zmenone dane zostaną zapsane w powązanej z formularzem tabel Produkty.

17 Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd 43 Gdy chcemy sę przekonać, czy nformacje zmenane za pośrednctwem formularza rzeczywśce są zapsywane w tabel, możemy: 1. Zmenć nazwę, ops cenę jednego z produktów. 2. Zamknąć formularz Szczegóły produktu przycskem Zamknj. 3. Wyśwetlć Okenko nawgacj, np. klkając wdoczną z lewej strony ekranu jej mnaturę. 4. Domyślne obekty bazy danych są podzelone na stworzone przez jej twórców kategore tematyczne; poneważ chcemy zobaczyć wszystke tabele, a następne wybrać z nch tabelę Produkty, pownnśmy zmenć wdok okenka nawgacyjnego. W tym celu: 4a 4e a. Klknj wdoczną w jego prawym górnym rogu skerowaną w dół strzałkę. b. Z lsty możlwych sposobów wyśwetlana obektów bazy danych wyberz Typy obektu. c. W Okenku nawgacyjnym zostane wyśwetlona lsta wszystkch typów obektów bazy danych tabel, kwerend, formularzy, raportów, makropoleceń modułów. d. Rozwń lstę tabel. e. Po wyśwetlenu lsty wszystkch tabel dwukrotne klknj tabelę Produkty. 4c

18 44 Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd Obekty bazy danych uporządkowane są alfabetyczne według ch nazw. 5. Wybrana tabela zostane otwarta w wdoku arkusza danych. Znajdź zmodyfkowany towar. 6. Ponowne zmeń nazwę tego towaru na orygnalną. 7. Zamknj okno tabel Jeszcze raz wyśwetlmy formularz zawerający szczegółowe dane o towarze. Tym razem zrobmy to, klkając nazwę dowolnego towaru, a następne: a. klkając pole lsty Przejdź do produktu, b. wyberając modyfkowany produkt. 8a 8b 9. Zwróć uwagę, że wprowadzone bezpośredno w tabel zmany natychmast zaczęły obowązywać produkt z powrotem ma orygnalną nazwę.

19 Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd 45 Ten formularz ne tylko pozwala odczytywać modyfkować nformacje o poszczególnych towarach, ale możemy też za jego pośrednctwem dodawać nowe produkty. Aby dodać nowy towar: 1. Klknj przycsk Zapsz nowy Wpsz nazwę nowego towaru (np. Kełk) Zwróć uwagę, że dentyfkator (numer) towaru jest automatyczne generowany przez SZBD Access ne tylko ne może być przez nas podany, ale równeż zmenony. 4. Klknj klawsz Tab uaktywnone zostane kolejne pole formularza; wpsz dane nowego towaru. 5. Ten formularz ne umożlwa dodawana nformacj o dostawcach, możemy jedyne wybrać z lsty dostawców wcześnej wprowadzonych do bazy nazwę frmy dostarczającej ten towar. Zwróćmy uwagę, że ten sam towar może być dostarczany przez welu różnych dostawców. Program Offce Access 2010 umożlwa korzystane z pól załącznków oraz pól welowartoścowych. W zwązku z tym do każdego rekordu w aplkacj można dołączyć dowolny dokument, obraz lub arkusz kalkulacyjny. A za pomocą pola z weloma wartoścam można wybrać węcej nż jedną wartość (np. przypsać towar do welu dostawców) bez tworzena specjalnych (opsanych w rozdzale 6.) tabel łącznkowych. Korzystane z bazy danych mus być ne tylko możlwe najłatwejsze, ale równeż pownno unemożlwać (a przynajmnej utrudnać) użytkownkom wprowadzane błędnych danych. W tym przypadku użytkownk, zamast za każdym razem wpsywać nazwę dostawcy, może ją wybrać za pomocą klknęca myszą. 1 Spolszczając przykładową bazę danych, tłumacz błędne przetłumaczył pole Name jako Nazwsko, a ne Nazwa towaru.

20 46 Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd 6. Możemy równeż dołączyć do nformacj o towarze jego zdjęce czy dokument reklamowy. 6a a. W tym celu wystarczy dwukrotne klknąć pole Załącznk, a następne klknąć przycsk Dodaj wskazać plk załącznka. b. Aby go późnej otworzyć, wystarczy raz jeszcze dwukrotne klknąć pole załącznka z menu wybrać opcję Otwórz. 7. Ustaw kursor w polu Ops wprowadź przykładowy ops produktu. Potem zaznacz dowolny wyraz pojaw sę nowy pasek narzędz pozwalający sformatować wprowadzony tekst Przećwcz możlwość formatowana zapsywanych w tabel danych, zmenając krój, kolor welkość czconk, którą zapsane zostały poszczególne wyrazy opsu. Access 2010, w przecweństwe do wersj 2003, pozwala formatować teksty zapsywane w polach typu Nota. 9. Aby zapsać wprowadzone dane do tabel Produkty, klknj dowolny przycsk nawgacyjny. 10. Zamknj formularz Szczegóły produktu.

21 Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd 47 Bazy danych programu Access oprócz służących do przechowywana danych tabel pozwalających w prosty wygodny sposób wprowadzać modyfkować te dane formularzy zawerają raporty. Raporty, tak jak formularze, można wyśwetlć z pozomu formularzy nawgacyjnych. Aby wyśwetlć przykładowy raport: 1. Klknj odnośnk Raporty ze sprzedaży zostane wyśwetlony formularz pozwalający wybrać, jake dane jak uporządkowane będze zawerał generowany raport. 2. Aby zobaczyć raport, klknj przycsk Podgląd. Raporty umożlwają jedyne odczyt wybranych danych, ale to, jake dane będze zawerał w danym momence raport, możemy zmenać. Program Access 2010 ułatwa fltrowane danych. Dla typów danych Tekst, Lczba Data są dostępne różne opcje fltrowana. Przykładowo nowe opcje fltrowana ułatwają fltrowane kolumny dat dla wszystkch rekordów należących do zakresu dat Dzsaj, Wczoraj, W ubegłym tygodnu, W przyszłym mesącu, W przyszłośc, W przeszłośc td. Praca zwązana z fltrowanem przebega tak samo w programach Excel 2010 Access 2010, a zatem użytkownk ne mus poznawać nowego sposobu wyszukwana potrzebnych nformacj. 1. Po zapoznanu sę z raportem zaznacz wartość sprzedaży dowolnego produktu w perwszym kwartale. 2. Po klknęcu prawym przycskem myszy zostane wyśwetlone okno dalogowe umożlwające fltrowane danych. Usuń z raportu towary, których wartość sprzedaży była mnejsza od wartośc sprzedaży wybranego towaru lub jej równa. 1 2

22 48 Dodawane zaufanych lokalzacj plków bazodanowych 3. Aby wyłączyć fltr, ustaw kursor myszy w tej kolumne, w której wcześnej go włączyłeś, klknj prawy przycsk myszy wyberz opcję Wyczyść fltr. 4. Zamknj okno raportu. Nemożlwe jest poznane wszystkch funkcj tak rozbudowanego programu, jakm jest Access 2010, podczas wykonywana jednego ćwczena. Jeżel nadal ne jesteś pewen, czy wesz, jak pracować z programem Access, do czego służą formularze, a do czego tabele raporty, pośweć trochę czasu na pracę z pozostałym formularzam raportam bazy Northwnd. Dodawane zaufanych lokalzacj plków bazodanowych Jeżel baza danych zawera jakeś elementy aktywne (take jak przedstawone w rozdzale 10. makropolecena), przed jej uruchomenem Access wyśwetla znane nam już ostrzeżene blokuje dzałane nektórych funkcj bazy. W ten sposób SZBD Access chron nas przed skutkam neśwadomego uruchomena pochodzących z nezaufanych źródeł, potencjalne nebezpecznych programów. Dzałane to można jednak zmenć, określając zaufaną lokalzację baz danych bazy znajdujące sę w takej zaufanej lokalzacj będą uruchamane bez zgłaszana ostrzeżena. Żeby zaufać bazom danych znajdującym sę w folderze Dokumenty: 1. Uruchom SZBD Access Rozwń menu Plk. 3. Klknj przycsk Opcje. 4. Przejdź do sekcj Centrum zaufana klknj przycsk Ustawena Centrum zaufana. 5. Zaznacz sekcję Zaufane lokalzacje. 6. Klknj przycsk Dodaj nową lokalzację. 7. Wskaż folder Dokumenty. 8. Ewentualne zaznacz pole wyboru Podfoldery tej lokalzacj są także zaufane. 9. Klknj OK. 10. Zamknj okno Centrum zaufana przycskem OK.

23 Konwertowane bazy danych Po zamknęcu okna opcj programu Access wprowadzone zmany zaczną obowązywać. Od tego momentu ne kopuj do folderu Dokumenty pochodzących z nezaufanych źródeł plków baz danych programu Access. Konwertowane bazy danych Bazy danych utworzone we wcześnejszych wersjach programu Access mogą być w łatwy sposób przekonwertowane do postac plku SZBD Access W ten sposób umożlwmy ne tylko korzystane z wcześnejszej wersj bazy danych (możlwe jest otwarce neprzekonwertowanej bazy), ale równeż jej modyfkowane. Zwykle możlwa jest równeż odwrotna operacja, czyl konwersja bazy zapsanej w formace Access 2010 do postac umożlwającej pracę modyfkowane bazy we wcześnejszych wersjach programu. Bezpośredna konwersja możlwa jest do plku wersj SZBD Access 2000 lub późnejszej, o le baza danych ne wykorzystuje funkcj nedostępnych we wcześnejszych wersjach programu Access. Dlatego próba konwersj przykładowej bazy Northwnd skończy sę nepowodzenem.

24 50 Podzał bazy danych Aby umożlwć użytkownkom programu Access 2000 korzystane z bazy zapsanej w formace Access 2007/2010, musmy: 1. Uruchomć utworzoną w 1. rozdzale bazę danych (ta baza zawera tylko jedną pustą tabelę) Rozwnąć menu Plk. 3. Wybrać opcję Zapsz publkuj. 4. Wskazać format kompatyblny z wersją Klknąć przycsk Zapsz jako Ewentualne zmenć nazwę lokalzację zapsywanego plku bazy danych klknąć Zapsz. Podzał bazy danych SZBD Access 2010 umożlwa podzelene bazy danych na dwa plk: jeden będze zawerał dane (a węc defncje tabel zapsane w nch nformacje), drug natomast nterfejs użytkownka (a węc kwerendy, formularze raporty). W efekce welu użytkownków może jednocześne korzystać z tej samej bazy danych. Wystarczy na poszczególne komputery skopować plk zawerający nterfejs użytkownka skonfgurować go tak, aby poberał dane z udostępnonego w sec drugego plku, w którym zostały umeszczone tabele z danym. Bazę danych warto równeż podzelć w przypadku komputerów nepodłączonych do sec. Oddzelene danych tabel od elementów nterfejsu użytkownka ułatwa bowem jego ewentualną modyfkację czy uaktualnene. Z kole zmnejszene rozmaru plków bazodanowych poprawa wydajność samej bazy danych. Przed podzelenem bazy danych należy wykonać jej kopę.