Konferencja Cukrownicza Katarzyna Mokrosińska

Transkrypt

1 Konferencja Cukrownicza

2 Weryfikacja SZJ / HACCP Różne aspekty auditów wewnętrznych 2

3 Systemy zarządzania Utrzymywanie i rozwój systemów zarządzania w firmach, wymaga ich systematycznej weryfikacji (oceny) poprzez, między innymi pomiary: zadowolenia klientów systemu procesów wyrobu 3

4 Systemy zarządzania Audity wewnętrzne, jako miernik skuteczności funkcjonowania systemu zarządzania mają być z założenia stymulatorem doskonalenia organizacji pracy. Czy są? 4

5 Audit wewnętrzny jest oceną typu sami dla siebie, żeby wiedzieć: jak jest, bo to jest ważne z punktu widzenia dobrej organizacji pracy a może trzeba coś poprawić? lub uda się coś udoskonalić? 5

6 Audit wg normy ISO 19011:2002 Audit jest to usystematyzowany, niezależny i udokumentowany proces mający na celu uzyskanie dowodów auditowych (zapisów, faktów lub innych informacji) oraz ich obiektywną ocenę w celu ustalenia stopnia spełniania kryteriów auditu (norma ISO 9001, system HACCP, procedury, instrukcje, itp.) ISO 19011:2002, pkt. 3.1) 6

7 Różne aspekty auditów Formalny wymóg norm, opisujących systemy zarządzania Znaczenie tego narzędzia oceny dla firmy i sposoby jego wykorzystania Auditorzy dobór i ich wiedza Auditowani i ich reakcje Aspekt ludzki - interpersonalny 7

8 Audity formalny wymóg norm, opisujących systemy zarządzania SZJ wg normy ISO 9001 System HACCP wg Codex Alimentarius SZBŻ wg normy ISO Itp. Tak chce ISO częste zdanie w firmach 8

9 Zarządzanie auditami Wymóg norm, dotyczący auditów wewnętrznych, wymaga zarządzania nimi, co jest obowiązkiem i uprawnieniem pełnomocnika ds. SZ 9

10 Praktyka zarządzania auditami Planowanie auditów: Jak często? Norma mówi, że jest to systematyczne badanie, tzn.? Generalnie firmy mają plany auditów. Różnie bywa z częstotliwością auditów.. 10

11 Planowanie i zarządzanie auditami Planując harmonogram auditów należy uwzględnić: wszystkie procesy w firmie i objąć je auditami przynajmniej raz w roku wskazane jest uwzględnienie w planach auditów zewnętrznych jednostki certyfikującej i klientowskich można także uwzględnić audity u dostawców istotnych wyrobów 11

12 Planowanie i zarządzanie auditami, to także zarządzanie zespołem auditorów, w tym mieści się: dobór osób na auditorów przygotowanie auditorów do pracy kierowanie auditorów na audity z zapewnieniem zasady nie auditowania własnej pracy pomoc auditorom w przygotowaniu się do konkretnego auditu dbanie o doskonalenie wiedzy auditorów 12

13 Co należy brać pod uwagę dobierając auditorów? Zgodnie z normą ISO i celami stawianymi przed auditami, auditorzy powinni znać i rozumieć: zasady systemu, który oceniają, tj. normę odniesienia (często słaba strona auditorów) dokumenty odniesienia odpowiednio do potrzeb zakresu auditu, tj. procedury, instrukcje i inne dokumenty firmy 13

14 Co należy brać pod uwagę dobierając auditorów c.d. Ponadto auditorzy powinni znać: sytuacje związane z firmą, aby rozumieć specyfikę jej działania tj.: wielkość firmy, procesy i ich powiązania terminologię dotyczącą firmy kulturę działania firmy wymagania prawne, dotyczące firmy itp. 14

15 Jak wygląda praktyka, dotycząca doboru auditorów Firmy posiadają zatwierdzone przez kierownictwo listy auditorów wewnętrznych Są dowody na szkolenia auditorów (zewnętrzne, wewnętrzne) Zdarza się, że ta lista jest zbyt skromna Formalnie nie można mieć zastrzeżeń 15

16 Jak wygląda praktyka, dotycząca doboru auditorów Nieformalnie wątpliwości często dotyczą: Braku kryteriów doboru auditorów Słabego przygotowania auditorów do pracy (kilkugodzinne szkolenia) Rozpoczynanie pracy auditorskiej bez praktyki (zbyt krótki staż pracy) Itp. 16

17 Na co warto zwrócić uwagę przy doborze auditorów Audit choć jest formą oceny i nie jest kontrolą, to jednak uczestnicy tego procesu, w naturalny sposób, odczuwają: presję stres czują się kontrolowani 17

18 Na co warto zwrócić uwagę przy doborze auditorów W procesie auditu, jak w każdej relacji interpersonalnej, związanej z oceną, zachodzą swoiste procesy psychologiczne Mają miejsce emocje, a interakcje wynikające z sytuacji toczącego się procesu auditu są różne Zaufanie do procesu auditu i jego wiarygodności zależy zatem od kompetencji personelu przeprowadzającego audit ( pkt. 7. normy ISO Kompetencje auditorów ) 18

19 Przykłady stresujących sytuacji na auditach Demonstrowanie władzy Dezinformacja Nieuprzejmość Opory / obojętność Taktyka destrukcji Obrona przez atak Dobrowolna informacja (niekoniecznie na temat) 19

20 Ważne w doborze auditorów są ich cechy osobowe Umiejętność dobrej komunikacji Analityczne podejście do problemów Umiejętność wyciągania wniosków Umiejętność jasnego formułowania problemów Bezkonfliktowość Opanowanie Wytrwałość, itp. 20

21 Wymagania stawiane auditom wg normy Zasada 1: Postępowanie etyczne: postawa profesjonalizmu zaufanie rzetelność poufność i rozwaga 21

22 Wymagania stawiane auditom wg normy Zasada 2: Rzetelna prezentacja: obowiązek przedstawiania spraw dokładnie i zgodnie z prawdą ustalenia, wnioski z auditu oraz raporty odzwierciedlają faktyczne działania auditowe 22

23 Wymagania stawiane auditom wg normy Zasada 3: Należyta staranność zawodowa: pracowitość i rozsądek w auditowaniu staranność odpowiednia do ważności zadań przygotowanie się do auditu 23

24 Wymagania stawiane auditom wg normy Zasada 4: Niezależność: podstawa bezstronności i obiektywności niezależność od działalności poddanej auditowi postawa wolna od uprzedzeń i konfliktu interesów 24

25 Wymagania stawiane auditom wg normy Zasada 5: Podejście oparte na dowodach: Racjonalna, u auditowanego na stanowisku pracy metoda uzyskiwania wiarygodnych dowodów zapewnienie odtwarzalności sytuacji w odniesieniu do sformułowanych wniosków 25

26 Wskazania dla auditora Auditor powinien uwzględniać specyfikę działania auditowango obszaru Audit powinien odnosić się do praktycznej realizacji procesu, systemu, itp. Auditor w czasie auditu ocenia organizację pracy na zgodność z procedurami, a nie osoby. Audit nie jest kontrolą! Audit jest badaniem losowym! 26

27 Wskazania dla auditora Auditor powinien pomagać auditowanym w rozpoznawaniu problemów i usuwaniu ich przyczyn Auditor musi pamietać za zdefiniowanie i realizację działań korygujących zawsze odpowiada auditowany Auditor powinien konsekwentnie śledzić rozpoznane problemy, aby nie opierać wniosków na domniemaniu 27

28 Wskazania dla auditora - c.d. Auditor podczas auditu powinien być moderatorem, osobą motywującą do dokonywania ulepszeń Osoby auditowane nie powinny bać się auditora Wyniki auditu powinny być przedstawione auditowanym w sposób zrozumiały 28

29 Auditor - negatywne postawy Nieumiejętność planowania czasu na audicie Słabe przygotowanie o auditu Wyrażanie własnych opinii Wdający się w niepotrzebne dyskusje Podatny na wpływy Słaby rozmówca Bojący się wygłaszać niewygodne osądy 29

30 Zadania auditora przed auditem Przegląd dokumentów Przygotowanie dokumentów roboczych (listy pytań, formularzy) Przygotowanie planu auditu 30

31 Przygotowanie do auditu auditor rozpoczyna od zapoznania się z dokumentami Dokumentacja niezbędna do przeprowadzenia auditu powinna być odpowiednia do potrzeb obszaru auditowanego 31

32 Lista pytań auditowych Lista pytań auditowych jest bardzo pomocnym dokumentem podczas auditu Powinna być w zasadzie każdorazowo sporządzana, gdyż pomaga auditorowi przygotować się do auditu Nie poleca się opracowania standardowych list pytań auditowych, gdyż takie listy nie mobilizują auditorów do przygotowania się do auditu 32

33 Lista pytań auditowych O czym musi pamiętać auditor? Stosowanie listy pytań auditowych nie może ograniczać zakresu działań auditowych, który może się zmieniać w wyniku informacji zebranych podczas auditu 33

34 Opracowanie planu auditu Kierownicy jednostek auditowanych powinni być poinformowani o czasie, celach, zakresie, uczestnikach auditu itd., poprzez otrzymanie planu auditu, aby przekazać te informacje pracownikom Ustalenia z obszarem auditowanym muszą mieć miejsce, aby audit mógł być działaniem przejrzystym 34

35 Odpowiedzialność właściciela obszaru auditowanego Właściciel obszaru auditowanego powinien: poinformować pracowników o celach i zakresie auditu wyznaczyć osoby towarzyszące auditorom w czasie auditu dostarczyć auditorom zasoby zapewniające prawidłowy przebieg auditu (np. dokumentację, zapisy, itp.) zapewnić auditorom dostęp do stanowisk pracy określić i przeprowadzić działania korygujące na podstawie raportu z auditu 35

36 Przygotowanie auditowanych do auditu Pracownicy powinni także poznać na szkoleniach ogólnie zasady auditu, aby: nie bać się auditu efektywnie uczestniczyć w audicie 36

37 Czy audity spełniają swoją rolę? Takie pytanie powinni sobie zadawać / zadają: Szefowie firm Pełnomocnicy Auditorzy 37

38 Znaczenie i ranga auditów Znaczenie i ranga auditów są inne: Podczas wdrażania systemu Podczas utrzymywania systemu 38

39 Wdrażanie sytemu Audity podczas wdrażania sytemu: Pozwalają oceniać stopień wdrożenia Wprowadzać nowe uregulowania, gdy ich brak Usprawnić istniejące uregulowania 39

40 Wdrażanie sytemu Audity podczas wdrażania sytemu zapewniają dużą wartość dodaną 40

41 Utrzymywanie sytemu Czy audity podczas utrzymywania sytemu zapewniają równie wysoką wartość dodaną? 41

42 Utrzymywanie sytemu Audity podczas utrzymywania sytemu pozwalają : przede wszystkim na wprowadzanie usprawnień do już istniejących uregulowań oraz na wprowadzanie nowych uregulowań, ale tylko w sytuacji wprowadzania nowych technologii, wyrobów, czyli zmian do systemu 42

43 Utrzymywanie sytemu Audity podczas utrzymywania sytemu : Służą potwierdzeniu zgodności Są potencjałem poprawy, ale wymagają większego zespołowego zaangażowania 43

44 Utrzymywanie sytemu Jak usprawnić audity podczas utrzymywania sytemu? Stawiać jednoznaczne cele auditom, obok ogólnego celu oceny systemu Wprowadzać audity ukierunkowane na proces, czy wyrób Dobierać auditorów według określonych kryteriów i doskonalić ich wiedzę 44

45 Utrzymywanie sytemu Nie można pozwolić, aby dobre narzędzie służące ocenie: nie było w pełni wykorzystywane i nie wnosiło wartości dodanej Co się w firmach zdarza 45

46 Zapraszam do dyskusji 46

47 Dziękuję i powodzenia 47