RAPORT Z AUDITU NADZORU

Transkrypt

1 Klient - Nazwa Organizacji INFORMACJE PODSTAWOWE PZM WIMET ZBIGNIEW WIŚNIEWSKI SP. J. Adres Józefów, ul. Krucza 2 Oddziały objęte zakresem certyfikacji Józefów, ul. Krucza 2 Telefon 48 (22) Fax 48 (22) Strona internetowa Przedstawiciel Kierownictwa Adres Dane kontaktowe Pani Katarzyna Ońko Telefon 48 (22) logistyka@pzmwimet.pl Norma odniesienia ISO Dane o audicie Inne kryteria Zakres auditu Kody branżowe dokumentacja systemu zarządzania klienta, inna dokumentacja udostępniona w trakcie auditu, normy i wymagania prawne mające zastosowanie Procesy / obszary funkcjonalne objęte zakresem auditu zostały wskazane w załączonej macierzy realizacji auditu SF03 i/lub w treści raportu 29A Księga Systemu Wydanie 03 z Zatrudnienie 14 Ilość zmian 1 Certyfikacyjny - 1 etap Certyfikacyjny - 2 etap Rodzaj auditu Re-certyfikacja Audit nadzoru Nr 1 Follow-up Specjalny / Transferu Data Rozpoczęcia Zakończenia Zalecany termin kolejnego auditu Auditor Wiodący: Członkowie zespołu: Zespół auditorów Jarosław Ostrowski (JPO) ND Dystrybucja Raportu Klient Strony: 1 do 6 BVC Strony: Cały raport Rev. SV-01/2012 Niniejszy raport jest poufny a jego dystrybucja ograniczona do auditowanej organizacji oraz biura BVC. 1 z 6

2 PODSUMOWANIE WYNIKÓW AUDITU Liczba Kart Niezgodności : Duże: 0 Małe: 0 Konieczna wizyta dodatkowa? Tak Nie Data wizyty dodatkowej: ND 0 dni Rzeczywista data przeprowadzenia wizyty dodatkowej Od: Do: Uwagi z wizyty dodatkowej ND Zmiany zakresu certyfikacji (jeśli dotyczy) Zakres 1 Bez zmian Zakres 2 Zakres 3 Akredytacja*: Liczba certyfikatów: Wersje językowe: Podstawa zmiany certyfikatu**: * według umowy certyfikacyjnej Wszystkie niezgodności zamknięte: Norma ISO ** zmiana zakresu certyfikacji; zmiana danych w ceryfikacie; dodatkowa wersja językowa; dodatkowa akredytacja... inne powody Rekomendacja Auditora Wiodącego Plan działań korekcyjnych oraz Yes No korygujących akceptowany Rekomendacja utrzymania certyfikatu Pozytywna Negatywna Komentarz : Yes Organizacja w realizacji zidentyfikowanych w systemie procesów spełnia wszystkie wymagania Normy ND Pozytywna Negatywna Komentarz : ND Pozytywna Negatywna Komentarz : Podpis Auditora Wiodącego: Data: dd.mm.rrrr No Dodatkowe zalecenia i informacje (dodatkowe informacje dla biura BVC) Zmiany w organizacji (wielkość zatrudnienia, oddziały, kierownictwo, inne zmiany organizacyjne ) ND Rev. SV-01/2012 Niniejszy raport jest poufny a jego dystrybucja ograniczona do auditowanej organizacji oraz biura BVC. 2 z 6

3 1. Zakres i cel auditu Audit w nadzorze nr 1 zgodnie z zatwierdzonym programem nadzoru został przeprowadzony według opracowanego i uzgodnionego planu auditu, który obejmował siedzibę Organizacji pod adresem: Józefów, ul. Krucza 2 Celem auditu w nadzorze była okresowa ocena: ciągłości i skuteczności funkcjonowania systemu zarządzania oraz jego doskonalenia, utrzymania zgodności z wymaganiami odniesienia, zakresu i ewentualnych skutków zmian w systemie zarządzania na certyfikację, możliwości udzielenia rekomendacji do utrzymania certyfikacji. Nie wprowadzono żadnych zmian do planu auditu. 2. Podsumowanie auditu 2.1 Metody prowadzenia auditu W trakcie realizacji auditu auditor skupił się na weryfikacji procesów Organizacji, praktycznym zarządzaniu procesami oraz na ocenie funkcjonowania kluczowych mechanizmów monitorowania, oceny i doskonalenia systemu. Metoda prowadzenia auditu obejmowała wywiady, obserwację działań praktycznych oraz przegląd dokumentów i zapisów. Wyniki auditu zostały przedstawione Kierownictwu Organizacji w trakcie spotkania zamykającego. 2.2 Zmiany w systemie zarządzania W dokumentacji Systemu Zarządzania nie wprowadzono istotnych zmian od ostatniego auditu. Nie było również zmian organizacyjnych w spółce oraz nie wprowadzano nowych procesów. Obowiązuje nadal wersja Schematu Organizacyjnego z Zakres SZJ nie uległ zmianie. Utrzymano dotychczasowe wyłączenia z zakresu systemu. Dotyczy to pkt 7.3, 7.5.2, 7.5.4, 7.6 Normy ISO Na podstawie przebiegu auditu, oceny dokumentacji i działań w realizacji procesów potwierdza się, że wyłączenie jest zasadne i nie ma wpływu na skuteczność systemu i jego zdolność do spełniania wymagań. Odnotowane inne zmiany nie rzutują na zakres certyfikacji i są dowodem doskonalenia systemu zarządzania w aspekcie infrastruktury, zdolności produkcyjnych, bezpieczeństwa oraz realizacji i osiągania celów zgodnie z założeniami Organizacji i jej polityką. 2.3 Działania poauditowe okres poprzedni Wszystkie uwagi z ostatniego auditu poddano analizie i wprowadzono odpowiednie działania zapobiegawcze w celu wyeliminowania potencjalnych zagrożeń. Dotyczyły m in.: dogłębności analiz przy ustalaniu przyczyn niezgodności staranności wypełniania części dokumentów jednoznaczności statusu w odniesieniu do prowadzonych ocen 2.4 Przegląd zarządzania oraz audity wewnętrzne Przegląd systemu zarządzania przeprowadzany jest raz w roku. Ostatni przegląd był przeprowadzony w dniu r. Dostępny jest raport z przeglądu. Rev. SV-01/2012 Niniejszy raport jest poufny a jego dystrybucja ograniczona do auditowanej organizacji oraz biura BVC. 3 z 6

4 Zakres przeglądu w obszarze danych wejściowych odnosi się do wszystkich danych wymaganych normą. Dane wyjściowe z przeglądu zapisano w raporcie. W czasie przeglądu zostały poddane ocenie cele jakościowe wyznaczone na 2013 rok (w części nie osiągnięte). Ustalone zostały też cele jakościowe na rok Politykę jakości z dnia r. poddano analizie i po przeglądzie pozostawiono bez zmian Audity wewnętrzne prowadzone są w oparciu o Procedurę PJ Zaplanowane audity wewnętrzne są udokumentowane w rocznym harmonogramie auditów wewnętrznych. Do dnia wizyty kontrolnej przeprowadzono 1 audit wewnętrzny całego systemu z 1 zaplanowanego w 2013 r. W trakcie zrealizowanego auditu zapisano 1 niezgodność. Stwierdzona niezgodność i uwagi w czasie auditu są analizowane, usuwane i stanowią element doskonalenia systemu zarządzania. Audit na podstawie badanych próbek potwierdził skuteczne funkcjonowanie systemu auditów wewnętrznych z zastrzeżeniem uwagi sformułowanej w dalszej części raportu. 2.5 Nadzorowanie, kontrola operacyjna i skuteczność procesów W SZJ Organizacja zidentyfikowała następujące procesy: Proces Przegląd Umowy Proces Handlowy Proces Magazynowania Proces zarządzania SZJ Powiązania między procesami zostały przedstawione w postaci mapy procesów w KJ Monitoring i pomiar procesów - Procesy realizowane w SZJ organizacji prowadzone są w warunkach nadzorowanych, dla wszystkich ustalono wskaźniki. Prowadzony jest ich monitoring w zaplanowanych okresach czasu oraz oceniana jest ich skuteczność. Na przykład dla procesu handlowego ustalono wskaźnik wygrywania przetargów na 2014 rok założono 10% wzrost. 2.6 Postępowanie ze skargami/reklamacjami W ostatnim okresie w Organizacji nie odnotowano reklamacji klientów 2.7 Stosowanie znaków i powoływanie się na certyfikację oraz informacje na stronie internetowej Firma nie stosuje znaku certyfikacji BVC. W materiałach przetargowych zamieszczana jest kopia całego certyfikatu. Firma ma stronę internetową, na której publikuje informację o posiadanym certyfikacie zgodnie z zasadami. 3. Spostrzeżenia i ujawnione niezgodności Rev. SV-01/2012 Niniejszy raport jest poufny a jego dystrybucja ograniczona do auditowanej organizacji oraz biura BVC. 4 z 6

5 W czasie auditu nie stwierdzono niezgodności, jednak należy mieć na uwadze fakt, że audit prowadzono metodą próbkowania i jako audit w nadzorze nie objął on całości systemu. Poczyniono pewne spostrzeżenia, które auditor nie kwalifikuje obecnie do formalnych niezgodności, ale są one wskazaniem konieczności podjęcia stosownych analiz i ewentualnych działań przez Organizację, aby wykluczyć możliwość zaistnienia niezgodności w przyszłości. Są to: Dokumentowanie działań zapobiegawczych w aspekcie kompletności i spójności zastosowanej formy z postawionymi proceduralnie wymaganiami Dokumentowanie decyzji związanych z zaniechaniem działań np. PZ Stopień jednoznaczności rozróżnienia ocen wykonania działań od oceny ich skuteczności Stosowanie takich metod analizy przyczyn niezgodności, które mogą prowadzić do nietrafnej oceny źródłowej przyczyny ich wystąpienia 4. Mocne strony systemu to: Wyróżniająca dbałość o jakość wyrobu i jak najwyższy stopień zadowolenia klienta Zdolność organizacji do skutecznego poszerzania gamy oferowanych wyrobów w odpowiedzi na zmieniającą się sytuację na rynku Utrzymywanie stabilnego zatrudnienia pracowników o wysokich kwalifikacjach zawodowych 5. Możliwości dalszego doskonalenia to: zastosowanie innej metody planowania auditów 6. Wnioski z auditu i rekomendacja końcowa Auditor potwierdza, że organizacja utrzymuje system zarządzania zgodny z wymaganiami normy odniesienia. Organizacja zademonstrowała zdolność systemu do osiągania celów w zdefiniowanym zakresie systemu. W oparciu o wyniki auditu oraz przedstawiony stan rozwoju i dojrzałości systemu stwierdza, że: Organizacja przedstawiła dowody skutecznego funkcjonowania, utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania. Audit potwierdził, że system zarządzania odpowiada wymaganiom normy i daje dowody skuteczności w osiąganiu celów i zamierzeń, jak również ciągłego doskonalenia. Na podstawie przeprowadzonego auditu na miejscu oraz uzyskanych dowodów, Auditor rekomenduje do utrzymania certyfikacji. Rev. SV-01/2012 Niniejszy raport jest poufny a jego dystrybucja ograniczona do auditowanej organizacji oraz biura BVC. 5 z 6

6 Pełnomocnik Zarządu ds. Jakości Proces Handlowy Proces Magazynowanie Ref. No SF03 Macierz realizacji auditu ISO Firma / lokalizacja: Działy / Procesy Wimet Sp. J Józefów A B C D E F G H I J K Wyłączenia (z uzasadnieniem) , 7.5.4, wyłaczenie uzasadnione w KJ, zasadność wyłączenia potwierdzona w trakcie auditu (patrz zapis w pkt. 2.4 Raportu) Auditowane zmiany pierwsza druga trzecia Data: Czas ( A.M. / P.M. ) 1/ Auditorzy: JPO Wymagania ogólne / / / 4.2 Wym. dot. dokumentacji / / / 5.1 Zaangażowanie kierownictwa / 5.2 Orientacja na klienta / 5.3 Polityka jakości / / / 5.4 Planowanie / / / 5.5 Odpowiedzialność, uprawnienia, komunikacja / 5.6 Przegląd zarządzania / 6.1 Zapewnienie zasobów 6.2 Zasoby ludzkie 6.3 Infrastruktura / 6.4 Środowisko pracy / 7.1 Planowanie realizacji wyrobu / 7.2 Procesy zwiazane z klientem / 7.3 Projektowanie i rozwój ND Zakupy / Nadzorowanie produkcji / usługi / / Walidacja procesów produkcji / usługi ND Identyfikacja i identyfikowalność / Własność klienta ND Zabezpieczanie wyrobu / 7.6 Nadzorowanie wyposażenia AKP ND Wymagania ogólne / Zadowolenie klienta / Audit wewnętrzny / / / Monitorowanie i pomiary procesów / / / Monitorowanie i pomiary wyrobu / / 8.3 Nadzór nad wyrobem niezgodnym / / 8.4 Analiza danych / Ciagłe doskonalenie / Działania korygujące / Działania zapobiegawcze / Stosowanie Logo / Znaku certyfikacji / SUMA: S U M A Rev. SV-01/2012 Niniejszy raport jest poufny a jego dystrybucja ograniczona do auditowanej organizacji oraz biura BVC. 6 z 6