010 - P3/01/10 AUDITY WEWNĘTRZNE SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Transkrypt

1 Starostwo Powiatowe we Włocławku 010-F2/01/10 PROCEDURA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ P3/01/10 AUDITY WEWNĘTRZNE SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Właściciel procedury: Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: Obowiązuje od: Data Imię i nazwisko Podpis Stanowisko

2 Strona: 2 z 5 1. Cel. Celem procedury jest zapewnienie planowanego, systematycznego i obiektywnego badania zgodności i skuteczności Systemu Zarządzania Jakością w zakresie spełnienia wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009 oraz innych założeń, celów i wymagań systemu. 2. Zakres stosowania oraz dane wejściowe i wyjściowe. Procedura obowiązuje wszystkich pracowników realizujących działania ujęte w niniejszej procedurze, a w szczególności: Pełnomocnika ds. SZJ, auditorów wewnętrznych i kierowników auditowanych obszarów. Niniejszą procedurę stosuje się do przeprowadzania auditów wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością. 3. Definicje. Audit systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu (zapis, stwierdzenie faktu lub inne informacje) oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu (zestaw polityk, procedur lub wymagań stosowanych jako odniesienie). Auditor pracownik dokonujący oceny auditowej, posiadający odpowiednie kompetencje, uzyskane w wyniku uczestnictwa w szkoleniach dla auditorów wewnętrznych SZJ. Auditowany pracownik reprezentujący auditowany obszar. Program auditu - zestaw auditów, jednego lub więcej, zaplanowanych w określonych ramach czasowych i mających określony cel. Plan auditu opis działań prowadzonych w miejscu ich występowania oraz ustaleń związanych z auditem. Kryteria auditu - zestaw polityk, procedur lub wymagań stosowanych jako odniesienie. Dowód z auditu - zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje, które są istotne dla kryteriów auditu i możliwe do zweryfikowania. Niezgodność niespełnienie wymagań. Obserwacje stwierdzone potencjalne możliwości wystąpienie niezgodności w przyszłości w ramach systemu zarządzania w organizacji [wskazanie ryzyk związanych z aktualnymi rozwiązaniami w zakresie systemu zarządzania] Spostrzeżenia informacje, które nie są niezgodnościami i obserwacjami, ale w opinii auditora powinny zostać przekazane osobom odpowiedzialnym za audytowany obszar i/lub Pełnomocnikowi ds. SZJ. SZJ- System Zarządzania Jakością - Pełnomocnik Jakości KJ- Kierownik Jednostki - Auditor wiodący A- Auditor 4. Postępowanie. Odpowiedzialności 4.1. Planowanie auditów wewnętrznych Każdy obszar Systemu Zarządzania Jakością może podlegać auditowi wewnętrznemu. Co najmniej raz w roku przeprowadza się audity procesów kluczowych dla świadczonych przez Urząd usług. Przy planowaniu auditów uwzględnia się wyniki poprzednich auditów oraz status i ważność procesów.

3 Strona: 3 z Pełnomocnik ds. SZJ do końca roku bieżącego sporządza Program auditów na rok następny (wg załącznika Program auditu wewnętrznego) Przed rozpoczęciem następnego roku kalendarzowego Program auditów zatwierdza Kierownik Jednostki lub osoba wskazana przez Kierownika Jednostki W przypadku dokonania zmian w Programie auditów, Pełnomocnik ds. SZJ dokonuje jego aktualizacji poprzez parafowanie swoim podpisem Przed auditem Pełnomocnik ds. SZJ wyznacza auditora wiodącego wraz z zespołem i ustala z nim zakres działania. Gdy audit wewnętrzny wykonywany jest przez jednego auditora pełni on funkcję auditora wiodącego Każdy auditor wewnętrzny Urzędu posiada następujące kompetencje: ukończone szkolenie dla auditorów wewnętrznych w zakresie SZJ (co najmniej 2-dniowe); minimum 6 miesięczny staż pracy w Urzędzie; minimum średnie wykształcenie. Auditorzy są dobieranie tak, aby zapewnić ich niezależność (nie auditują obszaru w którym pracują lub za który są odpowiedzialni) Odpowiednio wcześniej auditor przygotowuje się do auditu, m.in. poprzez zapoznanie się z dokumentacją auditowanego obszaru oraz raportami z wcześniejszych auditów. KJ,A Auditor wiodący jest odpowiedzialny za opracowanie Planu auditu (załącznik Plan auditu wewnętrznego) Plan auditu jest zatwierdzany przez Pełnomocnika ds. SZJ Auditor wiodący kontaktuje się z osobą odpowiedzialną za auditowany obszar w celu ustalenia/potwierdzenia daty auditu oraz poinformowania o czasie jego trwania nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem auditu Oprócz auditów zaplanowanych (wynikających z programu rocznego), mogą być również przeprowadzane audity pozaprogramowe. Decyzję o przeprowadzeniu takiego auditu podejmuje Pełnomocnik ds. SZJ. W przypadku takiego auditu obowiązuje całość niniejszej procedury z wyłączeniem opracowania i zmiany programu auditów Prowadzenie auditów wewnętrznych Badanie Systemu Zarządzania Jakością wg normy ISO 9001 polega na prowadzeniu wywiadu z auditowanym, badaniu dokumentacji i sprawdzaniu czy praktyka pracy jest zgodna z opisami zawartymi w dokumentach SZJ, wymaganiami normy ISO 9001 (w tym badanie zapisów potwierdzających realizację określonych działań w ramach systemu zarządzania), jak również innymi przepisami i wymaganiami W trakcie auditu, auditor posługuje się dokumentami SZJ odnoszącymi się do badanego obszaru Przychodząc na audit, Auditor wiodący przedstawia auditowanemu przede wszystkim: cel i zakres auditu, kryteria auditu, rozkład czasowy System zarządzania jakością badany jest metodą próbkowania. Każdy auditor wybiera wystarczającą liczbę przykładów, aby na ich podstawie ocenić funkcjonowanie systemu w danym obszarze.,a, A, A

4 Strona: 4 z Na zakończenie auditu wewnętrznego odbywa się spotkanie zamykające. W trakcie tego spotkania Auditor wiodący przedstawia auditowanemu wyniki auditu, tj. omawia istniejące niezgodności, obserwacje, spostrzeżenia oraz wyjaśnia sposób opracowania i rozprowadzenia raportu z auditu wewnętrznego Auditor wiodący odpowiada za sporządzenie raportu z auditu wewnętrznego (wg załącznika Raport z auditu) Raportowanie auditu W ciągu 10 dni po audicie Auditor wiodący sporządza raport oraz, ewentualnie, karty niezgodności/potencjalnej niezgodności i przekazuje Pełnomocnikowi ds. SZJ Pełnomocnik odpowiada za zatwierdzenie raportu pod względem formalnym. Nadzorowana wersja papierowa przechowywana jest u Pełnomocnika w segregatorze Audity wewnętrzne Systemu Zarządzania Jakością Drugi oryginał lub kopia raportu i kart niezgodności/potencjalnej niezgodności przekazywane są kierownikowi auditowanego obszaru oraz innym osobom, które są zainteresowane wynikami auditu Działania poauditowe Działania poauditowe realizowane są zgodnie z postępowaniem opisanym w procedurze Działania korekcyjne, korygujące i zapobiegawcze. 5. Forma dokumentowania procesu zapisy Program auditów Program auditów przechowywany jest u Pełnomocnika ds. SZJ. Po zrealizowaniu auditów, program przechowywany jest przez 2 lata u Pełnomocnika. Plan auditu Opracowywany jest przez auditora wiodącego, rozdystrybuowany do kierowników auditowanych komórek. Po zrealizowaniu auditu przechowywany u Pełnomocnika razem z właściwym programem. Plan auditu numerowany jest według zasady: kolejny numer auditu w danym roku według programu auditów na dany rok (jeżeli poniżej 10 to przed cyfrą dodaje się zero) / dwie końcowe cyfry danego roku. Raport z auditu Raport z auditu przechowywany jest z dokumentacją auditową u Pełnomocnika, drugie oryginały lub kopie raportu znajdują się u kierowników auditowanych obszarów i innych zainteresowanych osób. Raport z auditu numerowany jest tak samo jak plan auditu, którego raport dotyczy. Karta niezgodności/potencjalnej niezgodności Opracowywana jest przez auditora wiodącego dla każdej wykrytej niezgodności lub obserwacji dotyczącej potencjalnej niezgodności i wraz z właściwym raportem składana u Pełnomocnika. Drugie oryginały lub kopie Kart niezgodności/potencjalnej niezgodności przekazywane są przez Pełnomocnika kierownikom auditowanych obszarów i innym zainteresowanym osobom. Karty niezgodności/potencjalnej niezgodności numerowane są według zasady: kolejny numer karty w danym roku (jeżeli poniżej 10 to przed cyfrą dodaje się zero) w danym obszarze / dwie końcowe cyfry danego roku. Numery kartom niezgodności/potencjalnej niezgodności nadaje osoba, która prowadzi rejestr niezgodności dla danego obszaru. 6. Załączniki NUMER FORMULARZA 010-F6/01/ F7/01/10 Program auditu wewnętrznego SZJ Plan auditu wewnętrznego SZJ NAZWA

5 Strona: 5 z F8/01/ F4/01/10 Raport z auditu SZJ Karta niezgodności/potencjalnej niegodności 7. Dokumenty związane Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością Raporty z poprzednich auditów 8. Zmiany LP. OPIS ZMIAN