SO-III Łódź, dnia 20 sierpnia 2013 r. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI SO-III Łódź, dnia 20 sierpnia 2013 r. Pani Hanna Zdanowska Prezydent Miasta Łodzi Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264) zespół kontrolerów w składzie: Iwona Kozłowska kierownik Oddziału Spraw Obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcją kierownika zespołu kontrolerów, Bożena Fabiszewska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi oraz Ewa Alex starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniące funkcje członków zespołu kontrolerów, przeprowadził kontrolę prawidłowości w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łodzi. Zdanowska. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Prezydent Miasta Łodzi Pani Hanna Czynności kontrolne zostały rozpoczęte w dniu 18 czerwca 2013 r. i zakończone w dniu 28 czerwca 2013 r. Kontrola objęła swym zakresem przestrzeganie przepisów prawa w zakresie prowadzenia przez kierownika urzędu stanu cywilnego rejestracji stanu cywilnego ul. Piotrkowska 103, Łódź Tel. (042) ; Fax (042) so@lodz.uw.gov.pl

2 2 oraz sprawdzenie sposobu przechowywania i zabezpieczenia ksiąg stanu cywilnego, w okresie od dnia 1 stycznia 2012 r. do dnia 31 grudnia 2012 r. Kontroli zostały poddane następujące zagadnienia: sposób prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, sporządzania aktów stanu cywilnego oraz sposób gromadzenia akt zbiorowych, sposób przechowywania i zabezpieczenia ksiąg stanu cywilnego. Mając na uwadze dokonane podczas kontroli ustalenia stwierdzono, że w zdecydowanej większości zagadnienia objęte kontrolą były realizowane zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie Prawo o a.s.c. W zakresie sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego kontroli poddano po trzy pierwsze księgi urodzeń i zgonów z każdej lokalizacji Urzędu Stanu Cywilnego w Łodzi, trzy ostatnie księgi małżeństw z lokalizacji przy al. Piłsudskiego 100 oraz po dwie księgi małżeństw z lokalizacji przy ul. Zgierskiej i przy ul. Pabianickiej (w lokalizacjach przy ul. Zgierskiej i przy ul. Pabianickiej są jedynie po dwie księgi małżeństw). Zdecydowana większość ksiąg prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, jedynie jedna księga urodzeń zawiera akty od nr 1001 do nr 1620 (strona 68 akt kontroli). Zgodnie z przepisem 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 ze zm.), zwanego w dalszej części rozporządzeniem, objętość księgi stanu cywilnego nie może przekraczać 500 aktów. Przyczyną ww. nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności w sposobie prowadzenia ksiąg stanu cywilnego. Skutkiem powstałej nieprawidłowości jest naruszenie ww. przepisu. W zakresie sposobu sporządzania aktów stanu cywilnego oraz sposobu gromadzenia akt zbiorowych kontroli poddano następujące ilości aktów stanu cywilnego: akty urodzeń: lokalizacja: ul. Zgierska (2.10% aktów zarejestrowanych w tej lokalizacji); lokalizacja: ul. Pabianicka 2 94 (2.00% aktów zarejestrowanych w tej lokalizacji); lokalizacja: al. Piłsudskiego (2.01% aktów zarejestrowanych w tej lokalizacji); akty małżeństw: lokalizacja: ul. Zgierska (2.02% aktów zarejestrowanych w tej lokalizacji); lokalizacja: ul. Pabianicka 2 16 (2.12% aktów zarejestrowanych w tej lokalizacji); lokalizacja: al. Piłsudskiego (2.02% aktów zarejestrowanych w tej lokalizacji);

3 3 akty zgonów: lokalizacja: ul. Zgierska (2.04% aktów zarejestrowanych w tej lokalizacji); lokalizacja: ul. Pabianicka 2 72 (2.01% aktów zarejestrowanych w tej lokalizacji); lokalizacja: al. Piłsudskiego (2.03% aktów zarejestrowanych w tej lokalizacji). Sposób sporządzenia aktów urodzenia w zdecydowanej większości przypadków nie budzi zastrzeżeń, jednakże w dwóch aktach, co stanowi 0.88% zbadanych aktów, nie sporządzono aktów zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia. W jednym akcie nie wpisano miejsca urodzenia dziecka (strony akt kontroli), w innym akcie nie wpisano daty sporządzenia aktu (strony akt kontroli). Przyczyną powstałych nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności w sporządzaniu aktów stanu cywilnego. Skutkiem powstałych nieprawidłowości jest naruszenie przepisu 1 rozporządzenia oraz przepisu art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy Prawo o a.s.c. Ponadto, w jednym przypadku w aktach zbiorowych do aktu urodzenia znajduje się protokół przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa, jednakże fakt ten nie znalazł odzwierciedlenia w akcie urodzenia dziecka (strony akt kontroli). Przyczyną powstałej nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności przy sporządzaniu aktu stanu cywilnego. Skutkiem ww. nieprawidłowości jest naruszenie przepisu art. 44 ust. 2 ustawy Prawo o a.s.c. Sposób sporządzenia aktów małżeństwa w zdecydowanej większości przypadków nie budzi zastrzeżeń, jednakże w jednym akcie, co stanowi 1.43% zbadanych aktów małżeństw, pomyłkę w nazwisku kobiety noszonym po zawarciu małżeństwa wykreślono niezgodnie z przepisem 2 ust. 5 rozporządzenia (strony akt kontroli). Przyczyną wskazanej nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności podczas sporządzania aktu stanu cywilnego. Skutkiem powstałej nieprawidłowości jest naruszenie wyżej wskazanego przepisu. Ponadto, w dwóch aktach, co stanowi 18.18% zbadanych transkrybowanych aktów, jako miejsce zawarcia małżeństwa wpisano nazwę miejscowości za granicą i nazwę stanu, w którym jest położona oraz nazwę kraju w nawiasie (strony akt kontroli), podczas gdy zgodnie z przepisem 14 ust. 2 rozporządzenia, nazwę miejscowości położonej za granicą wpisuje się w akcie stanu cywilnego w pisowni oryginalnej, w alfabecie łacińskim, a obok nazwy miejscowości można wpisać w nawiasie nazwę państwa. Przyczyną powstałej nieprawidłowości w jednym przypadku było uwzględnienie wniosku klienta o wpisanie nazwy stanu, gdyż miejscowość o tej samej nazwie występuje w dwóch różnych stanach Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej, w drugim przypadku Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łodzi z własnej inicjatywy podjął decyzję o wpisaniu nazwy

4 4 stanu, dla właściwej identyfikacji miejsca zdarzenia. Skutkiem opisanych nieprawidłowości jest naruszenie ww. przepisu. W jednym przypadku, co stanowi 0.7% wydanych zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa stwierdzono, że zaświadczenie wydano po upływie siedmiodniowego terminu do jego wydania (strony akt kontroli). Przyczyną powstałej nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności w przestrzeganiu przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 267) w zakresie wydawania zaświadczeń, a skutkiem naruszenie przepisu art tej ustawy. Akty zbiorowe do jednego z aktów małżeństwa zawierają wadliwe (na dzień przyjęcia zapewnień, tj. 30 września 2011 r.) oświadczenie o wyborze nazwiska kobiety po zawarciu związku małżeńskiego (strony akt kontroli). Przyczyną powstałej nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności przy sprawdzaniu danych wpisanych do zapewnienia. Skutkiem ww. nieprawidłowości jest naruszenie wskazanego przepisu art ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. z 2012 r., poz. 788 ze zm.). W aktach zbiorowych tego samego aktu małżeństwa w zaświadczeniu stwierdzającym brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa błędnie wpisano datę złożenia oświadczenia o wyborze nazwisk po zawarciu małżeństwa (strony akt kontroli). Przyczyną powstania tej nieprawidłowości była omyłka powstała w trakcie wprowadzania danych do systemu komputerowego. Skutkiem wskazanej nieprawidłowości jest naruszenie przepisu art. 4ˡ 1 Krio. Sposób sporządzenia aktów zgonu w większości przypadków nie budzi zastrzeżeń, jednakże w aktach zgonów sporządzonych w jednej z lokalizacji Urzędu Stanu Cywilnego w Łodzi, stanowiących 32.14% zbadanych aktów zgonu, nie było wpisane nazwisko rodowe matki zmarłego (strona 105 akt kontroli). Z wyjaśnienia Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łodzi wynika, iż przyczyną opisanej nieprawidłowości była potrzeba niezwłocznego wydania odpisów aktów zgonu klientom Urzędu i przyjęcie koncepcji, że w sytuacji, gdy w momencie sporządzania aktu nie ma wszystkich danych, korzystniej będzie uzupełnić akt później, niż wpisać niezweryfikowane dane. Skutkiem ww. nieprawidłowości jest naruszenie przepisu art. 67 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo o a.s.c. W zakresie sposobu przechowywania i zabezpieczenia ksiąg stanu cywilnego stwierdzić należy, iż księgi przechowywane są zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów 22 ust. 1 i 2 rozporządzenia. Osobami odpowiedzialnymi za powstanie opisanych wyżej nieprawidłowości są pracownicy merytoryczni, przygotowujący projekty dokumentów z zakresu rejestracji

5 5 stanu cywilnego oraz w zakresie pełnionego nadzoru Kierownik i Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łodzi. Kontrolę przeprowadzono w obecności Pani Edyty Dobrowolskiej Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łodzi, Pani Anety Papis i Pani Barbary Sawickiej Zastępców Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łodzi. Fakt kontroli został wpisany w książce kontroli Urzędu Miasta Łodzi pod poz. 7/2013 oraz w książce kontroli Urzędu Stanu Cywilnego w Łodzi pod poz. 2/2013. Wobec powyższych ustaleń działalność Kierownika i Zastępców Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łodzi w kontrolowanym okresie oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. W związku z dokonanymi ustaleniami, zalecam Kierownikowi i Zastępcom Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łodzi sprawowanie właściwego nadzoru nad podległymi pracownikami oraz zobowiązanie pracowników merytorycznych, przygotowujących projekty dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego do dołożenia należytej staranności w przestrzeganiu przepisów Prawa o a.s.c. oraz Kodeksu postępowania administracyjnego, w zakresie wskazanych wyżej nieprawidłowości. Wobec powyższego, proszę o poinformowanie mnie, w nieprzekraczalnym terminie trzydziestu dni, od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania powyższych zaleceń.