ZPKSoft Broker Wstęp Instalacja Uruchomienie Brokera Interfejs programu Wprowadzanie danych Selekcja danych Raporty Menu Inne Uprawnienia Licencja Automatyzacja korespondencji
1.Wstęp Broker jest narzędziem współpracującym z programem Doradca. Służy do obsługi biur brokerskich - przechowuje m.in. polisy, szkody, umowy życiowe klientów firm brokerskich. 2.Instalacja Aby zainstalować program Broker należy pobrać plik o nazwie Broker.zip ze strony producenta http://www.zpksoft.ssk.pl/ef45685dc4c7/soft/narzedzia/broker/. Po pobraniu i rozpakowaniu pliku należy w programie Doradca z menu Narzędzia kliknąć opcję Instaluj/aktualizuj narzędzie i wskazać pobrany plik. 3.Uruchomienie Brokera Broker jest uruchamiany tylko i wyłącznie z programu Doradca z menu Narzędzia. 4.Interfejs programu Menu główne Okno znalezionych pozycji Zakładki programu Obszar klucza
5.Wprowadzanie danych Polisy: Celem wprowadzenia nowej polisy należy z menu Polisy wybrać opcję Nowa. Pojawi się okno dialogowe nowego zapisu. Przy wprowadzaniu nowej polisy należy określić: którego klienta dotyczy polisa numer polisy status polisy ( czy jest to polisa: nowa nowego klienta pozyskanego w ciągu ostatnich 12 miesięcy, nowa stałego klienta, czy kontynuowana) oraz czy ta polisa będzie w przyszłości kontynuowana
Po wypełnieniu pierwszego okna wszystkimi danymi należy kliknąć Ok. Przejdziemy wtedy do następnego okna dialogowego, w którym wypełnimy polisę szczegółowymi informacjami. Należy wypełnić: Przedmiot polisy Centrale Towarzystwo ubezpieczeniowe Pośrednika Okres czasu trwania polisy System ubezpieczenia (Sumy stałe, 1-sze ryzyko, Inne) Rodzaj wartości (Księgowa brutto, Księgowa netto, Rzeczywista, Odtworzeniowa) Sumę gwarancyjną Składki, Prowizję, Prowizję pośrednika (jeżeli pozwalają na to uprawnienia).
Należy także ustalić liczbę składek polisy. Program może automatycznie policzyć kwoty składek i ich terminy, aby tak się stało musimy kliknąć przycisk: Kwotę składek można także ustalić ręcznie korzystając z przycisków: Dodaj ratę Popraw ratę Usuń ratę Aktualizuj opisy na domyślne Tak wypełnioną polisę zamykamy klikając przycisk zapisz. Program nie pozwoli nam na zapisanie jeżeli przeoczyliśmy jakąś ważna informację. Po prawidłowym zapisaniu naszej pracy w oknie znalezionych pozycji pojawi się wprowadzona przez nas polisa.
Rachunek: W celu wystawienia rachunku dla klienta należy z menu Rachunki wybrać opcję Nowy. Po kliknięciu opcji ukaże się okno dialogowe zatytułowane Rachunek bądź Faktura w zależności od tego jaki jest ustawiony domyślny typ dokumentu sprzedaży. Można zmienić typ dokumentu klikając na tytuł dokumentu, w tym przypadku jest to RACHUNEK. Należy wypełnić danymi wszystkie pola okna Istnieje możliwość załadowania zakładki Nazwa firmy, NIP, Adres wartościami domyślnym, aby to zrobić należy uzupełnić zakładkę Klient, central., tow. i użyć przycisku: Zasada tworzenia nowych Szkód, Szkód med., Umów życiowych jest taka sama jak w przypadku tworzenia nowych polis i rachunków.
Wskazówka: Po najechaniu kursorem myszki na przyciski ukazuje się podpowiedź jakie zastosowanie ma dany przycisk. 6.Selekcja danych Aplikacja posiada filtry pozwalające na szybkie wyselekcjonowanie odpowiednich zapisów. W dolnej części okna znajduje się obszaru klucza. Na tym panelu znajduje się szereg pól pozwalających na uściślenie informacji, której szukamy. Klucz zmienia się w zależności od zakładki jaką wybraliśmy. Po ustaleniu interesujących nas elementów klucza możemy uruchomić poszukiwanie przyciskiem: Wyniki poszukiwań wyświetlane będą w oknie znalezionych pozycji. 7.Raporty Aplikacja pozwala użytkownikowi na 3 czynności związane z raportami: Drukuj Zapisz jako... arkusz Excela (.XLS), strona internetowa (.HTM), dane xml (.XML), plik tekstowy (.txt) Wykresy Opcje te dostępne są w menu Raporty.
8.Menu Inne Zawiera dane dotyczące: Central i towarzystw ubezpieczeniowych, Central likwidacji szkód i oddziałów, Przedmiotów ubezpieczenia, Rodzajów szkód, Pośredników, Jest to również zbiór opcji administracyjnych: Uprawnienia, Synchronizacja, Domyślny typ dokumentu sprzedaży, Sposoby płatności, Podpis e-maila, Okno dialogowe C. i TU oraz CLS i oddziałów jest identyczne i działają na podobnej zasadzie.
W celu dodania, zmienienia bądź usunięcia danych należy posłużyć się przyciskami: (przycisku usuń może używać tylko osoba o wysokich uprawnieniach) Edytowanie zasobów Przedmiot ubezpieczenia i Rodzaj szkody odbywa się na tej samej zasadzie jak edytowanie C. i TU i CLS. 9.Uprawnienia Uprawnienia do działania w programie ustala administrator. Lista uprawnień w programie Broker:
Uprawnienia są zapamiętywane w bazie wg schematu: Czynność=status użytkownika[,id dodatkowego użytkownika][,id dodatkowego użytkownika]... Poniżej przedstawiono listę uprawnień z wartościami domyślnymi: Wejście do programu Broker=3 Dostęp do uprawnień=0 Group Box SklPolRazem pokazane=2 Group Box ProwPolRazem pokazane=1 Group Box ProwPosrPolRazem pokazane=1 Group Box SklSklRazem pokazane=2 Group Box ProwSklRazem pokazane=1 Group Box ProwPosrSklRazem pokazane=1
Group Box SklPoczekRazem pokazane=2 Menu Otwórz rachunek skadki Dostępne=2 Możliwość przełączania między firmami SB=0 Selekcja rachunków=1 Selekcja klientów=1 Dostępne menu Rachunki=1 Group Box KliProwPolRazem pokazane=1 Group Box GBKliSklPolRazem pokazane=1
Group Box SklPolRazemUmZyc pokazane=1 Group Box ProwPolRazemUmZyc pokazane=1 Group Box ProwPosrPolRazemUmZyc pokazane=1 Group Box ProwSklRazemUmZyc pokazane=1 Group Box ProwPosrSklRazemUmZyc pokazane=1 Group Box SklSklRazemUmZyc pokazane=1 Dostępne wykresy=0 Polisy wszystkich klientów dostępne=2 Składki wszystkich klientów dostępne=2 Rachunki wszystkich klientów dostępne=1 Klienci wszystkich klientów dostępne=1 Umowy życiowe wszystkich klientów dostępne=1 Składki umówy życiowych wszystkich klientów dostępne=1 Menu Skadki Dostępne=1 Menu Skadki umów życiowych Dostępne=1 Menu Polisy -> Usuń Dostępne=1 Menu Polisy życiowe -> Usuń Dostępne=1 Menu Pośrednicy Dostępne=0 Menu Domyślny typ dokumentu sprzedaży Dostępne=0
Menu Sposoby płatności Dostępne=0 Menu Granice przypisów rocznych Dostępne=0; Menu Granice prowizji rocznych Dostępne=0; Menu Synchronizacja Dostępne=0; Tabela polis- pokazane prowizje i prowizje pośredników=1 Tabela składek polis- pokazane kwoty składek i prowizji=1 Tabela umów życiowych- pokazane składki przypisane, prowizje i prowizje pośredników=1 Tabela składek umów życiowych- pokazane kwoty i prowizje=1 Tabela poczekalni polis - pokazane składki przypisane=1 Tabela polis- pokazane składki przypisane=1 Usunięcie polisy=1 Oznaczenie rat polis jako zapłacone/niezapłacone wg zmian w tabeli=1 Oznaczenie rachunków jako zapłacone/niezapłacone wg zmian=0 Usunięcie szkody=2 Usunięcie zaznaczonych szkód=2 Usunięcie polisy z poczekalni=1 Usunięcie umowy życiowej=1 Oznaczenie rat umów życiowych jako zapłacone/niezapłacone wg zmian w tabeli=1 Tabela historii edycji procedury- pokazane składki przypisane, prowizje i prowizje pośredników=1 Okno polisy- pokazany panel prowizji i prowizji pośrednika=1 Okno polisy- zaznaczenie że składka jest zapłacona/niezapłacona=1 Okno umowy życiowej- panel prowizji i prowizji pośrednika widziany przez=1 Okno składki umowy życiowej- pokazany proc. prowizji pośrednika=1 Usunięcie szkody medycznej=2 Usunięcie zaznaczonych szkód medycznych=2 Dostęp do raportów dla KNF=1 Wydruk i zapis raportów=1 Dostęp do klientów umów życiowych=0 10.Licencja W celu użytkowania systemu ZPKSoft Broker należy zakupić stosowną licencję u producenta lub dystrybutora programu. Posiadanie licencji na system ZPKSoft Doradca nie jest tożsame z posiadaniem licencji na system ZPKSoft Broker. ZPKSoft' 2008 opr. Bartłomiej Juszczak Automatyzacja korespondencji Program ZPKSoft Broker udostępnia kilka możliwości automatyzujących korespondencję z klientami i towarzystwami ubezpieczeniowymi, dostępne z odpowiednich menu programu: Składki: Wyślij składki do towarzystw (e-mail)... Wyślij do klientów przypomnienia o płatnościach rat (e-mail)... Wyślij do klientów przypomnienia o płatnościach rat nie ujętych w rachunkach (e-mail)...
Rachunki: Klienci: Wyślij wezwania do zapłaty do towarzystw (e-mail)... Wyślij raporty e-mailem Szkody i Szkody medyczne: Wyślij zapytania do CLS o stan zaawansowania szkody (e-mail)... Raporty i wezwania wysyłane są w postaci przesyłek e-mailowych. W przypadku raportów tworzone są dokumenty Excela które następnie są dołączane do przesyłek. Wyślij składki do towarzystw (e-mail)... Program wysyła raporty do towarzystw należących do wybranej centrali (centrala musi być wybrana). Przesyłki są zatytułowane jako Potwierdzenie inkasa, zawierają treść (tu: przykład): Proszę o potwierdzenie inkasa i zwrotny e-mail. (brak potwierdzenia w terminie 7 dni uznajemy za akceptację i zgodę na wystawienie faktur) Z wyrazami szacunku- Ala ma kota ala@kot.pl, tel i fax: 2354325345345 53-609 Wrocław, ul.zielona 20 [wysłano do: Powszechny Zakład Ubezpieczeń S.A 00-133 Warszawa Al.Jana Pawła II 24 Inspektorat we Wrocławiu]
Oraz załącznik w formacie Excela zawierający oprócz standardowej treści tabelę: Numer polisy Kwota (zł) Prowizja (%) Termin Nazwa klienta Wyślij do klientów przypomnienia o płatnościach rat (e-mail)... Wyślij do klientów przypomnienia o płatnościach rat nie ujętych w rachunkach (e-mail)... Wyselekcjonowane składki (spełniające warunek klucza) program grupuje wg klientów, po czym tworzy i wysyła e-maile zawierające zestawienia wg schematu: TERMIN KWOTA POLISA Wyślij wezwania do zapłaty do towarzystw (e-mail)... Tworzone i wysyłane są wezwania do zapłaty do towarzystw wybranej centrali (centrala musi być wybrana). Przesyłki e-mailowe są uzupełniane o załączniki w formacie excela zawierające stosowne zestawienia. Przykładowa treść e-maila: Proszę o potwierdzenie wezwania i uregulowanie płatności. Z wyrazami szacunku- Ala ma kota ala@kot.pl, tel i fax: 2354325345345 53-609 Wrocław, ul.zielona 20 [wysłano do: PZU S.A.] Załącznik Excela posiada dane zawarte w tabeli: Nr faktury Nazwa klienta Data wystawienia Termin płatności Kwota Wyślij raporty e-mailem Wysyłane są poprzez e-mail załaczniki excela zawierające raporty z obsługi brokerskiej klientów. Załącznik zawiera dane tabelaryczne: Klient Grupa brokers ka Priorytet Kwota polis Liczba szkód Wartość wypłaconych odszkodowań szkód Liczba szkód medycznych Wartość zgłoszonych roszczeń szkód medycznych Miejscowo ść Wojewód ztwo
Wyślij zapytania do CLS o stan zaawansowania szkody (e-mail)... Drogą e-mailową wysyłany jest standardowy tekst: W związku z brakiem informacji o przebiegu likwidacji szkód zgłoszonych do Was a dotyczących klientów, których reprezentujemy bardzo prosimy o uzupełnienie załączonego raportu o brakujące dane oraz informacje o stanie likwidacji każdej z n/w szkód. Jeżeli opóźnienie wynika z winy naszego klienta proszę o ich podanie, jeżeli szkoda została zamknięta wypłatą odszkodowania to proszę podać kwotę i datę wypłaty, jeżeli odmową to prosimy o podanie przyczyny. Prosimy o odpowiedź w terminie 7 dni co oszczędzi nam przykrości związanych z uruchamianie procedury reklamacyjnej. Z tabelą: data zdarzenia data zgłoszenie do t.u. nr szkody w tow. nazwa klienta rodzaj szkody opis nr polisy stan likwidacji nr rejestracyjny pojazdu data zakończenia ZPKSoft' 2010