Dokumentacja użytkownika aplikacji: KanWebOffer v1.14

Transkrypt

1 Dokumentacja użytkownika aplikacji: KanWebOffer v1.14 Drogi Użytkowniku, Dziękujemy za zainteresowanie programem KANWebOffer! Nasz program służy do łatwego i bezpiecznego przygotowywania ofert handlowych i jest dedykowany Wykonawcom i Dystrybutorom pracującym z Systemem KAN-therm. Włożyliśmy dużo starań aby wyposażyć program w liczne funkcjonalności usprawniające procesy tworzenia ofert handlowych oraz zarządzania nimi. Poświęć chwilę na zapoznanie się z KANWebOffer, aby dzięki niemu zaoszczędzić mnóstwo cennego czasu! Korzyści jakie zapewnia KanWebOffer: - Możliwość bezpiecznego tworzenia spersonalizowanych ofert z zachowaniem poufności cen i danych; - Cała baza Twoich klientów KAN i możliwość zarządzania nimi w jednym miejscu; - Po akceptacji oferty możliwość bezpośredniego złożenia zamówienia (zapamiętanego w aplikacji) w KAN; - Baza produktów automatycznie aktualizowana każdej nocy; - Gotowa oferta może zostać wysłana na odbiorcy lub w postaci zamówienia do firmy KAN - w zależności od posiadanych uprawnień konta; - Możliwość ofertowania i zamawiania zarówno w PLN jak i w EURO. Pełną instrukcję korzystania z programu zamieszczamy poniżej. W razie wątpliwości prosimy kierować pytania na adres: oferta@kan.com.pl Obsługa z klawiatury Aplikację można obsługiwać z wykorzystaniem następujących przycisków na klawiaturze: Tab następne pole (np. przycisk, pole do wprowadzania tekstu itd.) w oknie względem aktualnie używanego staje się aktywne (zaczyna migać kursor, zmienia się kolor liter dla przycisku)

2 Tab + Shift poprzednie pole (np. przycisk, pole do wprowadzania tekstu itd.) w oknie względem aktualnie używanego staje się aktywne (zaczyna migać kursor, zmienia się kolor liter dla przycisku) Enter otwiera nowe okno dla aktywnego przycisku, zatwierdza decyzję, wywołuje domyślną akcję dla okna np. zapisywanie Esc zamyka okna dialogowe, anuluje decyzję Ctrl jego wciśnięcie umożliwia wybranie kilku produktów z listy jednocześnie Shift jego wciśnięcie umożliwia wybranie kilku kolejnych produktów z listy jednocześnie Okno logowania Aby zalogować się na swoje konto należy podać login, hasło oraz kod captcha (sumę liczb), a następnie zatwierdzić przyciskiem Enter. Konta można założyć samodzielnie poprzez kliknięcie przycisku Załóż konto oraz wypełnienie formatki odpowiednimi danymi (w tym login i ) lub może ono zostać założone przez Administratora systemu. W obu przypadkach konto musi zostać aktywowane przez Administratora. Jeśli użytkownik nie pamięta hasła do konta może skorzystać z funkcji Przypomnij hasło. W oknie, które się pojawi należy wpisać login oraz a, który został podany podczas rejestracji konta. Na skrzynkę wiadomości zostanie doręczony z informacjami, które umożliwiają zresetowanie hasła do konta. Typy kont W aplikacji wyróżniamy 3 rodzaje kont różniące się uprawnieniami: Dystrybutor o możliwość zapisania oferty na serwerze bez danych klienta, do którego jest skierowana oferta o możliwość wysłania gotowej oferty w postaci a do klienta lub w postaci zamówienia do firmy KAN lista z produktami musi zostać przeliczona na pełne paczki Wykonawca o możliwość zapisania oferty na serwerze bez danych klienta, do którego jest skierowana oferta

3 o możliwość wysłania gotowej oferty w postaci a do klienta lub w postaci zamówienia do wybranego dystrybutora (przed wysłaniem zamówienia należy ustawić dystrybutora jako odbiorcę i zaznaczyć Fakturę Vat wystaw na dane: Odbiorcy) lub firmy KAN bez konieczności przeliczania listy produktów na pełne paczki Przedstawiciel o możliwość zapisania oferty na serwerze z danymi klienta, do którego jest skierowana oferta Typ swojego konta użytkownik może odczytać po zalogowaniu do aplikacji na zakładce Tworzenie oferty. Okno aplikacji Aplikacja podzielona jest na 3 zakładki: Tworzenie oferty Zakładka dostarcza funkcjonalność umożliwiającą stworzenie oferty składającej się z produktów dostarczonych przez firmę KAN. Baza produktów jest automatycznie aktualizowana każdej nocy oraz dodatkowo na żądanie Administratora. Podczas tworzenia oferty należy ustawić odbiorcę oferty (dane klienta). Stworzoną ofertę można zapisać do bazy lub wyeksportować do zewnętrznego pliku xls, pdf, pdf ze zdjęciami produktów. Ofertę można tworzyć dla waluty PLN lub EURO z uwzględnieniem aktualnego kursu dnia. Gotową ofertę można wysłać na odbiorcy lub w postaci zamówienia do dystrybutora lub firmy KAN w zależności od posiadanych uprawnień dla konta.

4 Konfiguracja profilu Zakładka umożliwia edycję danych konta użytkownika jak również ustawienie logotypu dystrybutora, które jest dodawane do eksportowanych ofert w formacie pdf. Dodatkowo na tej zakładce użytkownik ma możliwość zarządzania listą odbiorców oraz profili cenowych, które mogą zostać wykorzystane podczas tworzenia ofert dla klientów.

5 Konto Na tej zakładce użytkownik ma możliwość zmiany hasła do swojego konta jak również może się wylogować z aplikacji. Oferta zapis/eksport Podczas tworzenia nowej oferty użytkownik może utworzyć ofertę z produktami ze starej oferty, ale z nowym numerem lub z pustą listą produktów przycisk Nowa oferta.

6 Podczas pierwszego zapisywania danej oferty należy nadać jej nazwę przycisk Nadaj nazwę ofercie. Przy kolejnych zapisach można dodatkowo stosować przycisk Zapisz ofertę. Zapisane oferty możemy wczytywać i edytować w późniejszym czasie lub usuwać funkcjonalność dostępna pod przyciskiem Wczytaj ofertę. Ofertę którą wysłano jako zamówienie do firmy KAN oraz zapisano do bazy po wczytaniu nie można już edytować. Ofertę można wyeksportować do 3 formatów: xls, pdf, pdf zawierający zdjęcia produktów. Aby mieć możliwość podglądnięcia wyeksportowanych ofert należy w przeglądarce internetowej odblokować wyskakujące okienka. Profil cenowy Formatka umożliwia zarządzanie listą profili cenowych (dodawanie, modyfikacja, usuwanie), które dystrybutor może wykorzystać podczas tworzenia ofert. Aby aktywować dany profil cenowy należy kliknąć dany wiersz a następnie przycisk Aktywuj profil. Dany profil będzie aktywny aż do wylogowania lub aktywacji innego profilu. Aby zobaczyć szczegóły danego profilu należy go kliknąć dwukrotnie. Odbiorcy Formatka umożliwia zarządzanie listą odbiorców (dodawanie, modyfikacja, usuwanie), których dystrybutor może wykorzystać podczas tworzenia ofert. Jeśli użytkownik chce dla danego odbiorcy tworzyć zamówienia, odbiorca ten musi zostać autoryzowany przez Administratora. Po zatwierdzeniu przez odpowiedniego pracownika firmy KAN w oknie wyników jego ikona zmieni się z koperty na koszyk. Odbiorca, który nie został autoryzowany może zostać wykorzystany do eksportowanych ofert lub ofert wysyłanych do klienta em.

7 Wyniki wyszukiwania odbiorców można zawęzić korzystając z filtra kolumn. Zamówienie Formatka umożliwia tworzenie zamówienia/oferty z produktami dostarczanymi przez firmę KAN. Każde zamówienie/oferta posiada swój unikalny numer. Aby dodać nowy produkt należy kliknąć przycisk Dodaj produkty do oferty. W oknie, które się pojawi, należy wyszukać produkt z bazy, zaznaczyć go i kliknąć Dodaj. W przypadku chęci zaznaczenia kilku produktów, proszę przy zaznaczaniu korzystać z przycisku CTRL lub SHIFT. Dla wybranego produktu można ustawić ilość sztuk oraz wartość rabatu i skonta. Jeśli użytkownik aktywował profil cenowy może z niego skorzystać odznaczając tryb ręczny. Aby zmienić ilość lub wartość rabatu, skonta dla dodanych produktów należy je zaznaczyć a następnie skorzystać z okna, które się pojawi po kliknięciu przycisku Edytuj wybrane produkty. Wartości te można również edytować w głównym oknie zamówienia poprzez kliknięcie odpowiedniej komórki danego produktu.

8 Produkty, które nie są już potrzebne można usunąć z zamówienia zaznaczając je a następnie klikając Usuń wybrane produkty. Aby wyświetlić szczegóły produkty (w szczególności zdjęcie) należy go dwukrotnie kliknąć. Przed wysłaniem zamówienia należy dodatkowo ustalić preferowany termin dostarczenia, przeliczyć produkty na pełne opakowania (tylko w przypadku konta dystrybutor), dodać komentarz dla klienta, wybrać na kogo będzie wystawiona faktura (na użytkownika czy odbiorcę) oraz wybrać odbiorcę zamówienia, które może zostać wysłane w postaci: - a do klienta, zamówienia do wybranego dystrybutora lub firmy KAN w przypadku konta Wykonawcy; - a do klienta lub firmy KAN - przypadku konta Dystrybutora;, a następnie wysłać zamówienie klikając przycisk Złóż zamówienie. Życzymy miłego użytkowania!